Executive Summary European Union s General Data Protection Regulation (EU GDPR)

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1 Executive Summary Eurpean Unin s General Data Prtectin Regulatin (EU GDPR) In Deutschland: Datenschutz-Grundverrdnung (DSGVO) Januar 2018

2 Legal Disclaimer The infrmatin in this presentatin is cnfidential and prprietary t SAP and may nt be disclsed withut the permissin f SAP. This presentatin is nt subject t yur license agreement r any ther service r subscriptin agreement with SAP. SAP has n bligatin t pursue any curse f business utlined in this dcument r any related presentatin, r t develp r release any functinality mentined therein. This dcument, r any related presentatin and SAP's strategy and pssible future develpments, prducts and/r platfrms directins and functinality are all subject t change and may be changed by SAP at any time fr any reasn withut ntice. The infrmatin n this dcument is nt a cmmitment, prmise r legal bligatin t deliver any material, cde r functinality. This dcument is prvided withut a warranty f any kind, either express r implied, including but nt limited t, the implied warranties f merchantability, fitness fr a particular purpse, r nninfringement. This dcument is fr infrmatinal purpses and may nt be incrprated int a cntract. SAP assumes n respnsibility fr errrs r missins in this dcument, and shall have n liability fr damages f any kind including withut limitatin direct, special, indirect, r cnsequential damages that may result frm the use f this dcument. This limitatin shall nt apply in cases f intent r grss negligence. All frward-lking statements are subject t varius risks and uncertainties that culd cause actual results t differ materially frm expectatins. Readers are cautined nt t place undue reliance n these frward-lking statements, which speak nly as f their dates, and they shuld nt be relied upn in making purchasing decisins. NOTE: The infrmatin cntained in this presentatin is fr general guidance nly and prvided n the understanding that SAP is nt herein engaged in rendering legal advice. As such, it shuld nt be used as a substitute fr legal cnsultatin. SAP SE a ccepts n liability fr any actins taken as respnse heret. It is the custmer s respnsibility t adpt measures that the custmer deems apprpriate t achieve GDPR cmpliance SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 2

3 Wrum es bei der Eurpean Unin s General Data Prtectin Regulatin geht (gültig ab 25. Mai 2018) Im April 2016 verabschiedete die Eurpäische Unin (EU) ein neu harmnisiertes Datenschutzgesetz, die Eurpean Unin s General Data Prtectin Regulatin. Ab dem 25. Mai 2018 sll die GDPR in allen Mitgliedstaaten der EU und des Eurpäischen Wirtschaftsraums (EWR) als unmittelbar anwendbares Recht gelten. Die GDPR führt zwar nicht viele wesentliche neue Knzepte ein, erhöht jedch die Anfrderungen an die Verarbeitung persnenbezgener Daten in Bereichen wie: 1. Unterstützung der Löschung persnenbezgener Daten (sg. "Recht auf Vergessenwerden") 2. Änderungen an persönlichen Daten prtkllieren 3. Lesezugriff auf vertrauliche persönliche Daten prtkllieren 4. Bereitstellung vn Berichten der Anzeigefunktinen zur Infrmatin vn Persnen über die über sie gespeicherten persnenbezgenen Daten 2018 SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 3

4 Für wen gilt die Eurpean Unin s General Data Prtectin Regulatin (GDPR) (gültig ab 25. Mai 2018) Wer muss es beflgen? Gilt für: Organisatinen, die Waren der Dienstleistungen anbieten und dazu die persnenbezgenen Daten vn EU-Bürgern verarbeiten der speichern der Unternehmen, die das Verhalten vn Persnen überwachen. Natürliche Persnen, unabhängig vn ihrer Staatsangehörigkeit der ihrem Whnsitz in der EU, in Bezug auf die Verarbeitung ihrer persnenbezgenen Daten 2018 SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 4

5 Unterstützt Kunden bei der Einhaltung der Eurpean Unin s General Data Prtectin Regulatin (GDPR) Bereits verfügbar Allgemeine Berechtigungen Werkzeuge zum Dateneigentum Datenarchivierung (nicht verfügbar für SAP Business One, Versin fr SAP HANA) Zugriffsprtkll Änderungsprtkll für eine Vielzahl vn Frmularen/Masken Manuelle selektive Löschung bestimmter persönlicher Daten HANA Enterprise Search-Funktin für das Auswerten des Vrkmmens vn persnenbezgenen Daten (nur verfügbar für SAP Business One, Versin fr SAP HANA) Jedes Objekt, das persönliche Daten speichert ist EU GDPR relevant Geschäftspartner: Ansprechpartner Vertriebsmitarbeiter und Einkäufer Endkunde (natürliche Persn) Mitarbeiter und Systemanwender Geschäftsbelege: GDPR relevante Daten Aktivitäten, Services, Opprtunities Marketing Belege Rahmenverträge / Prjektmanagement Wie können persönliche Daten in SAP Business One verwaltet werden* Data Privacy Werkzeuge Einrichtung Persönlicher Daten Persnal Data Management Wizard (Reprt, Daten-verschlüsselung/-entschlüsselung, Maskierung, Löschung) Prtkll für Zugriff auf vertrauliche Daten Erweitertes Änderungsprtkll für Felder und Objekte mit persönlichen Daten *Erweiterungen geplant für Release 9.3 PL04 Termine unter Bestätigungs- und Änderungsvrbehalt SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 5

6 GDPR in SAP Business One Was ist bereits heute verfügbar? Allgemeine Berechtigungen: Berechtigungen ermöglichen dem Benutzer Marketing-Belege und Geschäftspartner Stammdaten, die ihm zugewiesen sind, entsprechend der Dateneigentum-Einstellungen, anzuzeigen, zu erstellen und zu aktualisieren. Per Standard hat ein neuer Benutzer keine Berechtigungen. Jedem Benutzer ist nur ein Manager zugerdnet, der die Berechtigungen zuweist. Dateneigentum: Dateneigentum ermöglicht dem Unternehmen, die Kntrlle über bestimmte Datenelemente auszuführen. Mit der Funktin Dateneigentum kann der Benutzer den rechtmäßigen Eigentümer der Daten und der Infrmatinen definieren. Dadurch können ausgew ählte Unternehmensdaten durch vrdefinierte Berechtigungen gesichert und geschützt werden. Auf diese Daten und Infrmatinen können dann nur eine berechtigte Rlle und ein berechtigter Anwender zugreifen. Datenarchivierung: Unternehmen, die länger als zwei Jahre mit SAP Business One arbeiten, können den Archivierungsassistenten nutzen, um abgeschlssene Transaktinen aus bereits vergangenen und geschlssenen Periden zu archivieren. Geschlssene Transaktinen können z.b. geschlssene Verkaufs- und Einkaufsbelege der abgestimmte Jurnaleinträge sein. Hinweis: Diese Optin wird nicht für SAP Business One Versin für SAP HANA unterstützt! Zugriffsprtkll: SAP Business One erlaubt Benutzern mit speziellen Berechtigungen die Zugriffsprtklle, welche Zugriffszeiten- und arten prtkllieren, einzusehen. Änderungsprtkll: Erlaubt es den Benutzern mit speziellen Berechtigungen, die Änderungen an bestimmten Feldern, wie z.b. den Zeitpunkt und den alten swie neuen Feldwert, zu verflgen. Manuelles Löschen vn persönlichen Daten: Benutzer sind berechtigt, manuell bestimmte persönliche Daten zu löschen, selbst wenn diese als Primärschlüssel dienen und mit anderen Objekten verbunden sind. Es liegt in der Verantwrtung des Benutzers sicherzustellen, dass das Löschen slcher Daten nicht im Knflikt mit anderen Bestimmungen steht. HANA Enterprise Search: Die Enterprise Search ermöglicht es dem Benutzer Felder (wie Beschreibung, Betrag, Bemerkung, etc ) und deren Werte vn Geschäftsbjekten in SAP Business One, Versin für SAP HANA, zu durchsuchen, die zuvr in der SAP HANA Datenb ank gespeichert wrden sind SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 6

7 GDPR in SAP Business One Was kmmt? Einrichtung persönlicher Daten: Zentraler Ort, um die persönliche Daten als slche zu kategrisieren. Es werden bestimmte vrdefinierte Objekte ausgeliefert, die naturgemäß persnenbezgen sind. Benutzer können hier Anpassungen und Erweiterungen vrnehmen. Vertrauliche Daten, die in Feldern der Kernapplikatin gespeichert sind, werden als slche vrdefiniert sein, hne Erweiterungsmöglichkeit auf weitere Felder. Kundenindividuelle benutzerdefinierte Felder können ebenfalls vm Benutzer als vertraulich gekennzeichnet werden. Zugriffsprtkll auf vertrauliche persönliche Daten: Verflgungs- und Prtkllierungs-Steuerelementen, um den Lesezugriff eines Benutzers auf bestimmte vrdefinierte vertrauliche persönliche Daten aufzuzeichnen. Persnal Data Management Wizard: Enthält einen Bericht, in dem alle Datensätze zu persnenbezgenen Feldern in strukturierter Frm aufgeführt werden. Möglichkeit, bestimmte natürliche Persnen und alle Vrkmmen und Daten, die über diese natürliche Persn gespeichert sind, abzufragen. Flexible Steuerungswerkzeuge für autrisierte Benutzer zum Verschlüsseln und Entschlüsseln vn Werten, die in ausgewählten Feldern gespeichert sind. Um das "Recht auf Vergessenwerden" zu unterstützen, können autrisierte Nutzer auf der Grundlage ihres Urteils ausgewählte persnenbezgene Daten löschen, sfern diese Maßnahme nicht im Widerspruch zu anderen Rechtsvrschriften steht. Erweiterung Änderungsprtkll um weitere Frmulare: Erweiterungsfunktinen, mit denen Benutzer mit zugewiesenen Berechtigungen Details zu Änderungen in Feldern überprüfen können, die in verschiedenen Objekten / Frmularen gespeichert sind 2018 SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 7

8 GDPR in SAP Business One Ein Hinweis Es ist wichtig zu betnen, dass SAP hier keine rechtliche Beratung anbietet. Es liegt in der Verantwrtung des Kunden, Maßnahmen zu ergreifen, die der Kunde für angemessen hält, um die Einhaltung der GDPR zu erreichen. Wir ermutigen jeden Partner in Zusammenarbeit mit Ihren Kunden, sich die erfrderliche Zeit zu nehmen, um die Gesetzgebung zu verstehen und wie sich bestehende Verfahren und Przesse ändern müssen. Die Bereitstellung vn Lösungen für die GDPR-Cmpliance in SAP-Business-One-Add-ns und - Erweiterungen, die nicht vn der SAP SE bereitgestellt und gepflegt werden, liegt in der Verantwrtung der SAP Business One-Partner SAP SE r an SAP affiliate cmpany. All rights reserved. ǀ 8

9 2018 SAP SE der ein SAP-Knzernunternehmen. Alle Rechte vrbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikatin der vn Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Frm auch immer, hne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP SE der ein SAP-Knzernunternehmen nicht gestattet. In dieser Publikatin enthaltene Infrmatinen können hne vrherige Ankündigung geändert werden. Die vn SAP SE der deren Vertriebsfirmen angebtenen Sftwareprdukte können Sftwarekmpnenten auch anderer Sftwarehersteller enthalten. Prdukte können länderspezifische Unterschiede aufweisen. Die vrliegenden Unterlagen werden vn der SAP SE der einem SAP-Knzernunternehmen bereitgestellt und dienen ausschließlich zu Infrmatinszwecken. Die SAP SE der ihre Knzernunternehmen übernehmen keinerlei Haftung der Gewährleistung für Fehler der Unvllständigkeiten in dieser Publikatin. Die SAP SE der ein SAP-Knzernunternehmen steht lediglich für Prdukte und Dienstleistungen nach der Maßgabe ein, die in der Vereinbarung über die jeweiligen Prdukte und Dienstleistungen ausdrücklich geregelt ist. Keine der hierin enthaltenen Infrmatinen ist als zusätzliche Garantie zu interpretieren. Insbesndere sind die SAP SE der ihre Knzernunternehmen in keiner Weise verpflichtet, in dieser Publikatin der einer zugehörigen Präsentatin dargestellte Geschäftsabläufe zu verflgen der hierin wiedergegebene Funktinen zu entwickeln der zu veröffentlichen. Diese Publikatin der eine zugehörige Präsentatin, die Strategie und etwaige künftige Entwicklungen, Prdukte und/der Plattfrmen der SAP SE der ihrer Knzernunternehmen können vn der SAP SE der ihren Knzernunternehmen jederzeit und hne Angabe vn Gründen unangekündigt geändert werden. Die in dieser Publikatin enthaltenen Infrmatinen stellen keine Zusage, kein Versprechen und keine rechtliche Verpflichtung zur Lieferung vn Material, Cde der Funktinen dar. Sämtliche vrausschauenden Aussagen unterliegen unterschiedlichen Risiken und Unsicherheiten, durch die die tatsächlichen Ergebnisse vn den Erwartungen abweichen können. Dem Leser wird empfhlen, diesen vrausschauenden Aussagen kein übertriebenes Vertrauen zu schenken und sich bei Kaufentscheidungen nicht auf sie zu stützen. SAP und andere in diesem Dkument erwähnte Prdukte und Dienstleistungen vn SAP swie die dazugehörigen Lgs sind Marken der eingetragene Marken der SAP SE (der vn einem SAP-Knzernunternehmen) in Deutschland und verschiedenen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Namen vn Prdukten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Zusätzliche Infrmatinen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite