Handbuch zur Daten-Fern- Übertragung (DFÜ)

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Laura Becker
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1 Handbuch zur Daten-Fern- Übertragung (DFÜ)

2 2 Daimler AG Wordvorlage für DIN A4 Textdokument Ansprechpartner Daimler AG Abteilung SC/SET HPC F Sindelfingen/Germany Phone +49 (0) Daimler AG Stuttgart, Germany Copyright Daimler AG. Alle Rechte vorbehalten. Kein Titel dieser Unterlage darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne ausdrückliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

3 DAIMLER AG HANDBUCH ZUR DATEN-FERN-ÜBERTRAGUNG (DFÜ) AUSGABE AUGUST Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 3 1 Rechnungsdaten nach VDA Ziele der Rechnungs-DFÜ Hinweise zum Einsatz der Rechnungs-DFÜ bei der Daimler AG Empfänger-Werk der Rechnungs-DFÜ Umfang der Daten-Fern-Übertragung Sammelabrechnung Aufbau der Nachricht VDA Hinweise zum Ausfüllen der Datensätze 5

4 4 DAIMLER AG HANDBUCH ZUR DATEN-FERN-ÜBERTRAGUNG (DFÜ) AUSGABE AUGUST Rechnungsdaten nach VDA 4906 Die Daimler AG hat mit der Datenfern-Übertragung von Rechnungen in den vergangenen Jahren uneingeschränkt positive Erfahrungen gesammelt. Wir betrachten das Verfahren als logische und konsequente Weiterentwicklung der konventionellen Rechnungsschreibung. 1.1 Ziele der Rechnungs-DFÜ Mit der Übertragung der Rechnungsdaten per DFÜ werden insbesondere folgende Ziele verfolgt: Schnelle Übermittlung von Rechnungsdaten vom Leistungsersteller an den Leistungsempfänger Entfall des Mehrfach-Formularsatzes Rechnung nach DIN 4991 Vermeidung erneuter Datenerfassung beim Rechnungsempfänger und damit Vermeidung von Falschbuchungen und daraus folgenden Zahlungsverzögerungen Maschinelle Verarbeitung von regelmäßig anfallenden Massendaten Rechnung durch standardisierte Schnittstellen Automatische Bereitstellung der Rechnungsdaten für die Bereiche Finanzen beim Leistungsersteller, sowie für die Rechnungsprüfung, Kreditoren, Buchhaltung etc. Beim Leistungsempfänger 1.2 Hinweise zum Einsatz der Rechnungs-DFÜ bei der Daimler AG Empfänger-Werk der Rechnungs-DFÜ Zum Teil wird die Rechnungsbearbeitung von mehreren Werken an einem Standort vorgenommen. Daraus ergibt sich folgende Vorgehensweise bei der Rechnungs-DFÜ: Die Rechnungen aller Werke, die entsprechend untenstehender Auflistung an einem Standort verarbeitet werden, müssen in einem Datenpaket zusammengefasst werden. Standort-Werk Buchungswerk für SA , 010, 020, 030, , 050, , 270, * , 240, 250, , , 380, , 420, *Rechnungen für EVO-Bus Ulm und Mannheim sind getrennt zu senden. Die Rechnungen unterscheiden sich in Satzart 812, Pos. 10, Werk Kunde. Das komplette Datenpaket beinhaltet evtl. Rechnungen verschiedener Werke. Dieses Datenpaket ist an das in obiger Übersicht als Standortwerk gekennzeichnete Werk zu senden Umfang der Daten-Fern-Übertragung Um bei der Rechnungs-DFÜ ein Optimum an Wirtschaftlichkeit zu erreichen, sollte pro Lieferschein eine Rechnung erstellt werden. Das Rechnungsvolumen ist einmal wöchentlich in Abrechnungswerkspezifische Datenpakete zusammenzufassen und an diese zu versenden.

5 DAIMLER AG HANDBUCH ZUR DATEN-FERN-ÜBERTRAGUNG (DFÜ) AUSGABE AUGUST Sammelabrechnung Gemäß 14, UstG ist der Rechnungsempfänger verpflichtet, die Sammelabrechnung (Summenblatt) pro gebuchtem Datenpaket zu archivieren. Vom Datensender ist pro gesendetem Datenpaket eine Sammelabrechnung gemäß VDA- Empfehlung 4906, Anlage 11 zu erstellen. Diese Sammelabrechnung muss nach dem Versand des Datenpaketes umgehend je Werk an die in Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. aufgeführten Ansprechpartner in gut lesbarer Qualität per Fax übermittelt werden. 1.3 Aufbau der Nachricht VDA 4906 Die Übertragung der Rechnungs-Daten per DFÜ erfolgt gemäß VDA-Empfehlung 4906, Ausgabe Mai Folgende Satzarten werden verwendet: Satzart Beschreibung Hinweise 811 Vorsatz Identifiziert die Partner. Definiert den Übertragungszweck 812 Daten der Rechnung u.a. Angabe von Rechnungsnummer, -Datum, -Endwert 813 Daten der Lieferung u.a. Angabe von Lieferscheinnummer, Abladestelle 814 Rechnungs- u.a. Angabe von Sachnummer, Liefermenge, Einzelpreis Positions-Daten 819 Nachsatz Enthält die Statistik der Übertragung 1.4 Hinweise zum Ausfüllen der Datensätze Im Folgenden wollen wir auf bestimmte Felder der Nachricht eingehen, bei denen es erfahrungsgemäß häufig zu Nachfragen und Missverständnissen kommen kann: Satzart 811 Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos 08 A 20 K Ust Identifikations- Nummer Empfänger(Ust IdNr.) DE Beschreibung Identifikations-Nummer der nationalen Steuerbehörde für den Empfänger. UST-IdNr. Der Daimler AG: DE Satzart 812 Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos: 07 N 3 M Währungseinheit 978 Bei Fakturierungen in EURO ist hier der ISO-Schlüssel 978 einzutragen Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos: 10 N 3 K Werk-Kunde 030 Werk des Kunden, an das fakturiert wird. Der Eintrag muss unbedingt linksbündig erfolgen.

6 6 DAIMLER AG HANDBUCH ZUR DATEN-FERN-ÜBERTRAGUNG (DFÜ) AUSGABE AUGUST 2017 Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos: 12 A 51 M Reservestellen Variabler Eintrag je Rechnungsart. Inhalt ist mit der Daimler AG abzustimmen. Satzart 813 Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos: 11 A 60 M Reservestellen Variabler Eintrag je Rechnungsart Inhalt ist mit Daimler AG abzustimmen Satzart 814 Feld Feldformat Feldlänge Kann Bezeichnung Pos: 14 A 25 M Reservestellen Variabler Eintrag je Rechnungsart. Inhalt ist mit Daimler AG abzustimmen. Die Übertragung der Daten erfolgt nach den Regeln von VDA Bitte beachten Sie insbesondere die Hinweise bzgl. links- bzw. Rechtsbündiger Eintragungen und die Anzahl der führenden Nullen.

Daimler AG Mercedesstr. 137 70327 Stuttgart Germany www.daimler.

7 Daimler AG Mercedesstr Stuttgart Germany DAIMLER AG HANDBUCH ZUR DATEN-FERN-ÜBERTRAGUNG (DFÜ) AUSGABE AUGUST

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