SupplyOn. SupplyOn WebEDI Dokumentation Download Gutschriftsanzeigen Version vom

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1 SupplyOn SupplyOn WebEDI Dokumentation Download Gutschriftsanzeigen Version vom

2 SEITE Allgemeines SupplyOn WebEDI bietet die Möglichkeit, die vom einkaufenden Unternehmen an WebEDI übertragenen Nachrichten in einer Zwischendatei lokal zu speichern, um sie anschließend mit einem beliebigen Programm weiterverarbeiten zu können. Das Ziel der Weiterverarbeitung des Nachrichtentyps Gutschriftsanzeige ist der Abgleich der Gutschriftsbeträge mit dem internen Buchhaltungssystem des Lieferanten. Der Umfang der Nachrichten, die in die Zwischendatei übernommen werden, entspricht dem Selektionskriterium in der jeweiligen Ansicht von WebEDI (z.b. letzte Nachrichten, nur neue Nachrichten), in der die Option Download angeklickt wird. Struktur der Daten SupplyOn bietet zwei Formate für den Download an: ein CSV Format und das Format VDA VDA Format: Das Download Format des Lieferabrufs entspricht der VDA Richtlinie Datenfernübertragung von Gutschriftsanzeigedaten (4908). Die Spezifikation VDA 4908 kann aus dem Internet unter (Service Bestellung VDA- Empfehlungen) herunter geladen werden. Hinweis: Das VDA-Format enthält weniger Daten als das CSV-Format. Das VDA Format ist gegenüber der Version vom unverändert. Beispieldatei VDA 82104W DE neuneuneu EUR Mina Müller JKL PCE CSV Format: CSV steht für Comma Separated Values und bedeutet, dass die einzelnen Felder in dieser Datei durch ein spezielles Zeichen voneinander getrennt sind. Hier sind die Felder durch ein Semikolon voneinander getrennt. Dieses Trennzeichen ist für das Programm von Bedeutung, das die Gutschriftsdaten zur Weiterverarbeitung in das Buchhaltungssystem des Lieferanten einliest.

3 SEITE Jede CSV-Datei hat folgenden Aufbau: Die CSV-Datei ist zeilenweise aufgebaut: Die erste Zeile ist eine Überschriften- oder Kopfzeile in der von Benutzer eingestellten Sprache. Alle nachfolgenden Zeilen enthalten die Daten. Das Trennzeichen für alle Felder, auch die in der Kopfzeile, ist das Semikolon. Die Felder in der Kopfzeile enthalten die Feldbezeichnungen für alle nachfolgenden Datenzeilen. Beispiel: Das erste Feld der ersten Zeile hat den Inhalt 'Dokumentennummer' und das erste Feld der zweiten Zeile den Inhalt '22223'. Demnach ist '22223' die Gutschriftsnummer. Enthält die Downloaddatei mehr als eine Gutschrift, gehören alle Zeilen mit derselben Gutschriftsnummer zum selben Beleg. Die Feldbezeichnungen der Kopfzeile entsprechen den Feldbezeichnungen, die Sie am Bildschirm bzw. auf dem Ausdruck sehen. Bei der Reihenfolge der Felder innerhalb einer Zeile wurden sachlogische Aspekte berücksichtigt. Datenfelder, die keinen Inhalt haben, bleiben leer, d.h., hier stehen zwei Semikola hintereinander. Datenfelder erhalten keine zusätzlichen Füllzeichen, wie führende Nullen oder nachlaufende Leerzeichen. Die Gutschriftsdaten in der CSV-Datei haben folgende Eigenschaft: Jede Zeile enthält - neben allen anderen Daten - genau eine Gutschriftsposition. Beispieldatei CSV: Dokumentennummer;Dokumentendatum;Kunden-Nr.;Lieferanten- Nr;Übertragungs-Nr. alt;übertragungs-nr. neu;nachrichtendatum;liefer- /Leistungsdatum (Kopf);Name Lieferant;USt-ID Lieferant;Kundenname;USt-ID Kunde;Kundenwerk;Zahlungsfrist;Währung;steuerpflichtiger Betrag;USt.Betrag;Bruttobetrag;Sachnummer Kunde;Bestell- Nr.;Bestellpos.;Lieferschein-Nr.;Versanddatum;Liefer- /Leistungsdatum;Menge;Mengeneinheit;Vorgangscode;Empfangsdatum;WE- Beleg;Preiseinheit;Preis;USt- Satz;Nettobetrag;USt.Betrag;Bruttobetrag;Zu/Abschlag Betrag 1;Zu/Abschlag Schlüssel 1;Zu/Abschlag Knz 1;Zu/Abschlag Betrag 2;Zu/Abschlag Schlüssel 2;Zu/Abschlag Knz 2;Zu/Abschlag Betrag 3;Zu/Abschlag Schlüssel 3;Zu/Abschlag Knz 3;Zu/Abschlag Betrag 4;Zu/Abschlag Schlüssel 4;Zu/Abschlag Knz 4;Zu/Abschlag Betrag 5;Zu/Abschlag Schlüssel 5;Zu/Abschlag Knz 5;Zu-/Abschlag Gesamt;Lieferavis;Sachnummer Lieferant;caption not set (1);caption not set (2);caption not set (3);caption not set (4);caption not set (5);caption not set (6);caption not set (7);caption not set (8);caption not set (9);caption not set (10);caption not set (11);caption not set (12);Steuerbetrag in %;Lokaler Wechselkurs d. Mehrwertsteuer;Datum für lokalen Wechselkurs d. Mehrwertsteuer;Gesamtbetrag in %; ; ; ;SLE3BLE1;HBAI5;882; ;;#; ;BYName2;;PBLE1CP003; ;JPY; ;; ; ;;; ; ;;30000;EA;A04; ;;100;5077.0

4 SEITE - 4-0;0.00; ;;0.00;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;;; ;20.034; ; ; Formatbeschreibung In der folgenden Tabelle finden Sie die Beschreibungen aller Felder, welche die CSV-Datei umfasst. Diesen Beschreibungen können Sie u.a. entnehmen, welche Namen und Bedeutungen diese Felder haben, welche Daten in welchen jeweiligen Feldern enthalten sind, und welche weiteren Eigenschaften vorhanden sind (zum Beispiel die maximale Feldlänge oder ob es sich um ein Muss- oder Kann-Feld für den Besteller handelt). Status: Muss= Mussfeld, Kann = Kannfeld Länge = maximale Länge Typ: an = alphanumerisch, n= numerisch Änderungen gegenüber der vorhergehenden Version sind rot markiert. Datenstruktur des Downloads Gutschriften von SupplyOn WebEDI Gutschriftnummer 1 10 n M Identnummer, die der Kunde einer Gutschrift zuteilt. Gutschriftdatum 2 10 n M Im Format TT.MM.JJJJ Kunden-Nr an M Identnummer, die der Lieferant einem Kunden zuteilt. Alle Daten einer Satzstruktur, die das Feld Kunden-Nr. enthält, unterliegen dem Datenschutz. Lieferanten-Nr an M Identnummer, die der Kunde einem Lieferanten (Vertragsnehmer) zuordnet. Alle Daten einer Struktur, die das Feld Lieferanten-Nr. enthält, unterliegen dem Datenschutz. Übertragungs-Nr. alt 5 5 n M Kennung, die von der EDI-Schnittstelle des Kunden bei Übertragung der vorhergehenden Nachricht vergeben wurde. Übertragungs-Nr. neu 6 5 n M

5 SEITE Kennung, die von der EDI-Schnittstelle des Kunden bei Übertragung der aktuellen Nachricht vergeben wurde. Nachrichtendatum 7 10 n M Im Format TT.MM.JJJJ Liefer-/ Leistungsdatum (Kopf) 8 10 n M Format TT.MM.JJJJ Name Lieferant 9 35 an M Organisationsname/Unternehmensbezeichnung des liefernden Unternehmens. USt-ID Lieferant an M Umsatzsteuernummer des Lieferanten Kundenname an M Organisationsname/Unternehmensbezeichnung des Kunden, an den geliefert werden soll USt-ID Kunde an M Umsatzsteuernummer des Kunden Kundenwerk an M Werksnummer des Kundenwerks, an das geliefert werden soll. Verschlüsselte Form des Kunden. Zahlungsfrist n M Im Format TT.MM.JJJJ Währung 15 3 an M Währungsschlüssel nach ISO 4217 steuerpflichtiger Betrag n K Nettobetrag auf Positionsebene USt.Betrag n K Steuerbetrag auf Positionsebene Bruttobetrag n M Bruttobetrag auf Positionsebene, Summe aus Nettobetrag und Steuerbetrag Sachnummer Kunde an M Identnummer, die der Kunde einem Artikel oder einer sonstigen Leistung zuordnet. Bestell-Nr an M Identnummer, die der Kunde einer Bestellung bzw. einem Rahmenabschluss zuteilt. Bestellpos an K Bestellposition

6 SEITE Lieferschein-Nr an M Lieferscheinnummer der beim Kunden verbuchten Lieferung. Versanddatum n M Liefer-/ Leistungsdatum (Position) Im Format TT.MM.JJJJ oder TT.MM.JJJJ-TT.MM.JJJJ n M Format TT.MM.JJJJ Liefermenge n M Menge der beim Kunden verbuchten Lieferung. Mengeneinheit 26 3 an M Verschlüsselte Form nach UN/ECE (recommendation 20). Vorgangscode 27 3 an K A01 Wareneingang A02 Korrektur Wareneingang A03 Rücksendung A04 Konsignationsmaterial A05 Transportschaden A99 Sonstiges Empfangsdatum n K Im Format TT.MM.JJJJ WE-Beleg an M Identnummer, die der Kunde einem Wareneingang zuteilt. PE 30 9 n M Preiseinheit (1, 100 ) Preis n M Preis pro Einheit USt-Satz 32 4 n K Umsatzsteuersatz Nettobetrag n M Nettobetrag auf Positionsebene: (Menge/Preiseinheit) * Preis pro Einheit USt.Betrag n M Steuerbetrag auf Positionsebene Bruttobetrag n M Bruttobetrag auf Positionesabene (Nettobetrag + Steuersatz)

7 SEITE Zu/Abschlag Betrag 1 Zu/Abschlag Betrag 2 Zu/Abschlag Betrag 3 Zu/Abschlag Betrag 4 Zu/Abschlag Betrag 5 Zu/Abschlag Schlüssel 1 Zu/Abschlag Schlüssel 2 Zu/Abschlag Schlüssel 3 Zu/Abschlag Schlüssel 4 Zu/Abschlag Schlüssel 5 Zu/Abschlag Knz 1 Zu/Abschlag Knz 2 Zu/Abschlag Knz 3 Zu/Abschlag Knz 4 Zu/Abschlag Knz n K Absoluter Betrag des Zu- oder Abschlags auf Positionsebene M...Zuschlag H...Abschlag an K 2 an K Kennung des Zu- oder Abschlags. Die Definition der Kennung legt der Kunde fest. Zu-/Abschlag Gesamt n K Absoluter Betrag des Zu- oder Abschlags auf Kopfebene (Summe aller Zu- und Abschläge auf Positionsebene). Sendung an K Vom Lieferanten vergebene Sendungsnummer der Lieferung. Sachnummer Lieferant an K Flexibles Feld 1 Flexibles Feld 2 Flexibles Feld 3 Flexibles Feld 4 Flexibles Feld 5 Flexibles Feld 6 Flexibles Feld 7 Flexibles Feld 8 Flexibles Feld 9 Identnummer, die der Lieferant einem Artikel oder einer sonstigen Leistung zuordnet an K Der Feldbezeichner wird durch den Kunden festgelegt.

8 SEITE Flexibles Feld 10 Flexibles Feld 11 Flexibles Feld an K Der Feldbezeichner wird durch den Kunden festgelegt. Steuerbetrag in % n K Lokaler Wechselkurs d. Mehrwertsteuer Datum für lokalen Wechselkurs d. Mehrwertsteuer Steuerbetrag in Lokalwährung (% wird ersetzt durch Währungsbezeichner wenn vorhanden z.b. EUR) n K Wechselkurs zwischen Gutschriftswährung und Lokalwährung an K Datum des Wechselkurs Gesamtbetrag in % n K Gesamtbetrag in Lokalwährung (% wird ersetzt durch Währungsbezeichner wenn vorhanden z.b. EUR) Download der Daten Für die Weiterverarbeitung der lokal gespeicherten Gutschriftsdaten muss ein Programm beim Lieferanten installiert werden, das diese Daten in das interne Buchhaltungssystem einliest. Zusammenfassung Der Download von Nachrichten ermöglicht es den Lieferanten, die Erfassung und Weiterverarbeitung von Gutschriftsdaten zu automatisieren. Ablauf: Auswählen der Nachrichten in SupplyOn WebEDI, die lokal gespeichert werden sollen. Dies sind in der Regel nur die neu eingegangenen Nachrichten. Zwischenspeichern der Datei auf einem lokalen Laufwerk. Importieren und Verarbeiten der Zwischendatei im Buchhaltungssystem des Lieferanten.