Schritte zum Ausfüllen von Lernvereinbarungen

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1 Schritte zum Ausfüllen von Lernvereinbarungen Seite 1: Informationen zur/zum Studierenden und der Entsende- und Aufnahmeeinrichtung Vor Mobilität Seite 1 bis 4 (Bitte nur diese Seiten ausfüllen!) Bereitstellung des Mobilitätsprogramms Identifizierung der zuständigen Personen Verpflichtung der drei Parteien mit originalen/gescannten/digitalen Unterschriften Zusätzliche Ausbildungskomponenten neben den laut Lehrplan erforderlichen ECTS-Credits werden in der Lernvereinbarung aufgeführt. Werden diese von der Entsendeeinrichtung nicht als Leistung für das Studium anerkannt, muss dies zwischen allen betreffenden Parteien vereinbart und der Lernvereinbarung als Zusatz hinzugefügt werden. Bestimmungen für die Anerkennung in Fällen, in denen bestimmte Ausbildungskomponenten nicht erfolgreich abgeschlossen werden, werden aufgenommen. Außerplanmäßige Änderungen des Mobilitätsprogramms müssen innerhalb von vier bis sieben Wochen nach Aufnahme des Studiums vereinbart werden (Verlängerungsanträge müssen bis zu einem Monat vor dem vorgesehenen Abschlussdatum vorliegen). Während Mobilität Seite 5 KEINE Änderungen erforderlich Änderungen ERFORDERLICH Eine Partei beantragt innerhalb der ersten zwei bis fünf Wochen nach dem regulären Semesterbeginn/Start der Ausbildungskomponenten Änderungen (nach Beginn des jeweiligen Semesters). Die drei Parteien treffen innerhalb von zwei Wochen nach Beantragung eine Vereinbarung per . Nach Mobilität Seite 6 Die Aufnahmeeinrichtung händigt der/dem Studierenden und der Entsendeeinrichtung innerhalb der Frist nach IIA ein Zwischenzeugnis (Transcript of Records) aus (üblicherweise innerhalb von höchstens fünf Wochen ab Vorliegen der Ergebnisse). Die Entsendeeinrichtung händigt der/dem Studierenden innerhalb von fünf Wochen einen Anerkennungsnachweis aus. Dieser Nachweis führt nicht nur die ECTS-Punkte, sondern auch die Noten der Entsendeeinrichtung auf.

2 The Student LEARNING AGREEMENT FOR STUDIES Last name (s) Familienname First name (s) Vorname(n) Date of birth Nationality 1 Sex [M/F] Academic year 20.. /20.. Study cycle 2 Bachelor/ Master/Dr. Phone Subject area, Code 3 (oder Klartext) The Sending Institution Name Hochschule Trier (Trier University of Applied Sciences) Faculty Fachbereich Erasmus code D TRIER02 Department Studiengang Address Schneidershof D Trier Country, Country code 4 Deutschland (Germany) Contact person 5 name C. LEX (Campus Trier) D. HAUBRICH (BIR / Environmental Campus) Contact person / phone lex@hochschule-trier.de d.haubrich@umwelt-campus.de The Receiving Institution Name Faculty (FB) Erasmus code (if applicable and known) Department (Studiengang) Address Contact person name Country, Country code Contact person / phone For guidelines, please look at Annex 1, for end notes please look at Annex 2. 2

3 Section to be completed BEFORE THE MOBILITY Student Name: I. PROPOSED MOBILITY PROGRAMME Planned period of the mobility: from [month/year]. till [month/year] Table A: Study programme abroad Component 6 code (if any) (Kurs, Modul, Seninar, Projekt, usw.) Component title (as indicated in the course catalogue) at the receiving institution Semester [autumn / spring] [or term] Number of ECTS credits to be awarded by the receiving institution upon successful completion Total: Web link to the course catalogue at the receiving institution describing the learning outcomes: [Web link(s) to be provided.] Table B: Group of educational components in the student's degree that would normally be completed at the sending institution and which will be replaced by the study abroad NB no one to one match with Table A is required. Where all credits in Table A are recognised as forming part of the programme at the sending institution without any further conditions being applied, Table B may be completed with a reference to the mobility window (see guidelines). Component code (if any) Component title (as indicated in the course catalogue) at the sending institution Semester [autumn / spring] [or term] Number of ECTS credits Total: If the student does not complete successfully some educational components, the following provisions will apply: [Please, specify or provide a web link to the relevant information.] 3

4 Student Name: Language competence of the student The level of language competence 7 in [the main language of instruction] that the student already has or agrees to acquire by the start of the study period is: A1 A2 B1 B2 C1 C2 II. RESPONSIBLE PERSONS Responsible person 8 in the sending institution: Name: Function: Phone number: Responsible person 9 in the receiving institution: Name: Function: Phone number: III. COMMITMENT OF THE THREE PARTIES By signing this document, the student, the sending institution and the receiving institution confirm that they approve the proposed Learning Agreement and that they will comply with all the arrangements agreed by all parties. Sending and receiving institutions undertake to apply all the principles of the Erasmus Charter for Higher Education relating to mobility for studies (or the principles agreed in the interinstitutional agreement for institutions located in partner countries). The receiving institution confirms that the educational components listed in Table A are in line with its course catalogue. The sending institution commits to recognise all the credits gained at the receiving institution for the successfully completed educational components and to count them towards the student's degree as described in Table B. Any exceptions to this rule are documented in an annex of this Learning Agreement and agreed by all parties. The student and receiving institution will communicate to the sending institution any problems or changes regarding the proposed mobility programme, responsible persons and/or study period. The student Student s signature Date: The sending institution Responsible person s signature Date: The receiving institution Responsible person s signature Date: 4

5 Section to be completed DURING THE MOBILITY Student Name: CHANGES TO THE ORIGINAL LEARNING AGREEMENT I. EXCEPTIONAL CHANGES TO THE PROPOSED MOBILITY PROGRAMME Table C: Exceptional changes to study programme abroad or additional components in case of extension of stay abroad Component code (if any) at the receiving institution Component title (as indicated in the course catalogue) at the receiving institution Deleted component [tick if applicable] Added component [tick if applicable] Reason for change 10 Number of ECTS credits to be awarded by the receiving institution upon successful completion of the component Total: The student, the sending and the receiving institutions confirm that they approve the proposed amendments to the mobility programme. Approval by or signature of the student and of the sending and receiving institution responsible persons. II. CHANGES IN THE RESPONSIBLE PERSON(S), if any: New responsible person in the sending institution: Name: Function: Phone number: New responsible person in the receiving institution: Name: Function: Phone number: 5

6 Section to be completed AFTER THE MOBILITY RECOGNITION OUTCOMES I. MINIMUM INFORMATION TO INCLUDE IN THE RECEIVING INSTITUTION'S TRANSCRIPT OF RECORDS Student Name: Start and end dates of the study period: from [day/month/year] till [day/month/year]. Table E: academic outcomes at receiving institution Component code (if any) Component title (as indicated in the course catalogue) at the receiving institution Was the component successfully completed by the student? [Yes/No] Number of ECTS credits Receiving institution grade Total: [Signature of responsible person in receiving institution and date] II. MINIMUM INFORMATION TO INCLUDE IN THE SENDING INSTITUTION'S TRANSCRIPT OF RECORDS Start and end dates of the study period: from [day/month/year] till [day/month/year]. Table F: recognition outcomes at the sending institution Component code (if any) Title of recognised component (as indicated in the course catalogue) at the sending institution Number of ECTS credits Sending institution grade, if applicable Total: [Signature of responsible person in sending institution and date] 6

7 Anhang 1: Leitfaden (English Version: see pages 13-18) Ziel der Lernvereinbarung ist es, für eine transparente und effiziente Vorbereitung des Auslandsstudiums zu sorgen und sicherzustellen, dass die im Ausland erfolgreich abgeschlossenen Ausbildungskomponenten der/des Studierenden für ihr/sein Studium anerkannt werden. Es wird empfohlen, diese Vorlage zu verwenden. Sollten die Hochschuleinrichtungen jedoch bereits über ein IT-System für die Erstellung der Lernvereinbarung oder der Transcript of Records verfügen, können sie dies auch weiterhin nutzen. Zu beachten ist, dass alle in dieser Vorlage angeforderten Angaben gemacht werden, ganz gleich in welchem Format. Dabei müssen die in den folgenden Abschnitten aufgeführten Anforderungen erfüllt werden. Hinweise zum Ausfüllen der Lernvereinbarung: Vor der Mobilitätsmaßnahme müssen auf Seite 1 Angaben zur/zum Studierenden sowie zur Entsende- und Aufnahmeeinrichtung gemacht werden. Die drei Parteien müssen darüber hinaus den Vereinbarungen unter Vor der Mobilitätsmaßnahme auszufüllender Abschnitt zustimmen (Seite 2 und 3). Die auf Seite 1 angegebenen Informationen müssen im Mobility Tool erfasst werden. Die Einrichtungen können ggf. zusätzliche Informationen angeben (z. B. eine weitere Kontaktperson an der koordinierenden Einrichtung eines Konsortiums) oder weniger Informationen abfragen, wenn diese bereits in anderen internen Dokumenten der Einrichtung vorliegen. Allerdings sollten zumindest die Namen der beiden Einrichtungen sowie die Namen und Kontaktdaten der/des Studierenden und der Kontaktpersonen der Entsende- und Aufnahmeeinrichtung angegeben werden. Der während der Mobilitätsmaßnahme auszufüllende Abschnitt (Seite 4) sollte nur ausgefüllt werden, wenn Änderungen in Bezug auf die zuständigen Personen vorliegen oder Änderungen am ursprünglichen Mobilitätsprogramm erforderlich sind. Dieser Abschnitt und der Abschnitt Vor der Mobilitätsmaßnahme (Seite 1 bis 4) sollten bei jeglicher Kommunikation stets zusammen aufgeführt werden. Nach der Mobilitätsmaßnahme sollte die Aufnahmeeinrichtung an die/den Studierenden sowie an die Entsendeeinrichtung ein Transcript of Records senden (Seite 5). Schließlich sollte die Entsendeeinrichtung ein Transcript of Records (Seite 5) für die/den Studierenden ausstellen oder die Ergebnisse in einer Datenbank speichern, die für die/den Studierenden zugänglich ist. BEANTRAGTES MOBILITÄTSPROGRAMM Das beantragte Mobilitätsprogramm umfasst die voraussichtlichen Start- und Endmonate des vereinbarten Auslandsstudiums, das die/der Studierende absolvieren wird. Die Lernvereinbarung muss alle von der/dem Studierenden absolvierten Ausbildungskomponenten an der Aufnahmeeinrichtung umfassen (Tabelle A) sowie die Gruppe der Ausbildungskomponenten ihres/seines Studiums, die bei erfolgreichem Abschluss des Auslandsstudiums von der Heimathochschule/ Entsendeeinrichtung (Tabelle B) ersetzt/ anerkannt werden. Gegebenenfalls können die Tabellen A und B um weitere Zeilen ergänzt werden, beispielsweise um das Studienzyklusniveau der Ausbildungskomponente anzugeben. Die Gestaltung dieses Dokuments kann zudem von den Einrichtungen entsprechend ihren spezifischen Anforderungen angepasst werden. Allerdings müssen die beiden Tabellen (A und B) in jedem Fall getrennt aufgeführt werden, d. h. sie können nicht zusammengeführt werden. Ziel ist es klarzustellen, dass es keine direkte Übereinstimmung zwischen den Kursen geben muss, die im Ausland besucht werden, und denen, die an den Entsendeeinrichtung ersetzt werden. Vielmehr soll verdeutlicht werden, dass eine Gruppe von im Ausland 7

8 erzielten Lernergebnissen eine Gruppe von Lernergebnissen an der Entsendeeinrichtung ersetzt. Dabei ist keine direkte Übereinstimmung zwischen einzelnen Module oder Kursen erforderlich. Ein normales Vollzeitstudienjahr setzt sich üblicherweise aus Ausbildungskomponenten zusammen, mit denen sich insgesamt 60 ECTS*-Credits erzielen lassen. Die Anzahl der Credits für Mobilitätsphasen, die kürzer sind als ein ganzes Studienjahr, sollten im Verhältnis ungefähr dieser Anzahl entsprechen. Falls die/der Studierende mehr Ausbildungskomponenten abschließt, als für ihr/sein Studienprogramm erforderlich, müssen diese zusätzlichen Credits ebenfalls im in Tabelle A umschriebenen Studienprogramm aufgeführt werden. Wenn der Studienplan Mobilitätsfenster enthält, reicht es aus, in Tabelle B eine einzelne Zeile wie folgt auszufüllen: Komponentencode (sofern vorhanden) Komponententitel (laut Vorlesungszeichen) an der Entsendeeinrichtung Winter- /Sommersemester [oder Trimester] Anzahl der ECTS-Credits Mobilitätsfenster Gesamt: 30 Andernfalls wird die Gruppe der Komponenten wie folgt in Tabelle B aufgenommen: Komponentencode (sofern vorhanden) Komponententitel (laut Vorlesungsverzeichnis) an der Entsendeeinrichtung Winter- /Sommersemester [oder Trimester] Anzahl der ECTS-Credits Kurs X 10 Modul Y 10 Laborarbeit 10 Gesamt: 30 Die Entsendeeinrichtung muss die Anzahl der in Tabelle A enthaltenen ECTS*- Credits in vollem Umfang anerkennen, sofern keine Änderungen am Programm für das Auslandsstudium vorliegen und die/der Studierende es erfolgreich abgeschlossen hat. Jegliche Ausnahmen von dieser Regel sollten im Anhang der Lernvereinbarung dargelegt und von allen Parteien gebilligt werden. Beispiel für die Rechtfertigung einer Nichtanerkennung: Die/Der Studierende verfügt bereits über die für ihr/sein Studium erforderliche Anzahl an Credits und benötigt nicht alle der im Ausland erzielten Credits. Da die Anerkennung für eine Gruppe von Komponenten erfolgt und keine direkte Übereinstimmung zwischen einzelnen Komponenten erforderlich ist, muss die Entsendeeinrichtung absehen, welche Bestimmungen zum Tragen kommen, wenn die/der Studierende einige der Ausbildungskomponenten des Auslandsstudiums nicht erfolgreich abschließt. Die Lernvereinbarung sollte einen Weblink enthalten, unter dem die fraglichen Bestimmungen aufgeführt werden. In jedem Fall berichtet der Studierende durch das on-line EU survey über die vollständige Anerkennung der im Ausland erzielten Credits durch die entsendende Einrichtung/Heimathochschule basierend auf der in Tabelle B (oder im Falle von Änderungen in Tabelle D) und/oder möglichen Anhängen getroffenen Vereinbarung. Die/Der Studierende verpflichtet sich, bis zum Beginn des Studienzeitraums ein bestimmtes Sprachkenntnisniveau in der Hauptunterrichtssprache zu erlangen. Das 8

9 Sprachkenntnisniveau der/des Studierenden wird nach ihrer/seiner Auswahl mithilfe des Erasmus+ Online Assessment Tools bewertet sofern verfügbar (die Ergebnisse werden an die Entsendeeinrichtung übermittelt) oder mithilfe einer anderen von der Entsendeeinrichtung gewählten Bewertungsmaßnahme. Die Entsende- und Aufnahmeeinrichtungen haben in der interinstitutionellen Vereinbarung ein empfohlenes Niveau vereinbart. Sollte die/der Studierende das vereinbarte Sprachkenntnisniveau bei Unterzeichnung der Lernvereinbarung noch nicht erreicht haben, verpflichtet sie/er sich, dieses mit Unterstützung der Entsende- oder Aufnahmeeinrichtung zu erlangen (entweder in Kursen, die bezuschusst werden können, oder in von Kursleitern abgehaltenen Onlinekursen von Erasmus+). Alle Parteien müssen das Dokument unterzeichnen. Allerdings müssen die Unterlagen nicht mit Originalunterschriften vorgelegt werden. Gescannte Kopien der Unterschriften oder digitale Unterschriften sind abhängig von der jeweiligen Gesetzgebung möglicherweise ausreichend. * In Ländern, in denen das ECTS-System nicht eingesetzt wird, insbesondere im Fall von Einrichtungen in nicht am Bologna-Prozess beteiligten Partnerländern, muss ECTS in allen Tabellen durch den Namen des entsprechenden jeweils eingesetzten Systems ersetzt werden. Darüber hinaus sollte ein Weblink zu einer Erläuterung zum System eingefügt werden. ÄNDERUNGEN AN DER URSPRÜNGLICHEN LERNVEREINBARUNG Dieser Abschnitt, der während der Mobilitätsmaßnahme ausgefüllt werden muss, ist nur erforderlich, wenn Änderungen an der ursprünglichen Lernvereinbarung vorgenommen werden müssen. In diesem Fall sollte der vor der Mobilitätsphase auszufüllende Abschnitt unverändert bleiben und die Änderungen sollten in diesem Abschnitt beschrieben werden. Änderungen am Mobilitätsprogramm sollten nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden, da die drei Parteien sich bereits auf eine Gruppe von im Ausland zu absolvierenden Ausbildungskomponenten auf Grundlage des Vorlesungsverzeichnis geeinigt haben, das von der Aufnahmeeinrichtung, die im Besitz einer gültigen Erasmus Charta for Higher Education (ECHE) ist, mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf vor der Mobilitätsphase zu veröffentlichen und regelmäßig zu aktualisieren ist. Möglicherweise lassen sich Änderungen jedoch nicht vermeiden, beispielsweise bei terminlichen Überschneidungen von Lehrveranstaltungen. Ein weiterer Grund für eine Änderung kann ein Antrag auf Verlängerung des Mobilitätsprogramms im Ausland sein. Ein solcher Antrag kann von der/dem Studierenden spätestens einen Monat vor dem vorgesehenen Enddatum eingereicht werden. Diesen Änderungen am Mobilitätsprogramm sollten alle Parteien innerhalb von vier bis sieben Wochen zugestimmt haben (nach Beginn des jeweiligen Semesters). Jede der Parteien kann innerhalb der ersten zwei bis fünf Wochen nach dem regulären Semesterbeginn/Start der Ausbildungskomponenten Änderungen beantragen. Die genaue Frist muss von den Einrichtungen festgelegt werden. Je kürzer die geplante Mobilitätsphase, desto kürzer sollte der Zeitraum sein, in dem Änderungen vorgenommen werden können. Alle Änderungen bedürfen der Zustimmung aller Parteien innerhalb von zwei Wochen nach Beantragung. Im Fall von Änderungen aufgrund einer Verlängerung der Mobilitätsphase sollten die Änderungen ebenfalls so zeitnah wie möglich erfolgen. Änderungen am Programm des Auslandsstudiums sollten in Tabelle C aufgeführt werden. Sobald alle Parteien den Änderungen zugestimmt haben, verpflichtet sich die Entsendeeinrichtung, die Anzahl der ECTS-Credits wie in Tabelle C aufgeführt in vollem Umfang anzuerkennen. Jegliche Ausnahmen von dieser Regel sollten in einem Anhang der Lernvereinbarung dokumentiert und von allen Parteien gebilligt werden. Nur wenn sich die in Tabelle C beschriebenen Änderungen auf die Gruppe der Ausbildungskomponenten des Studiums (Tabelle B) auswirken, die an der Entsendeeinrichtung bei erfolgreichem Abschluss des Auslandsstudiums ersetzt 9

10 werden, sollte eine überarbeitete Version eingefügt werden, die folgendermaßen zu bezeichnen ist Tabelle D: Überarbeitete Gruppe der Ausbildungskomponenten des Studiums der/des Studierenden, die an der Entsendeeinrichtung ersetzt werden. Tabelle C und D können nach Bedarf weitere Zeilen und Spalten hinzugefügt werden. Alle Parteien müssen bestätigen, dass sie den beantragten Änderungsvorschlägen für die Lernvereinbarung zustimmen. Für diesen speziellen Abschnitt sind ggf. keine Originalunterschriften oder gescannten Unterschriften erforderlich, unter Umständen reicht eine Zustimmung per aus. Das Unterzeichnungsverfahren legt die Entsendeeinrichtung abhängig von der jeweiligen nationalen Gesetzgebung fest. ANERKANNTE ERGEBNISSE Die Aufnahmeeinrichtung verpflichtet sich, der Entsendeeinrichtung und der/dem Studierenden innerhalb der in der interinstitutionellen Vereinbarung genannten Frist und üblicherweise nicht später als fünf Wochen nach Veröffentlichung/Bekanntgabe der Ergebnisse der/des Studierenden an der Aufnahmeeinrichtung ein Transcript of Records auszuhändigen. Das Transcript of Records der Aufnahmeeinrichtung umfasst mindestens die in dieser Vorlage der Lernvereinbarung angeforderten Mindestangaben. Tabelle E (bzw. der entsprechende von der Einrichtung vorgesehene Abschnitt) umfasst alle in Tabelle A aufgeführten Ausbildungskomponenten sowie die Komponenten in Tabelle C, falls Änderungen am Programm des Auslandsstudiums vorgenommen wurden. Darüber hinaus sollte das Transcript of Records Informationen zur Notenverteilung enthalten oder diese als Anhang aufweisen (ein Weblink, über den sich die Informationen abrufen lassen, reicht aus). Das tatsächliche Start- und Enddatum des Studienzeitraums wird entsprechend den folgenden Definitionen aufgeführt: - Das Startdatum des Studienzeitraums ist der erste Tag, an dem die/der Studierende an der Aufnahmeeinrichtung anwesend ist. Zum Beispiel kann dies das Anfangsdatum des ersten Kurses/ der erste Arbeitzstag, ein von der aufnehmenden Einrichtung organisiertes Begrüßungsevent oder Kurse zur sprachlichen/ kulturellen Vorbereitung sein; dies kann auch Sprachkurse einschließen, die von einer anderen als der aufnehmenden Einrichtung organisiert oder angeboten werden, sofern die sendende Einrichtung diese als relevant für den Auslandsaufenthalt einstuft - Das Enddatum des Studienzeitraums ist der letzte Tag, an dem die/der Studierende an der Aufnahmeeinrichtung anwesend ist nicht das Datum der Abreise der/des Studierenden. Beispielsweise kann es sich dabei um das Ende des Prüfungs-, Kurs- oder Vorlesungszeitraums mit Teilnahmepflicht handeln. Die Entsendeeinrichtung verpflichtet sich, der/dem Studierenden nach Erhalt des Transcript of Records von der Aufnahmeeinrichtung ohne weitere Anforderungen an die/den Studierenden und üblicherweise innerhalb von fünf Wochen ein Transcript of Records auszuhändigen. Das Transcript of Records der Entsendeeinrichtung muss mindestens die in Tabelle F aufgeführten Informationen (die anerkannten Ergebnisse) und als Anhang das Transcript of Records der Aufnahmeeinrichtung umfassen. Im Fall von Mobilitätsfenstern kann Tabelle F folgendermaßen ausgefüllt werden: Komponentencode (sofern vorhanden) Titel der anerkannten Komponente (laut Vorlesungsverzeichnis) an der Entsendeeinrichtung Anzahl der ECTS- Credits Note der Entsendeeinrichtung, sofern vorhanden Mobilitätsfenster Gesamt:

11 Gegebenenfalls wandelt die Entsendeeinrichtung die von der/dem Studierenden im Ausland erzielten Noten unter Berücksichtigung der Informationen zur Notenverteilung der Aufnahmeeinrichtung um (siehe im ECTS-Leitfaden beschriebene Methode). Darüber hinaus werden alle Ausbildungskomponenten auch im Diplomzusatz der/des Studierenden aufgeführt. Die genauen Titel der Aufnahmeeinrichtung werden ebenfalls in das Transcript of Records aufgenommen, das dem Diplomzusatz beigefügt ist. 11

12 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name Annex 1: Guidelines The purpose of the Learning Agreement is to provide a transparent and efficient preparation of the study period abroad and to ensure that the student will receive recognition in his/her degree for the educational components successfully completed abroad. It is recommended to use this template. However, if higher education institutions already have an IT system in place to produce the Learning Agreement or the Transcript of Records, they can continue using it. What is important is that all the information requested in this template is provided, no matter in which format, provided that it respects certain requirements outlined in the sections below. How to use the Learning Agreement: Before the mobility, it is necessary to fill in page 1 with information on the student, the sending and the receiving institutions and the three parties have to agree on the section to be completed before the mobility (pages 2 and 3). On page 1, all the information mentioned will have to be encoded in the Mobility Tool. Institutions can decide to add more information (e.g. additional contact person in the coordinating institution of a consortium) or to request less in case some of the information is already provided in other documents internal to the institution. However, it should at least include the names of the two institutions, and names and contact details of the student and persons of contact in both the sending and receiving institutions. The section to be completed during the mobility (page 4) should only be used if there are changes in the responsible persons or in case it is necessary to introduce changes to the original mobility programme. This section and the section before mobility (pages 1 to 4) should always be kept together in all communications. After the mobility, the receiving institution should send a Transcript of Records to the student and the sending institution (page 5). Finally the sending institution should issue a Transcript of Records (page 5) to the student or record the results in a database accessible to the student. PROPOSED MOBILITY PROGRAMME The proposed mobility programme includes the indicative start and end months of the agreed study programme that the student will carry out abroad. The Learning Agreement must include all the educational components to be carried out by the student at the receiving institution (in table A) and it must contain as well the group of educational components that will be replaced in his/her degree by the sending institution (in table B) upon successful completion of the study programme abroad. Additional rows can be added as needed to tables A and B. Additional columns can also be added, for example, to specify the study cycle-level of the educational component. The presentation of this document may also be adapted by the institutions according to their specific needs. However, in every case, the two tables A and B must be kept separated, i.e. they cannot be merged. The objective is to make clear that there needs to be no one to one correspondence between the courses followed abroad and the ones replaced at the sending institutions. The aim is rather that a group of learning outcomes achieved abroad replaces a group of learning outcomes at the sending institution, without having a one to one correspondence between particular modules or courses. A normal academic year of full-time study is normally made up of educational components totalling 60 ECTS* credits. It is recommended that for mobility periods shorter than a full academic year, the educational components selected should equate 12

13 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name to a roughly proportionate number of credits. In case the student follows additional educational components beyond those required for his/her degree programme, these additional credits must also be listed in the study programme outlined in table A. When mobility windows are embedded in the curriculum, it will be enough to fill in table B with a single line as described below: Component code (if any) Component title (as indicated in the course catalogue) at the sending institution Semester [autumn / spring] [or term] Number of ECTS* credits Mobility window Total: 30 Otherwise, the group of components will be included in Table B as follows: Component code (if any) Component title (as indicated in the course catalogue) at the sending institution Semester [autumn / spring] [or term] Number of ECTS* credits Course x 10 Module y 10 Laboratory work 10 Total: 30 The sending institution must fully recognise the number of ECTS* credits contained in table A if there are no changes to the study programme abroad and the student successfully completes it. Any exception to this rule should be clearly stated in an annex of the Learning Agreement and agreed by all parties. Example of justification for non-recognition: the student has already accumulated the number of credits required for his/her degree and does not need some of the credits gained abroad. Since the recognition will be granted to a group of components and it does not need to be based on a one to one correspondence between single educational components, the sending institution must foresee which provisions will apply if the student does not successfully complete some of the educational components from his study programme abroad. A web link towards these provisions should be provided in the Learning Agreement. In all cases, the student will report via the on-line EU survey on the full recognition by the sending institution of his/her credits achieved abroad based on what has been agreed in Table B (or table D in case of changes during the mobility) and its possible annexes. The student will commit to reach a certain level of language competence in the main language of instruction by the start of the study period. The level of the student will be assessed after his/her selection with the Erasmus+ online assessment tool when available (the results will be sent to the sending institution) or else by any other mean to be decided by the sending institution. A recommended level has been agreed between the sending and receiving institutions in the inter-institutional agreement. In case the student would not already have this level when he/she signs the Learning Agreement, he/she commits to reach it with the support to be provided by the sending or receiving institution (either with courses that can be funded by the organisational support grant or with the Erasmus+ online tutored courses). 13

14 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name All parties must sign the document; however, it is not compulsory to circulate papers with original signatures, scanned copies of signatures or digital signatures may be accepted, depending on the national legislation. * In countries where the "ECTS" system it is not in place, in particular for institutions located in partner countries not participating in the Bologna process, "ECTS" needs to be replaced in all tables by the name of the equivalent system that is used and a weblink to an explanation to the system should be added. CHANGES TO THE ORIGINAL LEARNING AGREEMENT The section to be completed during the mobility is needed only if changes have to be introduced into the original Learning Agreement. In that case, the section to be completed before the mobility should be kept unchanged and changes should be described in this section. Changes to the mobility study programme should be exceptional, as the three parties have already agreed on a group of educational components that will be taken abroad, in the light of the course catalogue that the receiving institution has committed to publish well in advance of the mobility periods and to update regularly as ECHE holder. However, introducing changes might be unavoidable due to, for example, timetable conflicts. Other reasons for a change can be the request for an extension of the duration of the mobility programme abroad. Such a request can be made by the student at the latest one month before the foreseen end date. These changes to the mobility study programme should be agreed by all parties within four to seven weeks (after the start of each semester). Any party can request changes within the first two to five-week period after regular classes/educational components have started for a given semester. The exact deadline has to be decided by the institutions. The shorter the planned mobility period, the shorter should be the window for changes. All these changes have to be agreed by the three parties within a two-week period following the request. In case of changes due to an extension of the duration of the mobility period, changes should be made as timely as possible as well. Changes to the study programme abroad should be listed in table C and, once they are agreed by all parties, the sending institution commits to fully recognise the number of ECTS credits as presented in table C. Any exception to this rule should be documented in an annex of the Learning Agreement and agreed by all parties. Only if the changes described in table C affect the group of educational components in the student's degree (table B) that will be replaced at the sending institution upon successful completion of the study programme abroad, a revised version should be inserted and labelled as "Table D: Revised group of educational components in the student's degree that will be replaced at sending institution". Additional rows and columns can be added as needed to tables C and D. All parties must confirm that the proposed amendments to the Learning Agreement are approved. For this specific section, original or scanned signatures are not mandatory and an approval by may be enough. The procedure has to be decided by the sending institution, depending on the national legislation. RECOGNITION OUTCOMES The receiving institution commits to provide the sending institution and the student with a Transcript of Records within a period stipulated in the inter-institutional agreement and normally not longer than five weeks after publication/proclamation of the student s results at the receiving institution. 14

15 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name The Transcript of Records from the receiving institution will contain at least the minimum information requested in this Learning Agreement template. Table E (or the representation that the institution makes of it) will include all the educational components agreed in table A and, if there were changes to the study programme abroad, in table C. In addition, grade distribution information should be included in the Transcript of Records or attached to it (a web link where this information can be found is enough). The actual start and end dates of the study period will be included according to the following definitions: - The start date of the study period is the first day the student has been present at the receiving institution. For example, this could be the start date of the first course/first day at work, a welcoming event organised by the receiving institution, or language and intercultural courses; this may include attending language courses organised or provided by other organisations than the receiving institution if the sending institution considers it as a relevant part of the mobility period abroad. - The end date of the study period is the last day the student has been present at the receiving institution and not his actual date of departure. This is, for example, the end of exams period, courses or mandatory sitting period. Following the receipt of the Transcript of Records from the receiving institution, the sending institution commits to provide to the student a Transcript of Records, without further requirements from the student, and normally within five weeks. The sending institution's Transcript of Records must include at least the information listed in table F (the recognition outcomes) and attach the receiving institution's Transcript of Record. In case of mobility windows, table F may be completed as follows: Component code (if any) Title of recognised component (as indicated in the course catalogue) at the sending institution Number of ECTS credits Sending institution grade, if applicable Mobility window Total: 30.. Where applicable, the sending institution will translate the grades received by the student abroad, taking into account the grade distribution information from the receiving institution (see the methodology described in the ECTS Users' Guide). In addition, all the educational components will appear as well in the student's Diploma Supplement. The exact titles from the receiving institution will also be included in the Transcript of Records that is attached to the Diploma Supplement. 15

16 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name Steps to fill in the Learning Agreement for Studies Page 1 Information on the student and the sending and receiving institution Before mobility Pages 1-4 Provide mobility programme Identify responsible persons Commitment of the three parties with original / scanned/ digital signatures. Additional educational components above the number of ECTS credits required in his/her curriculum are listed in the LA and if the sending institution will not recognise them as counting towards their degree, this has to be agreed by all parties concerned and annexed to the LA Provisions for recognition in case some educational components are not successfully completed are included Exceptional changes to mobility programme should be agreed within 4 to 7 weeks after the start date of the studies (request for extension of the duration to be made up to one month before the foreseen end date) During mobility Page 5 Modifications are NOT needed Modifications ARE needed A party requests changes in the first 2 to 5- week period after the start of regular classes/educational components (after the start of each semester) Agreement by by the three parties within a two-week period after the request After mobility Page 6 Receiving institution provides Transcript of Records to student and sending institution in period stipulated in IIA (normally max. 5 weeks after results). Sending institution provides the Transcript of Records to the student within 5 weeks. It includes not only ECTS but also the grades provided by the sending HEI (if applicable). 16

17 GfNA-II-B-Annex IV-Erasmus+ HE Learning agreement studies version May 2014 Higher Education Learning Agreement form Student s name Annex 2: End notes 1 Nationality: Country to which the person belongs administratively and that issues the ID card and/or passport. 2 Study cycle: Short cycle (EQF level 5) / bachelor or equivalent first cycle (EQF level 6) / master or equivalent second cycle (EQF level 7) / doctorate or equivalent third cycle (EQF level 8). 3 The ISCED-F 2013 search tool available at should be used to find the ISCED 2013 detailed field of education and training that is closest to the subject of the degree to be awarded to the student by the sending institution. 4 Country code: ISO country codes available at: 5 Contact person: a person who provides a link for administrative information and who, depending on the structure of the higher education institution, may be the departmental coordinator or will work at the international relations office or equivalent body within the institution. 6 An "educational component" is a self-contained and formal structured learning experience that features learning outcomes, credits and forms of assessment. Examples of educational components are: a course, module, seminar, laboratory work, practical work, preparation/research for a thesis, mobility window or free electives. 7 For the Common European Framework of Reference for Languages (CEFR) see 8 Responsible person in the sending institution: an academic who has the authority to approve the mobility programme of outbound students (Learning Agreements), to exceptionally amend them when it is needed, as well as to guarantee full recognition of such programmes on behalf of the responsible academic body. 9 Responsible person in the receiving institution: an academic who has the authority to approve the mobility programme of incoming students and is committed to give them academic support in the course of their studies at the receiving institution. 10 Reasons for exceptional changes to study programme abroad: Reasons for deleting a component A1) Previously selected educational component is not available at receiving institution A2) Component is in a different language than previously specified in the course catalogue Reason for adding a component B1) Substituting a deleted component B2) Extending the mobility period A3) Timetable conflict B3) Other (please specify) A4) Other (please specify) 17