Organisation der First-Level-Control im OP Interreg IVa Pasewalk, 20. Juni 2011

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1 Organisation der First-Level-Control im OP Interreg IVa Pasewalk, 20. Juni 2011 Katrin Kuchmetzki, Landesförderinstitut M-V, Gruppe Beratung und fördernahe Dienstleistungen

2 Agenda Definition First-Level-Control Inhalt und Ablauf der Verwaltungsprüfung Inhalt und Ablauf der Vor-Ort-Kontrolle Dokumentation der Prüfergebnisse Praktische Hinweise zur Anforderung einer FLC Ansprechpartner

3 Definition und rechtliche Grundlagen der FLC Die First-Level-Control - soll das Risiko Fehler behafteter Ausgabenerstattungen minimieren (Prüffeststellungen des Europäischen Rechnungshofes für die Förderperiode ) - dient der Bestätigung der Ausgaben gemäß Art. 16 der VO (EG) Nr. 1080/ testiert die Richtigkeit der gemeldeten Ausgaben, die Erbringung der kofinanzierten Güter und Dienstleistungen, die Vereinbarkeit mit gemeinschaftlichen und nationalen Rechtsvorschriften sowie den Ausschluss von Doppelförderungen

4 Definition und Grundlagen der FLC Die FLC basiert insbesondere auf - der Verordnung (EG) Nr. 1080/2006, insbesondere Art der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme (VKS), insbesondere Kapitel Verfahren zur Überprüfung der Vorhaben - den Gemeinsame Leitlinien zur Artikel 16-Prüfung - den Gemeinsame Festlegungen zur Förderfähigkeit von Projekt bezogenen Ausgaben

5 Inhalt und Ablauf der Verwaltungsprüfung (1) Die Verwaltungsprüfung für alle Projekte und alle Ausgaben erfolgt mittels der Prüfung des Fortschrittsberichts Für den Fortschrittsbericht sind die entsprechenden Vordrucke zu verwenden. Alle Dokumente sind in elektronischer und in Papierform vorzulegen.

6 Inhalt und Ablauf der Verwaltungsprüfung (2) Inhalt des Fortschrittsberichts: zum Zeitpunkt der Erklärung realisierte und bezahlte Projektausgaben (kumulierte Darstellung ab dem 2. Fortschrittsbericht!) Angaben zur Finanzierung der realisierten und bezahlten Projektausgaben (kumulierte Darstellung ab dem 2. Fortschrittsbericht!) Darstellung der kumulierten Summen in den Kostengruppen gemäß dem Ausgabenplan lt. Zuwendungsbescheid Einzelaufstellung der Belege, unterschieden nach Kostengruppen (fortlaufende Auflistung, optische Trennung zwischen den Fortschrittsberichten - Zwischensummen - )

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8 Inhalt und Ablauf der Verwaltungsprüfung (3) Zur Prüfung des Fortschrittsberichts werden ferner benötigt: Originale oder originalgetreue, von einer vertretungsberechtigten Person unterzeichnete Kopien (nur in M-V, in Brandenburg werden Originalbelege verlangt) der Rechnungen oder andere gleichwertige Belege von für die Förderung maßgeblichen Verträgen (z.b. bei Personalkosten: Arbeitsverträge) ggf. Ausschreibungs-/Vergabeunterlagen der Kontoauszüge, welche die Zahlung dokumentieren anderer Dokumente, die die Projektumsetzung in sachlicher und finanzieller Hinsicht belegen

9 Inhalt und Ablauf der Verwaltungsprüfung (4) Die Verwaltungsprüfung umfasst insbesondere die Punkte Richtigkeit des Fortschrittsberichts hinsichtlich => zeitlicher Zuordnung der Kosten, => Förderfähigkeit der Ausgaben laut bewilligtem Projekt => Nachweis der Zahlung und der ordnungsgemäßen Verbuchung Einhaltung von gemeinschaftlichem und nationalem Vergaberecht Einhaltung der Informations- und Publizitätspflichten Ausschluss von Doppelförderungen Nach Abschluss der Verwaltungsprüfung erfolgt die Ausgabenbescheinigung gem. Art. 16 der VO (EG) 1080/2006

10 Häufige Schwierigkeiten bei der Prüfung von Fortschrittsberichten (1) Die geltend gemachten Kosten sind nicht förderfähig z.b. Tankbelege statt Kilometerpauschale pauschal umgelegte Telefonkosten Pfand- /Kautionsbeträge es wurde keine Vergleichsangebote eingeholt die Auftragsvergabe erfolgte mündlich und ist nicht dokumentiert die Zahlungen wurden bar getätigt, die Quittungen können nicht verifiziert werden (z.b. im Hinblick auf die Unterschrift) angefallene Kosten in PLN wurden sofort in EUR umgerechnet und erstattet, im Fortschrittsbericht wurde der EUR-Betrag ausgewiesen.

11 Häufige Schwierigkeiten bei der Prüfung von Fortschrittsberichten (2) Daher bitte beachten: EUR und PLN getrennt aufführen, die Umrechnung erfolgt erst bei der Mittelauszahlung Barzahlungen auf ein Minimum reduzieren, wenn unvermeidlich, bitte den Namen des Empfängers neben der Unterschrift vermerken Förderfähigkeitsregeln beachten! Aufträge schriftlich fixieren Teilnehmerlisten vollständig ausfüllen und Unterschrift der Teilnehmenden nicht vergessen

12 Besonderheit: Geteilte Kosten (1) Beauftragung eines Projektpartners mit der Umsetzung eines gemeinsamen Projektteils, dieser tritt nach außen als alleiniger Auftraggeber auf der beauftragte Projektpartner ist für den Vertragsschluss (unter Beachtung der Vergabebestimmungen!), die Kontrolle der Leistungserbringung und die Bezahlung der Rechnung verantwortlich intern treffen die Partner dazu eine schriftliche Kostenteilungsvereinbarung

13 Besonderheit: Geteilte Kosten (2) Ablauf der Zertifizierung: 1. Der beauftragte Partner lässt zunächst seinen Kostenanteil zertifizieren. Dazu legt er folgende Dokumente vor: - Zahlungsnachweis der Gesamtrechnung - Nachweis der Einhaltung der Vergabevorschriften bzw. Vergleichsangebote - Kostenteilungsvereinbarung Nach Erstellung des Testats erfolgt die Weiterberechnung durch den beauftragte Partner. Eine Kopie des Testats wird beigelegt.

14 Besonderheit: Geteilte Kosten (3) 2. Die Projektpartner lassen ihren Anteil zertifizieren und legen folgende Dokumente vor: - Abrechnung des beauftragten Partners - Kopie des Testats für den beauftragten Partner - Zahlungsnachweis für den Anteil des Projektpartners 3. Der Leadpartner ist verpflichtet, auf die Ordnungsmäßigkeit der Abrechnung geteilter Kosten ein besonderes Augenmerk zu legen. Er bestätigt, dass die geltend gemachten Kosten dem Projekt zuzuordnen sind und hat damit auch auszuschließen, dass Kosten doppelt abgerechnet werden.

15 Inhalt und Ablauf der Vor-Ort-Kontrolle (1) Vor-Ort-Kontrollen (VOK) sind obligatorisch bei Projekten mit einem Volumen über Bei einem Projektvolumen unter kann auf eine VOK verzichtet werden, wenn eine 100%ige Belegprüfung erfolgt und der Art.-16-Prüfer aufgrund der Art des Projektes, der getätigten Ausgaben und der Ergebnisse der Belegprüfung hinreichend sicher ist, dass eine Erstattung der Ausgaben ordnungsgemäß und rechtmäßig ist.

16 Inhalt und Ablauf der Vor-Ort-Kontrolle (2) Die VOK erfolgt zu einem Zeitpunkt, an dem das Projekt sowohl aus materieller als auch aus finanzieller Sicht fortgeschritten ist. Hinweis: Bei Projekten/Veranstaltungen, die nicht in Augenschein genommen werden können, sollte eine Fotodokumentation erfolgen. Auch Prospekte, Tagungsunterlagen etc. sind als Nachweis hilfreich (=> Publizitätspflichten!) Bestandteil der Vor-Ort-Kontrolle ist auch mindestens einmal die Risikoanalyse von Projekt und Projektträger

17 Inhalt und Ablauf der Vor-Ort-Kontrolle (3) Inhalt und Zielstellung der Vor-Ort-Kontrolle Kontrolle der Existenz und des physischen Fortschritts des Projektes Beachtung der Gemeinschaftsvorschriften, insbesondere zu Information und Publizität Beachtung des Vergaberechts Abgleich der vom Begünstigten zur Verfügung gestellten Informationen (Fortschrittsbericht) mit der tatsächlichen Umsetzung des Projekts

18 Inhalt und Ablauf der Vor-Ort-Kontrolle (4) Weitere Anforderungen an die Vor-Ort-Kontrolle Risikoeinschätzung des Art.-16-Prüfers hinsichtlich der Wahrscheinlichkeit von wesentlichen Fehlern in den Fortschrittsberichten Prüfung der internen Kontrollen des Projektpartners/Leadpartners im Hinblick auf die Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung, der Wirksamkeit und Effizienz von Maßnahmen sowie der Einhaltung rechtlicher Vorgaben und Regelungen Prüfung der Buchhaltung, insbesondere die Einrichtung separater Kostenstellen, die ordnungsgemäße Verbuchung von Projekteinnahmen und die Abgrenzung zu anderen Kosten des Projektpartners /Leadpartners

19 Dokumentation der Prüfergebnisse Verwaltungsprüfung Testat Original erhält der Projektpartner zur Weiterleitung an den Leadpartner Vor-Ort-Kontrolle interne Dokumentation im Prüfbericht, kein gesondertes Testat

20 Hinweise zur Anforderung einer FLC (1) Die Anforderung einer FLC geschieht durch Einreichung des Formblatts Fortschrittsbericht des Partners inklusive der zu prüfenden Belege (wie zuvor beschrieben) Die Art.-16-Prüfer haben einen Zeitraum von drei Monaten zur Prüfung der Ausgabenerklärung. Die Frist beginnt erst bei vollständigem Vorliegen aller zur Prüfung notwendigen Unterlagen! es wird empfohlen, Ausgabenerklärungen in regelmäßigen Abständen einzureichen, um den Prüfaufwand pro Erklärung nicht zu groß werden zu lassen

21 Hinweise zur Anforderung einer FLC (2) Für Projektpartner aus Mecklenburg-Vorpommern ist zu beachten, dass kein Anspruch auf Übertragung von nicht abgerufenen Mitteln in das Folgejahr besteht Um die Mittel aus dem Jahr 2011 noch fristgerecht abzurufen, ist ein entsprechender Fortschrittsbericht spätestens im September einzureichen Eine frühzeitige Planung des nächsten Fortschrittsberichts und eine Terminabstimmung mit der Prüfgruppe ist daher dringend zu empfehlen!

22 Ansprechpartner Für Projekt- und Leadpartner in Mecklenburg-Vorpommern: Für Projekt- und Leadpartner in Brandenburg: Landesförderinstitut M-V Prüfgruppe FLC Frau Kuchmetzki Werkstr Schwerin InvestitionsBank des Landes Brandenburg Referat Fördermittelkontrolle Frau Bruhnke/Frau Müller Steinstraße Potsdam Tel.: 0385/ Mail: Tel: 0331/ oder Mail:

23 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.