Merkblatt Reisekosten für Personaldienstleister / Zeitarbeitskräfte bei der BMW AG

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Jörn Holst
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1 Merkblatt Reisekosten für Personaldienstleister / Zeitarbeitskräfte bei der BMW AG 1. Änderungsnachweis 2 2. Gültigkeitsbereich 2 3. Reisebuchung 2 4. Reisekostenabrechnung 4 5. Verpflegungspauschalen 4 6. Nebenkosten 5 Indirekter Einkauf, MG Seite 1

Gültigkeitsbereich 2 3. Reisebuchung 2 4.

2 1. Änderungsnachweis Ergänzung Sonderparken am Flughafen München Aktualisierung gültige Tagesgeldtabelle Aktualisierung Punkt 4 Buchung Fahrtkosten und erstattungsfähige / nicht erstattungsfähige Kosten separates Merkblatt für Personaldienstleister / Zeitarbeitskräfte bei der BMW AG 2. Gültigkeitsbereich Dieses Merkblatt ersetzt das Merkblatt Reisekosten für Auftragnehmer der BMW AG vom Dieses Dokument ist verbindlich für die deutschen Standorte der BMW AG. Für andere Standorte und Tochtergesellschaften ist das Dokument als Grundlage zur Anpassung an die lokalen juristischen und steuerrechtlichen Gegebenheiten zu verwenden. Dieses Merkblatt ist anzuwenden auf alle Dienstreisen, die von der BMW AG (Entleiher) bei einem Personaldienstleister (Verleiher) beauftragt werden bzw. wenn eine bei BMW eingesetzte Zeitarbeitskraft (ZAK) im Auftrag der BMW AG eine Dienstreise unternimmt. Hierzu zählen Dienstreisen, die durch ZAK durchgeführt werden. Nicht anzuwenden ist dieses Merkblatt auf Dienstreisen, die durch BMW interne Mitarbeiter oder Fremdkräfte im Rahmen von Werk-/Dienstverträgen durchgeführt werden. Diese Vorgaben finden nur und insoweit Anwendung, als einzelvertraglich keine abweichenden Regelungen getroffen wurden. Soweit die Reiseaufwendungen bereits im Rahmen der Preisfindung im zugrundeliegenden Vertrag mit dem Personaldienstleister berücksichtigt wurden, kommt eine Erstattung im Einzelfall durch die BMW AG nicht in Betracht. 3. Reisebuchung Der Verleiher / die ZAK ist verpflichtet, die jeweils günstigste Reiseart hinsichtlich Kosten und Zeitaufwand zu wählen. Für ZAK sind Reisemittel ausschließlich über FR-243 Business Travel Service zu buchen. Hierzu existieren im Bestellsystem Sky Web Links zu Buchungsmöglichkeiten der einzelnen Leistungsträger. Sky Web kann genutzt werden, wenn eine Q-Nummer und ein Intranet Zugang vorhanden sind: Flüge, Bahnreisen, Mietwagen, Hotels, Fähre Hotel. Der Entleiher erstattet die Ausgaben für Übernachtungen nach Beleg, exkl. Frühstück, maximal bis zur Höchstgrenze der jeweils gültigen Länderpauschale. Nach unten abweichende Höchstgrenzen können in Abstimmung mit dem Fachbereich und dem Einkauf vereinbart werden. Bei Abrechnung von Übernachtungen in Deutschland und im Ausland ohne Hotelbeleg werden je Übernachtung 20,00 erstattet. Indirekter Einkauf, MG Seite 2

01.2014. Dieses Dokument ist verbindlich für die deutschen Standorte der BMW AG.

3 Die Höchstbeträge für die Erstattung von Übernachtungskosten sind aus der Anlage Übernachtungshöchstgrenzen zu entnehmen. Es gilt der jeweils aktuelle Stand. Ist ein Frühstück im Hotelpreis enthalten, jedoch auf der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, werden 20 % von der jeweils maßgeblichen, vollen Verpflegungspauschale (vgl. Tagegeldtabelle) abgezogen. Daher ist die Anzahl der Frühstücke als anteilige Kürzung der Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung einzutragen. Wird das Frühstück auf der Hotelrechnung separat ausgewiesen, werden die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt und nur die reinen Übernachtungskosten erstattet. In Deutschland sind die Hotels verpflichtet, aufgrund unterschiedlicher Steuersätze Frühstück und Übernachtung getrennt auszuweisen. Hier erfolgt bei ausgewiesenem Frühstück auf der Hotelrechnung eine Kürzung der Verpflegungspauschale um 20%. Die Kosten für das Frühstück werden erstattet. PKW / Mietwagen. Fahrten mit dem PKW / Mietwagen sind vorab vom BMW Fachbereich (Kostenstellenverantwortlicher) zu genehmigen. Die Kilometerpauschale für die dienstliche Nutzung eines Pkw beträgt nach dem jeweils gültigen steuerlichen Höchstsatz derzeit pro km 0,30. Wird vom Auftraggeber ein Fahrzeug zur Verfügung gestellt so ist dieses vorrangig zu benutzen. In diesem Fall oder wenn die Fahrt mit einem Mietwagen durchgeführt wird, erfolgt die Abrechnung gegen Nachweis (Tankbeleg, Mietabrechnung). Mietwagen müssen voll betankt zurückgegeben werden, durch nicht vollständige Betankung entstehende Kosten der Mietwagenfirma werden nicht erstattet. Ebenfalls nicht erstattungsfähig sind Kosten für zusätzliche Versicherungen. Flugzeug, Beförderungsmittel zum/vom Flughafen. Flüge oder Bahnreisen, sowie Fahrten zum/vom Flughafen/Bahnhof sind vorab vom BMW Fachbereich (Kostenstellenverantwortlicher) zu genehmigen. Für den Transport von/zum Flughafen sind vorrangig öffentliche Verkehrsmittel zu wählen. Nicht erstattungsfähig sind Kosten für Sonderparken, separat bewachtes Parken sowie ganztägiges Parken in der Kurzparkzone in Flughafenparkhäusern. Davon abweichend gilt am Flughafen München eine Sondervereinbarung für das Parken bis zu 5 Tagen im Parkhaus P20 im Bereich Komfort Parken. Die Berechtigung hierfür ist durch den BMW Group Werksausweis vor Ort nachzuweisen. Flugzeit bis 8 Stunden ab 8 Stunden Nutzungsberechtigung Standard Economy Business Bahnreisen: Nutzungsberechtigung Tag Nacht 2. Klasse 1. Klasse Schlafwagen Single Zeitarbeitskräfte können bei Nutzung eines DB-Sparpreises im Ausnahmefall und mit Zustimmung des BMW Fachbereichs (Kostenstellenverantwortliche) auch am Tag 1. Klasse reisen, insbesondere wenn der Sparpreis der 1. Klasse unterhalb des Normalpreises der 2. Klasse liegt. Indirekter Einkauf, MG Seite 3

Daher ist die Anzahl der Frühstücke als anteilige Kürzung der Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung einzutragen.

4 4. Reisekostenabrechnung Jeder Verleiher hat Anspruch auf eine angemessene Erstattung der aus Anlass einer von BMW beauftragten Dienstreise entstehenden notwendigen Mehraufwendungen, sofern es sich nicht um normalerweise für den Mitarbeiter anfallende Lebenshaltungskosten handelt. Die Reisekosten sind daher vom Verleiher gegenüber dem Entleiher abzurechnen (Ausnahme Flugkosten bei ANÜ). Die Erstattung von Reisekosten durch den Entleiher an den Verleiher ist grundsätzlich vertraglich vorab zu vereinbaren und wird in der Bestellung mit einer eigenen Bestellposition ausgewiesen. Der Verleiher erstellt eine Rechnung über die Kosten der Dienstreise und reicht diese im Original mit allen Belegen (in Kopie) zur Begleichung bei der kreditorischen Abrechnung von BMW ein. Ausnahme sind Flugbuchungen, da hier direkt die BMW Kostenstelle belastet wird. In diesen Fällen stellt der beauftragende Fachbereich sicher, dass nur Reisemittel für Dienstreisen im Auftrag von BMW als Leistungsemfängergebucht werden. Die im Rahmen einer beauftragten Reise abzurechnenden Kosten sind grundsätzlich netto, d. h. ohne lokale Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen. Ausgenommen davon sind Abrechnungen, wenn nach jeweils geltendem lokalem Recht die Erstattung der Umsatzsteuer ausgeschlossen ist. Der Verleiher ist für die ihn betreffenden steuerrechtlichen Aspekte (z. B. Vorsteuerabzug, Umsatzsteuervergütungsverfahren etc.) selbst verantwortlich. Die Rechnung und die beigefügten Belege müssen den Rechnungsanforderungen des deutschen Umsatzsteuergesetztes entsprechen. 5. Verpflegungspauschalen Verpflegungspauschalen werden nur für Dienstreisen von ZAK bezahlt, die vom Entleiher angeordnet werden. Die Höhe richtet sich nach dem Reiseland und der Reisedauer (i.d.r. die Abwesenheit vom Einsatzort beim Entleiher). Eine Erstattung erfolgt nur, sofern die Verpflegungspauschalen vom Verleiher der ZAK erstattet werden. Bei einer Abwesenheit bis 8 Stunden an einem Kalendertag wird keine Verpflegungspauschale für diesen Tag erstattet. Inlandsreisen: In Deutschland gelten folgende Pauschalen: Abwesenheit in Deutschland Bis 8 Stunden Mehr als 8 Stunden 12,00 Bei 24 Stunden 24,00 An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen unabhängig von Stundenzahl je Verpflegungspauschalen in EUR Keine Erstattung 12,00 Auslandsreisen: Indirekter Einkauf, MG Seite 4

Die Erstattung von Reisekosten durch den Entleiher an den Verleiher ist grundsätzlich vertraglich vorab zu vereinbaren und wird in der Bestellung mit einer eigenen Bestellposition ausgewiesen.

5 Die Pauschalen für Dienstreisen ins Ausland sind in einer separaten Übersicht aufgelistet (siehe Tagegeldtabelle): blob=publicationfile&v=2 Kürzung der Verpflegungspauschalen Bei eintägigen Dienstreisen in Deutschland zu Betriebsstätten der BMW AG (inkl. Niederlassungen) und BMW Konzerngesellschaften mit BMW Verpflegungseinrichtungen wird kein Verpflegungsmehraufwand erstattet. Soweit Mahlzeiten vom Entleiher, Verleiher oder auf deren Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, werden die Pauschalen entsprechend den geltenden steuerrechtlichen Regelungen gekürzt. Mahlzeit Kürzung der maßgeblichen, vollen Verpflegungspauschale Frühstück 20 % 4,80 Mittagessen 40 % 9,60 Abendessen 40 % 9,60 Kürzungsbetrag in Euro (inländische Pauschalen) 6. Nebenkosten Abrechnungsfähig sind nur rein beruflich bedingte Ausgaben. Nicht erstattet werden alle Kosten, die steuerrechtlich dem privaten Bereich zuzuordnen sind. Der BMW Fachbereich (Kostenstellenverantwortliche) bestätigt mit der Freigabe der Abrechnung durch Unterschrift die berufliche Notwendigkeit. Nicht erstattungsfähige Nebenkosten sind z.b: Kosten für medizinische Leistungen, Geschenke Straßenbenutzung / Vignette für Privatfahrten Reisepass Reiseapotheke Private Telefonate Kosten ohne Beleg Tankgebühren der Mietwagenunternehmen Wäschereinigungskosten. Korrekturen und Nachträge zu bereits abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen unter 5 EUR werden nicht vorgenommen. Indirekter Einkauf, MG Seite 5

blob=publicationfile&v=2 Kürzung der Verpflegungspauschalen Bei eintägigen Dienstreisen in Deutschland zu Betriebsstätten der BMW AG (inkl.

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