Freeware & Windows Server Backup: Gefahren für Sie und Ihre Kunden

Transkript

1 Whitepaper Freeware & Windows Server Backup: Gefahren für Sie und Ihre Kunden Backup Freeware erfüllt keine juristischen Anforderungen S. 1-2 Freeware wie Windows Server Backup: Keine Alternative für professionelle Backup Software S. 2-5 Bei Backup stößt Freeware an ihre Grenzen S. Freeware auf dem Prüfstand S. K.O.-Kriterium Verschlüsselung S. -4 Hilfe im Notfall? Leider nein. S. 4-5 Neuester Stand der Technik? Wenn es die Freeware dann noch gibt. S. 5 Die Zukunft der Datensicherung: Backup in die Cloud S Gründe, aus denen Freeware wie z.b. Windows Server Backup Sie und Ihre Kunden in Gefahr bringt S. 6- Auf Backup muss Verlass sein S. 8 Zusammenfassung S. 9

2 01 Backup Freeware erfüllt keine juristischen Anforderungen Angesichts der fortschreitenden Digitalisierung zählen Daten zu den wichtigsten Gütern von Unternehmern und Privatpersonen. Deswegen hat der Gesetzgeber den Schutz von Daten im Fokus und hat für personenbezogene Daten zahlreiche Regelungen erlassen1, die für alle Unternehmer vom Kleinunternehmen bis zu großen Konzernen gelten. Angemessen und auf dem neuesten Stand der Technik sollen personenbezogene Daten geschützt werden. Doch wie sieht angemessener Datenschutz in Zeiten von Ransomware und zunehmender Flexibilität von Speichermedien aus? Darf man Speicher mit den Daten seiner Kunden, Patienten und Klienten abends mit nach Hause nehmen? Und wer trägt die Verantwortung, wenn Unternehmen durch Ransomware wie Locky unternehmenskritische Daten verlieren? In all diesen Fragen spielt die Backup Software eine maßgebliche Rolle: Welche Datensicherung ein Unternehmen einsetzt, kann in zahlreichen Situationen den Ausschlag geben, ob die Daten wieder herstellbar sind - oder ob fünfstelliger Schadenersatz fällig wird. Die Komplexität des Backup erfordert eine genaue Abstimmung zahlreicher Faktoren (was, wie, worauf gesichert wird). Der Erfolg der Datensicherung hängt am Zusammenspiel von Backup Software, produktiven Anwendungen, Hardware, der synchronisierten Nutzung der Datenleitungen und vielem mehr. Professionelle Lösungen sind gefordert. Vor diesem Hintergrund überrascht der immer noch verbreitete Einsatz von Freeware oder Windows Bordmitteln wie Windows Server Backup in Systemhäusern, bei IT-Beratern und in Unternehmen. Freeware kennt keine Standards und keine Verpflichtungen; sie bleibt immer nur ein freiwilliger 1 Siehe NovaStors Leitfaden Rechtliche Grundlagen der Datensicherung (zum Download unter

3 02 Beitrag und verfehlt maßgebliche Anforderungen, die für Unternehmen oder ihr betreuendes Systemhaus im Schadensfall zu K.O.-Kriterien werden: Anpassungen auf Commandline sind nicht ungewöhnlich beim Einsatz von Freeware. Doch damit verlieren kleine Unternehmen die Kontrolle (in großen wäre es oft gar nicht erlaubt). Freeware erfordert im Betriebssystem ebenso wie bei Speichermedien andere als die Standardeinstellungen. Das steigert die Komplexität und erschwert die Fehlerbehebung. Der Einsatz von Freeware entspricht nicht der unternehmerischen Sorgfaltspflicht, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Compliance) ist nicht sichergestellt. Freeware setzt häufig veraltete Techniken ein, z.b. darf Verschlüsselung nicht auf irgendeinem, sondern muss auf dem aktuell etablierten Niveau erfolgen. Für Freeware gibt es keinen Hersteller-Support. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr. Mit Freeware steigt das Risiko langer Ausfallzeiten, da kein V2V, P2V, V2P, P2P Restore möglich ist. Gängige Backup Strategien wie Backup auf Tape oder in die Cloud sind mit Freeware oft nicht möglich. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie anhand konkreter Beispiele, wo die Gefahren beim Einsatz von Windows Server Backup und anderer Freeware liegen und warum Backup-Lösungen, die auf Freeware setzen, keine Alternative zu professionellen Datensicherungslösungen liefern. Freeware wie Windows Server Backup: Keine Alternative für professionelle Backup Software Das Backup mit den Kundendaten ist auf dem Heimweg verschwunden und an anderer Stelle aufgetaucht. Nun muss der Unternehmer Rede und Antwort stehen. Doch die Diskussion ist schnell beendet: Freeware und die unternehmerische Sorgfaltspflicht stehen auf unterschiedlichen Blättern 2. Der Einsatz von Freeware oder Windows Bordmitteln verfehlt gleich in mehrfacher Hinsicht den Anspruch des Gesetzgebers an die Sorgfaltspflicht eines Unternehmers. 2 Siehe NovaStors Leitfaden Rechtliche Grundlagen der Datensicherung (zum Download unter

4 0 1 Bei Backup stößt Freeware an ihre Grenzen Da IT-fremde Unternehmer keine Experten sind, erwartet der Gesetzgeber, dass sie auf Experten setzen, um essentielle Unternehmensbereiche abzudecken. Nachlässigkeiten werden abgestraft. Wer für seine Steuererklärung den Gärtner engagiert, weil der das schon mal gemacht hat, kann Fehler in der Steuererklärung nicht damit entschuldigen, dass ein Gärtner sie erstellt hat. Um so überraschender, dass Unternehmen und sogar Systemhäuser durchaus Freeware wie Windows Server Backup für ihre Datensicherung einsetzen. Doch Mängel an der Datensicherung lassen sich nicht damit rechtfertigen, dass man auf Freeware gesetzt hat. Wie bei der Steuererklärung unter Einsatz des Gärtners gibt es Gründe dafür, dass Freeware-Anbieter kein Geld für Datensicherungssoftware verlangen. Einen professionellen Maßstab können diese Anbieter bei der Entwicklung eines Gratis-Tools nicht anlegen. Daher gilt: Bei der Datensicherung stößt der Einsatz von Freeware an seine Grenzen. Wer auf Freeware setzt, haftet für etwaige Folgeschäden. Sollte die Freeware oder ein auf Freeware basierender Service von einem Systemhaus eingekauft worden sein, ist der Unternehmer auf der sicheren Seite - und das Systemhaus trägt den Schaden. 2 Freeware auf dem Prüfstand Verfechter von Windows Server Backup oder anderer Freeware werden sich jetzt fragen, wo - ganz handfest - die Probleme liegen, die aus dem Einsatz von Freeware resultieren. Die meisten Produkte lassen sich problemlos installieren und scheinen gut zu funktionieren. In manchen Bereichen wie dem privaten Umfeld mag das reichen. Doch in einem unternehmenskritischen Bereich wie dem Backup und Schutz personenbezogener oder geschäftskritischer Daten verfehlen Gratis-Tools die Anforderungen des Gesetzgebers an die Sorgfaltspflicht von Unternehmern. Stellt man Freeware auf den Prüfstand, gibt es grundlegende Mängel wie fehlenden Support, die alle Freeware Produkte betreffen, und produktspezifische Probleme. Da es hier um die Sicherung von Daten und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien geht, konzentrieren sich die folgenden Seiten auf die spezifischen Probleme beim Einsatz von Windows Server Backup als einem häufig in unternehmenskritischen Bereichen eingesetzten Gratis-Tools. K.O.-Kriterium Verschlüsselung Eine fehlende ebenso wie eine zu schwache Verschlüsselung, die nicht dem neuesten Stand der Technik entspricht oder deren langfristige Fortführung nicht vom Hersteller zugesichert ist, stellt unter anderem aufgrund der Notwendigkeit der Datenauslagerung ein Ausschlusskriterium im Backup-Umfeld dar: Damit die Datensicherung ihren Zweck erfüllt, sollte sie an einem anderen Standort als die Produktivdaten gelagert werden. Siehe NovaStors Leitfaden Rechtliche Grundlagen der Datensicherung (zum Download unter

5 04 Andernfalls würde das Backup im Falle von Bränden, Überschwemmungen oder Einbrüchen ebenso betroffen sein wie die Produktivdaten. Doch, um das Backup an einem anderen Standort zu lagern, muss der Unternehmer es aus den Geschäftsräumen entfernen und das ist nur unter der Voraussetzung einer Verschlüsselung auf dem neuesten Stand der Technik gestattet, sobald personenbezogene Daten gesichert werden (siehe Infobox). Werden Backup-Speicher mit unverschlüsselten personellbezogenen Daten aus den Büroräumen transportiert, findet bereits ein Rechtsverstoß statt unabhängig davon, ob die Daten von nicht autorisierten Dritten gelesen werden oder nicht. Wird der unverschlüsselte Backup-Speicher aus dem Auto, der Privatwohnung oder einem anderen Ort entwendet, hat der Unternehmer gegen seine Sorgfaltspflicht verstoßen und muss mit fünfstelligen Strafzahlungen rechnen, die er sich gerne von seinem IT-Dienstleister holt. Ein Backup-Produkt, das wie Windows Server Backup keine standardmäßige Verschlüsselungsfunktion bietet, disqualifiziert sich allein deshalb für den professionellen Einsatz. Verschlüsselung beispielsweise auf AES-Niveau zählt zu den K.O.-Kriterien für eine rechtskonforme Datensicherung. INFO Was sind personenbezogene Daten? Laut Abs. 1 BDSG handelt es sich bei personenbezogenen Daten um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. [ ] Grundsätzlich gilt, dass alle Informationen, über die irgendwie ein Personenbezug hergestellt werden kann, auch unter den Begriff der personenbezogenen Daten fallen. Klar zuzuordnen sind der Name, die Telefonnummer sowie Kreditkarten- oder Personalnummern. Aber auch Kontodaten, Kfz-Kennzeichen, das Aussehen, der Gang, die Kundennummer oder die Anschrift zählen zu den personenbezogenen Daten. Quelle: 4 Hilfe im Notfall? Leider nein. Die Datensicherung durchzieht die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Daher zählen Probleme mit dem Backup zu den komplexesten und schwierigsten Herausforderungen für IT- Administratoren. Unternehmer, die ein Systemhaus engagiert haben, erwarten zu Recht professionellen Support bei Problemen mit ihrer Datensicherung. Die Identifikation der Ursache von Betriebsstörungen erfordert in vielen Fällen die technische Unterstützung des Herstellers. Betrifft das Problem einen aktuellen Restore, besteht oft nicht nur der Wunsch nach, sondern auch die Notwendigkeit von professioneller Unterstützung zumal Ärzte, Anwälte oder andere

6 05 Selbständige nur in den seltensten Fällen regelmäßige Restore-Übungen durchführen. Hier fehlt meist die Routine, den Restore-Prozess unter Zeitdruck souverän durchzuführen. Ein entsprechend qualifizierter Support existiert für Windows Server Backup oder andere Freeware nicht. Doch rechtfertigt der fehlende Support, dass Unternehmer ihre Daten aufgrund von fehlgeschlagenen Backups oder Restores verlieren? Leider stehen bei Datenverlusten die Unternehmer bzw. die beauftragten Systemhäuser in der Verantwortung - und nicht der Hersteller des Gratis-Tools. 5 Neuester Stand der Technik? Wenn es die Freeware dann noch gibt. Gratis-Tools sind ungemein praktisch leider oft nur für den Hersteller: Er übernimmt keine Verpflichtung und setzt solche Tools gerne zu Marketing-Zwecken ein. Die Kunden freuen sich über die vermeintliche Ersparnis. Doch am Ende zahlt der Anwender meist drauf, um das Gratis-Tool irgendwie per Commandline und manueller Zusatzprogrammierung nutzbar zu machen. Im Falle von Windows Server Backup stellen Microsoft Betriebssysteme zwar den aktuellen Stand der Technik dar, doch gilt das erstens nicht im gleichen Maße für die integrierten Backup-Funktionen und zweitens ist die Zukunft der Backup-Funktionen ungewiss: Microsoft übernimmt keinerlei Verpflichtung, ein Gratis-Tool wie Windows Server Backup in kommenden Versionen fortzuführen. Es gibt keine Garantie, dass Windows Server Backup künftige Windows Server Versionen unterstützt. Wie das Beispiel Verschlüsselung zeigt, zählt es weder heute noch in Zukunft zu den Zielen von Windows Server Backup, den neuesten Stand der Technik wie vom Gesetzgeber gefordert abzudecken. Von richtlinienkonformer Datensicherung (Compliance) bleiben Unternehmer mit Windows Server Backup nachhaltig weit entfernt. 6 Die Zukunft der Datensicherung: Backup in die Cloud Durchschnittlich wechseln Unternehmen ihre Hardware alle drei bis fünf Jahre. Mit diesem Wechsel geht in den meisten Fällen auch ein Wechsel der Backup Software einher. Blickt man nun drei bis fünf Jahre in die Zukunft, wird die Cloud ein fester Bestandteil des Datensicherungskonzepts sein. Daher sollte die Cloud bereits jetzt mit eingeplant werden. Freeware, wie zum Beispiel Windows Server Backup, unterstützt oft keine Sicherung in die Cloud. Daten, Anwendungen oder komplette Betriebssysteme lassen sich nur lokal speichern, sodass die Vorteile der Cloud ungenutzt bleiben. Eine zukunftsorientierte Lösung ist dies nicht.

7 06 11 Gründe, aus denen Freeware wie z.b. Windows Server Backup Sie und Ihre Kunden in Gefahr bringt Vorschriften wie das Bundesdatenschutzgesetz nehmen sämtliche Unternehmer in die Pflicht: Ihnen anvertraute Daten müssen sie angemessen und auf dem aktuellen Stand der Technik schützen. Mit Freeware wie Windows Server Backup bringen Systemhäuser sich und ihre Kunden in Gefahr. 1 K.O.-Kriterium Verschlüsselung Backups insbesondere Backups personenbezogener Daten müssen mit einem zeitgemäßen Algorithmus verschlüsselt werden, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen 2 Mangelhafter Support Aufgrund der hohen Relevanz und gleichzeitigen Komplexität von Datensicherungen zählt Hersteller-Support zu den essentiellen Voraussetzungen, die eine professionelle Backup Software erfüllen muss. Neuester Stand der Technik Gesetzliche Vorschriften fordern den Schutz von Daten auf dem aktuellen Stand der Technik. Hersteller von Freeware haben jedoch nicht den Anspruch, konstant den aktuellen Stand der Technik umzusetzen. Der Einsatz von Freeware erfüllt daher nicht die vom Gesetzgeber geforderte Sorgfalt. 4 Einschränkungen bei elementaren Sicherungsmethoden Die Optionen, Sicherungen voll, differentiell oder inkrementell auszuführen, sparen Zeit und Speicherplatz. In Zeiten wachsender Datenmengen zählen diese Sicherungsstrategien zu den Voraussetzungen für die langfristige Einhaltung von Backup-Fenstern und effiziente Speichernutzung. Mit Windows Server Backup stehen sie nur eingeschränkt zur Verfügung. 5 Mangelhafte / fehlende Unterstützung gängiger Speichertechnologien Windows Server Backup grenzt die Auswahl der nutzbaren Speichertechnologien ein: Beispielsweise können Magnetbänder oder RDX Laufwerke nicht oder nur mit manuellen Einstellungen auf Commandline genutzt werden.

8 0 6 Kein Schutz vor Ransomware Backup ist die letzte Rettung, wenn Ransomware zugeschlagen hat. Mit Windows Server Backup besteht jedoch keine Möglichkeit, dem Backup Server einen geschützten NAS Bereich zuzuordnen. Das Backup ist auf lokale Datenträger und Netzwerkziele beschränkt. Damit ist die Sicherung der Ransomware ebenso ausgeliefert wie die Produktivdaten. Weder Überblick noch Erfolgskontrolle Anstatt in der Anwenderoberfläche einen Überblick über erfolgte, anstehende und fehlerhafte Sicherungen zu erhalten, müssen Nutzer von Windows Server Backup das Windows Log-System analysieren, um sich über den Erfolg ihrer Datensicherungen zu informieren. Gerade für IT-fremde Unternehmer ist das nicht praktikabel. 8 Kein SQL Backup im laufenden Betrieb Microsoft SQL liefert die Grundlage für Kunden-, Patientendatenbanken oder Abrechnungssysteme. Diese Anwendungen für jedes Backup herunterzufahren und im Anschluss neu zu starten ist im Arbeitsalltag kaum umsetzbar, stellt aber die einzige Möglichkeit der SQL-Sicherung mit Windows Backup Server dar. 9 Begrenzte Anzahl von Datensicherungen Im Wizard von Windows Server Backup kann genau ein Backup-Auftrag angelegt werden. Die Kundenanforderungen müssen dieser Einschränkung untergeordnet werden. Finden Anpassungen des Backup-Auftrags statt, kann die steigende Komplexität zu Fehlern führen Arbeiten auf Commandline Windows Server Backup erfordert vielfach Programmierungen auf Commandline, um annähernd angemessene Sicherungsstrategien umzusetzen. So unterstützt der Windows Backup Wizard keine Wechselmedien, die insbesondere in kleinen Unternehmen standardmäßig für Backups eingesetzt werden. Cloud Readiness Die Cloud Readiness von Unternehmen im deutschsprachigen Raum steigt ununterbrochen an. Ein zukunftsfähiges Datensicherungskonzept schließt daher auch die Cloud ein.

9 08 Auf Backup muss Verlass sein Windows Server Backup ist ein kostenfreies Tool mit sehr begrenztem Funktionsumfang. Aufgrund seiner Einschränkungen wird Windows Server Backup Ihre Kunden früher oder später im Stich lassen - wahrscheinlich, wenn sie es am wenigsten erwarten und gebrauchen können: beim Restore. Halten Sie sich die Anforderungen Ihrer IT-fremden Kunden vor Augen: Nicht, was mit einer Backup Software irgendwie machbar ist, sondern was die Software out-of-the-box als vom Hersteller garantierte Funktion leistet, zählt. Out of the Box Leistungen Deutscher Support direkt vom Hersteller NovaBACKUP Windows Server Backup SERVICES Setup Assistance Einrichtungszertifikat Verschlüsselung für effizienten Schutz gegen Ransomware-Bedrohungen wie Locky Datei-Backup BACKUP & RECOVERY Image Backup mit Wiederherstellung auf fremder Hardware MS SQL Backup im laufenden Betrieb Alle Funktionen über eine zentrale Benutzeroberfläche Volle, differentielle und inkrementelle Sicherung Backup in die Cloud STORAGE Backup auf Tape Automatisches Auswerfen der RDX oder Band Medien nach dem Backup MANAGE- MENT Reporting per Zentrales Management und Monitoring

10 09 Zusammenfassung Freeware wie Windows Server Backup löst keine Probleme, sondern erzeugt Probleme, indem sie Sicherheit vortäuscht. Das betrifft den Unternehmer, der seiner Sorgfaltspflicht nicht nachkommt ebenso wie das Systemhaus, das seine Kunden nicht mit einer professionellen Datensicherung, sondern mit einer versteckten Zeitbombe in den Alltag schickt. Mit dem Einsatz von Freeware nehmen Unternehmen bzw. Systemhäuser erhebliche Haftungsrisiken in Kauf. In unternehmenskritischen Bereichen, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen, eingesetzt, spart Windows Server Backup keine Kosten, sondern erzeugt eine Reihe massiver Folgekosten. Den neuesten Stand der Technik mit Windows Server Backup nur annähernd zu unterstützen, erfordert umfangreiche Anpassungen und Programmierungen häufig auf Commandline. Die rechtliche Anforderung, bei der Datensicherung den neuesten Stand der Technik einzusetzen, erfüllen diese Individualprogrammierungen nicht. Hinzu kommen hoher Administrationsaufwand, aufwendige Rettungsaktionen bei Notfällen und im schlimmsten Fall fünfstellige Strafzahlungen wegen Verstößen gegen den Datenschutz oder die unternehmerische Sorgfaltspflicht. Diese Aufwendungen stehen einer einmaligen Investition in eine professionelle Datensicherungssoftware gegenüber. Aus rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Gesichtspunkten stellt Windows Backup Server daher keine geeignete Alternative zu professioneller Backup und Restore Software dar. Copyright 2016 NovaStor AG. Alle Rechte vorbehalten. NovaStor und das NovaStor Logo sind geschützte Markenzeichen der NovaStor AG. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation. Andere Bezeichnungen können Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen anderer Rechteinhaber sein. Technische Änderungen, Abweichungen der Abbildungen und Irrtümer vorbehalten. NovaStor GmbH Neumann-Reichardt-Str. 2- D Hamburg Tel Fax NovaStor Software AG Poststrasse 18 CH-601 Zug Tel Fax NovaStor Corporation Canwood Street Agoura Hills, CA 9101 USA Tel Fax