Leistungsbeschreibung

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1 BBSR SWD/F Leistungsbeschreibung Forschungsprogramm: Forschungsprojekt: Aktenzeichen: Zukunft Bau Aufbau u. Betrieb v. Messe- u. Veranstaltungsauftritten für die Forschungsinitiative Zukunft Bau a 1. Projektdarstellung Im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit führt das BBSR im Auftrag des BMUB vielfältige Kommunikations- und Informationsmaßnahmen durch. Die Forschungsinitiative Zukunft Bau beteiligt sich in den Jahren 2015 bis 2017 im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit mit eigenen Informationsständen sowie an nationalen wie internationalen Baumessen. - BAUTEC 2016, Berlin ( ) - BAU 2017, München ( ) - ISH 2017, Frankfurt ( ) Die Messen spiegeln aktuelle politische und wirtschaftliche Erfordernisse wider und sind wichtige Leistungsschauen des Bauwesens. Sie dienen als Informationsplattformen für die baubezogenen Forschungsaktivitäten im Geschäftsbereich des BMUB. Insbesondere der Fachöffentlichkeit soll deutlich werden, dass das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit hier als fachlich verantwortliches Ressort die baubezogene Forschung mit Sachverstand und Praxisnähe angeht. Die Durchführung der Messeauftritte liegt im Bundesinteresse. Der Messestand muss repräsentativ erscheinen und professionell organisiert und durchgeführt werden. Was die Gesamtorganisation betrifft, fallen neben der Planung und Bau eines Messestandes Dienstleistungen und Kleinstaufträge (Herstellung einzelner Ausstellungselemente, Messestanddienstleistungen, Grundausstattung Messestand, Vortragsprogramm, Grafikdesign- und Druckkosten) vor, während und nach der Messe an. Der Messeauftritt der Forschungsinitiative Zukunft Bau erfordert eine angemessene Ausstattung des jeweiligen Messestandes mit rd. 120 m² Fläche (die Flächengrößen unterscheiden sich je nach Messe). Das Fachpublikum soll sich auf dem Stand einen Überblick über die Forschungsinitiative und die geförderten Forschungsprojekte verschaffen können. Als Präsentationsmedien sind Projektionen, Plakate und Handzettel vorgesehen. Einzelne Projekte werden auf den Messeständen mittels Demonstratoren und 1:1 Modellen bis zu einer Höhe von 2,50 m vorgestellt. Über die Forschungsarbeiten informieren Broschüren, die auf einem zentralen Ablagetisch ausgelegt werden. Zusätzlich präsentieren Forscher auf einem Forum im Rahmen eines täglich wechselnden Programms ihre Forschungsergebnisse. 2. Aufgabendarstellung Für Messe- bzw. Veranstaltungsauftritte der Forschungsinitiative Zukunft Bau werden Messebaudienstleistungen benötigt. Vorhandenes Standmaterial der Forschungsinitiative Zukunft Bau muss vom bisherigen Veranstaltungspartner abtransportiert und eingelagert werden. Für die Messen Bautec 2016 in Berlin, BAU 2017 in München und ISH 2017 in Frankfurt ist ein Messestand (jeweils angepasst an den vorgegebenen Standflächen) nach dem Grobkonzept des AGs zu planen und aufzubauen und mit Ausstellungselementen (Postern, Großleinwand etc.), die vom AN neu hergestellt werden müssen, zu ergänzen. Der Messestand muss repräsentativ erscheinen und professionell organisiert und durchgeführt werden. Der Auftragnehmer soll die hierzu vom BMUB/BBSR vorgegebenen Inhalte zu einem geeigneten Konzept ausarbeiten und umsetzen. Bestandteil der Leistung sind sowohl der Messebau und dessen Projektmanagement als auch Layout und Druck von Ausstellungsmaterialien (insbesondere Poster) sowie die Lagerung und Logistik von sämtlichen Ausstellungselementen der Forschungsinitiative Zukunft Bau in einem Lager in Berlin. 1

2 Optional sind bis einschl. Dezember 2017 für ca. 15 weitere Veranstaltungsauftritte der Forschungsinitiative Zukunft Bau unterschiedliche Dienstleistungen im kleineren Rahmen erforderlich. (Auf- und Abbau eines kleinen Standes (Broschürentisch Poster), Transport von Broschüren / ggf. Modellen). Diese Leistungen werden nach Bedarf abgerufen. Standbeschreibung (für die Messen Bautec 2016 in Berlin, BAU 2017 in München und ISH 2017 in Frankfurt in jeweils angepasster Form) Der Messestand setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: Boden - Belegung der Fläche mit einem Teppichboden in Anthrazit Abstellraum - Bau eines Abstellraums entsprechend der Standfläche (siehe Standplan) mit schließbarer Tür (inkl. Schließzylinder und 2 Schlüsseln). Die Wände werden anthrazitfarben gestrichen. - Ausstattung: Garderobe für 10 Personen, Regalsystem 4 x 2m, Kühlschrank, (Besprechungsausstattung in Abstimmung mit dem AG: ein kleiner Besprechungstisch mit drei Stühlen die nach Bedarf auf die Standfläche gestellt werden können) Broschürentisch (vorhanden) -Tisch aufstellen (besteht aus 2 gleichen Teilen) -Gesamtgröße: b/l/h 1,50m / 2,80m / 1,13m, 3 Barhocker (weiße Sitzfläche) zur Verfügung stellen Modelle des AGs - Ausstellung der Architekturmodelle aus dem Netzwerk Effizienzhaus Plus - Die Auswahl der vorhandenen Modelle ist mit dem AG abzustimmen. Exponate von Forschungsvorhaben Die Demonstratoren werden von Forschern im Auftrag des AG hergestellt und geliefert. Vom AN ist der Kontakt zu diesen Forschern herzustellen, die Koordination der Anlieferungen etc. vorzunehmen, sowie den Stand entsprechend der Anforderungen der Exponate einzurichten. Entsprechende Standvorbereitungen (Aufhängungen, Bodenverankerungen, Stromanschlüsse etc.) sind vom AN ggfs. zu berücksichtigen. Die Exponate werden von den Forschern geliefert und entweder von den Forschern selber oder in Absprache mit dem Auftragnehmer aufgestellt. Die Kosten für die Exponate inkl. Transport etc. sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Monitorwand, constructiv CLIC System - Aufstellung der Monitorwand constructiv CLIC System mit vier Bildschirmen. Das System der Monitorwand ist vorhanden und Teil der Ausstellungselemente der Forschungsinitiative Zukunft Bau. Vom AN müssen für den Messeauftritt vier Monitore mit integriertem Betriebssystem zur Verfügung gestellt werden. Auf jedem Bildschirm wird jeweils in einer Powerpoint-Slideshow ein Programmschwerpunkt der Forschungsinitiative detailliert dargestellt. Die Dateien übergibt der AG dem AN. Zur Kennzeichnung der Präsentationsinhalte sind ggf. einzelne Felder der Monitorwand neu nach Vorgabe des AGs (in der Regel mit einem Logo) zu bedrucken. Plakate / Posterfahnen (teilweise vorhanden), Großleinwand, Namensschilder - Layout, Druck sowie Anbringung von bis zu insgesamt 15 Plakaten (Größe 0,90m b und 2,50m h) im vorhandenen Ausstellungssystem OctaQuick nach Abstimmung mit dem AG. - Poster - Präsentation BMUB mit einer Großleinwand (Bild Ministerin) - Poster - Präsentation Darstellung der Arbeiten der Forschungsinitiative Zukunft Bau - Namensschilder (ca. 10 Stück pro Messeauftritt für Standbesetzung) - ggf. Flyer Lichtbanner - Lichttechnik - Abhängung an Deckenhallen, Anbringen für Lichttechnik und Werbebanner - Lichttechnik für eine ausreichende Ausleuchtung des Messestands 2

3 - 4 Banner in Form eines vierseitigen Rahmens, die Abmessungen sind abhängig von der Standgröße weiß, allseitig bedruckt mit den Logos des Ausstellers - Aufhanghöhe OK Boden bis UK Banner bis zu 3,50m Strom - Bereitstellung von Stromversorgung für Licht und gesonderte Anschlüsse für ein oder mehrere Exponate (Der Stromanschluss wird durch den AG angemeldet.) Logos - Herstellen in Farbe und Anbringen der Logos des BMUB, des BBSR und der Forschungsinitiative an 2 Seiten der Abstellkammer. Das Banner wird auch mit diesen Logos versehen. Ein beispielhafter Standplan des Messestandes auf der Bau 2015 in München ist exemplarisch zur Veranschaulichung als Anlage dieser Leistungsbeschreibung beigefügt. Der Messestand für die kommenden Messeauftritte wird vergleichbar gestaltet sein. 2.1 Arbeitsschritte, methodische Vorgehensweise Grundsätzlich gehören folgende Aufgaben zum Leistungsspektrum des Auftragnehmers: Arbeitspaket 1 Zugriff auf Dienstleistungen des bisherigen Veranstaltungspartners, Abholung und Einlagerung von Ausstellungselementen / Standmaterial: Eine Grundausstattung von Ausstellungselementen und Standmaterial ist bereits vorhanden und muss mit übernommen, abgeholt und gelagert werden. Im Rahmen von vorangegangenen Aufträgen wurden die im Folgenden angeführten Ausstellungselemente erstellt und in das Lager eines bisherigen Veranstaltungspartnern extern eingelagert, da weder im Ministerium noch im BBSR solche Kapazitäten vorhanden sind. Ein Bestandteil der zu erbringenden Leistungen ist daher der einmalige Abtransport sämtlicher Ausstellungselemente / - material aus dem Lager des bisherigen Veranstaltungspartners in Berlin und die Einlagerung in ein zur Verfügung zu stellendes Lager in Berlin in der Nähe von BMUB und BBR, um kurzfristige Aufträge erledigen zu können. Des Weiteren muss das Lager im Winter beheizt sein. Langfristig ist von einer Lagerfläche von m² auszugehen. Insgesamt sind auch weitere Funktionsbereiche der Lagerlogistik zu beachten wie: - Innerbetrieblicher und außerbetrieblicher Transport - Lagermiete/ -haltung und Bestandsmanagement Folgende Ausstellungselemente sind abzuholen und einzulagern: 1. Architekturmodelle - Effizienzhäuser Plus : Projekt Maßstab Maße 1 Effizienzhaus Plus, EFH - Wohnhaus in Leonberg 1:50 ca. 53/50/40 cm 2 3 Effizienzhäuser Plus MFH im Altbau, Neu-Ulm Pfuhler Straße 4 8 Effizienzhäuser Plus MFH im Altbau, Neu-Ulm Pfuhler Straße :50 ca.110/35/45cm 1:50 ca.110/35/45cm 4* Effizienzhäuser Plus MFH im Altbau, Neu-Ulm 1:500 ca. 60/30/30 cm 5 Aktiv Stadthaus in Frankfurt am Main 1:50 ca. 87/39/77 cm 6 Effizienzhaus Plus MFH, Nassauische Heimstätte Frankfurt Riedberg 4* ist im Effizienzhaus Plus in Berlin, Fasanenstraße untergebracht. 1:50 ca. 60/60/60 cm 3

4 2. Diverse weitere Modelle: - Modell des Effizienzhaus Plus in Berlin (1:50) - Bauteilmodelle: Wandaufbau, Fußbodenheizung, Fenstermodell, Holzstegträger, Sto Dünnschicht PV-Modul (Neu), NIMBUS LED-Leuchte Außen, LED Leuchte Innen, + Netzteil (NEU) - Beachflag, 2 Banner - Photo-Bioreaktor Fassadenelement Prototyp - Photovoltaik Modul (Prototyp Fassadenelemente - wandhohes Exponat) - Broschürenaltare - 2 x x x mm (mit Räder und Tür) und 2 x x x mm (ohne Räder und ohne Tür) - Ausstellungssysteme: OctaQuick inkl. diverser Posterfahnen und Monitorwand, constructiv CLIC System (ohne Monitore) - Diverse Broschüren und Prints - Diverse Give Aways (Schokoladen, Traubenzucker etc.) Arbeitspaket 2 Gesamtorganisation / Projektmanagement und Bau von Messeständen für die Bautec 2016 in Berlin, BAU 2017 in München und ISH 2017 in Frankfurt einschl. Grafikleistungen: a. Planung, Organisation und Projektmanagement: - Projektmanagement und Planungsvorbereitung: Für die Messen Bautec 2016 in Berlin, BAU 2017 in München und die ISH 2017 in Frankfurt ist ein Messestand (jeweils angepasst an den vorgegebenen Standflächen) nach dem Grobkonzept des AGs zu planen und aufzubauen. Ein beispielhafter Standplan des Messestandes auf der Bau 2015 in München ist exemplarisch zur Veranschaulichung als Anlage dieser Leistungsbeschreibung beigefügt. Der Messestand für die kommenden Messeauftritte wird vergleichbar gestaltet sein. Abstimmung mit dem Auftraggeber über Standgestaltung. Die Anmeldung und Kosten für Strom, Standwache und Standreinigung sowie die Anmeldung bei der Messegesellschaften und die Begleichung des Auma-Beiträge sind nicht Bestandteil dieser Ausschreibung und werden vom AG übernommen. - Bereitstellung eines kompetenten Projektmanagements als ständige Ansprechstelle für den Auftraggeber und beteiligte Stellen - Technische, logistische, organisatorische und technische Steuerung der jeweiligen Einzelmaßnahme und aller Durchführungsaufgaben - Standübergabe durch das Projektmanagement - Erstellung der Übersichts- und Ausführungspläne für den Messestand - Die Standbesetzung während der Messen (Hostessen etc.) ist nicht Bestandteil der Leistungen und wird vom AG übernommen. b. Grafik- und Druckleistungen: Für den Messestand sind ggf. Banner, Poster, Klebefolien, Beschriftung von Modellen mit Logos etc. zu layouten, drucken und anzubringen. Sämtliche Grafiken, Poster, Banner etc. müssen schnell und flexibel, je nach Anforderungen, austauschbar sein. Die Grafik- und Druckleistungen sind Bestandteil des Angebots. Für den AG sind für die Standbetreuung Namensschilder (ca.10 Stück pro Messeauftritt) zu erstellen. Die wesentlichen Grafik- und Druckleistungen fallen für die Bautec 2016 in Berlin an, für die die Poster an die Gestaltungsrichtlinien des BMUB angepasst werden müssen. Bei der BAU 2017 in München und der ISH 2015 in Frankfurt und bei weiteren Veranstaltungen wird auf die dann vorhandene Grundausrüstung an Postern etc. zurückgegriffen. Ggf. ist ein Poster im Einzelfall neuzugestalten. Hinweis: Die Gestaltung und Herstellung von Printmedien erfolgt unter Beachtung des jeweils aktuellen Corporate-Design-Manual des BMUB bzw. BBSR. Der Gestaltungsentwurf ist zunächst an den AG zu übermitteln und mit ihm abzustimmen. Der AG übermittelt seine Änderungswünsche an den AN zur weiteren Bearbeitung und ggf. weiteren Abstimmung. Vor Erstellung der Druckdaten muss die endgültige Freigabe des Layouts durch den AG vorliegen. 4

5 Rechte: Alle Rechte an dem erstellten Layout und ggfls. an den erstellenden Texten / Grafiken sind dem AG exklusiv zu übertragen. c. Auf- und Abbau, Lagerarbeiten, Transport, Zwischenlagerung und Versicherung: - Lagerarbeiten vor der Veranstaltung: Bereitstellen und Verladen des Standmaterials; Verbrauchs- und Abdeckmaterial - Montage: Fahrt des Montageteams / Transport des Standmaterials zum Veranstaltungsort und zurück, Entladung des Standmaterials, Aufbau des Standes gemäß Standbeschreibung, Zwischenlagerung des Verpackungsmaterials, Koordination der angelieferten Exponate, ggf. Lieferungen, Einrichtung der gesamten Technik - Demontage: Fahrt des Montageteams zum Veranstaltungsort und zurück, Abbau des Standes, Verladen des Standmaterials - Lagerarbeiten nach Ende der Veranstaltung: Einlagern des Standmaterials, Rücklaufkontrolle auf Vollständigkeit und Schäden, ggf. Aussondern von schadhaften Teilen - Broschüren Transport von Berlin (Lager) bzw. Bonn (BBSR) zum Veranstaltungsort und zurück - Versicherung: Transportversicherung, Standversicherung - Der Auftragnehmer gewährleistet den fachtechnischen Aufbau und übernimmt die Verantwortung für das gesamte Standbauvorhaben. Optionale Leistungen (Arbeitspaket 3 ) Transport, Auf- und Abbau eines kleinen Standes, Lieferung von Broschüren / Give-Aways - Nach Bedarf werden optional für ca. 15 weitere Veranstaltungen (z.b. Tag der offenen Tür der Bundesregierung in Berlin, Netzwerktreffen der Effizienzhäuser Plus (noch nicht festgelegter Ort in Deutschland), Besuch der Ministerin der Effizienzhäuser Plus in Neu-Ulm etc.) bis Ende 2017 Standaufbauleistungen und dessen Management inkl. Anpassungen von Ausstellungselementen sowie Bereitstellung von Broschüren / Give-Aways anfallen, die nach Bedarf beauftragt werden. In der Regel handelt es sich um die Aufstellung von Posterfahnen (ca.2-10) und einer oder zwei Broschürentische sowie Bereitstellung von Broschüren und Give-Aways (inkl. Transport etc.). - Hierfür und für mögliche ad-hoc Aufträge vor Ort bei den Messen unter Arbeitspaket 2 sind Stundensätze / Pauschalen für die Projektleitung, Grafiker, Messebauer sowie Transport im Angebot mit anzugeben, die nach Bedarf beauftragt werden. 5