Einsatzbereiche Volunteers Special Olympics Winterspiele 2020

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1 Einsatzbereiche Volunteers Special Olympics Winterspiele Kärnten. Villach Stand: , Vers-003 Begeisterung erleben... mithelfen Freude teilen... mitfiebern... Freundschaften knüpfen... Erfolge miterleben... hautnah dabei sein... Erfahrungen sammeln... Momente wirken lassen... Herzlichkeit spüren... Ehrlichkeit erfahren... Begegnungen zwischen Mensch mit und ohne Behinderung erleben Das und vieles mehr erwartet dich bei den Special Olympics Winterspielen 2020! Schon das Zusehen bei den Winterspielen ist ein besonderes Erlebnis, doch das "Mittendrin" sein und - frei nach unserem Motto - "gemeinsam er:leben" ist eine ganz besondere, außergewöhnliche und schöne Erfahrung, die besonders prägt und nachhaltig in Erinnerung bleibt. Wir laden dich ein, mittendrin statt nur dabei zu sein und freuen uns sehr, wenn du uns bei der Abwicklung der Winterspiele hilfst. Es gibt viele Bereiche, wo du uns unterstützen kannst: In folgenden Bereich kannst du dich engagieren und mithelfen: 1. Akkreditierung 2. Aufbau & Branding 3. Back Office & Administration 4. Delegation Service 5. Ehrengäste 6. Eröffnung, Schlussfeier, Torch Run 7. Infostand/Infopoint 8. Medizinische Versorgung 9. Medien - Marketing - Moderation 10. Rahmenprogramm 11. Sicherheit 12. Siegerehrungen 13. Schulprogramm 14. Sportbewerbe (10 Sportarten) 15. Transport & Fahrer 16. Verpflegung 17. Volunteer-Koordination 18. Vor-Aktivitäten 19. Zeitnehmung / Ergebniserfassung / Sport-Telematik 20. Allround ( ZBV zur besonderen Verfügung ) Wo und Wie kannst du dich als Volunteer bewerben? Auf unsere Website findest du Informationen und auch das Anmeldeformular. Nach deiner Anmeldung wirst du von uns in regelmäßigen Abständen auf dem Laufenden gehalten. Zeitgerecht gibt es dann auch die Infos zu deinem Einsatz. Was bekommst du als Volunteer? Volunteers-Einkleidung, Verpflegung während deiner Einsatzzeit, Versicherungsschutz während deiner Einsatzzeit, Erinnerungsurkunde, Praktikumsbestätigung (wenn erforderlich) und die Lebens-Chance, bei einem ganz besonderen und emotionalen Event mit unvergesslichen Momenten dabei zu sein. Wir bitten um Verständnis, dass für die Volunteerstätigkeit keine monetäre Vergütung möglich ist. Auch für die Anreise und Unterkunft ist bitte selbst zu sorgen wir helfen aber sehr gerne bei der Suche nach einer Unterkunft! Was immer du zum Thema Volunteers wissen willst - wir sind gerne für dich da! volunteers@herzschlag-kaernten.at Mobil:

2 Ein paar Infos vorab Das Mindestalter beträgt 15 Jahre (bis zur Volljährigkeit ist eine Einverständniserklärung durch die Erziehungsberechtigten erforderlich) eine Altersgrenze nach oben gibt es nicht!;-) Einsatzzeit: Aus organisatorischen Gründen idealerweise zumindest 4-5 Tage. Einige Volunteers werden wir bereits in den Tagen vor dem Beginn der Spiele für die Vorbereitungen benötigen. Bei den Kurzbeschreibungen haben wir bereits erste RICHTWERTE für die Einsatzzeiten hinzugefügt (Änderungen vorbehalten!) die genauen Einsatzzeiten bzw. die Einteilung der Volunteers werden rechtzeitig vor den Winterspielen bekannt gegeben und abgestimmt. Schulungen & Infos: Damit du einen Einblick in die Winterspiele und deinen Aufgabenbereich bekommst, wird es im Vorfeld Schulungen, Infos und Unterlagen geben. Die Termine werden zeitgerecht bekannt gegeben. Kommunikation: Wir werden dich regelmäßig über die Winterspiele via informieren, sodass du auf dem Laufenden bleibst. Kontakt Verein Special Olympics Herzschlag Kärnten MMag. Birgit Morelli, Geschäftsführerin Mobil: Home: Vereinssitz: Morogasse 20/1, 9020 Klagenfurt am Wörthersee Büro: Siebenhügelstraße 107/A, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, (im Sportpark Klagenfurt / West, EG), DANKE für deinen Herzschlag! DANKE für deine Zeit! Freuen wir uns gemeinsam auf ein ganz besonderes Sportereignis! 2

3 1) Akkreditierung Alle Sportler & Trainer werden bei den Winterspielen offiziell registriert. Bei der Akkreditierung vor Ort (Mi & Do ) erfolgt dann der erste persönliche Kontakt mit den Delegationen, bei dem sie alle relevanten Informationen und Unterlagen bekommen. Aufgabenbereich: Hier freuen wir uns über deine Unterstützung bei der Vorbereitung und Abwicklung der Akkreditierung. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Im Jänner Vorbereiten aller Unterlagen (vorauss. 2 Tage), Di Vorbereitung des Akkreditierungssaales, Mi & Do Akkreditierung. Ideal wäre es, wenn die Volunteers der Akkreditierung auch am Freitag bei der Eröffnung und von Samstag bis Montag bei den Siegerehrungen helfen können. 2) Aufbauten & Branding (z.b. Werbemittelplatzierung / Auf- und Abbau / Dekoration ) Du bist gerne körperlich ein wenig aktiv und bereit, auch anzupacken, wenn es sein muss? Dann bist du in diesem Bereich richtig! Aufgabenbereich: Hier geht es u.a. um Auf- und Abbautätigkeiten bei den Bewerben, offiziellen Feiern und diversen Veranstaltungen; Auf- und Abbau von Werbemitteln, Beschilderungen; Logistik; Lagerverwaltung... Voraussichtliche Einsatzzeiten: Mo bis Di die genauen Zeiten & Bereiche werden zeitgerecht kommuniziert und abgestimmt. 3) Back Office & Administration Eine Veranstaltung dieser Dimension erfordert eine funktionierende Kommunikation und Information zwischen allen Beteiligten. Bürotätigkeiten, Arbeiten am PC, Aufbereiten von Texten, Infos und Hinweisschildern,, Korrespondenz und aktive Kommunikation stehen hier im Mittelpunkt. Voraussichtliche Einsatzzeiten: ab Mo bis Di die genauen Zeiten & Bereiche werden zeitgerecht kommuniziert. 4) Delegation Service Bei den Winterspielen erwarten wir auch mehrere Delegationen aus dem Ausland, die in Kärnten dabei sind. Aufgabengebiet & Zeitraum: Begleitung der Delegationen von der Anreise (Mi 22.1./ Do ) bis zur Abreise (Di 28.1.). Du bis das Bindeglied und Sprachrohr zwischen der Delegation und den jeweiligen Ansprechpartnern der Spiele (Sport, Siegerehrungen, ). Anforderung: Fremdsprachenkenntnisse (Englisch fließend, jeweilige Muttersprache der Nation wünschenswert). Die Nationen werden im Laufe des Jahres 2019 bekannt gegeben. 5) Ehrengäste Bei den Winterspielen erwarten wir einen kleinen Kreis von Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens aus den unterschiedlichsten Bereichen wie Sport, Wirtschaft, Soziales, Kultur, Medien... Aufgabenbereich: Betreuen, Begleiten und Informieren dieser Gäste, Fahrertätigkeiten (Führerschein B von Vorteil!) Voraussichtliche Einsatzzeiten: Do Di

4 6) Eröffnung / Schlussfeier / Torch Run Ein ganz besonderes Highlight ist die Eröffnungsfeier (Fr ), die Schlussfeier (Mo ), sowie der Torch Run (Fackellauf, ebenfalls am Fr ) Aufgaben Eröffnung: Vorbereitung der Feier, Besucherbetreuung, Eingangskontrollen, Auf- und Abbau, Bühnenprogramm, Parkplatzeinweiser, Platzeinweisen, Einmarsch der Delegationen, Backstage Betreuung, Programmabwicklung, Besucherservice, Nachbereitung. Aufgaben Schlussfeier & Torch Run: Vorbereitung, Aufbau, Programmabwicklung, Besucherservice, u.ä. Hinweis: Idealerweise werden einige Volunteers dieses Bereiches auch für den Bereich Akkreditierung (Mi & Do 23.1.) sowie Siegerehrungen (Sa bis Mo 27.1.) eingesetzt. 7) Infopoints Der Infostand ist sozusagen das Hirn für Athleten, Begleiter, Besucher, Aufgabenbereich: Bei den Infopoints gibt es alle Auskünfte, Infos und Unterlagen von A bis Z, die hilfreich, interessant und relevant sind. Weiters werden dort auch Getränkeflaschen für Sportler, Trainer und Volunteers ausgegeben. Du stehst für alle Fragen und Anliegen seitens der AthletInnen, Begleiter und Besucher zur Verfügung. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Do Mo (mehrere Standorte) 8) Medizinische Versorgung Bei den Sportbewerben sowie bei den offiziellen Feiern muss auch die medizinische Versorgung vor Ort gewährleistet sein hier werden wir auch mit dem Rettungsdienst zusammenarbeiten. Aufgabenbereich: Wenn du Arzt oder Sanitäter bist, freuen wir uns über deine fachliche Unterstützung in Zusammenarbeit mit dem Rettungsdienst. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Fr Mo ) Medien Marketing - Moderation Wir wollen die ganze Welt über die Winterspiele informieren - und das über Medien und die diversen Social Media Kanäle. Wir suchen: kommunikative Menschen, Texter & Redakteure, (Hobby)fotografen und -filmer, Facebook-Insider, Reporter, Website-Betreuer, und Moderatoren ( ), die diese Botschaft mit uns leben und erlebbar machen. Aufgabenbereich: Texte verfassen (für Presse, Website, Social Media), Fotografieren, Videos drehen, Interviews führen Voraussichtliche Einsatzzeiten: Mi bis Di ) Rahmenprogramm Für Familienangehörige, Besucher und Athleten, die hin und wieder sportfreie Zeiten haben, soll ein kleines Rahmenprogramm angeboten werden wie z.b. Infos über Ausflugsziele oder Koordination von speziellen Aktivitäten. Hier liegen die Schwerpunkte im Organisieren, Koordinieren und Kommunizieren. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Do Mo

5 11) Sicherheit / Ordnerdienste Eine Veranstaltung dieser Dimension erfordert entsprechende Sicherheitsvorkehrungen und - maßnahmen. Auch hier freuen wir uns auf Unterstützung, damit wir alle vorgeschriebene Sicherheitsmaßnahmen und -vorkehrungen entsprechend umsetzen und einhalten und so allen Teilnehmern und Besuchern einen reibungslosen Ablauf bieten können. Voraussichtliche Einsatzzeiten: insbesondere Eröffnungsfeier (Fr & Schlussfeier am Mo ) 12) Siegerehrungen Die Siegerehrungen sind ein ganz wichtiger und bedeutender Bestandteil der Special Olympics Winterspiele und ein ganz besonderes Ereignis für die Sportlerinnen und Sportler Alle Siegerehrungen haben einen von Special Olympics vorgegeben Ablauf. Emotionaler Faktor: 100%. Aufgabenbereich: Vorbereitung und Durchführung der Siegerehrungen. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Sa bis Mo es gibt mehrere Siegerehrungs- Locations in Villach. 13) Schulprogramme Es ist uns ein großes Anliegen, auch die junge Generation in die Winterspiele einzubinden. Daher entwickeln wir für und mit Schulen verschiedene Projekte, bei denen wir auf deine Unterstützung bei der Vorbereitung, Abwicklung und Betreuung zählen. Aufgabenbereich: Im Vorfeld: Vorstellen der Winterspiele in den Schulen, präsentieren, Fragen beantworten Bei den Spielen selbst: Ansprechpartner für Schulklassen, die die Spiele besuchen Voraussichtliche Einsatzzeiten: insbesondere ab dem Jahr 2019 (stunden- bzw. tageweise) / bei den Spielen (insbesondere Fr und Mo ) 14) Sportbewerbe Bei den Winterspielen werden insgesamt 9 offizielle Sportarten sowie ein Demonstrationsbewerb (MATP, Tanzen) durchgeführt. Insgesamt erwarten wir rund 1000 SportlerInnen und deren BegleiterInnen/ TrainerInnen. Aufgabenbereich: Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Sportbewerbe (Auf- und Abbau, Streckenposten, Wertungsrichter, Zeitnehmung/Ergebniserfassung,.). Du arbeitest hier im Team der Sportvereine, die die Sportbewerbe durchführen. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Do bis Di (je nach Bedarf werden für den Auf und Abbau bereits in den Tagen davor bzw. danach Volunteers gesucht). 15) Transport & Fahrer "Alle Wege führen zu den Winterspielen". Egal ob per Auto, Zug, Bus, Flugzeug - einige unserer Teilnehmer und Gäste müssen von uns befördert werden (also zwischen Hotel Sportstätte bzw. Veranstaltungsorte) und Vieles (Equipment, Werbemittel, ) wird von A nach B transportiert. Aufgabenbereich: Wir freuen uns auf deine Unterstützung als Fahrer für Shuttle- bzw. Transportdienste bzw. Busbegleiter. Voraussichtliche Einsatzzeiten: Mi Di

6 16) Verpflegung Die Sportler und deren Trainer/Begleiter sowie die Volunteers werden an jedem Einsatztag von uns an den verschiedenen Sportstätten verpflegt. Aufgabenbereich: Unterstützung der Cateringteams, Vorbereitung & Ausgabe von Getränke, Speisen, Verpflegungsbereich sauber halten, Voraussichtliche Einsatzzeiten: Aufbau und Vorbereitung am Di & Mi , Einsatzzeit von Do bis Mo 27.1., Di Abbau. 17) Volunteer-Koordination Ein wichtiger Bestandteil bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung sind Volunteers sprich Menschen, die sich unentgeltlich in den Dienst der guten Sache stellen und mit viel Herzblut und Begeisterung dabei sind. Für die Winterspiele werden rund 650 Helferinnen und Helfer benötigt und diese müssen auch entsprechend administriert, koordiniert und betreut werden. Aufgabenbereich: Vorbereitung und Durchführung der Akkreditierung der Volunteers, Korrespondenz, Voraussichtliche Einsatzzeiten: stunden- bzw. tageweise im Dez und Jänner 2020 (Vorbereitung der Akkreditierung) / Akkreditierung der Volunteers ab / Betreuung während der Spiele 18) Vor-Aktivitäten Wir wollen bereits im Vorfeld auf die Sommerspiele und das Thema aufmerksam machen und planen verschiedene Aktionen (kleine Veranstaltungen, Teilnahme an Wettkämpfen, PR-Aktionen, ) und dafür brauchen wir auch helfende Hände, die uns bei der Organisation und Abwicklung helfen. Voraussichtliche Einsatzzeiten: ab dem Jahr 2018 wird es immer wieder Veranstaltungen und Aktionen geben (stundenweise / tageweise) 19) Zeitnehmung Ergebniserfassung Sporttelematik Für eine ordnungsgemäße Abwicklung alle Sportbewerbe ist eine funktionierende Zeitnehmung- bzw. Ergebniserfassung sowie eine entsprechende Datenübertragung das Um und Auf. Voraussichtliche Einsatzzeiten: ab Do bis Mo ) Allround ( ZBV zur besonderen Verfügung ) Du willst dich auf keinen Bereich festlegen sondern einfach dort anpacken, wo gerade dringend Hilfe gebraucht wird. Dann bis du der perfekte Allrounder und unsere Feuerwehr, wenn es irgendwo brennt, wo immer es passt und erforderlich ist. Aufgabenbereich: Dort einspringen, wo gerade Hilfe benötigt wird Voraussichtliche Einsatzzeiten: Mi bis Di Bitte nochmals der Hinweis: Die voraussichtlichen Einsatzzeiten sind RICHTWERTE! Änderungen vorbehalten. Stand: , Morelli Änderungen/Ergänzungen, Satz- und Druckfehler vorbehalten! 6