MITTEILUNG ÜBER EIN AUSWAHLVERFAHREN ZUR BILDUNG EINER RESERVELISTE. VEXT/18/316/AST 3/Verwaltungsassistent Bewerbungsfrist

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1 MITTEILUNG ÜBER EIN AUSWAHLVERFAHREN ZUR BILDUNG EINER RESERVELISTE Stellenbezeichnung Verwaltungsassistent (m/w) Funktionsgruppe/Besoldungsgruppe AST 3 Vertragsart Bediensteter auf Zeit Referenznummer VEXT/18/316/AST 3/Verwaltungsassistent Bewerbungsfrist , Uhr Ortszeit Alicante (MEZ) Dienstort Alicante, SPANIEN Die Reserveliste (RL) ist gültig bis zum Anzahl der Bewerber auf der RL 30 Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) führt ein Auswahlverfahren durch, das der Aufstellung einer Reserveliste mit den erfolgreichen Bewerbern dient. Zahl der gesuchten erfolgreichen Bewerber: Allgemeine administrative Unterstützung: 14 Personalwesen: 10 Kommunikation: 6 Diese Mitteilung bezieht sich auf drei Bereiche. Sie können sich nur für einen Bereich bewerben. Bei Ihrer Online-Bewerbung müssen Sie den gewählten Bereich angeben. Anmerkung: Sie sollten in Ihrem Lebenslauf deutlich den Bereich hervorheben, in dem Sie Ihre Berufserfahrung gewonnen haben. 1. AUFGABEN Verwaltungsassistenten kommt bei der internen Verwaltung des EUIPO eine zentrale Rolle zu, vor allem in der Personalabteilung, in Haushalts- und Finanzfragen und bei der Kommunikation. Von den erfolgreichen Bewerbern wird erwartet, dass sie in folgenden Bereichen der Dienststellen des Amtes administrative Aufgaben übernehmen, die gelegentlich ein gewisses Maß an Autonomie erfordern: Allgemeine administrative Unterstützung, z. B.: Allgemeine administrative Unterstützung des Leiters und/oder der Mitarbeiter der betreffenden Abteilung/Dienststelle, darunter je nach Bedarf Verwaltung von

2 Tagesordnungen und Kalendarien, und Sicherstellung, dass alle Mitglieder voll über die Aktivitäten, Sitzungen und Termine im Bilde sind; Unterstützung und Hilfestellung für das Team sowie gegebenenfalls Koordinierung der Aktivitäten; administrative sowie logistische Unterstützung bei der Organisation von Konferenzen, Veranstaltungen/Projekten und Sitzungen, gegebenenfalls auch solcher von sensibler und vertraulicher Natur; Hilfe bei der Organisation von Schulungen auf dem Gebiet des geistigen Eigentums und in anderen Bereichen sowie beim Wissensmanagement; Erstellung von Sitzungs- und Vortragsprotokollen; Verfassen von Mitteilungen, Bearbeitung und Formatierung elektronischer Dokumente, darunter auch Überarbeitung von Texten und Online-Tools; Unterstützung bei der Organisation von Geschäftsreisen und der Bearbeitung von Erstattungsanträgen; Organisation und Pflege eines stets aktuellen und effizienten Ablagesystems (für elektronische und gedruckte Dokumente); Bearbeitung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs sowie Beantwortung von Anrufen; Unterstützung bei der Einhaltung aller Qualitätsvorschriften und Datenschutzbestimmungen; Aufzeigen von Bereichen, in denen die gegenwärtigen Verwaltungsabläufe verbessert werden können, Beteiligung an internen Netzwerken und Qualitätssicherungsprogrammen zur Verbesserung der allgemeinen Leistungserbringung. Personalverwaltung, z. B.: Wahrnehmung administrativer Aufgaben in Verbindung mit den Arbeitsbeziehungen zwischen dem EUIPO und seinem Personal; Wahrnehmung administrativer Aufgaben in Verbindung mit den von Mitarbeitern erworbenen Ansprüchen, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen; Bearbeitung und Bestätigung von Zahlungen und Rückerstattungen; Unterstützung in Bezug auf Leistungsmanagement und Fortbildung der Mitarbeiter; Organisation externer Auswahlverfahren, interner Stellenbesetzungen sowie von Vorstellungsgesprächen und Einstellungen; administrative Unterstützung im Bereich der Personalpolitik (Erstellung von Briefing- Unterlagen, Umsetzung der Abläufe/Dienstleistungen im Personalwesen, Verfassen von Dokumenten); Erarbeitung von Personalstatistiken/Personalberichten. Kommunikation: Unterstützung der Aktivitäten im Rahmen der Kommunikationsstrategie des Amtes, insbesondere in Bereichen wie: Beziehungen zur Presse und zu Kommunikationsagenturen; Erstellung von Inhalten (Themen und Präsentation) für Online- und gedrucktes Kommunikationsmaterial; Verfassen von Artikeln, Mitteilungen/Berichten über kommunikationsrelevante Angelegenheiten; Organisation von Veranstaltungen/Sitzungen des Amtes;

3 Mitwirkung an inhaltlichen und konzeptionellen Lösungen für die Website und das Intranet des Amtes; Erarbeitung von Inhalten für Social-Media-Kanäle und Pflege der Social-Media- und Online- Kommunikations-Plattformen; Unterstützung audiovisueller Aktivitäten, etwa von Video-, Audio- und/oder Fotoaufnahmen und Webcast-Aufzeichnungen. Für alle Bediensteten geltende Aufgaben: Aktive Mitarbeit an der Verwirklichung der Ziele des EUIPO entsprechend dem Strategieplan; Wahrnehmung sonstiger vom Vorgesetzten nach Bedarf zugewiesener arbeitsbezogener Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 2. ZULASSUNGSKRITERIEN Voraussetzung für die Teilnahme an diesem Auswahlverfahren ist, dass die Bewerber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist alle nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllen. Allgemeine Bedingungen 1 Sie müssen die Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Union besitzen. Sie müssen im Besitz der staatsbürgerlichen Rechte sein. Sie müssen den Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein. Sie müssen den für die Ausübung der Aufgaben erforderlichen sittlichen Anforderungen genügen. Sie müssen die körperliche Eignung für die Ausübung der Aufgaben besitzen. Ausbildung Bewerber müssen über einen durch ein Abschlusszeugnis bescheinigten postsekundären Bildungsabschluss ODER einen durch ein Abschlusszeugnis bescheinigten Sekundarschulabschluss, der Zugang zur postsekundären Bildung ermöglicht, und mindestens drei Jahre einschlägige Berufserfahrung verfügen. Berufserfahrung 2 Die Bewerber müssen Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren in Vollzeit im Rahmen einer Tätigkeit erworben haben, die mit den in einem der aufgeführten Bereiche unter 1 Siehe Artikel 12 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union. 2 Es wird die Berufserfahrung berücksichtigt, die nach Erlangung des für den Zugang zur Funktionsgruppe erforderlichen Abschlusszeugnisses erworben wurde. Im Falle eines Sekundarschulabschlusses muss die Berufserfahrung mindestens 6 Jahre betragen.

4 Aufgaben beschriebenen Tätigkeiten in Zusammenhang steht und der Ebene des jeweiligen Aufgabenbereichs entspricht. Sprachkenntnisse Gründliche Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Niveau C1) Sprache 1 Gute Kenntnisse einer der Amtssprachen der EU (mindestens Niveau B2) Sprache 2 3 Die angegebenen Niveaus beziehen sich auf den Gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen. Computerkenntnisse Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Computern sind obligatorisch. Die Bewerber müssen über umfassende Berufserfahrung mit Anwendungsprogrammen wie dem MS-Office-Paket oder Ähnlichem (im Wesentlichen Excel, Word, PowerPoint, Outlook) sowie mit Datenbanken und Internetrecherchen verfügen. 3. AUSWAHLKRITERIEN Die qualifiziertesten Bewerber für das Vorstellungsgespräch und die Prüfungen werden ebenso wie die erfolgreichen Bewerber, die entsprechend den Ergebnissen des Vorstellungsgesprächs und der Prüfungen in die Reserveliste aufgenommen werden sollen, anhand der folgenden Kriterien ausgewählt: Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld, vorzugsweise in einem Organ oder einer Einrichtung der EU oder in einer Europäischen Agentur; spezifische Berufserfahrung in einem der folgenden Bereiche: Administrative Unterstützung; Personalwesen; Kommunikation. Grundkenntnisse über den Rechtsrahmen des Amtes: Statut der Beamten der Europäischen Union und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union und/oder Haushaltsordnung; Für den Bereich Personalwesen gilt Folgendes als Vorteil: o Zusätzliche Studiengänge, Abschlusszeugnisse, berufliche Qualifikationen oder Ausbildungen zum Thema Personalwesen (etwa zu Ansprüchen); o Abschluss im Fachbereich Sozialarbeit. Für den Bereich Kommunikation gilt Folgendes als Vorteil: Kenntnisse und/oder praktische Erfahrungen mit Computeranwendungen wie Adobe CC 2017 (InDesign, Illustrator, AfterEffects, Première), Dreamweaver, Adobe Acrobat Professional, Joomla, Drupal und Liferay; gute Kenntnisse einer weiteren vom Amt benutzten Sprache (Deutsch, Französisch, Spanisch oder Italienisch) über die Sprachen 1 oder 2 hinaus (mindestens Niveau B2). 3 Dies muss eine andere Sprache sein als Sprache 1.

5 Die Bewerber werden nicht nur anhand der vorgenannten Kriterien, sondern beim Vorstellungsgespräch und in den Prüfungen auch danach beurteilt, inwieweit sie die folgenden Anforderungen erfüllen: Kompetenzen Darunter insbesondere: Kommunikationsfähigkeit: klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift; Analyse und Problemlösung: Fähigkeit, mögliche Schwachstellen in komplexen Zusammenhängen zu erkennen und kreative und praktische Lösungen zu entwickeln; Teamarbeit: Zusammenarbeit mit anderen im Team, auch über organisatorische Grenzen hinweg, und Respekt für die Unterschiede zwischen verschiedenen Personen; Weiterentwicklung und Fortbildung: Entwicklung und Verbesserung der eigenen Fähigkeiten und der Kenntnisse über die Organisation und ihr Umfeld; Festlegung von Prioritäten und Organisationsfähigkeit: Fähigkeit, den wichtigsten Aufgaben Priorität einzuräumen, flexibel zu arbeiten und das eigene Arbeitspensum und das anderer effizient zu organisieren; Qualität und Ergebnisse: Übernahme persönlicher Verantwortung sowie Eigeninitiative bei der hochwertigen Ausführung der Aufgaben im Rahmen vorgegebener Abläufe; klare Demonstration von Kundenorientierung (intern und extern); Belastbarkeit: effizientes Arbeiten unter Druck, Flexibilität und Anpassung an ein sich wandelndes Arbeitsumfeld. 4. GESPRÄCHE UND PRÜFUNGEN Vorauswahl Bewerber, die die Zulassungskriterien erfüllen und die anhand ihrer Bewerbungen nach den unter Ziffer 4 aufgeführten Auswahlkriterien als besonders qualifiziert eingestuft wurden, können aufgefordert werden, sich einer Prüfung ihrer Sprachkenntnisse (insbesondere ihrer mündlichen Englischkenntnisse) zu unterziehen und den Nachweis für ihre Berufserfahrung und/oder andere Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen zu erbringen. Eine solche Aufforderung begründet keinen Anspruch auf eine Einladung zum Gespräch; sie stellt lediglich einen Verfahrensschritt bei der Auswahl der am besten geeigneten Bewerber für eine Einladung zum Gespräch dar. Vorstellungsgespräch Die Gespräche finden in Alicante statt und werden angesichts der Art der Stelle auf Englisch geführt. Weitere relevante Sprachen, die die Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf angegeben haben, können auf dem Niveau der in der vorliegenden Stellenausschreibung angegebenen Stufe geprüft werden. Beim Vorstellungsgespräch werden die Kenntnisse der Bewerber in Bezug auf die auszuführenden Aufgaben (technische Kenntnisse und Verhaltenskompetenzen), die Tätigkeit des Amtes und die EU beurteilt; zudem wird ihre Eignung zur Ausführung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben und zur Tätigkeit in einem internationalen Umfeld geprüft. Prüfung(en) Zur Beurteilung eines oder mehrerer der vorstehend genannten Aspekte werden außerdem eine oder mehrere Prüfungen durchgeführt. Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch und zu den Prüfungen eingeladen werden, erhalten mit der Einladung ausführliche Informationen hierzu.

6 5. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Allgemeine Angaben zu den Auswahl- und Einstellungsverfahren des EUIPO können hier abgerufen werden. 6. EINREICHUNG VON BEWERBUNGEN Bewerbungen können hier eingereicht werden. Alle Unterlagen, zu denen in dieser Stellenausschreibung Links enthalten sind oder auf die Bezug genommen wird, gelten als Bestandteil der vorliegenden Stellenausschreibung. Wichtiger Hinweis: Die Angaben der Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf/ihrem Profil werden herangezogen, um anhand der jeweiligen Kriterien die Zulässigkeit zu prüfen und die Auswahl vorzunehmen. Die Bewerber werden daher ersucht, die Anforderungen sorgfältig zu lesen und entsprechende detaillierte Angaben zu machen, die eine solche Beurteilung ermöglichen. Besondere Aufmerksamkeit ist in diesem Zusammenhang der Ausbildung und Berufserfahrung zu widmen, die insbesondere mit genauen Zeitangaben, einer Beschreibung der Zuständigkeiten, der ausgeführten Aufgaben und der verwendeten Hilfsmittel aufgeführt werden sollten. * Bei Abweichungen zwischen den einzelnen Sprachfassungen ist die englische Fassung als maßgeblich anzusehen.