STELLENAUSSCHREIBUNG ZUR BILDUNG EINER EINSTELLUNGSRESERVE

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1 STELLENAUSSCHREIBUNG ZUR BILDUNG EINER EINSTELLUNGSRESERVE Stellenbezeichnung Funktionsgruppe/Besoldungsgruppe AD 9 Vertragsart Referenz Bewerbungsfrist Ort der dienstlichen Verwendung Oberverwaltungsrat im Bereich Finanzen (m/w) Bediensteter auf Zeit VEXT/18/306/AD 9/FD , Uhr Ortszeit Alicante (MEZ) Alicante, SPANIEN Die Reserveliste (RL) ist gültig bis zum Anzahl der Bewerber auf der RL 3 Das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) führt ein Auswahlverfahren durch, das der Aufstellung einer Reserveliste für die Besetzung einer freien Stelle als Oberverwaltungsrat im Bereich Finanzen (m/w) für die Hauptabteilung Finanzen des EUIPO dient. 1. HINTERGRUND Die Hauptabteilung Finanzen ist für alle Aktivitäten und Vorgänge im Bereich Finanzen zuständig: Haushaltsplanung und Ausgabenkontrolle, Verwaltung des Finanzrahmens des Amtes, allgemeine Rechnungsführung, Gebührenverwaltung, Überprüfung, Aktivitäten und Vorgänge in den Bereichen Öffentliches Auftragswesen und Lieferantenmanagement. Die Hauptabteilung Finanzen wird von einem Direktor geleitet und setzt sich aus zwei Dienststellen zusammen, für die jeweils ein Dienststellenleiter verantwortlich ist. Die Dienststelle Finanzrahmen, Gebühren, Rechnungsführung und Kassenmittel ist insbesondere für die Erstellung des Jahresabschlusses des Amtes, die Verwaltung der Kassenmittel, die allgemeine Rechnungsführung, den Finanzrahmen des Amtes, die Validierung von Finanzsystemen und die Aktivitäten im Zusammenhang mit den vom Amt erhobenen Gebühren zuständig. Die Dienststelle Öffentliches Auftragswesen und Lieferantenmanagement ist insbesondere für die Planung, Verwaltung und Ausführung sämtlicher Beschaffungsaktivitäten, die Verwaltung von Lieferanten und Verträgen und die Vorbereitung der Finanzakten zu diesen Verträgen zuständig. Die Teams, die mit der Überprüfung der Finanztransaktionen, mit der Haushaltsplanung und der Ausgabenkontrolle befasst sind, sind direkt dem Direktor der Hauptabteilung zugeordnet. Die Finanztätigkeiten beim EUIPO erfolgen innerhalb des Rechtsrahmens, der hauptsächlich von der Haushaltsordnung des Amtes und den zugehörigen Durchführungsbestimmungen (die im Wesentlichen der EU-Haushaltsordnung und deren Anwendungsbestimmungen entsprechen) sowie den entsprechenden Bestimmungen der Unionsmarkenverordnung und deren Durchführungsbestimmungen vorgegeben wird.

2 2. AUFGABEN Der ausgewählte Bewerber wird dem Direktor der Hauptabteilung Finanzen unmittelbar unterstellt und wird folgende Aufgaben wahrnehmen: Unterstützung des Direktors bei der Leitung und Koordinierung der Aktivitäten und Vorgänge des Amtes im Bereich Finanzen insbesondere in Bezug auf folgende Aspekte: Finanzrahmen, Haushalt, Rechnungsführung, öffentliches Auftragswesen, Überprüfung, Rechnungsprüfung, Lieferanten- und Vertragsmanagement des Amtes; Ermittlung von Dienstleistungsprioritäten, Gewährleistung der wirksamen Erbringung von Finanzdienstleistungen und der kontinuierlichen Verbesserung der Qualität dieser Dienstleistungen; Ermittlung von Bereichen, in denen Verbesserungsbedarf besteht, Empfehlung und Umsetzung von Maßnahmen zur Weiterentwicklung, Optimierung und Umsetzung der Finanzvorschriften, Bestimmungen und Verfahren des Amtes; Bereitstellung von sachkundiger Beratung und von Fachwissen in Bezug auf mögliche neue Strategien und Verfahren zur Steigerung von Effizienz und Wirksamkeit der Finanzdienstleistungen für Interessenvertreter; Beratung von Finanzakteuren, Interessenvertretern und Führungskräften zu bewährten Verfahrensweisen, zu Verfahren zur Einhaltung der Vorschriften, zu technischen, administrativen, finanziellen und haushaltsbezogenen Anforderungen, Einschränkungen, Pflichten und Zuständigkeiten des Amtes; Empfehlung von Lösungen für Nutzeranforderungen, wobei gleichzeitig die Einhaltung der für das Amt geltenden Vorschriften sicherzustellen ist, z. B. der Haushaltsordnung des EUIPO und der zugehörigen Durchführungsbestimmungen, des Beamtenstatuts, der Unionsmarkenverordnung usw.; Mitwirkung an Projekten im Bereich Finanzen im Rahmen des Strategieplans 2020 (SP2020) des EUIPO, Überwachung der Wirksamkeit der Projekte und ihrer Ausrichtung auf die Ziele des SP2020, Leitung der Programmentwicklung und Unterbreitung von Vorschlägen für Korrekturmaßnahmen; Unterbreitung von Lösungsvorschlägen für die Verbesserung der Qualität der anwendbaren internen Kontrollsysteme; Mitwirkung an langfristigen finanziellen Vorausschätzungen, Haushaltsplanung, Vorbereitung und Weiterverfolgung, Entwicklung und Umsetzung von haushaltsbezogenen Aufgaben; Kommunikation und Berichterstattung über Schlussfolgerungen und Ergebnisse gegenüber dem Direktor der Hauptabteilung Finanzen und der Leitung des EUIPO in Form von Präsentationen und Managementberichten; Organisation und Leitung von Qualitätssicherungsprogrammen mit dem Ziel, Einheitlichkeit bei der Dienstleistungserbringung zu gewährleisten; Unterstützung des Direktors der Hauptabteilung Finanzen bei der Wahrnehmung seiner Pflichten und bei den Vorbereitungen auf seine Teilnahme an den Sitzungen der Leitungsgremien und Netzwerke des EUIPO. Für alle Bediensteten geltende Aufgaben: Aktive Mitarbeit an der Verwirklichung der Ziele des EUIPO entsprechend dem Strategieplan des Amtes;

3 Wahrnehmung sonstiger arbeitsbezogener und vom Vorgesetzten nach Bedarf zugewiesener Aufgaben und Verantwortlichkeiten. 3. ZULASSUNGSKRITERIEN Voraussetzung für die Teilnahme an diesem Auswahlverfahren ist, dass die Bewerber zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist alle nachstehend aufgeführten Bedingungen erfüllen. Allgemeine Bedingungen 1 Sie müssen die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Union besitzen; Sie müssen im Besitz der staatsbürgerlichen Rechte sein; Sie müssen den Verpflichtungen aus den für sie geltenden Wehrgesetzen nachgekommen sein; Sie müssen den für die Ausübung der Aufgaben erforderlichen sittlichen Anforderungen genügen; Sie müssen die körperliche Eignung für die Ausübung der Aufgaben besitzen. Ausbildung Sie müssen über ein Bildungsniveau verfügen, das einem durch ein Zeugnis bescheinigten abgeschlossenen Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens vier Jahren entspricht, ODER über ein Bildungsniveau, das einem durch ein Zeugnis bescheinigten abgeschlossenen Hochschulstudium mit einer Regelstudienzeit von mindestens drei Jahren entspricht, und über eine mindestens einjährige einschlägige Berufserfahrung. Berufserfahrung/Fachkenntnisse 2 Mindestens zwölfjährige, im Rahmen einer Vollzeittätigkeit erworbene einschlägige Berufserfahrung, wobei mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Wirtschaftswissenschaften, Rechnungsführung, Rechnungsprüfung oder Finanzen auf der Ebene erworben wurde, die einigen der unter Ziffer 2 beschriebenen Pflichten entspricht. Sprachkenntnisse Gründliche Kenntnisse der englischen Sprache (mindestens Stufe C1): 1. Sprache; Gute Kenntnisse einer anderen EU-Amtssprache (mindestens Stufe B2); 2. Sprache. Die angegebenen Stufen beziehen sich auf den gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen. Computerkenntnisse Fortgeschrittene Kenntnisse im Umgang mit Computern sind obligatorisch. Die Bewerber müssen umfassende Berufserfahrung mit Anwendungsprogrammen wie dem MS Office-Paket oder ähnlichem 1 Siehe Artikel 12 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union; 2 Berücksichtigt wird die Berufserfahrung, die nach Erlangung des für den Zugang zur Funktionsgruppe erforderlichen Abschlusszeugnisses erworben wurde. Im Falle eines dreijährigen Hochschulstudiums muss die Berufserfahrung mindestens 13 Jahre betragen.

4 (im Wesentlichen Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Datenbanken und Internetrecherche erworben haben. 4. AUSWAHLKRITERIEN Bei der Auswahl der am besten geeigneten Bewerber für das Gespräch und eventuelle Tests wird das Amt folgende Kriterien anlegen: Abschluss in Wirtschaftswissenschaften, Rechnungsprüfung, Finanzwesen, Rechnungsführung, Betriebswirtschaft oder verwandten Fächern; Berufserfahrung in einer öffentlichen Einrichtung, einer nationalen Zentralbank oder einer internationalen Einrichtung im Bereich Rechtswesen, Verwaltung, Finanz- oder Rechnungswesen, vergleichbar dem Umfeld, in dem die Organe, Einrichtungen und Agenturen der Europäischen Union (EU) tätig sind; ausgezeichnete Kenntnisse der rechtlichen, administrativen, finanziellen und haushaltsbezogenen Rahmenbedingungen, die für die Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU gelten, insbesondere des Beamtenstatuts der EU, der allgemeinen Haushaltsordnung der EU, der Rahmenfinanzregelung der EU sowie der Haushaltsordnung des EUIPO und der zugehörigen Durchführungsbestimmungen, der Unionsmarkenverordnung usw.; nachgewiesene Erfahrung in der Planung, Einführung oder Anwendung von Maßnahmen und Strategien im Finanzbereich; nachgewiesene Erfahrung in der Überprüfung und Kontrolle der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans, der Erstellung von Jahresabschlüssen sowie zugehörigen Aufgaben; Kenntnisse von standardmäßigen oder speziellen IT-Systemen für allgemeines Rechnungswesen und/oder Haushaltsplanung und -kontrolle und/oder Verwaltung von Finanztransaktionen sowie Verständnis dieser Systeme; nachgewiesene Erfahrung in der Koordinierung eines Teams; Kenntnisse von Systemen des Qualitätsmanagements und der internen Kontrolle, Standards und Strategien sowie Erfahrung in der Prüfung von Wirksamkeit und Effizienz; zusätzlich zur 1. und 2. Sprache (mindestens Stufe B2): gute Kenntnisse einer weiteren Sprache des Amtes (Spanisch, Deutsch, Französisch oder Italienisch, mindestens Stufe B2). Die Bewerber werden nicht nur anhand der vorgenannten Kriterien, sondern beim Gespräch und in Tests auch danach beurteilt, inwieweit sie die folgenden Anforderungen erfüllen: Kompetenzen Darunter insbesondere: Kommunikationsfähigkeit: klare und präzise Ausdrucksweise in Wort und Schrift Analyse und Problemlösung: Fähigkeit, mögliche Schwachstellen in komplexen Zusammenhängen zu ermitteln und kreative und praktische Lösungen zu entwickeln Teamfähigkeit: Fähigkeit, in Teams und über Organisationsgrenzen hinaus mit anderen zusammenzuarbeiten und Unterschiede zwischen Menschen zu akzeptieren; Fähigkeit, durch die Förderung gemeinsamer Ziele Teamgeist herzustellen und Wissen und Erfahrung auszutauschen Lernen und persönliche Entwicklung: Fähigkeit, seine persönlichen Kompetenzen und Kenntnisse über die Organisation und ihr Umfeld weiterzuentwickeln und zu verbessern;

5 Fähigkeit, sich für die Weiterbildung anderer, den Wissensaustausch und die systematische Verbesserung der Arbeitsverfahren einzusetzen Festlegung von Prioritäten und Organisationsfähigkeit: Fähigkeit, den wichtigsten Aufgaben Priorität einzuräumen, flexibel zu arbeiten und das eigene Arbeitspensum und das anderer wirksam einzuteilen Qualität und Ergebnisse: Fähigkeit, persönlich Verantwortung zu übernehmen und die Initiative zu ergreifen, um die gestellten Aufgaben nach höchsten Qualitätsansprüchen und unter Einhaltung der vorgegebenen Verfahrensabläufe zu erledigen; Fähigkeit zu klarer Kundenorientierung (intern und extern); Fähigkeit zu systematischem und methodischen Vorgehen bei der Durchführung von Projekten und der Ausführung der eigenen Tätigkeiten sowie in Bezug auf die Arbeit des eigenen Teams Belastbarkeit: Fähigkeit, auch unter hoher Belastung effizient zu arbeiten, flexibel zu sein und sich an Veränderungen im Arbeitsumfeld anzupassen; Fähigkeit, andere zu ermutigen, dasselbe zu tun, und sich selbst und das Team zu Offenheit gegenüber sich ändernden Bedingungen anzuhalten Führungsqualitäten: Fähigkeit, zu führen und Mitarbeiter und Teams anzuleiten, um die gesteckten Ziele zu erreichen; Fähigkeit, Aufgaben angemessen innerhalb des eigenen Teams zu delegieren und klare Anweisungen zu erteilen; Fähigkeit, bei den Mitarbeitern eine positive Einstellung zur eigenen Arbeit und zur Mitarbeit am Erfolg des EUIPO zu entwickeln und sie dafür zu begeistern 5. VORSTELLUNGSGESPRÄCHE UND SCHRIFTLICHE PRÜFUNGEN Vorauswahl Bewerber, die die Zulassungskriterien erfüllen und die nach den unter Ziffer 4 im Einzelnen aufgeführten Auswahlkriterien als die qualifiziertesten Bewerber eingestuft wurden, können aufgefordert werden, eine Prüfung ihrer Sprachkenntnisse (insbesondere ihrer mündlichen Kenntnisse in Englisch und einer weiteren Amtssprache des Amtes) zu absolvieren und den Nachweis für ihre Berufserfahrung und/oder andere Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen zu erbringen. Eine solche Aufforderung begründet keinen Anspruch auf eine Einladung zu einem Gespräch; sie stellt einen Schritt im Verfahren zur Auswahl der am besten geeigneten Bewerber für eine Einladung zum Gespräch dar. Vorstellungsgespräch Die Gespräche finden in Alicante statt und werden in Englisch geführt. Weitere relevante Sprachen, die der Bewerber in seiner Bewerbung/seinem Lebenslauf angegeben hat, können geprüft werden, wobei die in der vorliegenden Stellenausschreibung angegebene Stufe berücksichtigt wird. Bei diesem Gespräch werden die Kenntnisse der Bewerber über die auszuführenden Aufgaben (die fachlichen Kenntnisse und verhaltensbezogenen Kompetenzen), über die Tätigkeit des Amtes und die EU sowie die Eignung für die Ausführung der mit der Stelle verbundenen Aufgaben und für die Tätigkeit in einem internationalen Umfeld beurteilt. Test(s) Zur Beurteilung eines oder mehrerer der vorstehend genannten Aspekte können ein oder mehrere schriftliche Tests durchgeführt werden. Bewerber, die zum Vorstellungsgespräch und zu den Tests eingeladen werden, erhalten ausführliche Informationen zusammen mit der Einladung.

6 6. ALLGEMEINE INFORMATIONEN Allgemeine Angaben zu den Auswahl- und Einstellungsverfahren des EUIPO können hier abgerufen werden. 7. EINREICHUNG VON BEWERBUNGEN Bewerbungen können hier eingereicht werden. Alle Unterlagen, die in der vorliegenden Stellenausschreibung in Form von Links enthalten sind bzw. die hier genannt werden, gelten als Bestandteil dieser Stellenausschreibung. Wichtiger Hinweis: Die Angaben der Bewerber in ihrer Bewerbung/ihrem Lebenslauf/ihrem Profil werden herangezogen, um anhand der jeweiligen Kriterien die Zulässigkeit zu prüfen und die Auswahl vorzunehmen. Die Bewerber werden daher ersucht, die Anforderungen sorgfältig zu lesen und entsprechende detaillierte Angaben zu machen, die eine solche Beurteilung ermöglichen. Besondere Aufmerksamkeit ist in diesem Zusammenhang der Ausbildung und Berufserfahrung zu widmen, die insbesondere mit genauen Zeitangaben, einer Beschreibung der Zuständigkeiten, der ausgeführten Aufgaben und der angewandten Hilfsmittel aufgeführt werden sollte. *Bei Abweichungen zwischen den einzelnen Sprachfassungen ist die englische Fassung als die maßgebliche Fassung anzusehen.