Aktionsprogramm Kindertagespflege. Förderleitfaden. zum finanztechnischen Antragsverfahren. Förderperiode:

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1 Aktionsprogramm Kindertagespflege Förderleitfaden zum finanztechnischen Antragsverfahren Förderperiode: Servicestelle Aktionsprogramm Kindertagespflege des BMFSFJ

2 1. Fördergrundsätze Grundsätzliche Prinzipien der Mittelverwendung und Förderfähigkeit von Projektausgaben Förderfähig sind generell nur die im Projektzeitraum kassenwirksam erfolgten Ausgaben, die dem Zuwendungszweck entsprechen. Zuwendungszweck Es können nach dem Zuwendungsrecht auf Ausgabenbasis generell nur Ausgaben erstattet werden, die im Förderzeitraum also nach dem vertraglich oder per Bescheid festgelegten Projektbeginn und vor Ende des Förderzeitraums - entstanden und kassenwirksam bezahlt worden sind. Ausgaben für Aufträge, die davor ausgelöst wurden, oder die nach dem Ende des Förderzeitraums entstehen, sind nicht erstattungsfähig. Es gilt der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung. Rabatte und Skonti sind zu nutzen. Bei der Vergabe von Unteraufträgen durch den Projektträger ist das wirtschaftlichste Angebot zu ermitteln, vergaberechtliche Regelungen sind zu beachten. Anerkennung von Ausgaben nur im Förderzeitraum Wirtschaftliche und sparsame Mittelverwendung Mit den ESF-Mitteln müssen zusätzliche Leistungen erbracht werden, die es ohne Beteiligung des ESF nicht geben würde. Zusätzlichkeit (Additionalitätsprinzip) Erstattungsfähig oder als Kofinanzierung anrechenbar sind ausschließlich tatsächlich getätigte Ausgaben, die anhand von Einzelbelegen nachgewiesen werden. Pauschalen können generell nicht anerkannt werden. Realkostenprinzip (keine Pauschalen) Wenn im Rahmen des Projektes zusätzliche (nicht als Kofinanzierung geplante) Einnahmen erzielt werden, müssen diese auch in den Anträgen und Beleglisten entsprechend erfasst werden, d.h. dass diese Einnahmen den Zuwendungsbetrag mindern. Einnahmen im Rahmen des Projektes 2

3 2. Finanzierung 2.1 Zuwendungshöhe, -art und umfang Der Förderzeitraum beginnt am und endet spätestens am Insgesamt stehen 20 Mio. aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) für die Modellstandorte zur Verfügung. Die Mittel verteilen sich zu 80% auf das Ziel Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung (Ziel 2) und zu 20% auf das Ziel Konvergenz (Ziel 1). Zeitraum Die Zuwendung aus ESF-Mitteln für beide Zielgebiete beträgt maximal pro Projekt. Nach einer erfolgreichen Interessensbekundung kann ein Antrag wahlweise für zwei oder drei Jahre gestellt werden. Auch bei einer dreijährigen Laufzeit gilt der o.g. Förderhöchstbetrag. Eine Aufstockung ist nicht möglich (für Details zum Ausfüllen des Finanzplans siehe 4.2). Die Förderung besteht in der Gewährung eines nicht rückzahlbaren Zuschusses im Rahmen der verfügbaren Mittel aus dem ESF. Zuwendungshöhe Art: Zuschuss Die Zuwendung wird als Anteilsfinanzierung (oder in begründeten Einzelfällen als Anteils- oder Vollfinanzierung abgegrenzter Teilausgaben) gewährt. Anteilsfinanzierung Die Zuwendung aus dem ESF beträgt im Zielgebiet Konvergenz (ehemals Ziel 1, ostdeutsche Länder und RgBz. Lüneburg): Zuwendungshöhe nach Zielgebiet 75% im Zielgebiet Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung (RWB) (ehemals Ziel 3, westdeutsche Länder ohne RgBz. Lüneburg, inklusive Berlin): 60% der zuwendungsfähigen Gesamtausgaben. Unter das Zielgebiet Konvergenz fallen die sogenannten Phasing-Out- Regionen, zu denen Teile der Bundesländer Brandenburg, Sachsen- Anhalt, Sachsen und der Regierungsbezirk Lüneburg gehören. Eine de- Phasing-Out-Regionen 3

4 taillierte Liste der Phasing-Out-Regionen finden Sie auf (Aktionsprogramm Kindertagespflege). Eine Weiterleitung von Zuwendungen an Dritte gem. 23/44 BHO und Nr. 6.6 ANBest-P bzw. Nr. 6.5 ANBest-Gk ist möglich, sofern dies im Antragsverfahren detailliert dargestellt wurde. Alternativ können auch Teilprojekte nach öffentlichem Vergaberecht ausgeschrieben werden. Weiterleitung von Zuwendungen 2.2 Kofinanzierung Die Strukturfondförderprogramme der Europäischen Kommission gewähren Projekten keine Vollfinanzierung mit EU-Mitteln, Voraussetzung für die Förderung ist das Vorhandensein nationaler Finanzierungsquellen (Kofinanzierung). Die zuwendungsfähigen Ausgaben des Zuwendungsempfängers/Projektträgers werden zuerst aus Eigenmitteln des Trägers, aus privaten Drittmitteln oder aus anderen nationalen Kofinanzierungsmitteln (Kommune, Land, Bund) finanziert. Quelle der Kofinanzierung Projektbeispiel Zielgebiet Konvergenz (Ziel 1): Fördersumme: ca ,- Gesamtvolumen: ca ,- BMFSFJ KoFi ,- ca ,- 75% 25% Projektbeispiel Zielgebiet RWB (Ziel 2): Fördersumme: ca ,- Gesamtvolumen: ca ,- BMFSFJ KoFi , ,- 60% 40% 4

5 Die Kofinanzierung kann in Form von Geldleistungen oder durch Sachmittel bzw. geldwerte Leistungen (Kofinanzierung ohne Geldfluss) erfolgen. Bei geldwerten Leistungen handelt es sich um eine Kofinanzierung ohne Geldfluss (z.b. Personalstellung, Bereitstellung von Räumlichkeiten etc.) Da es sich dabei um Leistungen handelt, deren anfallenden Kosten nicht vom Modellprojekt selbst getragen, sondern als Geldwert zur Verfügung gestellt werden, handelt es sich gleichzeitig um Ausgaben ohne Geldfluss. Die Höhe der geldwerten Einnahmen muss also immer der Höhe der Ausgaben ohne Geldfluss entsprechen. Geldleistung oder Sachleistung (Geldwerte Leistung) Einnahmen ohne Geldfluss = Ausgaben ohne Geldfluss Im Aktionsprogramm Kindertagespflege sollte die Kofinanzierung in erster Linie aus Eigenmitteln des Trägers erfolgen, z.b. durch Bereitstellung einer Personalstelle und des entsprechenden Büroraums (= Kofinanzierung ohne Geldfluss, Hinweise zur Kostenkalkulation siehe Punkt 3.2). Kofinanzierungsbeispiel Darüber hinaus kann die Finanzierung notwendiger Personal- und Sachkosten durch andere kommunale, regionale oder nationale Mittel - auch anteilig - erfolgen. Z.B. kann eine Landesfinanzierung die Anmietung und Ausstattung von Büroräumen sowie die Bezahlung des Koordinierungsstellenpersonals sicherstellen (= Geldleistung). Hinweis: Die Kofinanzierung muss eindeutig und überprüfbar sein. kofinanzierungsfähige Ausgaben 5

6 3. Kostenkalkulation Im Antragsverfahren sind in der Kostenkalkulation die geplanten Ausgaben und Einnahmen aufzuführen. In einem ausgeglichenen Budget entspricht die Summe der Ausgaben der der Einnahmen. Unterschreiten die Einnahmen die Ausgaben, so stellt die Differenz den zusätzlich vom Antragsteller zu erbringenden Eigenanteil dar. Die Ausgabenseite unterteilt sich in die Positionen Personalkosten, Sachkosten und Sonstige Kosten. In dem der Interessenbekundung folgenden Antragsverfahren sind diese detailliert aufzuschlüsseln. Bitte berücksichtigen Sie daher bereits bei der Kalkulation folgende Hinweise: 3.1 Kostenkalkulation - Personalkosten Personalkosten können für die Koordinierungsstelle selbst sowie für Unterstützungsangebote der Teilnehmer/innen beantragt werden. Fest eingestelltes Personal Beamte und sonstige öffentliche Bedienstete sind durch eine schriftliche Abordnungsverfügung der zuständigen Behörde dem Projekt zuzuweisen. Werden Mitarbeiter nur zum Teil für das Projekt eingesetzt, so ist die tatsächliche Arbeitszeit für das Projekt nachzuweisen. Das Besserstellungsverbot ist generell bei allen Personalausgaben zu beachten, d.h. dass das aus Fördermitteln des Aktionsprogramms bezahlte Personal nicht besser gestellt werden darf als vergleichbare Arbeitnehmer/-innen des öffentlichen Dienstes. Als Vergleichsgrundlage ist der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) mit den entsprechenden Eingruppierungen heranzuziehen. Als Vergleichsbasis dient dabei die tatsächliche Tätigkeit im Rahmen des Projektes. Ggf. auftretende Differenzen kann bzw. muss der Projektträger aus eigenen Mitteln ausgleichen. Hinweise zum TVöD finden Sie unter / Gesetze und Verordnungen. Besserstellungsverbot 6

7 3.2 Kostenkalkulation - Sachkosten Mietkosten können nur für Räume geltend gemacht werden, für die durch den Zuwendungsempfänger tatsächlich Miete entrichtet wird und hier nur für den Flächen- und Zeitanteil, der durch die Koordinierungsstelle genutzt wird. Wie bei allen Ausgaben gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Das ortsübliche Niveau darf nicht überschritten werden. Zusätzlich können feste Beträge für Mietkosten angegeben werden, für die keine Kalkulationsgrundlagen zur Verfügung gestellt werden können (z.b. feste Preise für Seminar- oder Beratungsräume). Mietkosten 3.3 Kostenkalkulation Sonstige Kosten Als Sonstige Kosten können die mit der Koordinierungsstelle im Zusammenhang stehenden Kosten beantragt werden, wie Telefon/Porto, Bürobedarf, Lehr- und Lernmittel, Fortbildung, Reisekosten (hier ist das Bundesreisekostengesetz zur Berechnung anzulegen) u.a.. IT-Leistungen: hier sind nur Ausgaben anzugeben, die nicht aktivierungspflichtig (abschreibungspflichtig) sind, wie z.b. Wartung, Reparatur- oder Serviceleistungen, Gebühren. Gegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu 150 sind voll zuwendungsfähig. Für Gegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 150 können nur Abschreibungen ab dem Zeitpunkt der Anschaffung für die Dauer des Projektes geltend gemacht werden. Gegenstände deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 150, aber nicht übersteigen, werden in einem Sammelposten linear über 5 Jahre hinweg abgeschrieben. Für Gegenstände mit Anschaffungsoder Herstellungskosten über richtet sich der Abschreibungssatz nach der amtlichen AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Abschreibungen für Gegenstände, die vor Projektbeginn beschafft wurden, sind nicht zuwendungsfähig. Es sind nicht alle Versicherungen im Erstattungsverfahren anrechnungsfähig, sondern nur solche, die Risiken abdecken, die in ursächlichem und belegbarem Zusammenhang mit der Durchführung des Programms stehen: Sonstige Kosten EDV Geringwertige Güter und Abschreibungen Versicherungen Insbesondere sind nicht anrechnungsfähig: Firmen-/Betriebsrechtsschutzversicherung Betriebshaftpflichtversicherung (allgemeines Betriebsrisiko) 7

8 Betriebunterbrechungsversicherung KFZ-Versicherungen (diese werden über die Kilometerpauschale im Rahmen des BRKG abgerechnet) Erstattungsfähig sind hingegen (anteilig): Glas-/Sturm-/Feuer/Einbruch-/Diebstahl- /Leitungswasserversicherung Unfallversicherung (z.b. für Teilnehmer/-innen) Elektronikversicherung Dienstreiseversicherung Für nicht fest angestellte Mitarbeiter/ -innen, die in der Koordinierungsstelle tätig sind, können Honorarmittel beantragt werden. Honorare Die Honorarordnungen der Kommunen oder Länder sowie ggf. Marktvergleiche sind zum Vergleich heranzuziehen, um den Stundensatz für die jeweilige Tätigkeit zu ermitteln. Bei regelmäßiger Beauftragung ist anhand der Gesamtkosten für eine Honorarkraft zu prüfen, ob auch vergaberechtliche Voraussetzungen zu beachten sind, die ggf. ebenfalls zur Anwendung kommen. Nicht förderfähig sind insbesondere Gebühren des allgemeinen Bankgeschäfts, Kapitalkosten, Investitionen abschreibungsfähiger Wirtschaftsgüter/Ausrüstungen/Gebäude, Baumaßnahmen, Kautionen, Rückstellungen, Gesellschaftseinlagen, Provisionen, vorsteuerabzugsfähige Mehrwertsteuer, Bewirtungskosten, nicht projektbezogene Kosten. Nicht förderfähige Kosten 8

9 4. Antragsverfahren Es handelt sich um ein datenbankgestütztes Online-Antragsverfahren. Ihre Registrierung wurde durch die ESF-Regiestelle bereits vorgenommen. Ihre Zugangsdaten werden zu Beginn der Antragsphase per an die in der Interessenbekundung angegebene -adresse versandt. Registrierungsschritte: 1.) Auf auf Aktionsprogramm Kindertagespflege klicken. 2.) Dann auf Zum online-antragsverfahren klicken. 3.) -Adresse und Login-Daten eintragen, Login ausführen 4.1 Antragstellung - Fahrplan Das online-antragsverfahren beginnt mit Erhalt der schriftlichen Aufforderung zur Antragstellung. Die Anträge auf Förderung sind elektronisch bis zum 27. Februar 2009, h (Abgabefrist) einzureichen. Die einfache ausgedruckte Ausfertigung der Anträge (Papierform) mit Unterschrift und den erforderlichen Anlagen ist bei der Servicestelle Aktionsprogramm Kindertagespflege (Oranienburger Str. 65, Berlin) bis ebenfalls zum 27. Februar 2009 einzureichen. Für die Einhaltung der Frist ist das Absendedatum maßgeblich. Die endgültige Förderentscheidung wird bis Ende März 2009 getroffen. Über die Förderung entscheidet das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Abgabe bis: 27. Februar 2009 schriftlich und elektronisch Förderentscheidung: bis Ende März Ausgaben- und Finanzierungsplan Der Förderzeitraum beginnt am 01. April 2009 und erstreckt sich wahlweise über zwei bzw. drei Jahre. Der Finanzplan ist für den beantragten Förderzeitraum aufzustellen. Sollten Sie für das zweite bzw. dritte Förderjahr noch keine konkreten Aussagen treffen können, so verwenden Sie bitte realistische Planungsgrößen. Eine Aktualisierung der Planungsgrößen kann im Projektverlauf Bewilligungszeitraum ab 01. April 2009 Finanzplan für den gesamten Förderzeitraum 9

10 vorgenommen werden (siehe hierzu 4.3). In der Regel wird von einem linearen Mittelabfluss bei den Personalund Mietkosten der Koordinierungsstelle ausgegangen. Sollte dies in Ihrem Projekt nicht der Fall sein, so stimmen Sie bitte gemeinsam mit Ihren Kofinanzierungsgeber die kalenderjährliche Aufteilung der Kofinanzierung entsprechend Ihres geplanten Mittelabflusses ab (siehe 4.2.2) Kofinanzierungszusagen (KOFI-Zusagen) Verbindliche KOFI-Zusagen sind zusammen mit dem Antrag einzureichen. Die KOFI-Zusagen können zunächst in Form von Absichtserklärungen abgegeben werden (Frist: 27. Februar 2009, Posteingang); verbindliche Zusagen müssen der ESF-Regiestelle jedoch bis spätestens zum 31. März 2009 (Posteingang) vorliegen. Als KOFI-Zusage ist, je nach Art der Mittel, ausschließlich das Formular Zweckgebundene Finanzierungszusage über Drittmittel bzw. Eigenmittel der ESF-Regiestelle zu nutzen. Ergänzende Kofinanzierungsunterlagen können dem Formular beigefügt werden. Verbindliche KOFI-Zusagen sind für den gesamten Förderzeitraum einzureichen. Sollte dies nicht möglich sein, ist zumindest für das 1. Förderjahr eine verbindliche KOFI-Zusage beizubringen. Diese ist unabdingbare Voraussetzung für die Bewilligung. Für die Restförderdauer ist mindestens eine Inaussichtstellung auf Kofianzierung vorzulegen. Auch hierfür ist, je nach Art der Mittel, das Formular Inaussichtstellung von Drittmitteln bzw. Eigenmitteln zu verwenden. Kofinanzierungszusagen Absichtserklärung bis 27. Februar 2009 verbindliche Zusagen bis 31. März 2009 Formulare der ESF- Regiestelle KOFI-Zusage als Voraussetzung für die Bewilligung Kalenderjährliche Aufteilung des KOFI-Betrages Bitte stellen Sie bei der Einholung der verbindlichen KOFI-Zusagen die Ihren Bedürfnissen entsprechende kalenderjährliche Aufteilung sicher, da die Höhe der KOFI Grundlage für die Höhe der bewilligten ESF-Mittel ist (Anteilsfinanzierung). Das Formular Zweckgebundene Finanzierungszusage enthält eine entsprechende, vom KOFI-Geber auszufüllende Tabelle. Folgende zwei Projekt-Beispiele sollen Ihnen als Orientierung dienen: Höhe der KOFI bedingt Höhe der ESF-Mittel 10

11 Beispiel 1: Zweijährige Maßnahme im Ziel 1-Gebiet Die KOFI beträgt 25% der Gesamtausgaben Jahr KOFI-Zusage über Bewilligte ESF- Mittel , ,- Beispiele für die kalenderjährliche Mittelverteilung , , , ,- Gesamt , ,- Beispiel 2: Dreijährige Maßnahme im Ziel 2-Gebiet Die KOFI beträgt 40% der Gesamtausgaben Jahr KOFI-Zusage über Bewilligte ESF- Mittel , , , , , , , ,- Gesamt , ,-

12 4.2.3 Bewilligung des Antrags bei Vorliegen von KOFI-Zusagen für den gesamten Förderzeitraum Liegen verbindliche KOFI-Zusagen für den gesamten Förderzeitraum vor, so wird im Falle einer Bewilligung im Bescheid die Ausgabenverteilung für die Kalenderjahre 2009, 2010, 2011 bzw ausgewiesen. Grundlage hierfür ist die kalenderjährliche Verteilung der KOFI gemäß eingereichter KOFI-Zusage. Ausweisung der kalenderjährlichen Aufteilung der Mittel im Bescheid Sollte die KOFI-Zusage keine kalenderjährliche Verteilung aufweisen, erfolgt im Bescheid die Aufteilung für die Kalenderjahre linear Bewilligung des Antrags bei Vorliegen von KOFI-Zusagen nur für das 1. Förderjahr und Inaussichtstellung für den Restförderzeitraum Liegt eine verbindliche KOFI-Zusage nur für das 1. Förderjahr vor und für den Restförderzeitraum eine Inaussichtstellung, so wird der Bescheid im Falle einer Bewilligung mit der Auflage erteilt, die fehlende KOFI-Zusage rechtzeitig vor Beginn des nächsten Förderjahres einzureichen. Rechtzeitiges Einreichen fehlender KOFI- Zusagen als Auflage In jedem Fall werden im Bewilligungsbescheid die Positionen: Gesamtausgaben, Kofinanzierung und ESF-Mittel für die Kalenderjahre 2009, 2010, 2011 bzw ausgewiesen. Für das 1. Förderjahr bildet die Höhe der KOFI Zusage die Grundlage. Für den noch nicht verbindlichen Restförderzeitraum wird die Verteilung linear vorgenommen (siehe auch Aktualisierung) 4.3 Aktualisierung von Finanzplänen Bei einem Förderzeitraum von zwei bzw. drei Jahren können im Projektverlauf Änderungen eintreten (z.b. Höhe der Kofinanzierung), welche eine Aktualisierung/ Anpassung des Finanzplans notwendig machen und der vorherigen Zustimmung des Zuwendungsgebers bedürfen. Die Mitteilung wird mittels eines Änderungsantrags vorgenommen. Setzen Sie sich hierzu bitte rechtzeitig mit der ESF-Regiestelle in Verbindung! Anpassung des Finanzplans mittels Änderungsantrags 12

13 IMPRESSUM Servicestelle Aktionsprogramm Kindertagespflege Inhaltliche Beratung Fördermittelberatung Büro Stiftung SPI Büro gsub Hallesches Ufer Oranienburger Str Berlin Berlin Fon: Fax: Version: