Titel: Analyse und Optimierung der internen Kommunikation bei der X GmbH. Dr. Christa Uehlinger. MATH Semesterarbeit Forschungsbericht Anderes

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1 Abstract Titel: Analyse und Optimierung der internen Kmmunikatin bei der X GmbH Kurzzusammenfassung: Der internen Kmmunikatin wird in der heutigen Zeit nch in vielen Unternehmen eine untergerdnete Bedeutung beigemessen. Sie läuft meistens unstrukturiert und wenig zielgerichtet ab. Dabei kann über die interne Kmmunikatin die Mtivatin, Lyalität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden gesteigert werden, was sich wiederum psitiv auf den wirtschaftlichen Erflg eines Unternehmens auswirkt. Ein Patentrezept für eine erflgreiche interne Kmmunikatin gibt es nicht, sndern sie muss auf die Bedürfnisse, Grösse und Ressurcen eines Unternehmens abgestimmt sein. Die Erstellung eines internen Kmmunikatinsknzepts verhilft der internen Kmmunikatin zu einer Struktur, bindet sie strategisch ein und führt schliesslich zu mehr Mitarbeiternähe, Glaubwürdigkeit, Integratin und perativer Kraft. Verfasser/-in: Herausgeber/-in: Publikatinsfrmat: Dari Hubatka Dr. Christa Uehlinger BATH MATH Semesterarbeit Frschungsbericht Anderes Veröffentlichung (Jahr): 2012 Sprache: deutsch Zitatin: Hubatka, D. (2012). Analyse und Optimierung der internen Kmmunikatin bei der X GmbH. (Unveröffentlichte Bachelr Thesis). FHS St.Gallen, Hchschule für Angewandte Wissenschaften. Erstellt am: Seite 1

2 Schlagwörter (3-5 Tags): Interne Kmmunikatin, Mitarbeiterkmmunikatin, Kmmunikatinsknzept, Unternehmenskmmunikatin, Emplyee Relatins Ausgangslage, Ziel, Vrgehen, Erkenntnisse, Literaturquellen Ausgangslage Ein in der Ostschweiz ansässiges Unternehmen, das seit 14 Jahren verschiedene Erzeugnisse für die Medizinbranche prduziert, verzeichnete über die letzten Jahre ein enrmes Unternehmenswachstum und beschäftigt mittlerweile über 100 Mitarbeitende. Ein grsses Wachstum ist ft mit vielen strategischen, kulturellen, rganisatins- und führungsspezifischen Herausfrderungen verbunden. Dabei sieht die X GmbH vr allem in der internen Kmmunikatin ein erhebliches Verbesserungsptenzial. Ziel Ziel dieser Bachelr Thesis ist es, den Ist-Zustand der internen Kmmunikatin des Auftraggebers zu analysieren und der internen Kmmunikatin mittels eines Kmmunikatinsknzepts, einschliesslich eines Massnahmenpakets, eine Struktur zu geben und strategisch einzubinden. Vrgehen Mit dem Studium vn Fachliteratur gilt es zunächst die weitgreifende Thematik der internen Kmmunikatin zu erfassen. Anhand vn insgesamt 12 qualitativen Interviews mit der Unternehmensleitung, Abteilungsleitenden und einigen Prduktinsmitarbeitenden wird darauf der Ist-Zustand der internen Kmmunikatin dargestellt und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgehlt. Anschliessend wird ein kmmunikatinsrientiertes Stärken- Schwächen-Prfil nach Nll (1996) erstellt und die Kmmunikatinsdefizite swie der Handlungsbedarf eruiert. Basierend auf dem Ist-Zustand, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den theretischen Grundlagen wird schliesslich ein internes Kmmunikatinsknzept erstellt. Erkenntnisse Flgende Erkenntnisse haben sich aus dieser Bachelr Thesis ergeben: 1. Für die Gestaltung einer erflgreichen internen Kmmunikatin ist es förderlich, zunächst flgende Grundlagen zu erarbeiten: - Ist-Zustand der internen Kmmunikatin Infrmatinsfluss / Kmmunikatinswege Erstellt am: Seite 2

3 Kmmunikatinsmittel und frm Organisatin der Kmmunikatin Prblemstellen und faktren - Bedürfnisse in Bezug auf die interne Kmmunikatin Anfrderungen der Mitarbeitenden Wichtige Themen Verbesserungsvrschläge Diese Grundlagen können entweder durch qualitative der quantitative Interviews mit der Unternehmensleitung und den Mitarbeitenden gewnnen werden. Mit Einzelinterviews erhält man einen guten Überblick über das Meinungsspektrum eines Themas. Der Ist-Zustand zeigt dabei den Infrmatinsfluss, die Kmmunikatinswege (tp-dwn, bttm-up, in-between), die Organisatin und die Prblemstellen der internen Kmmunikatin eines Unternehmens. Mit den Bedürfnissen können insbesndere die Anfrderungen der Unternehmensleitung und der Mitarbeitenden berücksichtigt, swie wichtige Themen erfragt werden. Die Verbesserungsvrschläge geben zusätzliche Ansatzpunkte zur Optimierung. 2. Die Ergebnisse aus den qualitativen Interviews können danach in einem kmmunikativen Stärken-Schwächen-Prfil nach Nll (1996) beurteilt werden. Abb. 1: Zeit ein kmmunikatives Stärken-Schwächen-Prfil nach Nll. Quelle: in Anlehnung an Nll (1996, S. 113). Wie in Abb. 1 ersichtlich, unterscheidet Nll (1996, S. 113) die zwei Hauptbereiche Kmmunikatinsstrukturen und Kmmunikatinsklima. Bei den Kmmunikatinsstrukturen zeigt sich, dass die X GmbH speziell in der Organisatin, Zentralisierung, Regel- Erstellt am: Seite 3

4 mässigkeit und in der abteilungsinternen Kmmunikatin Schwächen ffenbart. Beim Kmmunikatinsklima stellen sich die Gruppen-Kmmunikatin und das gegenseitige Vertrauen als Schwachpunkte heraus. Basierend auf dem kmmunikativen Stärken- Schwächen-Prfil können daraufhin die Kmmunikatinsdefizite und der daraus abgeleitete Handlungsbedarf eruiert werden. Nachflgend gilt es ein internes Kmmunikatinsknzept zu erstellen, mit dem die Kmmunikatinsdefizite sweit wie möglich behben werden können und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Vrstellungen der Unternehmensleitung bestmöglich berücksichtigt sind. 3. Ein internes Kmmunikatinsknzepts sllte flgende Punkte beinhalten: Übergerdnete Kmmunikatinsziele Realistisch und psitiv frmulieren Kernbtschaften Verständlich für alle Mitarbeitenden frmuliern Kmmunikatinszielgruppen Kmmunikatinszielgruppen unterteilen in primäre und sekundäre Anspruchsgruppen Kmmunikatinsstrategie Strategie bestimmen nach den Absichten des Unternehmens und der Interview-Resultate Massnahmenplan Massnahmen-Mix entscheidend --> Pr Massnahme Bezug nehmen auf: Zeitlicher Einsatz, Zielgruppe, Funktin, Inhalt, Ziel (zielgruppengerecht), Btschaft (zielgruppengerecht), Zuständigkeit Organisatin: Bestehende Strukturen und Grösse der Unternehmung beachten Organisatin und Wirkungskntrlle Abb. 2: Aufbau eines internen Kmmunikatinsknzepts. Quelle: eigene Darstellung in Anlehnung an Bruhn (2005, S ) Wirkungskntrlle: Erreichung der Kmmunikatinsziele überprüfen Das interne Kmmunikatinsknzept besteht aus den übergerdneten Kmmunikatinszielen, den Kmmunikatinszielgruppen, einer Kmmunikatinsstrategie, dem Massnahmenplan und der Organisatin und Wirkungskntrlle (siehe Abb. 2). Für den Massnah- Erstellt am: Seite 4

5 menplan sllte ein ausgewgenen Mix zwischen Massnahmen der persönlichen, der elektrnischen und der schriftlichen/gedruckten Kmmunikatin gewählt werden, mit denen die Kmmunikatinsziele erreicht und die Kernbtschaften ptimal vermittelt werden können. Die Kmmunikatinsstrategie muss daneben immer im Auge behalten werden. Wichtig ist, dass bei jeder Massnahme Bezug genmmen wird auf den zeitlichen Einsatz, die Zielgruppe, deren Funktin und Inhalt, das Ziel (angepasst auf Zielgruppe), die Btschaft (zielgruppengerecht) und die Zuständigkeit. Weitere Punkte, die bei der Erstellung eines internen Kmmunikatinsknzepts berücksichtigt werden sllten, sind: - Nicht veränderbare Unternehmensgegebenheiten (keine PCs in der Prduktin, fremdsprachige Mitarbeitende, Organisatinsstruktur etc.) - Vrstellungen/Strategie der Unternehmensleitung - Bedürfnisse der Mitarbeitenden - Grösse des Unternehmens - Umsetzbarkeit/Machbarkeit der Massnahmen - Infrastrukturelle Gegebenheiten (z.b. Abteilungen auf mehrere Etagen verteilt) - Finanzierbarkeit der Massnahmen (Budget) Abschliessend kann festgehalten werden, dass die interne Kmmunikatin an Bedeutung gewinnt, je grösser ein Unternehmen wird und je stärker die Auswirkungen einer Vernachlässigung der internen Kmmunikatin zu spüren sind. Dies war auch bei der X GmbH ausschlaggebend für den Auftrag dieser Bachelr Thesis. Die Erarbeitung eines internen Kmmunikatinsknzepts ist dabei der erste Schritt, um eine Struktur in die interne Kmmunikatin zu bringen und diese strategisch einzubinden. Literaturquellen Bruhn, M. (2005). Unternehmens- und Marketingkmmunikatin: Handbuch für ein integriertes Kmmunikatinsmanagement. München: Verlag Franz Vahlen. Einwiller, S., Klöfer, F. & Nies, U. (2008). Mitarbeiterkmmunikatin. In M. Meckel & B. F. Schmid (Hrsg.), Unternehmenskmmunikatin: Kmmunikatinsmanagement aus Sicht der Unternehmensführung (2. Aufl., S ). Wiesbaden: Gabler. Nll, N. (1996). Gestaltungsperspektiven interner Kmmunikatin. Neue betriebswirtschaftliche Frschung. Wiesbaden: Gabler. Schick, S. (2002). Interne Unternehmenskmmunikatin. Strategie entwickeln, Strukturen schaffen, Przess steuern. Stuttgart: Schäffer-Peschel-Verlag. Erstellt am: Seite 5