PuL-Projekt: Ziele, Projektstand und Ausblick Dr. Marguerite Franssen (Dez 1.0) Dipl.-Min. Christoph Becker (RZ)

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1 PuL-Prjekt: Ziele, Prjektstand und Ausblick Dr. Marguerite Franssen (Dez 1.0) Dipl.-Min. Christph Becker (RZ) Dezernat 1.0 Akademische und Studentische Angelegenheiten

2 Agenda Ausgangslage Das PuL-Prjekt Was ist PuL? Prjektziele und verlauf Aktuelle Arbeitsbereiche PuL-Interimslösungen/Ü-PuL Sftwareunabhängige Rerganisatin Ausschreibung der Campus-Management-Sftware (CMS) Ausblick 2 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

3 Ausgangslage Blgna-Przess führte zu gesteigerter Kmplexität Grßer rganisatrischer Aufwand durch starke Dienstleistungsverflechtung und Interdisziplinarität im Lehrangebt Hhe Arbeitsbelastung in Fakultäten und Verwaltung u.a. durch mehr Prüfungen ca. Faktr 7, ca Prüfungselemente/pr Semester Prbleme bei Prüfungsanmeldungen/Ntenverwaltung Mangelnde Transparenz der Abläufe Unterschiedliche interagierende IT-Systeme CAMPUS (CAS AG) SOS/POS (HIS GmbH) 3 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

4 Das PuL-Prjekt und seine Ziele Rerganisatin der Przesse rund um das Prüfungsleistungs- und Lehrveranstaltungsmanagement (PuL) an der RWTH Aachen einschließlich Einführung einer integrierten Sftwarelösung Gemeinsames Prjekt vn Fakultäten, Studierenden, ZHV und RZ Prjektauftrag durch Rektrat erteilt Prjektziele: Abläufe ptimieren und harmnisieren Regeln und Abläufe an der RWTH transparent und beherrschbar gestalten Przesse erfassen und dkumentieren Przesse durch eine integrierte Sftwarelösung unterstützen 4 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

5 Prjektaufbau 5 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

6 Ist-Analyse in Wrkshps 6 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

7 Ergebnis der Ist-Analyse 7 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

8 Erarbeitung der Sllprzesse und Entscheidung Erstellung ptimierter Sll-Przesse in Teilprjekten mit wöchentlich tagenden Arbeitsgruppen (Vertretung aller Beteiligten) Ergebnisse: 26 Hauptprzesse mit mehr als 30 Unterprzessen Empfehlungen zur Przessptimierung Definitin vn Rllen Identifizierung vn unklaren Regelungen und Begriffen, die eine hchschulweit abgestimmte Definitin erfrdern, z. B. Wie wird ein Mdul an der RWTH definiert? Sll-Przesse in zwei Überarbeitungsrunden vn Fakultäten, Studierenden und zentralen Einrichtungen geprüft Verabschiedung der Sll-Przesse: Rektrat: 22. Mai 2012 Dekane- und Studiendekanerunde: 24. Mai PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

9 Aktuelle Prjektschwerpunkte PuL-Interimslösungen / Ü-PuL Sftwareunabhängige Rerganisatin Vrbereitung der Ausschreibung des neuen Campus-Management- Systems (CMS) 10 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

10 IT-Interimslösungen - ÜPuL IT-Übergangslösungen bis zur Einführung einer neuen integrierten Sftware-Lösung wurden implementiert Auswahl erflgte durch Vertreter der Fakultäten, Studierenden, ZHV und RZ Brücke zwischen CAMPUS und SOS/POS P1 P2 P3 x x x x x x x x 0 x x x Synchrnisatin der Meldelisten Studierendenkntauszug Nteneingabecheckliste 11 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

11 Synchrnisatin der Meldelisten Neuerungen durch Erweiterung der Brücke um die kntinuierliche Synchrnisatin der Anmeldelisten Generierung einer Anmeldeliste zur Prüfungsveranstaltung inklusive Anmeldestatus in CAMPUS Autmatische Benachrichtigung der Studierenden über die Wiederanmeldung in HIS-POS Rlle Dzent wird über Statusänderungen vn Anmeldungen gesammelt benachrichtigt Bessere Qualität der Daten durch die Abbildung definierter, abgestimmter Przesse Brücke schlägt bei jedem nicht definierten der nicht bekannten Zustand Alarm 12 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

12 Nteneingabecheckliste Als Unterstützungstl sehr psitiv angenmmen Zum Stichtag nur nch 4 Ntenlisten (vrher ca. 50) unvllständig! 13 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

13 Sftwareunabhängige Rerganisatin Viele rganisatrische Abläufe können auch hne neue IT-Unterstützung in die Praxis umgesetzt werden. Grundlage: Vn Dekanen und Studiendekanen verabschiedete Sll- Przesse der Teilprjekt-AGs Aufgabe: Knkretisierung der vereinbarten Sll-Przesse in Frm vn Anleitungen, Entscheidungshilfen, etc. Arbeitsschritte, Kmmunikatinswege und Ansprechpartner Durchführung: Erarbeitung anhand strukturierter Interviews Studiendekane und Abteilungsleitungen Przessbetrffene Ansprechpersnen (Fakultäten, ZHV, Studierende, RZ, ) Publikatinsmedium: (seit Juni 2013): das interne Wiki der RWTH Aachen, Ziele: Kmplexitätsreduktin und Transparenz 14 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

14 Ausschreibung Campus- Management-System (CMS) Sftware-Unterstützung der ptimierten Abläufe Marktsndierung vn Campusmanagement-Prdukten Anbindung an bestehende Infrastruktur muss gewährleistet werden Ca Anfrderungen: 1. Funktinale Anfrderungen an den Sftwareanbieter 2. Funktinale Anfrderungen an die Sftware 3. Qualitätsanfrderungen an das System Zusammengestellt aus Funktinalitäten der jetzigen Systeme Sll-Przessen der Teilprjekt-AGs Anfrderungskatalgen 2009/2010 Erkenntnissen anderer Hchschulen 15 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

15 Ausschreibung Campus- Management-System (CMS) Prüfung der Ausschreibungsunterlagen durch Lenkungs- und Prjektgruppe swie durch AG Mitglieder in den Teilprjekten Vertreter» der Fakultäten 1-8, 10 (u. a. Dekane und Studiendekane)» der Abteilungen 1.1 / 1.2 / 1.3 / 6.2 / 10.5» des Persnalrats / PRwiss» der Studierenden» des Datenschutzes» des Rechen- und Kmmunikatinszentrums» des Lehrerbildungszentrums» des CiL (insb. Lehr- und Lernprtal L 2 P) Kmmentare diskutiert und bearbeitet 16 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

16 Ausschreibung Campus- Management-System (CMS) Vervllständigen der Ausschreibungsunterlagen in Zusammenarbeit mit der Beschaffung Veröffentlichung der Ausschreibung in Q3/2013 Erstellung vn Sftwareanwendungsszenarien für Bieterwrkshps Gemeinsame Anbieterbewertung im Hinblick auf Funktinsumfang und Przessunterstützung (u. a. Bieterwrkshps mit Anbietern) Nach Zuschlagserteilung Detailanalyse vm Anbieter mit Key-Usern in Fakultäten und ZHV Überführung der Sll-Przesse in Zielprzesse Systemtests mit Anwendern aus Fakultäten, Studierendenschaft, der relevanten ZHV-Abteilungen und des RZs Anwenderschulungen 17 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

17 Prjektablauf 18 PuL-Prjekt: Überblick für IT-Administratren PuL-Prjekt

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! RWTH Aachen University Templergraben Aachen