Crossqualifizierung Projektmanagement und Microsoft Office Project. BEWIELU, Technologiezentrum am Europaplatz, Dennewartstr , Aachen

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1 SEMINARBESCHREIBUNG Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Seminarziele: Zielgruppe: Vraussetzungen Seminarinhalte: Dauer: Methde: Besndere Merkmale: Die Teilnehmer lernen den Lebenszyklus eines Prjektes kennen und erfahren, aus welchen Phasen er besteht. Zu jeder Phase (Statin des Lebenszyklus) erfahren Sie, welche Methden des Prjektmanagement hierauf anzuwenden sind und wie Sie das IT-Tl Micrsft Prject hierbei nutzbringend einsetzen können. Das Seminar schließt smit eine Lücke, da swhl Methdeneinsatz als auch Werkzeugeinsatz gleichzeitig vermittelt werden. Dieses erspart dem Teilnehmer, den Wissenstransfer vn Methde und Tl alleine durchführen zu müssen. S wird der Lernprzess beschleunigt und der erflgreiche Einsatz bei knkreten beruflichen Aufgaben erhöht. (Angehende) Prjektleiter swie Teilprjektleiter Basis-Kenntnisse Windws swie Grundkenntnisse Wrd der Excel s. hierzu Anlage: Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject 3 Tage Vrstellung der Inhalte an Fallbeispielen aus der Praxis und hher Übungsanteil Die Teilnehmer erhalten swhl eine kursspezifische Unterlage. BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

2 Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject PROJEKTIDEE Aufgaben und Vrhaben am Arbeitsplatz sind zu unterscheiden in Rutineaufgaben, die nach definierten Przessabläufen erledigt werden, swie Prjekten, die einer besnderen Planung und temprären Organisatin bedürfen. Weiter ist wichtig zu wissen, wie Prjekte entstehen, z.b. - Umsetzen Strategie - Prjektidee - Reagieren auf ein Prblem Ergebnisdkument: i. a. Prtkll Die Firma TOYS hat ein neues Prdukt hergestellt, das auf der Spielzeugmesse erstmalig präsentiert werden sll. Innerhalb der Firmenleitung ist man sich einig, dass das neue Prdukt drt mit besnderen Werbeaktivitäten vrgestellt werden sll, um zügig Verkaufserflge zu erreichen. Da es sich um die Erstpräsentatin des neuen Prduktes handelt, die zudem in einem grßen und öffentlichen Rahmen stattfindet, handelt es sich um ein Prjekt. Hingegen ist die Präsentatin des Vertriebsmitarbeiters Meier bei einem Kunden zu einem langjährigen Prdukt, zu dem bereits viele Marketingunterlagen bestehen, eine Rutineaufgabe. Verständnis vn Planung als durchdachtes und strukturiertes Vrgehen Definitin Rutineaufgabe: Umfang begrenzt, Ablauf klar, Risik gering Definitin Prjekt: Umfang unklar, Ablauf anfangs unklar, Risik unbekannt Strukturierte Vrgehensweise (Vrgehensskizze / Mindmapping) Definitin Prjekt Merkmale eines Prjektes Magisches Prjekt-Dreieck Erflgsfaktren eines Prjektes Prjektklassifizierung Prjektarten / typen Stakehlderanalyse Dkumentatin der Prjektidee Tls zur Prjektplanung (Vrteile / Nachteile), z. B. - Excel - Outlk - Datenbank, z. B. Access Anlage eines Vrhaben / Prjektes Arbeitsweise vn Micrsft Prject Bildschirmaufbau /Ansichten Der Prjektberater Erfassen vn Prjektinfrmatinen und eigenschaften Prjektdefinitin: - Grundinfrmatinen - Prjektinf - Prjekteigenschaften Vrgänge erfassen (Prjektphasen) BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

3 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject DEFINITION DES PROJEKTZIELES Zur Bewältigung neuer Aufgaben (z.b. Vrstellung eines neuen Prduktes auf der Messe) werden Ideen zur Realisierung entwickelt. Sbald die Ideen knkreter werden, werden hieraus sukzessive Prjektziel und Teilziele entwickelt. Ergebnisdkument: Definitin Prjektziel Der Marketingleiter schlägt vr, begleitend zur Messe flgende Werbemaßnahmen durchzuführen: - Prduktpräsentatin - Anzeigen in Fachzeitschriften - Werbefilm im Fernsehen - Radiwerbung Definitin der Prjektziele (Haupt- und Nebenziele, Nichtziele) Abgleich der Prjektziele mit den Unternehmenszielen bzw. Strategischen Prjektzielen Zur Zielerreichung erfrderliche Einzelaktivitäten ableiten Strukturierung der Prjektaufgaben (Prjektstrukturplan) als Möglichkeit, die Kmplexität zu meistern Arten der Gliederung: - Tp-Dwn-Planung - Bttm-Up-Planung Erfassen und Strukturieren der Prjektaufgaben / Vrgänge Vrgänge verwalten Vrgangsntizen erstellen Vrgänge strukturieren (Sammelvrgänge) Vrgangsdauer schätzen Zeiteinheit bestimmen (Mnate, Wchen, Tage, Minuten) BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

4 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject ANFORDERUNGSDEFINITION (LASTENHEFT) Das Prjektziel / die Anfrderungen werden präzisiert swie auf Vllständigkeit und Knsistenz geprüft; Nebenbedingungen swie Einschränkungen (u. a. Termine) aufgenmmen. Ergebnisdkument: Anfrderungsdefinitin / Lastenheft Die Abteilung Marketing arbeitet die Vrschläge für die Werbemaßnahmen zum neuen Prdukt aus und ermittelt die ntwendigen Ksten swie den weiteren Ressurcenbedarf. Anfrderungsdefinitin Entwicklung Lastenheft Definitin Lastenheft Nutzen eines Lastenhefts Anfrderungen an ein Lastenheft Einbindung / Planung Kernressurcen Vrgangsverknüpfungen einfügen Meilensteine definieren Vrgangseinschränkungen festlegen PERT-Analyse / Netzplan Verknüpfungen analysieren Terminknflikte Pufferzeiten Stichtage definieren Prjektressurcen anlegen / Ressurcenpl Ressurcenarten Vrgangsarten kennen und anwenden BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

5 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject MACHBARKEITSANALYSE Die möglichen Risiken bei dem neuen Prjekt werden untersucht und swie deren Behebung bzw. Minimierung (Machbarkeitsbetrachtung). Ergebnisdkument: Risikdarstellung Machbarkeitsstudie Die Geschäftsführung findet das Knzept der Marketingabteilung gut, hat aber Bedenken wegen der dargestellten Ksten. Zudem erscheint die Zeit für die Vrbereitung für einige Werbemaßnahmen zu knapp. Daher werden einige Werbeaktivitäten gestrichen werden, da sie das Budget zu stark belasten würden und zudem deren Erflge sehr vage sind. Risikanalyse Hindernisse, Prbleme, Störungen Risik als Prdukt aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe Machbarkeitsanalyse Aufgaben Durchführung Autfilter anwenden Kapazitätsabgleich anwenden Benutzerdefnierte Felder nutzen Kennzahlen / Key Perfrmance Indicatrs (KPI) verwenden und als grafische Symble anzeigen Tabellen auswählen Ansichten auswählen Allgemeine Übersichtsberichte erstellen und drucken PROJEKTAUFTRAG / PFLICHTENHEFT Über das Prjektziel erflgt eine Entscheidung, b dies zielgerichtet realisiert (d.h. als Prjekt aufgesetzt) werden sll, und wie dies umgesetzt werden sll. Ergebnisdkument: Prjektauftrag / Pflichtenheft. Das Steuerungsgremium entscheidet nun, welche der Werbemaßnahmen umgesetzt werden sllen. Fällt die Entscheidung für das Prjekt, erflgt auch die Festlegung, wie und mit welchen Mitteln das Prjekt umgesetzt werden sll (Pflichtenheft) Pflichtenheft als Frtführung des Lastenheftes Bedeutung Pflichtenheft: - Vertragsgrundlage - Arbeitsgrundlage - Detaillierungsgrad Prjektdefinitin /-verträge Erstellen der Auftragsdkumente Basisplan des Prjektes speichern Unterschiede Basis- und Zwischenpläne kennen Balkendiagramm Überwachung betrachten BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

6 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject ZUSAMMENSTELLEN PROJEKTTEAM Für die einzelnen Aufgaben werden präzise die Anfrderungen an die Prjektbeteiligten definiert. Es erflgt eine Zurdnung, wer welche Aufgaben übernimmt. Ergebnisdkument: Prjektplan / Einsatzplan Alle zu besetzenden Rllen werden definiert und die Aufgaben den entsprechenden Rllen zugeteilt. Diese Mitarbeiter sllen durch einen erfahrenen Prjektleiter krdiniert werden. Den Mitarbeitern wird mitgeteilt, mit welcher Organisatinsstruktur das Prjekt durchgeführt wird. Aufgaben und Zusammensetzung des Prjektsteuerungsgremiums Ressurcenplan / Prjekteinsatzplan entwickeln Aufgaben Prjektleiter / - manager Typische Aufgaben vn Prjektmitarbeiter Prjektrganigramm Entscheidungsstruktur festlegen Berichtsstruktur Kmmunikatinsstruktur definieren Frtsetzung Ressurcenmanagement Unternehmensressurcenpl Kurze Beschreibung der Prject2002-Prduktlösungen und die Aufzeichnung der hierdurch entstandenen Möglichkeiten Definitin generische Ressurcen / Festlegung der einzelnen Rllen Ressurcen für Prjektrllen zurdnen PROJEKTINITIALISIERUNG Das Prjekt wird kmmuniziert. Vn Lieferanten werden Angebte eingehlt. Ergebnisdkumente: Einzelaufträge (Lieferanten) Zielvereinbarung MA Die bisherigen Dkumente werden im Intranet zur Verfügung gestellt, damit alle Beteiligten darauf zugreifen können und sich über den aktuellen Stand der Werbemaßnahmen infrmieren können. Definitin und Bedeutung Prjektinitialisierung Prjektplanung im Web kmmunizieren Einrichten vn Arbeitsgruppen Senden vn Prject-Aufgaben an Outlk BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

7 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject KICK-OFF / PROJEKTSTART Den Prjektmitarbeitern wird in einer gemeinsamen Veranstaltung der Prjektstart verkündet swie die Prjektziele und Meilensteine erläutert. Es stehen nun die genauen Termine für die wichtigen Aufgaben fest (u.a. Aufnahme Radispt) In einem Kick-Off Meeting werden die Prjekt-Etappenziele in Absprache mit den Prjekt-Mitarbeitern definiert. Festlegung des Prjektverlaufs Anpassung des Prjektplans Definitin vn Meilensteinen Einstimmung der Mitarbeiter Aktualisieren des Prjektplans Einfügen vn Meilensteinen Abspeichern des Basisplans Ergebnisdkument: Prjektplan mit Meilensteinen PROJEKTDURCHFÜHRUNG - durch den Prjektleiter - im Prjektteam - im Prjektsteuerungsgremium Ergebnisdkument: Zwischenpläne Das Prjekt befindet sich jetzt in der Durchführung. Der Prjektleiter hat die Verantwrtung, das Prjekt und seine Ziele zu keinem Zeitpunkt aus den Augen zu verlieren. Die Prjektmitarbeiter arbeiten an ihren Aufgaben und berichten die Ergebnisse swie besndere Vrfälle zum Prjektleiter. Dieser muss die Verantwrtlichen frühzeitig auf unerwartete Entwicklungen aufmerksam machen, damit, falls erfrderlich, alternative Lösungen gefunden werden können. Prjektstatus (Plan + Ist) Aufwandschätzung Planerfüllung Sll-Ist-Vergleich Kritische Phasen Kritischer Pfad Prjekttracking Kntinuierliche Prjektverflgung Prjektsteuerung Prjektdkumentatin Berichtswesen Istzeiten /Aufwände im Web erfassen Prjekt überwachen Prjektinfrmatinen eingeben Vergleich mit Basisplan Überwachungsfunktinen Frtschrittsanalyse Statusberichte anfrdern und zusammenfassen Berichtsanfrderung an die Teammitglieder Berichtserstellung Publizieren Prjektstatus Anzeigen in Micrsft Prject BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,

8 Lernziele Crssqualifizierung Prjektmanagement und Micrsft Office Prject Prjektstatin / Phase Symbl Beispiel Prjektmanagement-Methden Funktinen in Micrsft Office Prject PROJEKTABNAHME Ergebnisdkument: Abnahmeprtkll Abnahmeerklärung Nach Fertigstellung der Werbemaßnahmen präsentiert der Marketingleiter diese vr der Messe vr der Geschäftsführung. Kleinere Änderungswünsche und Fehlerwerden aufgenmmen. Kennzeichen der Prjektabnahme Check der drei entscheidenden Größen: - Termin - Ksten (Budget) - Qualität Austausch mit anderen Prdukten der Office-Familie: - Excel - PwerPint - Wrd - Outlk PROJEKTABSCHLUSSMEETING / Die Messe war erflgreich. PROJEKTÜBERGABE Ergebnisdkument: Prjektbericht Der Prjektleiter lädt seine Mitarbeiter zu einem gemeinsamen Abend ein, um einen Prjektrückblick durchzuführen und den erflgreichen Prjektabschluss zu feiern. LESSONS LEARNED / REVIEW Ergebnisdkument: Zusammenfassung und Verbesserungsvrschläge Der Prjektleiter führt mit den Prjektmitarbeitern eine Prjektnachlese durch, wbei alle psitiven bzw. negativen Aspekte des Prjekts analysiert werden. Auswertung der Prjektdaten Qualitätskntrlle Entwicklung vn Prjektchecklisten Entwicklung vn Prjektkennzahlen OLAP-Cubes nutzen BEWIELU, Technlgiezentrum am Eurpaplatz, Dennewartstr , Aachen Tel.: 0241 / ; Fax / , inf@bewielu.de,