BMD CRM Kontakt-, Dokumentenmanagement u. Archivierung. Stammdaten, zentrale Funktionen

Transkript

1 BMD CRM Kntakt-, Dkumentenmanagement u. Archivierung Stammdaten, zentrale Funktinen Verwalten aller Stammdaten vn Klienten, Gesellschaftern, Angehörigen und snstigen Kntaktpersnen mit beliebig vielen Adressen, Telefnnummer, adressen Verwalten der Ansprechpartner beim Klienten, Beziehen vn Persnenstammdaten über Rllenkennzeichen Verwalten der zuständigen Mitarbeiter je Klient bzw. Tätigkeitsbereich mit variabler Definitin der Bereiche (verantwrtlicher Bilanzierer; wer macht die Buchhaltung, ) Verwaltung der Institutinen (Finanzämter, Gemeinden, Gebietskrankenkassen und Szialversicherungsanstalten,...) Listgeneratr mit vielen Filter, Srtier- und Vergleichsmöglichkeiten samt Exprt und Ausdruck aus jeder Bildschirmansicht. Variable, je Anwender einstellbare Felddefinitin Druck vn Adressetiketten mit individuell gestaltbarem Etikettenaufbau und Selektinsmöglichkeiten Verwaltung vn Kundengruppen, Adressatenlisten für gemeinsame Auswertungen und Serienbriefe Stammdatenupdate für die FIBU, die eigene Buchhaltung, die interne Leistungsverrechnung und die Lhnverrechnung Zahlreiche Berechtigungsmöglichkeiten, die das Ändern vn Systemeinstellungen, das Ansehen bzw. den Zugriff auf heikle Daten, das Bearbeiten ganzer Datenmengen (Archive, Firmen, Datenkategrien) auf einen berechtigten Benutzerkreis einschränken. Kunden-Navigatr

2 Mit dem Kunden-Navigatr wird die Visin vm Gläsernen Kunden", der alles umfassende, jederzeit verfügbare Kundenakt Wirklichkeit: Alle Daten, die in irgendeinen Zusammenhang mit dem Kunden gebracht werden, können rasch und übersichtlich abgerufen werden. Klientenstammdaten ausführliche Übersicht (individuell einstellbar) Chrnik Verwaltung vn Ntizen, Anmerkungen, Infs (z. B. besndere Vereinbarungen) zu einem bestimmten Klienten Kntaktjurnal Sammlung und Strukturierung (beispielsweise nach Terminen, Telefnaten, Pststücken, etc.) sämtlicher Kntakte mit einem Klienten Zuständigkeiten (welcher meiner Mitarbeiter arbeitet an der Bilanz, an der Buchhaltung...) Kundenkalender (vergangene der zukünftige Kundentermine, erledigten der unerledigte Aufgaben) Dkumente (aus- und eingegangene Schriftstücke, Ntizen, Ausdrucke, Kntblätter...) Kundenknt, ffene Psten BMD Organizer Übersicht Hier findet die klassische Bürverwaltung statt: Termine, Aufgaben, Ntizen, Telefnbuch, Kundenkntaktjurnal für jeden Mitarbeiter, Seminar- und Veranstaltungsverwaltung, Medienbiblithek für die Stabsstellen in Ihrer Bürrganisatin. Häufig verwendete Übersichten sind über die Symblleiste der die Schnellstartleiste per Knpfdruck verfügbar, die wesentlichsten Arbeitshilfen (Aufgaben, Termine) des Mitarbeiters sind im Mitarbeiterkalender zusammengefasst.

3 Telefnprtkll Das Telefnprtkll ermöglicht die Erfassung vn eingehenden und ausgehenden Telefnaten. Die kmfrtable Bedienung beinhaltet unter anderem die detaillierte Erfassung der Gesprächspartner und in einem eigenen Mitschriftbereich die genaue Registrierung der Anfrage (z. B.: Hardware-Anfrage), swie die damit verbundene Tätigkeit (z. B.: Prblemanalyse). Snderfunktinen Im Telefnprtkll werden autmatisch die zuletzt geführten Telefnate mit dem Teilnehmer angezeigt. Aus dem Telefnprtkll ist eine prblemlse Verzweigung in andere Prgrammteile möglich. S können Infrmatinen zu diesem Kunden abgerufen werden, die für das Telefnat relevant sind (Kundenverwaltung, Terminkalender, ) Aus dem Telefnprtkll können s versandt werden. Sbald der Teilnehmer eingegeben wurde, wird seine - Adresse angezeigt und eine kann sfrt zu diesem Telefnat versendet werden. Während des Telefnats kann ein Rückruf erzeugt werden. Dieser wird bei dem Mitarbeiter, der den Rückruf tätigen sll, als Aufgabe angezeigt. Der zuständige Mitarbeiter kann dann direkt aus der Aufgabenverwaltung in das Telefnprtkll verzweigen und den Anruf vrnehmen. Telefnbuch Anlage eines individuellen, firmeninternen Telefnbuches Teilnehmer-Übersicht: zeigt alle prtkllierten Telefnate, die mit einer bestimmten Persn der Institutin geführt wurden Mitarbeiter-Übersicht: zeigt alle prtkllierten Telefnate für einen bestimmten Mitarbeiter an

4 Terminkalender Der Terminkalender enthält eine kmplette Übersicht der täglich anfallenden Geschäfts- und Privattermine. Die Bearbeitung dieser Termine erflgt nach Datum und Mitarbeiter. Terminansichten (ffen, erledigt, alle) Terminübersichten Wchenübersicht (Alle Termine eines Mitarbeiters für eine bestimmte Wche) Mnatsübersicht (Alle Termine eines Mitarbeiters für einen bestimmten Mnat) Gruppenübersicht (Alle Termine mehre ausgewählter Mitarbeiter der einer bestimmten, vrdefinierten Mitarbeitergruppe, z.b. Supprt) Terminübersicht (Alle Termine aller Mitarbeiter für einen bestimmten Tag)

5 Spezialfunktinen Verlauf eines Termins verflgen Intervall setzen freien gemeinsamen Termin für mehrere Mitarbeiter suchen dem Termin verschiedene Medien (Equipment, Dienstwagen, Räumlichkeit) zurdnen sbald ein Termin bearbeitet wird (Eintrag, Änderung, Löschung) erflgt eine Benachrichtigung Durch die Hinterlegung der Anfahrtsdauer in der Kundenverwaltung kann im Organizer für einen Termin die Abfahrtszeit berechnet werden. Visualisierung vn besnderen Termineigenschaften: Um unmissverständlich auf einen Blick erkennen zu können, um welchen Termin es sich handelt, gibt es auch Symble, die die Eigenschaft eines Termins erkennen lassen: Outlk-Anbindung: Imprt/Exprt vn Terminen Medienverwaltung/Medienverleih für einen Termin ntwendige Medien (Räumlichkeiten, Techn. Equipment; Fahrzeuge, Bücher) werden autmatisch verwaltet Dkumente zurdnen Termingenehmigung beantragen, Termine genehmigen

6 Terminbestätigung anfrdern, Termine anfrdern/ablehnen Aufgaben Die Aufgaben sind das zentrale Wrkflw-Instrument im BMDManager. Aufgaben entstehen autmatisch durch den Psteingang der das Telefnprtkll bzw. können natürlich auch händisch erfasst werden. Sie können Aufgaben... an andere Mitarbeiter delegieren an andere Mitarbeiter verteilen bearbeiten (erledigen...) als versenden ausführen" (=Telefnprtkll starten, Pstausgang öffnen) mit der Outlk-Anbindung imprtieren bzw. exprtieren Sie können mit Aufgaben... Dkumente und andere Infrmatinen durch ihre Bürrganisatin laufen lassen und dabei jederzeit nachvllziehen, wer wann was damit gemacht hat. Kntrllieren, wie knsequent Ihre Mitarbeiter bei der Erledigung vn Aufgaben sind Termingenehmigungen (Urlaubs- und Zeitausgleichsbestätigung!) abwickeln Ntizen Ntizen sind ft unentbehrlich. Dieser Tatsache trägt der Organizer mit der Ntizverwaltung Rechnung. Ntizen können in drei verschiedenen Ordnern verwaltet werden: Private Ntizen Öffentliche Ntizen Gelöschte Ntizen BMD DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM BMD DMS das elektrnische Dkumentenarchiv bietet Ihnen die Möglichkeit, ein- und ausgehende Dkumente schnell und einfach zu verwalten, zu rdnen und wieder aufzufinden.

7 Bearbeitungszustände, Versinsinfrmatinen, Infrmatinen über Dkumentenart und Pststatus sind graphisch dargestellt. Dkumente, die in BMD DMS geführt werden, sind im BMD Manager an vielen Stellen sichtbar und bearbeitbar (Pstverwaltung, Terminverwaltung, Aufgaben, Kntaktjurnal u. v. a. m.) Mehrere kmbinierbare Berechtigungssysteme verhindern den Zugriff unautrisierter Mitarbeiter auf heikle" Dkumente. Archivierung Rechnungen, Hnrarnten, Mahnungen usw. legen Sie vllautmatisch im jeweiligen Ordner ab. Die Übergabe jedes BMD-Outputs in den Dkumentenrdner zur Beschlagwrtung ist ebenfalls direkt möglich. Fertige Steuererklärungen können Sie z. B. zukünftig direkt ins Archiv übernehmen. Eingescannte Dkumente werden einzeln der im Stapel zur Beschlagwrtung abgearbeitet. Die Übergabe ausgehender Dkumente über Office- Prdukte erflgt direkt beim Abspeichern des Dkuments der vllautmatisch über die BMD Standardbrieffunktin. Sie können auch Mehrfachzurdnungen eines Dkuments in verschiedene Ordner durchführen. Es besteht die Möglichkeit die Erfassungsmaske für die Beschlagwrtung variabel zu definieren und auf die individuellen Erfrdernisse einzustellen. Archivierung mit Vrschau Das Sammelverzeichnis ist ein Ordner unter dem Dkumente, die für eine Archivierung anstehen, gesammelt werden. Beim Öffnen des Sammelverzeichnisses werden die Dkumente im BMD- Explrer aufgelistet. Aus dieser Übersicht ist es möglich die Dkumente zu starten und in das Archiv zu übernehmen. Integratin Ein wesentlicher Vrteil vn BMD DMS liegt in seiner ttalen Integratin in die BMD-Sftware. Beim Ansehen eines Kunden- der Lieferanten-Knts wird direkt in den elektrnischen Ordner verzweigt, der vn der markierten Buchungszeile direkt eine im Ordner abgelegte Rechnung angezeigt. Der Originalbeleg ist szusagen nur einen Mausklick der Tastendruck vn Ihnen entfernt. Im Steuerberatungsbereich verzweigt man vn jeder Stelle der Klientenbearbeitung in die Dkumente des Mandanten und mit sehr effizienten Suchmechanismen wird ein Dkument schnellstens gefunden. Dkumente, die im Organizer mit Terminen, Aufgaben, Fristen, Psteingängen verknüpft sind, können vn überall aus unter Einhaltung des Berechtigungssystems angesehen, aufgerufen und bearbeitet werden. Dkumente können mit mehreren Kunden verknüpft werden. Dkumente können untereinander verknüpft werden. Dkumente aus MS Office (Wrd, Excel, PwerPint und Outlk) können direkt ins BMD DMS archiviert werden.

8 Ntebk Dkumente können einfach aus dem Archiv auf das Ntebk übertragen werden, um für Besprechungen mit Kunden der Lieferanten alle Dkumente parat zu haben. Ein eigener Dkumentenexplrer ermöglicht die Suche und das Anzeigen dieser Dkumente auf dem Ntebk, hne dass drt eine NTCS-Installatin benötigt wird. Internet, Einzelne der mehrere Dkumente können direkt aus dem Archiv als Attachment per versendet werden. Das ist unabhängig vn Ihrem -Prgramm. Dkumente können durch Angabe eines ftp-pfades als Kpie im Internet der Intranet veröffentlicht werden. Dkumente können aus mehreren -Prgrammen direkt archiviert werden (Direktanbindung aus MSOutlk, Verschieben und Archivierung über Vrschau aus MSOutlk Express, Abspeichern als RTF und Archivierung aus Grupwise) Ablagestruktur und Suche Dkumente können nach flgenden Kriterien abgelegt und gesucht werden: Kunden, Mitarbeiter, Kategrien, Prjekte, Institutinen, Schlagwörter, Gesellschafter Zur Beschlagwrtung stehen außerdem zur Verfügung: Hauptkategrien, Kategrien, Schlagwörter, Betreff, Bezugsjahr und Mnat Daneben stehen zum Auffinden vn Dkumenten eine spezielle Schlagwrtsuche, eine Vlltextsuche mit wahlweise Vrfilterung der Dkumente swie natürlich alle mehrfach kmbinierbaren Standardsuch- und Filterfunktinen vn BMDNTCS zur Verfügung Kennzeichnen vn Ordnern durch ausführliche Ntizen und Chrniken, damit Ihre Anwender die nötigen Hinweise auf das Ablagesystem haben und die nötige Ordnung halten können. Kennzeichnen vn Ordnern und/der Dkumenten über Farbcde um besndere raschen, intuitiven Zugriff auf Dkumente mit bestimmten Eigenschaften zu ermöglichen.

9 Weitere Prduktinfrmatinen anfrdern zurück zur Liste Drucken Empfehlen