Enterprise Business Intelligence Method

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1 Serwise AG Merkurstrase Winterthur Tel Dezember 2004 Enterprise Business Intelligence Methd Ein kmpletter Lifecycle für erflgreiche Business Intelligence Prjekte im Enterprise Umfeld Autren: Walter Bnat, Benjamin Lindegger, Yves Barbezat Serwise AG, Winterthur

2 1 EINFÜHRUNG Business Intelligence-Prjekte sind charakterisiert durch kmplexe Umgebungen und verschiedene invlvierte Interessen- und Benutzergruppen. Um ein slches Prjekt vn Anfang bis Ende erflgreich durchführen zu können, empfiehlt es sich, eine dem Prjekt geeignete Methdik anzuwenden, welche ein gezieltes und den Bedürfnissen gerechtes Vrgehen ermöglicht. Die Serwise AG verfügt über eine eigene BI-Methdik, welche den Ablauf eines BI-Prjekts aufzeigt und gezielt durch die einzelnen Phasen zur Realisierung eines slchen Prjekts führt. Diese Methdik ist aus jahrelangen und kundenbezgenen Praxiserfahrungen der Berater entstanden und sll sich s nah wie möglich an die Praxis der heutigen Arbeitswelt richten. Dabei werden frtlaufend Erfahrungen aus Prjekten und dementsprechende Prblematiken und dazugehörige Lösungsmöglichkeiten integriert. Sie finden hier eine kurze Beschreibung der einzelnen Phasen swie die wichtigsten Arbeitsschritte, welche innerhalb der jeweiligen Phase bearbeitet werden. Die Business Intelligence Methde der Serwise AG ist aufgeteilt in sechs verschiedene Phasen mit einem entsprechenden Prject Management. Serwise AG, Winterthur Seite 2 vn 9

3 STARTUP Ausgangspunkt ist der Startup, welcher die Einigung zwischen dem Kunden und der Serwise AG über die eigentliche Visin und das Ziel des Prjekts beinhaltet. ANALYSIS In der Analysis-Phase werden auf der einen Seite die Bedürfnisse der Endanwender untersucht um daraus die Anfrderungen (Business Requirements) zu eruieren. Auf der anderen Seite werden die IT-Infrastruktur und die anfallenden beziehungsweise bestehenden Daten des Kunden in Bezug auf die Realisierung des BI-Prjekts analysiert. Aus dieser Phase entstehen verschiedene Grbknzepte, welche zusammen mit dem Prject Spnsr besprchen und bei Einigung über deren Inhalt als Grundlage für die weiteren Phasen dienen. DESIGN Mit dem Design beginnt die Arbeit am Detail. Die Business Requirements bilden die Grundlage beim Aufbau der BI- Umgebung. Das Design lässt sich unterteilen in das technische Systemdesign und das die BI-Przesse umfassende Przessdesign. DEVELOPMENT Der Aufbau einer Entwicklungsumgebung initialisiert das Develpment. Danach können die einzelnen Systemkmpnenten (Datenbank und BI-Mdule) enwickelt werden. Die beste Vrgehensweise um BI-Systeme zu entwickeln, ist die Arbeit mit Prttypen. TESTING & QUALITY ASSURANCE Dank einer Testumgebung kann die BI-Lösung in der Testphase überprüft werden. Sie umfasst das Durcharbeiten vn Test Cases, Unit Tests, System Tests und Datenqualitätstests. DEPLOYMENT Während des Deplyments wird die Prduktinsinfrastruktur aufgebaut und die Testumgebung auf die Prduktinsumgebung migriert. Dazu gehört auch die Schulung der End-User, die Übergabe des Betriebshandbuches und aller Dkumentatinen und diesbezüglich auch die Übergabe des gesamten Systems an den Kunden. Die sechs Phasen der Business Intelligence Methde der Serwise AG sind umgeben vm Prject Management, welche sich in die vier Bereiche Prject Organisatin, Prjekt Marketing, Prject Cntrlling und Prject Dcumentatin aufteilen lässt. Serwise AG, Winterthur Seite 3 vn 9

4 2 STARTUP Damit eine Business Intelligence-Lösung zur vllen Entfaltung kmmen kann, braucht es als Erstes eine klare Visin des Kunden. Der Kunde muss eine grbe Vrstellung haben, welchen direkten und indirekten Nutzen eine slche BI-Lösung der Unternehmung bringen sll. Dadurch ist es für die Serwise AG einfacher, aus der Visin heraus zusammen mit dem Kunden das eigentliche Ziel des Prjekts zu verstehen. Der Prject Spnsr bzw. Prject Driver ist diejenige Persn innerhalb der Unternehmung, welche die Visin in die Praxis umsetzen möchte. Sie muss innerhalb der Unternehmung über die Möglichkeiten und Befugnisse für ein derartiges Prjekt verfügen. Da die Endanwender, welche die eigentliche Zielgruppe bildet, meistens aus dem Business-Bereich kmmen, sllte wenn immer möglich auch der Prject Spnsr aus diesem Bereich stammen. Dies gewährleistet das Verständnis für die Bedürfnisse der Endanwender und die Führung des Prjekts aus Business-Sicht. Der erste Schritt für die Serwise AG in einem BI-Prjekt ist die Kntaktaufnahme und daraus flgend ein erstes Treffen mit dem Prject Spnsr. Dabei handelt es sich um ein ffenes Gespräch zwischen dem Prject Spnsr und einem Berater der Serwise AG. Während dieses Treffens erfährt die Serwise AG die Visin des Prjekts und die erhfften Auswirkungen, welche die Einführung vn Business Intelligence in der Unternehmung haben sll. Der Berater der Serwise AG kann seinerseits Erfahrungen aus anderen Prjekten einfliessen lassen und den Prject Spnsr während des Gesprächs auf weitere Möglichkeiten und ptentielle Risiken swie Realisierbarkeit mit Business Intelligence hinweisen. Am Ende dieses Interviews sll die Visin des Kunden genauere Knturen erhalten und die Serwise AG sich ein Bild machen können, was vm Prjekt erwartet wird. Um eine erste Grbanalyse durchführen zu können, wird ein BI-Wrkshp rganisiert. An diesem Treffen nehmen der Prject Spnsr zusammen mit ausgewählten Persnen der Unternehmung und einem Berater der Serwise AG teil. Die Teilnehmer sllten aus Abteilungen kmmen, welche über bestimmte Fragekreise wie Organisatrisches, Unternehmenskultur, Endbenutzer, technische Ressurcen, Human Ressurces usw. Auskunft geben können. Aus diesem BI-Wrkshp resultiert der eigentliche Scpe f Prject. Dieser wird anhand einer Präsentatin und Dkumentatin dem Prject Spnsr vrgestellt. Zu diesem Zeitpunkt sind sich die Parteien über die Visin des Prjekts einig und es wurde eine Grbanalyse zur Realisierung vrgenmmen. Der Scpe f Prject dient als Grundlage für das Kick-Off- Meeting. Dieses wiederum initialisiert die Analysis-Phase. Serwise AG, Winterthur Seite 4 vn 9

5 3 ANALYSIS Das Kick-Off-Meeting bildet den Startpunkt der Analysis-Phase. Ziel ist die Vrstellung des Scpe f Prject. Die Teilnehmer sind swhl Repräsentanten der Key User (Endanwender), als auch andere entscheidungsrelevante Persnen aus dem Business und der IT. Es geht darum, dass Bewusstsein der beteiligten Persnen für das Prjekt und ganz allgemein für Business Intelligence und dessen Mehrwert zu stärken. Die Prjektrganisatin swie die angewandte Methdik werden den Teilnehmern erleutert und es werden bereits erste Rllenverteilungen vrgenmmen. In der eigentlichen Analyse werden die Bedürfnisse der Endanwender (Business Requirements) erfasst und analysiert. Die Endanwender sind die Zielgruppe des Prjekts und daher ist es besnders wichtig, ihre Wünsche genaustens zu untersuchen und auf ihre Realisierbarkeit hin zu überprüfen. Es ist äusserst wichtig zu erfahren, welche Infrmatinen benötigt werden und mit welchen Hilfsmitteln bisher diese Infrmatinen gewnnen wurden. Daraus können spätere Anfrderungen an Standard Reprts, Managed Reprts, Webanfrderungen, Screcard Reprts (KPI s), Visualisierungen und OLAP für dynamische Analysen abgeleitet werden, welche mit Hilfe vn BI-Tls zur Verfügung gestellt werden sllen. Die Analyse der IT auf der anderen Seite gibt Aufschluss über die bestehende Infrastruktur (Hardware, Sftware, Betriebssysteme, Datenbanken, Netzwerke, Client, Webserver, Intranet, Prtal, usw.) und der anfallenden beziehungsweise bestehenden Daten. Bezüglich der Daten ist die Beantwrtung flgender Fragen vn Bedeutung: Was für Daten sind vrhanden? Welche Datenmengen fallen an? Gibt es ein Data-Warehuse beziehungsweise Data Marts und wie sind diese aufgebaut? W finden wir die Daten, welche die Anfrderungen der Business Requirements decken? Gibt es Datenlücken der Prbleme in der Datenaufbereitung? Das Ziel ist hier die genaue Analyse, welche Mittel vn der IT zur Verfügung gestellt werden können und wie diese aufgebaut sind. Dank einer GAP-Analyse werden beide Seiten miteinander verglichen und mögliche Risiken und Prblemznen eruiert. Die Resultate der Analyse swie die einzelnen GAP s werden in unterschiedlichen Grbknzepten (Tl-Evaluatin, Architektur, Security, Training, Deplyment, Maintenance) für die weiteren Phasen beziehungsweise Tasks festgehalten und bieten einen Rahmen, innert welchem sich die Entwicklung der BI-Umgebung bewegen sllte. Diese Grbknzepte werden mit dem Prject Spnsr besprchen. Sind sich beide Parteien über das weitere Vrgehen einig, erflgt zu diesem Zeitpunkt eine Prjektvereinbarung, welche verbindlich die weiteren Phasen des Prjekts (Design, Develpment, Testing & QA und Deplyment) definiert und die Design-Phase lanciert. Serwise AG, Winterthur Seite 5 vn 9

6 4 DESIGN Mit der Abnahme der Prjektvereinbarung, welche durch den Prjekt Spnsr erflgen muss, wird die Designphase freigegeben. Die zentrale Fragestellung in der Designphase lautet: Wie muss das BI-System aufgebaut werden, damit die Business Requirements erfüllt werden können? Mit der Designphase beginnt die Arbeit am Detail. Es wird die BI-Umgebung vm Prjektteam bis ins Detail spezifiziert, definiert und knzipiert. Als Grundlage für die Arbeit an den Detailspezifikatinen dienen die Analyseergenisse und die Grbknzepte aus der Analysephase. Die Grbknzepte beinhalten erste, feste Vrgaben über den Systemaufbau, welche dem Designteam die generelle Architektur und Marschrichtung vrgeben. Das Prjektteam erarbeitet verschiedene Detailknzepte. Dabei wird grundsätzlich zwischen Detailknzepten für das Systemdesign und das Przessdesign unterschieden. Unter Systemdesign wird die gesamte technische Seite der BI-Lösung verstanden, während unter Przessdesign alle BI-Przesse zusammengefasst werden. Für das Systemdesign werden in der Regel flgende Detailknzepte ausgearbeitet: Datenmdellierung / Data Surcing Hard- und Sftware-Infrastruktur Security Detailknzept pr BI-Mdul (OLAP, Reprting, Visualizing) Unter Przessdesign sind flgende Detailknzepte vn Relevanz: Deplyment Training/Educatin Maintenace (Przessdefinitinen) Die Detailknzepte dienen den Beratern als Vrgabe für die Entwicklung und Implementatin der BI-Umgebung. Das Systemdesign ist mit der Abnahme der Detailknzepte durch die Prjektverantwrtlichen beendet und leitet über zur Develpment-Phase. Dies verhält sich anders bei den Knzepten des Przessdesign. Die Arbeit an diesen Detailpapieren wird während der Designphase begnnen, läuft aber in der Regel bis zum Ende der Develpmentphase weiter. Natürlich ist das in den Detailknzepten niedergeschriebene Design nicht als unveränderlich zu verstehen. Sllten in einem späteren Zeitpunkt, während der Develpment-Phase neue Erkenntnisse und Ideen aufkmmen, können diese unter Einbezug des Verantwrtlichen auf die neuen Bedürfnisse angepasst werden. Serwise AG, Winterthur Seite 6 vn 9

7 5 DEVELOPMENT In der Designphase wird im Detailknzept Systemdesign festgehalten, mit was für einer Infrastruktur das BI-System entwickelt und betrieben werden sll. Sbald dieses Dkument vn den Prjektverantwrtlichen abgenmmen wurde, wird mit dem Aufbau einer Entwicklungsumgebung begnnen. Mit Fertigstellung der Entwicklungsumgebung kann damit begnnen werden, die eigentlichen Systemkmpnenten (Datenbank, BI-Mdule) zu entwickeln, vrausgesetzt die Detailknzepte wurden bereits genehmigt. Das vrdringlichste Ziel ist, falls nch nicht vrhanden, der Aufbau einer multidimensinalen Datenbank (Data Mart, Datawarehuse), die als Datenquelle für die BI-Mdule dient. Abhänging vn der IT-Infrastruktur der Unternehmung und je nach Anfrderungen des Prjektes kann das Data Surcing und die Datenmdellierung ein zeitintensiver Przess sein. Dennch muss eine saubere und knsequente Datenintegratin angestrebt werden, um den längerfristigen Erflg des Prjektes zu ermöglichen. Erst wenn die BI-Infrastruktur steht und vn der multidimensinalen Datenbank ein erster Entwurf entwickelt wurde, kann mit der Entwicklung an den einzelnen BI-Mdulen begnnen werden. Die Entwicklung vn BI-Systemen wird nie in einem Durchgang kmplett abgeschlssen. Die beste Vrgehensweise um BI- Systeme zu entwickeln, ist die Arbeit mit Prttypen. Jeder Cube, jeder Bericht und jede Systemkmpnente, die entwickelt wird, ist primär als Prttyp zu verstehen, der nch verändert werden darf. Dies gibt den Benutzern die Chance, sich mit den Eigenheiten und Möglichkeiten der verwendeten Werkzeuge vertraut zu machen und bei Bedarf neue Ideen einzubringen. Mit dem Prttyping-Ansatz können neue Requirements (Tl spezifisch), aber auch Prbleme frühzeitig erkannt werden. Ausserdem ermöglicht diese Vrgehensweise eine möglichst frühzeitige Einbindung der Benutzer in das Prjekt. Zu Beginn des Prttyping werden Pwer User aus dem Fachbereich ernannt, die an der Entwicklung aktiv partizipieren sllen. Dies sichert eine hhe Benutzerakzeptanz beim Endkunden. Natürlich müssen die Pwer User vrgängig auf den eingesetzten Prdukten geschult werden. Nach dem Durchlaufen einiger Prttypen muss der Prjektverantwrtliche eine Grenze ziehen, ab dessen Zeitpunkt fürs Erste keine Änderungen mehr vrgenmmen werden. Dieser Schritt ist in der Regel nach Erfüllung der Business Requirements zu vllziehen, kann jedch nach Prjekt früher der später erflgen. Der Aufbau des gesamten BI-Systems in einer ersten fertigen Versin steht dann im Vrdergrund. Die einzelnen BI-Mdule müssen schliesslich vn den Prjektverantwrtlichen abgenmmen und für die nächste Phase freigegeben werden. Serwise AG, Winterthur Seite 7 vn 9

8 6 TESTING & QA Während der Prttypingphase entstehen erste Bedürfnisse nach Tests. Deshalb muss schn während der Entwicklung der einzelnen BI-Mdule eine Testinfrastruktur aufgebaut werden, die vm Entwicklungsteam genutzt werden kann. Das Testen ist unbestritten ein integraler Bestandteil des Prttypings, die eigentliche Testphase beginnt jedch erst, wenn die erste für das Deplyment vrgesehene Versin der BI-Mdule fertiggestellt wurde. Zu Beginn der Testphase gilt es Test Cases zu entwickeln, mit denen das System möglichst vllumfänglich überprüft werden kann. Die Test Cases müssen demnach alle möglichen Fälle abdecken, die während dem Betrieb auftreten können. Im Rahmen der Tests wird generell zwischen Unit Tests und System Test unterschieden. Bei den Unit Tests wird jede einzelne Kmpnente und jede Schnittstelle der Gesamtlösung unabhängig vneinander betrachtet und auf Herz und Nieren überprüft. Der System Test hat die Überprüfung des Gesamtsystems zum Ziel. Das heisst, es wird ein Test Case laufen gelassen, der vn Anfang (z.b. Extraktin der Daten aus dem Quellsystem) bis Ende (z.b. Erstellen eines aktualisierten OLAP- Cubes) der Przesskette fehlerfrei durchlaufen und am Ende die krrekten Zahlen präsentieren muss. Swhl den Unit Tests als auch dem System Test dienen die Test Cases als Arbeitsgrundlage. Sind die Tests erflgreich verlaufen, steht der Freigabe für den Rllut des System nichts mehr im Wege. Am Ende der Testingphase erflgt deshalb die Abnahme der Testergebnisse und die Freigabe der BI-Mdule für das Deplyment. Die Abnahme erflgt durch die Prjektverantwrtlichen und den Fachbereich. Sllten die Tests nicht erflgreich verlaufen, wird ein Fehlerprtkll erstellt, welches dem Entwicklungsteam die Unzulänglichkeiten des Systems beschreibt. Nach dem Beheben der Fehler kann ein neuer Testlauf durchgeführt werden, bis das System einwandfrei funktiniert. Serwise AG, Winterthur Seite 8 vn 9

9 7 DEPLOYMENT Das Deplyment beinhaltet diverse Schritte, welche den Abschluss eines BI-Prjekts bilden und durch diese das System dem Kunden übergeben und prduktiv eingesetzt werden kann. Den Auftakt in dieser Phase bildet der Aufbau der Prduktinsumgebung, um anschliessend die Testumgebung auf diese zu migrieren. Dabei werden allfällige Data Marts bei Bedarf in das unternehmensweite Datawarehuse integriert. Durch das Zusammenführen der verschiedenen Anwendungen kann der Mehrwert der BI-Lösung vll ausgenützt werden. Bei Verwendung einer Web-Lösung wird zu diesem Zeitpunkt die BI-Web-Lösung ins Prtal der Unternehmung integriert und allen Benutzern via Web Brwser zur Verfügung gestellt. Das BI-Prtal wird dabei überprüft, b es mit dem Crprate Design übereinstimmt und nahtls in die Prtallösung des Unternehmens integriert ist. Es werden alle Betriebshandbücher und Dkumentatinen, welche im Verlauf des Prjekts entstanden sind der IT und den BI- Administratren übergeben. Damit können swhl die einzelnen Applikatinen als auch das System als Ganzes durch den Kunden aufrechterhalten werden. Zu diesem Zeitpunkt werden auch die Verantwrtlichkeiten zwischen der IT und den BI- Administratren für die Applikatinen geregelt. Gleichzeitig werden alle End-User dank des Training-Knzepts, welches im Przessdesign definiert und ausgearbeitet wurde, geschult. Diese Schulung kann selbstverständlich bereits früher erflgen, beispielsweise im Zeitpunkt des Aufbaus der Testumgebung, damit die End-User bereits erste Erfahrungen sammeln können und nicht erst beim Ging Life des Systems zum ersten Mal mit den Tls knfrntiert werden. Die Anwender müssen diesbezüglich vrbereitet sein und alle Vrteile und Funktinalitäten der BI-Lösung kennen, damit die Lösung vllständig ausgenützt werden kann. Bei später auftretenden Prblemen muss gewährleistet sein, dass der Kunde jederzeit auf ein slides Supprt-Prgramm zurückgreifen kann. Dem Ging Life der BI-Lösung steht nun nichts mehr im Weg und dank eines ausgearbeiteten Change Management Prcess werden allfällige spätere Änderungen krdiniert vrgenmmen und beeinträchtigen das System in keiner Weise. Serwise AG, Winterthur Seite 9 vn 9