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1 Prjektmanagement Prjektmanagement Das Bedürfnis nach einem effizienten und in die Unternehmensabläufe integrierten Prjektmanagements ist in vielen Betrieben fester Bestandteil vn internen Organisatinsanweisungen und Regelwerken. In der Praxis gibt es dennch sehr ft elementare Prbleme in der Beherrschung der im Unternehmen laufenden der angedachten Prjekte. Wran liegt das? Die Einführung und Anwendung vn Prjektmanagement ist heute ein entscheidender Erflgsfaktr in immer härter werdenden Märkten und in schnell wachsenden Organisatinen. Die Frderungen an die Prjektbeteiligten, die unternehmensübergreifenden Prbleme vn Termin, Ksten und Qualität swie frtschreitende Kmplexität verstärken das Bedürfnis nach einem effizienten und nachhaltig in die Unternehmensabläufe integrierten Prjektmanagements. Prjektmanagement ist heute s aktuell wie nch nie und bei weitem kein alter Hut. Gruppendynamische Przesse, das Arbeiten in interdisziplinären Prjektteams und auch die ganzheitliche Abwicklung vn Prjekten mit den Methden des Prjektmanagements sind die wichtigsten Erflgsgaranten für eine erflgreiche Unternehmensführung. PM als Organisatinswerkzeug sllte eine feste Größe für die erflgreiche Durchführung vn Prjekten aller Art sein. Ganzheitliche Ansätze mit der entsprechenden IT-Unterstützung sind hier ratsam. Der Einsatz einzelner, islierter Bausteine der Prjektmanagement-Methden (z. B. Prjektrganisatin, Prjektplanung etc.) ist nicht empfehlenswert. Der entscheidende Faktr zur erflgreichen Umsetzung und nachhaltigen Implementierung vn Prjektmanagement im Unternehmen ist die Einbindung der Mitarbeiter und der Führungskräfte. Nutzen für die Betrffenen: Für das Management: Verbesserung der Prjektergebnisse und des Prjekterflgs Reprduzierbarkeit vn Prjekten Transparenz in der Prjektabwicklung strukturierte Infrmatin und Kmmunikatin Verringerung vn Prjektrisiken Für den Prjektleiter: verbindliche Zielplanung und Zielrientierung klare Strukturen zur zielgerichteten Prjektführung methdische Unterstützung zur Bewältigung der Prjektaufgaben effizientes Prjektcntrlling zur besseren Steuerung des Prjektes Für die Prjektbeteiligten: Klärung der Aufgaben, Verantwrtung, Kmpetenzen persönliche Identifikatin mit der Aufgabe eindeutige Aufgabenstellung Juli 2013 Seite: 1 vn 6

2 Prjektmanagement Prjektmanagement neue Verpackung mit altem Inhalt? Prjektmanagement ist heute in vielen Bereichen und Branchen vermeintlich ein alter Hut. Dennch sind bei der Durchführung vn Prjekten immer wieder die gleichen Prbleme zu bebachten. Die Kernprbleme liegen ftmals in der nicht einheitlichen Abwicklung vn Prjekten und allen damit verbundenen Prblemen. Es entstehen hhe Reibungsverluste durch unkrdinierte Abläufe (Przesse) und Schnittstellen. Ein einheitliches, unternehmensweites Prjektmanagement ist nur selten vrhanden der wird einfach nicht knsequent angewendet. Auf der Kstenseite ergeben sich grße Prbleme, die kalkulierten Größenrdnungen einzuhalten. Ein Prjektcntrlling bezgen auf Termine, Ksten und Qualität wird nur schwer der unter hhem Aufwand realisiert. Die IT-Unterstützung ist sehr unterschiedlich ausgeprägt und smit ein weiterer Schwachpunkt im Gesamtprzess. Zu bebachten ist heute, dass viele Unternehmen die Anwendung und ein gewisses Grundwissen im Bereich PM vraussetzen der sgar als selbstverständlich erachten. Auffällig ist dabei, dass nur wenige Hchschulabslventen Wissen in diesem Bereich vrweisen können bzw. vn der Hchschule mitbringen. Betriebsinterne Schulungen der sgar ein PM-Handbuch sind eher selten vrzufinden. In anderen Bereichen ist trtz aufwendiger PM-Knzepte der PM-Leitfäden und - Handbücher die praktische Umsetzung vn PM im täglichen Prjektgeschäft ftmals nur schwach ausgeprägt. Hier sind weniger rganisatrische Gründe die Ursache, sndern vielmehr die mangelnde Identifikatin der Führungskräfte mit den Methden und Werkzeugen des Prjektmanagements. Prjektmanagement ist kein Selbstgänger. Es muss im täglichen Prjektgeschäft vn den Führungskräften und dem Management vrgelebt werden. Ansnsten ist das System vn vrne herein zum Scheitern verurteilt. Prjektmanagement ist in der Therie, den Methden und Werkzeugen zwar seit langem bekannt, die Umsetzung und Anwendung swie die Aufrechterhaltung einmal eingeführter PM-Knzepte in die Praxis ist jedch ftmals mangelhaft ausgeprägt. Zudem bestehen heute ganz andere Möglichkeiten der IT-Unterstützung als nch vr ein paar Jahren. Juli 2013 Seite: 2 vn 6

3 Prjektmanagement Prjektmanagement im betrieblichen Umfeld Durch das Zusammenwirken unterschiedlicher Organisatinen und Organisatinsfrmen entstehen typische Hindernisse für die Abwicklung vn Prjekten, insbesndere hinsichtlich Terminen, Ksten und Qualität. Die Abwicklung ist zunehmend gekennzeichnet vn wachsender Kmplexität in Bezug auf die gestellten Anfrderungen, die grße Anzahl beteiligter Stellen und Abteilungen, gesetzte Termine, finanzielle Restriktinen und vertragsrechtliche Knditinen. Damit verbunden sind höhere Risiken. Um diese Risiken rechtzeitig zu erkennen, zu beurteilen und zu minimieren ist es erfrderlich, die Methden des Prjektmanagements zur Prjektabwicklung systematisch und als verbindliche Regel vrzugeben. Entscheidend ist hierbei, dass nicht nur Knzepte entwickelt, sndern diese auch in die Praxis umgesetzt werden. Im betrieblichen Umfeld werden ftmals nur Teile der nur einzelne Bausteine eines Prjektmanagement-Knzeptes vrgefunden. Ein ganzheitlicher Ansatz, vn der ersten Prjektidee der der Akquisitin eines Kunden bis zur späteren Übergabe bzw. dem Prjektabschluss, ist nur selten zu finden. Praxisgerechte Anwendung vn Prjektmanagement als Erflgsfaktr Prjektmanagement ist der Handlungsrahmen, um ein Prjekt zum Erflg zu führen. Die Aufgaben des Prjektmanagements bestehen im Wesentlichen aus sechs Hauptaufgaben, die gleichermaßen als Erflgsfaktren für ein abzuwickelndes Prjekt angesehen werden können. Wird eine der dargestellten Aufgaben vernachlässigt der im ungünstigsten Fall gar nicht beachtet, dann kann dies negative Auswirkungen auf den Prjekterflg haben. Die dargestellten Zusammenhänge dienen als Orientierung, um sich die wesentlichen Aufgaben des einzusetzenden Prjektmanagements bewusst zu machen. 1. Prjektziele Definitin eindeutiger, erreichbarer und abgestimmter Ziele als Basis für alle weiteren Aktivitäten im Prjekt. 2. Prjektrganisatin Aufbau einer zeitlich befristeten Prjektrganisatin mit klarer Definitin vn Aufgaben, Verantwrtung und Kmpetenzen. 3. Ablaufplanung Erstellung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Prjektablaufs. 4. Detailplanung Planung vn realistischen Ksten und Terminen für das Prjekt mit definierten Meilensteinen. 5. Überwachung/Steuerung Laufende Überwachung und rechtzeitige Steuerung der Abweichungen bei Terminen, Ksten und Qualität. 6. Führung Mtivatin, Engagement und Zusammenarbeit aller Prjektbeteiligten in einer geeigneten Prjektkultur. Juli 2013 Seite: 3 vn 6

4 Prjektmanagement Ziele des Prjektmanagements Prjektmanagement hat in der Regel zum Ziel, Prjekte s abzuwickeln, dass die vrgegebenen Sachziele erreicht (das gilt auch für die Qualität), die kalkulierten Ksten bzw. die vereinbarten Ksten eingehalten, die gefrderten Termine nicht überschritten, Abläufe transparent und die Infrmatinsaufbereitung auf Basis gleicher Daten ermöglicht werden. Einführung vn Prjektmanagement Strategie, Aufbau, Prbleme Strategie Bei der Einführung vn Prjektmanagement swie der Realisierung der gestellten Zielsetzung ist eine Einführungsstrategie empfehlenswert. Hierbei sllte ggf. ein Stufenknzept zum Einsatz kmmen, das in sich abgeschlssene Schritte auf dem Weg zur ganzheitlichen Einführung vn Prjektmanagement darstellt. Diese einzelnen Schritte sllten in sich zeitlich begrenzt und als Teilziel erreichbar sein. Zwischen den einzelnen Hürden (Schritten) sllten sich die Prjektbeteiligten mit den jeweiligen Techniken und Methden in der Praxis vertraut machen können. Sie sllen die Stärken und möglicherweise nch bestehenden Schwächen im täglichen Tagesgeschäft selbst erleben; nur s kann eine weitere kntinuierliche Verbesserung des bestehenden Systems erflgreich unter der aktiven Einbindung der Mitarbeiter vrangetrieben werden. Die Mitarbeiter müssen sich im System wiederfinden und ihre tägliche Arbeit mit den eingesetzten Methden und Werkzeugen bewältigen lernen. Die Anwendung und Aufrechterhaltung eines wirkungsvllen und effizienten Prjektmanagements ist eine Führungsaufgabe. Aufbau Im Rahmen der Einführung vn Prjektmanagement sllten zur besseren Visualisierung der Knzeptin, der inhaltlichen Zusammenhänge und des Aufbaus des Prjektmanagements die Bestandteile und Bausteine der einzelnen Inhalte grafisch aufbereitet werden. Diese Darstellung sll die zielgerichtete Einführung unterstützen, indem die Möglichkeit für Fach- und Führungskräfte besteht, ihre Mitarbeiter an diese Organisatinsfrm heranzuführen. Zum anderen sll die grafische Darstellung Mitarbeiterschulungen erleichtern, um drt einen schnellen Einstieg der Mitarbeiter in Vrgehensweisen, Methden und rganisatrische Umsetzung swie die Anwendung in der Praxis zu gewährleisten. Juli 2013 Seite: 4 vn 6

5 Prjektmanagement Prjektmanagement PM - Auftragphase Prjektdkumentatin + PS7 + IGeL32 Prjektqualitätsplan (PQP) Blck B10 Blck B11 Blck B12 Blck B13 Blck B14 Blck B15 Blck B16 Blck B17 Bestandteile Auswahlmatrix PM Prjektrganisatin Prjektplanung Risikmanagement Änderungs- Management Prjektcntrlling Prjektsteuerung Prjektabschluss PM - Angebtsphase Prjektdkumentatin + PS7 + IGeL32 Blck B1 START Prjektierung Angebt Blck B2 Prüfung technische Durchführbarkeit Blck B3 Risikmanagement Blck B4 Vertragsrisikanalyse Blck B5 Zielplanung Zielstrategie Blck B6 Grbterminplanung Blck B7 Kstenschätzung Kalkulatin Blck B8 Vrbereitung der Übergabe 12.1 Prjektstrukturierung 12.2 Meilensteinplanung 12.3 Ablauf- und Terminplanung PM - Auftragphase Übergabe: Vertrieb/Abwicklung Blck B9 Prjektdkumentatin + PS7 + IGeL32 Prjektqualitätsplan (PQP) 12.4 Qualitätsplanung 12.5 Ressurcen- und Kapazitätsplanung 12.6 Kstenplanung, Budgetierung Blck B10 Auswahlmatrix PM Blck B11 Blck B12 Blck B13 Blck B14 Blck B15 Blck B16 Blck B17 Prjekt- Prjekt- Risik- Änderungs- Prjekt- Prjekt- Prjektrganisatiplanunmanagement Management cntrlling steuerung abschluss 11.1 Rahmenbedingungen im Prjekt 11.2 Aufbaurganisatin 11.3 Infrmatin und Kmmunikatin im Prjekt Abb. 1: Beispiel zum Aufbau eines PM-Knzeptes im Anlagenbau Der Aufbau des implementierten Prjektmanagements stellt in der Regel Mindestanfrderungen. Sweit erfrderlich, sllten die beteiligten Persnen das Recht und die Pflicht erhalten, ergänzende Maßnahmen unter Berücksichtigung der jeweiligen Rahmenbedingungen und unternehmensrelevanter Erfrdernisse zu ergreifen. Das PM darf nicht Mittel zum Selbstzweck werden. Es muss einen nachweisbaren Nutzen für alle Beteiligten bringen und auch aufzeigen können. Prbleme Die Einführung vn Prjektmanagement ist ftmals ein einmaliger Kraftakt bei dem nicht selten externe Trainer und Berater die entscheidenden Impulse bringen können. Dies ist nur die erste Hürde. Die Schwierigkeiten und smit die zweite Hürde, die es zu nehmen gilt, sind die erflgreiche Aufrechterhaltung und das aktiv gelebte Prjektmanagement im Unternehmen. Bei der Einführung neuer Methden und Werkzeuge, wie ein systematisches Prjektmanagement, kmmt es in der Regel bei einem Teil der Betrffenen zu Abwehrhaltungen und Widerständen. Gegen die Anwendung vn Prjektmanagement werden eine Vielzahl vn Argumenten vrgebracht. Abb. 2: Argumente und Widerstände gegen die PM-Einführung [Quelle: TÜV-Verlag] Juli 2013 Seite: 5 vn 6

6 Prjektmanagement Prjektmanagement lediglich als Organisatinsanweisung zu verstehen und dann läuft schn alles, der dass es ja bindend sei für alle handelnden Mitarbeiter, ist nicht ausreichend. Mit diesen Prblemen umzugehen und sich damit auseinander zu setzen, ist eine wichtige Aufgabe swhl bei der Einführung als auch bei der erflgreichen Aufrechterhaltung und Anwendung vn Prjektmanagement im Unternehmen. Resümee Die Einführung und Anwendung vn Prjektmanagement ist heute ein entscheidender Erflgsfaktr für Unternehmen im betrieblichen Umfeld. Ohne den knsequenten Einsatz eines unternehmensweiten Prjektmanagements im Zusammenwirken mit Lieferanten und Partnern ist der Prjekterflg mit erheblichen Risiken behaftet. Die Vrteile der Methden und Werkzeuge des Prjektmanagements lassen sich im Innen- wie im Außenverhältnis wie flgt beschreiben: Vrteile bei der Einführung vn Prjektmanagement Innenwirkung: Prjektmanagement ist wirtschaftlich; es spart mehr ein, als es kstet Schaffung vn klaren und strukturierten Abläufen (Przessen) während der gesamten Prjektabwicklung Verbesserung des Infrmatins- und Kmmunikatinsflusses Arbeitsabläufe unter beherrschten Bedingungen aus Fehlern wird gelernt (Ergebniskntrlle und Erfahrungssicherung) verbesserte Zusammenarbeit durch geklärte Zuständigkeiten definierte Schnittstellen intern und extern Außenwirkung (Kundenrientierung): Entschärfung vn Schnittstellenprblemen mit Auftraggebern und Lieferanten Steigerung der Kundenzufriedenheit Vertrauensbildung beim Kunden besseres Image im Markt VERFASSER Dipl.-Ing. REFA.-Ing. Jürgen Wintzen bm rga GmbH Beratung für Management & Organisatin Geschäftsführer Juli 2013 Seite: 6 vn 6

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