Detaillierte Stellenbeschreibung Stellenangebot Sekretariat

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1 Stellenangebt Sekretariat Sekretärin mit erweitertem Verantwrtungsbereich Funktinsbeschreibung und -anfrderungen 1. Herausragende Fachkenntnisse entsprechend des Berufsbildes 2. Besndere Kundenrientiertheit und hhe Dienstleistungsfähigkeit 3. Ausgeprägtes Teamverhalten und ausgezeichnete Sftskills 4. Praxiserfahrungen in Bezug auf die Anwendung vn Qualitätsmanagement-Mdellen (ISO- Zertifizierung; Ttal Quality Managemtent; EFQM-Mdell etc.) 5. Aufgabenspektrum: Telefnzentrale, Pst-/Schriftverkehr, (digitale) Ablage, Terminkntrlle Öffentlichkeitsarbeit Akquisitin, Angebtserstellung Kundenbetreuung Unterstützung GF/QMB GmbH bestätigt am: Seite 1 vn 6

2 Stellenangebt Sekretariat 1) Anfrderungsprfil und was wir (ECG) darunter verstehen: - herausragende Fachkenntnisse entsprechend des Berufsbildes sehr gute PC-Kenntnisse in der beherrschten Handhabung der MS-Office- Prgramme (Wrd, Excel, PwerPint, Outlk) Gute bis sehr gute englische Sprachkenntnisse in Wrt und Schrift (weitere Fremdsprachen sind wünschenswert) Beherrschung der DIN 5008 und deren aktuelle Anfrderungen bei der Erstellung der Geschäftsdkumente (nrmgerecht und ansprechend gestalten) Organisatinsvermögen (Organisatin; Veranstaltungen, Reiseplanung etc.) Flexibilität bei unvrhergesehenen Ereignissen im Tagesgeschäft Beherrschen mderner Prtklltechniken zur Prtkllierung excellenter Schreibstil swie Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik - besndere Kundenrientiertheit und hhe Dienstleistungsfähigkeit prfessinelle Kmmunikatin und Prblemlösungsfähigkeit im Sinne der Kunden Ermittlung der Kundenmeinung und zufriedenheit und Erfassung in einer zentralen Kundenfeedbackdate (KFD) als Instrument zur Ableitung vn Verbesserungsmaßnahmen Ermittlung vn Verbesserungsptentialen in Bezug auf das Erlangen vn Kundenzufriedenheit Planung vn Kundenzufriedenheit durch gewnnene Erfahrungen und Erkenntnisse effiziente Nutzung bestehender Abfragemöglichkeiten für die Teilnahme an Ausschreibungen und Teilnahmewettbewerben Eigenständige Recherchen und aktive Unterstützung bei der Angebtserstellung eurpaweiter Ausschreibungen, insbesndere in der englischen Sprache Mitarbeit/Assistenz bei der Durchführung vn Akquise- und Öffentlichkeitsaufgaben unter Verantwrtung der Geschäftsleitung Kundenbefragungen planen und rganisieren (Jährlich ist eine zentrale Kundenbefragung unter Nutzung der standardisierten Fragebögen durchzuführen, zusätzlich sind gezielte Befragungen (z.b. zu Funktinalitäten, zu GmbH bestätigt am: Seite 2 vn 6

3 Stellenangebt Sekretariat Kmpetenzen der Berater, zur Weiterempfehlungsbereitschaft unserer Kunden etc.) vrzusehen - ausgeprägtes Teamverhalten und ausgezeichnete Sftskills aktives Pflegen einer Kultur des Vertrauens und der menschlichen Wertschätzung, unabhängig davn, was eine/r kann und ist freundlicher ffener Umgang mit allen Kllegen und Klleginnen und ständige Unterstützungsbereitschaft aller Ausgeglichenheit und die Fähigkeit, sich auf unterschiedliche Persnentypen einstellen zu können. sehr gute Umgangsfrmen, ein gepflegtes Äußeres selbständiges Arbeiten und entscheidungsfreudiges Verantwrtungsbewusstsein swie aktive Lösungsfindung Lyalität und Offenheit Persönliche Willensbereitschaft ( wer will, findet Wege wer nicht will, findet Gründe ) - Praxiserfahrungen in Bezug auf die Anwendung vn Qualitätsmanagement-Mdellen (ISO-Zertifizierung; Ttal Quality Managemtent; EFQM-Mdell etc.) Anwendung der Nrmanfrderungen der ISO 9001 in der Managementsystemdkumentatin Aktive Unterstützung der GL bei Bewerbungen um Qualitätspreise und den jährlichen Vrbereitungs- und Durchführungsarbeiten des Zertifizierungsaudits Regelmäßigkeit und kein Nachlassen in Bezug auf Verbesserungsbemühungen Knsequente Anwendung festgelegter Qualitätsinstrumente Übernahme vn Verantwrtung für verschiedene Przesse im Unternehmen; z.b. Lieferantenauswahl und pflege Beschaffung vn Material Terminmanagement Bür- und Hausmanagement Dienstreisen Lenkung vn Dkumenten, Qualitätsaufzeichnungen, Archivierung GmbH bestätigt am: Seite 3 vn 6

4 Stellenangebt Sekretariat 2) Aufgabenspektrum: - Telefnzentrale: Umgehende Annahme aller bei ECG eingehenden Telefnate (dies erflgt bei ECG nur über zentrale Einwahl) und höfliche Beantwrtung alle Kundenfragen Beherrschung der Telefnanlage (nach entsprechender Einarbeitung) incl. Besprechung und Schaltung Anrufbeantwrter Organisatin und Sicherstellung vn Rückrufen Beantwrtung vn allgemeinen Anfragen und Unterstützung des Helpdesks (nach entsprechender Einarbeitung) Weiterleitung einkmmender spezifischer Telefnate an verantwrtliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen; ggf. Erstellung vn Telefnntizen Selbständige Erfassung und Weiterleitung vn spezifischen Kundenwahrnehmungen - Pst-/Schriftverkehr: Pflege Outlk; Kntrlle/Pflege Eingang der zentralen Adresse (Festlegung Empfänger; Weiterleitung und Zurdnung im nline Pstbuch - autmatische Erfassung bereits erflgt); Organisatin Ablage in Outlk Pflege der Ordner Briefe, d.h. Rechtschreibekntrlle; Layut; Vrlage zur Unterschrift; Versand; Ablage Kpie für Erfassung Pstausgang; Ablage Zuarbeit in der Erstellung und Dkumentatin im Treuhandverfahren (Zuwendungsbescheide; Änderungsbescheide; Anschreiben; Zurdnung Laufzettel etc.) Manuelle Erfassung vn ein- und ausgehenden Briefen/Faxen im nline- Pstbuch Einscannen vn Dkumenten und Anhängen an jeweilige Psteinträge Tagfertige Pstbereitstellung für den Pstumlauf (Briefe, Faxe und Mailübersicht) Organisatin der Verteilung vn eingegangenen Pststücken Aussrtierung vn Pst für Tischvrlagen GmbH bestätigt am: Seite 4 vn 6

5 Stellenangebt Sekretariat - Ablage: Organisatin, Kntrlle und Verwaltung der gesamten digitalen Ablage bei ECG unter den relevanten Ordnern auf dem zentralen ECG-Laufwerk Pflege der Ablagerdner (digital) Reduzierung Akten/Papier auf abslutes Mindestmaß Organisatin/Pflege (Papier)Ablagerdner Organisatin der Vernichtung vn nicht mehr ntwendigen Papierrdnern - Terminkntrlle/Snstiges: Führen und Überwachen des Zentralkalenders Überwachung vn Terminvrgaben und Jubiläen vn Kunden, Auftraggebern/Partnern und Mitarbeitern Überwachung und Organisatin (Material)Bestellungen Überwachung und Organisatin Gerätewartung Management des Husekeeping Überwachung Urlaubsplanung und Führen der Urlaubsscheine Prtkllführung, -erstellung und verteilung Bereitstellung einer aktuellen zentralen Adress- und Verzeichnisdatei Pflege vn -Adressgruppen für die Versendung vn s-Service Führen der Handkasse (Kassenbuch) und Geburtstagskasse - Öffentlichkeitsarbeit: Abfrage Ausschreibungsdienst, Ermittlung relevanter Ausschreibungen und Vrlage an GF zur Entscheidung über Teilnahme Aufbereitung vn Schriftstücken Teilnahmeanträgen und Angebten nach Absprache Erstellung und Pflege standardisierte Angebtsunterlagen und dkumente Erfassung, Registrierung, Bestätigung, Ablage und Überwachung vn Aufträgen/Verträgen Führen vn Übersichtslisten und bei Annahme vn Angebten bzw. Vertragsunterzeichnungen Eintrag aller Ksten (incl. Reiseksten) und Übergabe an die Buchhaltung zur Rechnungslegung Ständige Aktualisierung Infrmatinsmaterialien und ggf. Website nach Abstimmung GmbH bestätigt am: Seite 5 vn 6

6 Stellenangebt Sekretariat Erstellen frtlaufender Tätigkeitsberichte für vertragsbezgene Auftraggeber (Ableitung aus den ECG-internen Beratungen, themenbezgenen Beratungen, teambezgenen Beratungen etc.) Zeitnahe Erfassung vn Kundenbewertungen und feedback in der Kundenfeedbackdatei - Unterstützung GF/QMB: Erfassung vn Verträgen und Überwachung vn Vertragspflichten und rechten Überwachung vn Bestellungen gem. Verfahrensrichtlinie Endkntrlle QM-Dkumentatin Verwaltung Persnalunterlagen und firmeninterner Dkumente 3) Gehaltsindikatr; Das mnatliches Gehalt - abhängig vn Erfahrung und Ausbildung liegt zwischen und Zusätzlich wird ein anteiliges 13. Mnatsgehalt als Urlaubsgeld bezahlt. Weitere Erflgszahlungen sind möglich. GmbH bestätigt am: Seite 6 vn 6

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