Zeitmanagement Praktische Hilfen für den Ausbildungsalltag

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1 Zeitmanagement Praktische Hilfen für den Ausbildungsalltag doris oberfrank-list - Fotolia.com Cmon - Fotolia.com

2 Ausbildungsplan Die genannten Fertigkeiten und Kenntnisse sind so zu vermitteln, dass der/die Auszubildende zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit befähigt wird, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt. Diese Befähigung ist auch in der Zwischen- und Abschlussprüfung nachzuweisen, d. h. der Prüfling soll dann zeigen, dass er betriebliche Zusammenhänge versteht und die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse praxisbezogen anwenden und übertragen kann.

3 Zeitmanagement Worum geht es? Klassisches Zeitmanagement Zeit effizient nutzen Leistung steigern Checklisten und Pläne aytuncoylum Fotolia.com Das allein funktioniert nicht! vege Fotolia.com

4 Zeit- und Selbstmanagement Agence DER - Fotolia.com autofocus67 - Fotolia.com

5 Psychologie spielt eine große Rolle Menschen ticken unterschiedlich peshkova - Fotolia.com

6 Übersicht 1. Wie bin ich als Ausbilder selbst Vorbild? 2. Praktische Hilfen (Werkzeuge) aus dem Zeitmanagement für beide 3. Tipps fürs Betriebsbüro als Beispiel 4. Resümee Trüffelpix - Fotolia.com

7 Lebensrollen Betriebsleiter Vater Ehemann Ackerbauer Tierproduzent Ausbilder Ehrenamtler Brigitte Bohnhorst Fotolia.com Countrypixel Fotolia.com Wolfgang Jargstorff Fotolia.com foxiburrow Fotolia.com

8 Was ist das Wichtigste, was ich in jeder Rolle in der folgenden Woche tun könnte, um die größte positive Wirkung zu erzielen?

9 Von den Lebensrollen zu den Wochenzielen Rolle Wochenziel Zeit für mich! Rolle 1 Betriebsleiter Rolle 2 Vater Rolle 3 Ehemann Rolle 4 Ackerbauer Rolle 5 Tierproduzent Rolle 6 Ausbilder mit größter positiver Wirkung? Rolle 7 Ehrenamtler Quelle: Steven R. Covey, Die 7 Wege zur Effektivität, z. T. verändert

10 Wichtig Dringend Quadrant I Quadrant der Notwendigkeit Krisen Dringliche Probleme Projekte mit anstehendem Abgabetermin Nicht Dringend Quadrant II Quadrant der Qualität Vorbeugung, gezielte Vorbereitung Beziehungsarbeit Neue Möglichkeiten erkennen Planung Erholung Die Aufgaben in diesem Quadranten wirken nicht von außen auf uns ein, hier müssen wir selbst aktiv werden! Nicht wichtig Quadrant III Quadrant der Täuschung Unterbrechungen einige Anrufe manche Post einige s einige Besprechungen vermeintlich dringliche Angelegenheiten Quadrant IV Quadrant der Verschwendung Triviales Geschäftigkeit manche Anrufe manche Post Zeitverschwender Angenehme Tätigkeiten Quelle: Steven R. Covey, Die 7 Wege zur Effektivität, Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg

11 Was vermissen Sie in Ihrem Lebens- und Berufsalltag am meisten? Was würden Sie gerne sofort ändern?

12 Übersicht 1. Wie bin ich als Ausbilder selbst Vorbild? 2. Praktische Hilfen (Werkzeuge) aus dem Zeitmanagement für beide 3. Tipps fürs Betriebsbüro als Beispiel 4. Resümee Trüffelpix - Fotolia.com

13 Ziele setzen Ist mein Ziel konkret? Zahlen, Daten, Fakten Ist mein Ziel positiv formuliert? Ist mein Ziel realistisch? kurz: planbar, machbar, messbar? peshcowa - Fotolia.com

14 Ziele wirken wie Magneten E E Z I E L

15 ABC-Analyse A Muss-Aufgaben B Soll-Aufgaben C Kann-Aufgaben Was bringt mich meinen Zielen näher?

16 Aufgaben planen mit ABC-Analyse Aufgabe Dauer Priorität Buchhaltung 2 Std. B Berichtsheft anschauen 1 Std. A Vorstandssitzung vorbereiten 2 Std. B Geschenk besorgen 1 Std. C Ackerschlagkartei ansehen 0,5 Std. C HIT 0,5 Std. B DüV Sachstand 1,5 Std. C Aktenordner beschriften 2 Std. C

17 Wie lange dauert =? eigene Erfahrungswerte eigene Zeiterfassung, Stoppuhr, App Faust- und Vergleichszahlen Probeläufe machen (lassen) sp Fotolia.com

18 Aufgaben planen (Konzepte machen) Ausbildungs-Jahr Ausbildungs-Monat Ausbildungs-Woche Tag To-Do-Liste Papier oder digital Prinzip der Schriftlichkeit Picture Factory - Fotolia.com

19 Tagesplan oder To-Do Liste gibt durchdachte Tagesstruktur vor und verhindert Abschweifen lässt mögliche Hindernisse erkennen und im Vorfeld ausräumen Abhaken ist Genugtuung Verplanen Sie nur ca. 60% der Zeit! Nicht einengen lassen! Trüffelpix - Fotolia.com

20 2 Stunden 2,5 Stunden für das Wichtigste 3 Stunden

21 Aktivitäten hinterfragen Muss ich das überhaupt tun? Muss ich das tun? Muss ich das jetzt tun? Muss ich das so tun? Eliminieren Delegieren Terminieren Rationalisieren????

22 Neue Wege entdecken= Digitale Helfer Mitarbeiter(in) einstellen Haushaltshilfe Pflegehilfen Dienstleister (Lohnunternehmer, IT, Catering) Agrarbüro strukturieren (Ablage, Ordnung..) Investition in Weiterbildung HM - Fotolia.com

23 Übersicht 1. Wie bin ich als Ausbilder selbst Vorbild? 2. Praktische Hilfen (Werkzeuge) aus dem Zeitmanagement für beide 3. Tipps fürs Betriebsbüro als Beispiel 4. Resümee Trüffelpix - Fotolia.com

24 Foto: Verena Neuhaus für aid

25 Foto: Verena Neuhaus für aid

26 Ordner eindeutig beschriften Symbol Bild Hauptgruppe Sachgebiet Dokumentenart Jahreszahl oder Nummer lt. Aktenplan Foto: Ingrid Böhl

27 Foto: Verena Neuhaus für aid

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30 Übersicht 1. Wie bin ich als Ausbilder selbst Vorbild? 2. Praktische Hilfen (Werkzeuge) aus dem Zeitmanagement für beide 3. Tipps fürs Betriebsbüro als Beispiel 4. Resümee Trüffelpix - Fotolia.com

31 Resümee Klassisches Zeitmanagement allein reicht nicht, hat aber hilfreiche Tools Selbstmanagement ist in der zunehmend komplexen Welt immer wichtiger! Ziele, Ordnung, Übersicht, Transparenz Ausbildungsplan nutzen, Aufgaben planen und von Auszubildenden selbst planen lassen Aufgaben und Rollen hinterfragen und offen für neue Wege sein

32 Work smart not hard Cmon - Fotolia.com