Zeitmanagement

Transkript

1 Zeitmanagement

2 Was bedeutet Zeit? Zeit lässt sich nicht kaufen lässt sich nicht speichern lässt sich nicht vermehren lässt sich nicht übertragen vergeht 2

3 Was ist Zeitmanagement? Zeitmanagement ist keine Arbeitstechnik kein Trick gegen Überlastung Arbeitsorganisation bewusste Gestaltung der Zeit Zeitmanagement braucht Selbstverantwortung / ~ disziplin Zielorientierung Verbindlichkeit / Schriftlichkeit 3

4 Was ist das Ziel des Zeitmanagements? man sitzt im Zug! 4

5 Kernelemente des Zeitmanagements A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen Geplantes Handeln C) Aufgaben priorisieren Bewertung der Einzelaufgaben 5

6 Kernelemente des Zeitmanagements A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen Geplantes Handeln C) Aufgaben priorisieren Bewertung der Einzelaufgaben 6

7 Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren I. Zeitdiebe Bewusstsein schaffen für konkrete Einflüsse II. Zeitfallen strukturelle und organisatorische Hindernisse 7

8 intern Einfluss extern Zeitdiebe Clusterung möglicher Einzeleinflüsse Änderungsmöglichkeit Besucher/innen Telefon Wartezeiten lange Besprechungen unklare Zielsetzung Aufschieberitis keine oder schlechte Kommunikation schlechte Tagesplanung Papierkram & Lesen keine Prioritäten schlechte Vorbereitung keine Selbstdisziplin Perfektionismus keine Motivation nicht nein sagen können keine Übersicht Unorganisiertheit 8

9 Zeitfallen strukturelle und organisatorische Hindernisse Grundsätzliche Zeitverluste aus organisatorischen bzw. strukturellen Gründen sinnvolles Ablage- und Wiedervorlagesystem individuelle Checkliste realistische Zeiteinschätzung kontinuierliche Bearbeitung 9

10 Zeitfallen kontinuierliche Bearbeitung Häufige Einzelunterbrechungen der Aufgabenbearbeitung führen zu erhöhtem Aufwand Sägeblatt Effekt 10

11 Zeitfallen kontinuierliche Bearbeitung Zielsetzung sind kontinuierliche Bearbeitungsphasen ohne Einzelunterbrechungen Unterbrechungen vermeiden Konzentrationsphasen planen 11

12 Kernelemente des Zeitmanagements A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen Geplantes Handeln C) Aufgaben priorisieren Bewertung der Einzelaufgaben 12

13 Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen Verschiedene Ansätze zur persönlichen Struktur Beispiel: ALPEN N Nachkontrolle - Verbindlichkeit E Entscheidung treffen - SE-Technik P Pufferzeit einkalkulieren - u.a. für Unvorhergesehenes L Länge beurteilen - Realistische Einschätzung A Aufgaben und Termine festhalten - Erledigungstermine festlegen 13

14 Kernelemente des Zeitmanagements A) Allgemeine Zeitverlustpotentiale minimieren Grundsätzliches Bewusstsein ohne direkten Aufgabenbezug B) Grundsätzliche Tagesstruktur schaffen Geplantes Handeln C) Aufgaben priorisieren Bewertung der Einzelaufgaben 14

15 Aufgaben priorisieren - Grundsatz Prioritäten setzen nach Zeit Was als Erstes? Was später? Intensität Was mit voller Kraft? Was mit halber Kraft? Dringlichkeit Was unbedingt? Was kann ich lassen? 15

16 Wichtigkeit Aufgaben priorisieren - Clustermatrix Prio B - Aufgabe terminieren - Frage: Warum jetzt? Prio A - Aufgabe erledigen - Frage: nicht fragen, machen Prio P - Aufgabe Papierkorb - Frage: Warum überhaupt? Prio C - Aufgabe deligieren, minimieren - Frage: Warum ich? Dringlichkeit 16

17 Und wenn ihr zu Hause seid sollte eigentlich nur die Arbeit erledigt sein ohne Zeitmanagement mit Zeitmanagement 17