Zeitmanagement & Selbstorganisation. OptimAG Optimierung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Kfz Gewerbe gefördert durch:

Transkript

1 1 Zeitmanagement & Selbstorganisation

2 Herzlich willkommen 2 zum Vortrag Zeitmanagement & Selbstorganisation Im Rahmen des Projektes OptimAG

3 Zeitmanagement & Selbstorganisation 3 Ihr Referent: Niels Remme Gründer des Beratungs- und Dienstleistungsunternehmens greenlama Europa-Betriebswirt HR und Social Media Manager (Quadriga Hochschule Berlin) 15 Jahre Berufserfahrung in diversen leitenden Positionen im Personalmanagement

4 4 Selbstmanagement "Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen." (Sokrates) Success is going from failure to failure without losing your enthusiasm (Winston Churchill)

5 5 Was ist Selbstmanagement? Wikipedia: die Kompetenz, die eigene persönliche und berufliche Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten Bestehend aus Teilkomponenten: selbstständig sinnvolle Ziele setzen einen Plan zur sinnvollen Umsetzung erarbeiten Plan konsequent umsetzen Regelmäßige Fortschritts- und Ergebniskontrollen Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ableiten

6 6 Zeitmanagement Zeitmanagement ist Unsinn. Sie können die Zeit nicht managen - nur Ihr Verhalten. (Michael Kastner (*1946), dt. Psychologe u. Hochschullehrer ) Bildquelle:Barbara Eckholdt / pixelio.de

7 7 Wie verwenden wir unsere ZEIT? In 75 Jahren unseres Lebens verbringen wir durchschnittlich mit: Schlafen Jahre -> 33% Fernsehen... 8,3 Jahre -> 11% Arbeiten... 7,5 Jahre -> 10% Essen... 6 Jahre -> 8% Warten... 5 Jahre -> 6,6% Rasieren Tage -> 0,28% Lippenstift auftragen Tage -> 0,04% Höhepunkte der Liebe (Orgasmus) Stunden -> 0,0015% Quelle: PM

8 8 Was ist Zeitmanagement? Wikipedia: mehrere Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten ein Teil des Selbstmanagement Zeit ist die einzige Ressource, die sich selbst unveränderbar selbst aufbraucht bei Verschwendung nicht zurückzugewinnen ist

9 9 Kennen Sie Zeitdiebe?

10 10 Beispiele für Zeitdiebe Viele Unterbrechungen/Störungen Unklare Verantwortlichkeiten Doppelarbeit Fehlende Selbstdisziplin Falsche Zeiteinschätzung Zu viele Routineaufgaben Unfähigkeit, Nein zu sagen Zu lange Telefonate Zu viel Lesestoff als Pflichtlektüre Ablenkung, Lärm zu viele/ zu lange private Gespräche Zu wenig Delegation Zu viele begonnene Arbeiten PC-Probleme Handy

11 11 Selbstmotivation Bildquelle: simplify.de

12 12 Selbstmotivation 1. Setzen Sie sich inspirierende Ziele und fragen Sie nach dem Sinn 2. Bauen Sie Ihre Demotivatoren ab 3. Unterdrücken Sie negative Gedanken 4. Reden Sie sich nichts Negatives ein 5. Motivieren durch Belohnungen und Feiern 6. Setzen Sie sich selbst Termine 7. Machen Sie Maßnahmenpläne 8. Schöpfen Sie Kraft aus der Vergangenheit 9. Mobilisieren Sie externe Antreiber 10. Machen Sie es schriftlich 11. Konzentrieren Sie Ihre Kräfte 12. Alle Fünfe gerade sein lassen

13 13 Methoden & Prinzipien Das Direkt-Prinzip Gut statt Perfekt Prioritäten-Prinzip Eisenhower-Model Pareto-Prinzip Methode Birkinshaw/Cohen Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung - Die ALPEN - Methode Schriftlichkeits-Prinzip Das Super Buch

14 14 Prioritäten-Prinzip Eisenhower-Model Pareto-Prinzip Methode Birkinshaw/Cohen Wichtig für die Funktionsweise: Unterscheiden Sie dringlich und wichtig

15 15 Prioritäten-Prinzip Eisenhower-Prinzip Das Eisenhower-Prinzip ist eine Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch sollen die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert werden. Es wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt. Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant nicht wichtig/nicht dringend werden nicht oder nicht selber erledigt.

16 16 Prioritäten-Prinzip Eisenhower-Prinzip hoch niedrig Wichtigkeit B / 2. Genau terminieren und selber machen D / 4. Papierkorb A / 1. Sofort selbst erledigen C/ 3. delegieren niedrig Dringlichkeit hoch

17 Schriftlichkeits-Prinzip Das Super-Buch 17 Das Super-Buch ist eine einfache und effektive Methode, wie Sie nach dem Schriftlichkeits-Prinzip Ihre Aufgabe, Termine und Ideen praktisch in einem Buch sammeln und so den Überblick über Ihre Aufgabe und sonstige Informationen behalten. Vorbereitung Richtig starten Einfaches Vorgehen Nummerieren Sie die Seiten Lassen Sie einen Rand Notieren Sie alle Aufgaben Erfassen Sie alles von Ihrem Schreibtisch Wann immer eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie den Punkt durch Kreuzen Sie die ganze Seite durch wenn alle Aufgaben darauf erledigt sind

18 18 Informationsverarbeitung Informationsflut bewältigen Systematik bedeutet, dass Sie wichtige Informationen von unwichtigen trennen, Informationen nach einer klaren Ordnung ablegen, um sie schnell wieder zu finden und nicht noch zusätzlicher Aufwand durch suchen entsteht, Ihre Arbeitsabläufe und Ihr Zeitmanagement so gestalten, dass für Sie keine zusätzlichen Informations-Belastungen und Störungen entstehen. Konsequenz im Umgang mit der Informationsflut bedeutet, dass Sie selbst Frau/Herr der Situation bleiben und selbst entscheiden, wann Sie sich den Informationen zuwenden und wann nicht, anderen eindeutig signalisieren, wann Sie erreichbar sind und vor allem wann nicht, diszipliniert Arbeiten zu Ende führen, ehe Sie sich neuen Informationen zuwenden wann immer dies geht.

19 19 Planungssysteme Regeln für eine bessere Zeit- u. Tagesplanung Resultate statt Tätigkeiten! Weitere Zeiten einplanen für: Prioritäten setzen und Wichtiges von übliche Zeitfresser; Dringendem unterscheiden - und Überarbeitungen und Überprüfungen; Delegieren störarme und freie Zeiten; Maximal 60% verplanen => min. 40% Planungs- und Kreativitätszeiten; Pufferzeiten (für Unvorhergesehenes) reservieren Routinetätigkeiten bis hin zu unproduktiven Tätigkeiten; Regelmäßig, systematisch und konsequent Alternativen und Abwechslungen; Aufgaben u. Aktivitäten sammeln und planen Abstimmung von Zeitplänen etc. Realistisch & flexibel planen Unerledigtes baldigst möglich nachbearbeiten Zeitvorgaben und Erledigungstermine beachten

20 20 Stress Was ist Stress? Begriffsdefinition nach Prof. Hans Selye: Stress ist das körperliche Anpassungsprogramm des Menschen an neue Situationen, seine unspezifische und stereotype Antwort auf alle Reize, die sein persönliches Gleichgewicht stören. oder Stressreaktionen sind ein notwendiger Anpassungsvorgang des Organismus an bestimmte Veränderungen oder Anforderungen.

21 21 Stress Begriffsunterscheidungen Distress / Eustress Nach einem Konzept von Hans Selye unterscheidet man zwei Arten von Stress: negativer Stress (auch Distress, Disstress bzw. Dysstress, engl. distress) und positiver Stress (auch Eustress, eu = gut (gr.)). Wir unterscheiden zwischen Positivem Stress (Eustress): Spannkraft Begeisterung Leistungsbereitschaft Notwendig und erwünscht Aktiviert und motiviert Negativem Stress (Distress): Tunnelblick Denkblockaden Möglichkeiten werden nicht mehr wahrgenommen Destruktiv

22 22 Stress Stress wird unterschiedlich erlebt und wahrgenommen Stress ist abhängig von der Person, die ihn erlebt Stress ist ein subjektives Phänomen Es gibt individuelle Stresssituationen Die Dosierung muss stimmen. Zu viel davon macht krank.

23 23 Stress Stressbewältigung kurzfristig Sie erinnern sich noch an das HB-Männchen aus der alten Fernsehwerbung? Sind Sie sauer, wütend, zornig, gereizt? Sind Sie kurz davor, die Kontrolle zu verlieren? Bevor also alles zu spät ist und Sie wie das HB-Männchen an die Decke gehen, hier einige gute Tipps für Ihren Stress-Notfallkoffer mit Feuerlöscher und einem professionellem Gefühlsmanagement: Quelle:

24 24 Der Stress-Notfallkoffer bevor alles zu spät ist! 1. Bewegen Sie sich 2. Atmen Sie aus 3. Trinken Sie schnell ein ganzes Glas Wasser 4. Setzen Sie bewusst positive Gedanken ein 5. Geben Sie sich laut und deutlich den Befehl Stopp 6. Nutzen Sie Ihre momentane Kraft für andere Tätigkeiten 7. Aufschreiben und weg damit

25 25 Zum Schluss noch Wenn du immer wieder das tust, was du immer schon getan hast, dann wirst du immer wieder das bekommen, was du immer schon bekommen hast. Wenn du etwas anderes haben willst, tu etwas anderes! Und wenn das, was du tust, dich nicht weiterbringt, dann tu etwas völlig anderes statt mehr vom gleichen Falschen! Paul Watzlawick

26 26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontaktdaten: Niels Remme Büro Berne Büro Bremen Wehrderstr. 27 Konsul-Smidt-Str Berne Bremen Tel: Fax: Mobil: