Zeitmanagement ist Selbstmanagement

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1 Zeitmanagement ist Selbstmanagement Prioritätenmanagement ABC-Analyse A- Aufgaben B- Aufgaben C- Aufgaben Hohe Dringlichkeit Geringe Dringlichkeit Hohe Wichtigkeit A Dinge, die ich heute selbst noch erledigen muß C Dinge, die ich selbst erledigen muß, die aber Zeit haben Geringe Wichtigkeit B Dinge, die heute noch erledigt werden müssen, aber delegierbar sind Papierkorb Seite 1

2 Das Pareto -Prinzip / Methode ( italienische Soziologe und Ökonom Vilfredo Frederico Pareto ) Mit dem Pareto - Prinzip kann man Probleme bei der Zeitplanung erkennen Prioritäten setzen konkrete Arbeitsplanungen vornehmen Aufgaben richtig priorisieren o Verschiebung von Aufgaben, die keinen Mehrwert haben (Nebensächlichkeiten) o man muss nicht immer jede Aufgabe zu 100% perfekt lösen o nach Aufgaben suchen, die dieser Regel entsprechen Pareto-Prinzip 80% der aufgew endeten Zeit 80% der Ergebnisse Eisenhower Methode Seite 2

3 Wichtigkeit Dr. Schega - Consulting, Teaching, ( amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower ) Jeder besitzt vier Möglichkeiten zur Prioritätensetzung: Dringend und wichtig: Diese Aufgaben müssen sofort angepackt und erledigt werden. Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben zwingen uns zwar nicht dazu sie sofort zu erledigen, sie sind aber in unserem Leben, bei unserer Arbeit oder Projekt wiederum so wichtig, dass wir sie in unsere Zeitplanung fest aufnehmen müssen. Dringend, aber nicht wichtig: Wenn es geht, sollte man solche Aufgaben delegieren oder eben nach den wichtigeren Aufgaben erledigen. Weder dringend noch wichtig. Die Eisenhower-Methode B-Aufgaben A-Aufgaben Terminieren Sofort tun In Zeitplanung aufnehmen Ohne Aufschub erledigen Nein sagen Aufgabe anderen übertragen Papierkorb Delegieren Unwichtig C-Aufgaben Dringlichkeit ALPEN - Methode Seite 3

4 Die ALPEN - Methode umfasst 5 Arbeitsschritte, die in der Regel nacheinander abzuarbeiten sind: 1. Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren 2. Länge schätzen 3. Pufferzeiten einplanen 4. Entscheidungen treffen 5. Nachkontrolle Es folgen: Die eigene Beispielplanung zur Umsetzung einer kompletten ALPEN Methode nach SMARTEN Zielen Das Tagebuch des Aufschiebens Übergang zu Managementprozessen nach MbO. Seite 4

5 Tagesplanung N Nachkontrolle Ergebnisse kontrollieren E Entscheidungen treffen Prioritäten setzen, z.b. mit der ABC-Analyse P Pufferzeiten einplanen nur 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen; Rest für Unvorhergesehenes L Länge schätzen Zeitaufwand für jede Aufgabe schätzen A Aufgaben notieren Aufgaben, Aktivitäten, Termine auf To-do-Liste bzw. Tagesplan notieren 6. Geplante Aktivitäten 0% Pufferzeiten Unerwartete Aktivitäten 60% 40% Spontane Aktivitäten Seite 5

6 Nachkontrolle und Nacharbeit sind WICHTIG!!! Arbeits- und Zeitplanungen sind keine starren Systeme, sondern flexible Erfolgsinstrumente des Selbstmanagements. Wir managen nicht die Zeit, nur uns selbst die Zeit vergeht sowieso. zeitliche Fehlplanungen korrigieren Gründe für die Fehlplanung analysieren die Zeitplanung optimieren nicht erledigte Aufgaben oder nur zum Teil erledigte Aufgaben erfassen und in die Tagesplanung des nächsten Tages aufnehmen Psychologisch sehr von Nutzen: Tagebuch des Aufschiebens kann hier eine echte Hilfe sein. (was wiederum nach Prioritäten aufgestellt wird) Seite 6