Nina Eberle

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1 Nina Eberle Gäste- und Doktorandenkolloquium Agenda Definition Zeitmanagement Methoden des Selbstmanagements t ABC-Analyse Umsetzung im Büroalltag Definition Projektmanagement Kennzeichnung von Projekten Warum Projektarbeit? Phasenplan Nina Eberle # 2

2 Zeitmanagement Jedem Menschen stehen 24 Stunden täglich zur Verfügung! Die Ressource Zeit ist klar und gerecht verteilt. Nina Eberle # 3 Zeitmanagement Unter Zeitmanagement versteht man Vorgehensweisen, die dabei helfen sollen, anstehende Aufgaben und Termine innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitraums abzuarbeiten. Ziel: Maximierung persönlicher Effizienz Da Zeit unbeeinflussbar verstreicht, beschäftigt sich Zeitmanagement überwiegend mit dem Selbstmanagement Nina Eberle # 4

3 Zeitmanagement Im engeren Sinne bedeutet das: Ab Arbeit, Beruf undleistung it zu optimieren. i Die Zeit beherrschen, statt sich von ihr beherrschen zu lassen. Im weiteren en Sinne bedeutet das: Zeit zu schaffen für andere elementare Lebensbereiche (Familie, Freunde, soziales Umfeld, Gesundheit, Sinnfrage). Nina Eberle # 5 Methoden des Selbstmanagement Pareto-Prinzip 80/20-Regel Deutliches Ungleichgewicht zwischen Ursache und Wirkung 20 % Aufwand bringen 80% Ergebnis Eisenhower Methode Kurzform der ABC-Analyse Aufgaben Prioritäten vergeben Einteilung in wichtig und/oder eilig ALPEN-Methode Aufgaben notieren Länge schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen Nachkontrolle ABC-Analyse Prioritäten setzen wichtig und/oder dringend Aufgaben in A, B und C kategorisieren Nina Eberle # 6

4 ABC Analyse ABC-Analyse B-Aufgaben ganz/teilweise delegieren, Mitarbeiter qualifizierter A-Aufgaben selbst und sofort: tun/veranlassen C-Aufgaben in den Papierkorb, (weg-)rationalisieren C-Aufgaben auf jeden Fall delegieren/rationalisieren Dringlichkeit Nina Eberle # 7 Umsetzung im Büroalltag Tages- und Wochenablauf planen Anlegen von (To-do-)Listen Genügend Pufferzeiten reservieren Organisation mit Outlook Unterscheidung zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit Nina Eberle # 8

5 Projektmanagement Nina Eberle # 9 Definition Projekt Einmalige, parallele und sequentielle Vernetzung von Aktivitäten, wobei die Ausgangslage definiert, das angestrebte Ergebnis spezifiziert und die erforderlichen Maßnahmen zum Teil noch völlig offen sind, so dass wesentliche Unsicherheiten in der Zielsetzung bestehen. G. Patzak, G. Rattay: Projektmanagement Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportofolios und projektorientierten Unternehmen, 4. Auflg., 2004, S. 18 Nina Eberle # 10

6 Projekt Projekte besitzen folgende Eigenschaften: einmalig neuartig zeitlich ili hbegrenzt zielorientiert komplex bedeutend interdisziplinär, fachübergreifend Nina Eberle # 11 Projektmanagement DIN-Norm (DIN ): Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und - mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.. Achtung! Führung: Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einer Organisation im Hinblick auf das übergeordnete Gesamtziel. Frese, E.: Ziele als Führungsinstrumente Kritische Anmerkungen zum Management by Objectives., 1971, S. 227 Nina Eberle # 12

7 Kennzeichnung von Projekten innovative und komplexe Aufgabenstellung (kein Routinevorgang) konkrete Zielsetzung Rahmenbedingungen sind teilweise unbekannt, d.h. die Aufgabe ist unvollständig definiert. Begrenzte zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen fach-, abteilungs- und hierarchieübergreifende Zusammensetzung des Projekts Lösungswege sind vielfältig und offen Nina Eberle # 13 Projektphasenplan Nr. Phasen/ Meilensteine Anfang Ende Aug 08 Feb 09 Mrz 09 Feb 10 Mrz 10 Nov Ausbildungsstart 1. Ausbildungsjahr Grundlagen des Personalwesens Textverarbeitung Bürokommunikationstechniken Stellung des Ausbildungsbetriebes Arbeitssicherheit u. Umweltschutz Organisation des Arbeitsplatzes Bürowirtschaftliche Abläufe Ausbildungsjahr Fachaufgaben des Sachgebietes Forschung Kommunikation im Büro/Bürokoordination Zwischenprüfung Organisationsaufgaben Statistik Kaufm. Steuerung und Kontrolle Ausbildungsjahr Abschlussprüfung Nov. Nov. 18 Vertiefung der einzelnen Bereiche Nina Eberle # 14

8 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kontakt: Nina Eberle Königsworther Platz Hannover Tel: 0511/ eberle@iwi.uni-hannover.de Gäste- und Doktorandenkolloquium