Zeit- und Selbst-Management

Transkript

1 Zeit- und Selbst-Management Bergsträßer Business-Tag 16. April 2013

2 Wenn ich in die falsche Richtung reite, ist Galopp auch keine Lösung OBW Zeit- und Selbst-Management_

3 Was ist Stress? Die Psychologie sagt: Es gibt keinen objektiven Stress!!! Stress ist rein subjektiv Stress ist die Reaktion auf Stressoren (Termine, Aufgaben, Chef, Familie etc.) Jeder macht sich aufgrund objektiv gleicher Stressoren individuell mehr oder weniger Stress OBW Zeit- und Selbst-Management_

4 Stress Wir sind nicht gestresst, weil wir keine Zeit haben, sondern wir haben keine Zeit, weil wir gestresst sind. OBW Zeit- und Selbst-Management_

5 Effizienz und Effektivität Die Dinge richtig tun Die richtigen Dinge richtig tun => Effektivität vor Effizienz! OBW Zeit- und Selbst-Management_

6 Ziele Um herauszufinden, was die richtigen Dinge sind, muss ich meine Ziele kennen. => Effektivität bedingt Ziel-Planung OBW Zeit- und Selbst-Management_

7 Vilfredo Pareto ( ) Untersuchung: Verteilung von Reichtum und Einkommen im England des 19. Jahrhunderts Erkenntnis: Minderheit verfügt über die höchsten Einkommen und Vermögen Keine Normalverteilung, sondern rechtsschief OBW Zeit- und Selbst-Management_

8 Das Pareto-Prinzip (1897) 20% der Menschheit besitzt 80% des Vermögens 20% der Kleidung trägt man in 80% der Zeit 20% der Kunden bringen 80% des Gewinns 20% der Kunden verursachen 80% des Ärgers In 20% Ihrer Zeit erzielen Sie 80% Ihrer Ergebnisse OBW Zeit- und Selbst-Management_

9 $ - Methode Charles M. Schwab führte Bethlehem Steel 1904 an Börse (Beginn des Wolkenkratzer-Zeitalters) Später zweitgrößter Stahlkonzern der Welt Auftrag an Unternehmensberater Ivy Lee: Zeigen Sie mir, wie ich meine Zeit besser nutze. Ich zahle jedes Honorar in vernünftigen Grenzen. OBW Zeit- und Selbst-Management_

10 Das Eisenhower-Prinzip OBW Zeit- und Selbst-Management_

11 Das Eisenhower-Prinzip OBW Zeit- und Selbst-Management_

12 Wochenplanung vor Tagesplanung Tagesplanung verstärkt und fördert die Prioritätensteuerung durch Dringlichkeit Wochenplanung hingegen unterstützt ganzheitlich die Orientierung an der Wichtigkeit = Bei dringenden Dingen re-agieren wir nur, bei wichtigen Dingen hingegen agieren wir! OBW Zeit- und Selbst-Management_

13 Persönliche Wochenplanung (Ende der Woche oder Anfang der Woche) Wochentermine Folgende Woche und 2-3 Wochen im Voraus anschauen und evtl. noch Aufgaben planen Aufgaben Kommende 7 Tage checken und evtl. Prioritäten oder Termine ändern Aufgaben Alle Aufgaben checken und evtl. Prioritäten oder Termine ändern Optional: Aktuelle Ziel- oder Projektpläne anschauen und evtl. Prioritäten oder Termine ändern OBW Zeit- und Selbst-Management_

14 Die 60:40 - Regel OBW Zeit- und Selbst-Management_

15 Die 60:40 Regel - Zeitplanung Nie 100% der Zeit fest verplanen!!! Pufferzeit für Unvorhergesehenes einplanen Vorsicht: Nicht nur Termine mit Anderen planen. Termine mit sich selbst machen!!! Stille Stunden terminieren Blöcke bilden: Ähnliche oder kurze Aufgaben im Block abarbeiten (bspw. s; Direkt-Prinzip) OBW Zeit- und Selbst-Management_

16 Parkinsonsche Gesetz Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist. Cyril Northcote Parkinson (1955) OBW Zeit- und Selbst-Management_

17 Das Wichtigste zuerst Wer morgens keinen Anfang kriegt, kriegt abends kein Ende. OBW Zeit- und Selbst-Management_

18 Das Wichtigste morgens zuerst Nicht den Posteingang öffnen!!! Die ersten Minuten sind entscheidend. Jetzt können sie noch agieren. Hier erledigen Sie eine A-, besser noch eine B-Aufgabe. Nichts anderes tun als diese Aufgabe! Der gute Zeitmanager erledigt B-Aufgaben so früh, dass sie nicht zur A-Aufgabe werden!!! OBW Zeit- und Selbst-Management_

19 s Nicht s sind das Problem, sondern wie wir damit umgehen OBW Zeit- und Selbst-Management_

20 Freund oder Feind? Nicht für jede neue Nachricht die aktuelle Tätigkeit unterbrechen Arbeiten Sie s 2mal täglich im Block ab Wandeln Sie s in Aufgaben oder Termine um Nehmen Sie sich einmal ca. 1-2 Stunden Zeit, um eine sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen OBW Zeit- und Selbst-Management_

21 Halten Sie Ihren Posteingang leer Die AHA-Methode Nehmen Sie jede (Brief, Fax etc.) nur einmal in die Hand Abfall (sofort) Handeln Ablage oder Aufgabe OBW Zeit- und Selbst-Management_

22 Umweltverschmutzung OBW Zeit- und Selbst-Management_

23 Schreibtisch Das Aufräumen des Schreibtisches ohne Änderung des Systems führt nur dazu, dass dort in wenigen Tagen die gleichen unordentlichen Papierhaufen liegen wie zuvor! OBW Zeit- und Selbst-Management_

24 Prinzip der Schriftlichkeit Räumen Sie die Papiere aus dem Blickfeld, aber stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht vergessen Dafür brauchen Sie ein zuverlässiges Listensystem und ein Ablagesystem Verwenden Sie die Liste als Handlungsauslöser, nicht das Dokument = Listensteuerung vor Dokumentensteuerung! OBW Zeit- und Selbst-Management_

25 Ablagesystem Immer in Reichweite Genug Platz für neue Dokumente Flexibel und umsortierbar Schnell Dokumente wieder finden = Hängemappen oder MAPPEI OBW Zeit- und Selbst-Management_

26 MAPPEI OBW Zeit- und Selbst-Management_

27 7 wichtige Werkzeuge / Prinzipien Effektivität vor Effizienz Pareto-Prinzip Prioritäten Eisenhower-Prinzip 60:40 Regel Das Wichtigste zuerst AHA-Methode Prinzip der Schriftlichkeit OBW Zeit- und Selbst-Management_

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Dipl.-Psych. Günther Werr, MBA OBW Zeit- und Selbst-Management_