Zeitmanagement. Gut organisiert. Mit richtigem Zeitmanagement den Überblick behalten

Transkript

1 Folie 1 Gut organisiert Mit richtigem Zeitmanagement den Überblick behalten

2 Carpe diem. Gar nicht so einfach. Folie 2 Zeit ist für uns Menschen eine wichtige und leider begrenzte Ressource. Das ist mit der Arbeitszeit nicht anders: Hektik, Stress und das Gefühl, dass die Zeit vorne und hinten nicht reicht, kennen wir alle. Dauerstress ist ungesund. Aber zu einem großen Teil ist er vermeidbar: Denn in der Regel hat man nicht zu wenig Zeit man muss nur lernen, geschickter mit ihr umzugehen.

3 Ein wenig Selbstdisziplin... Folie 3 Ganz ehrlich: Manchmal ist die Zeitnot hausgemacht und man ist sich selbst der ärgste Zeitdieb. Kaffee holen, ein Plausch mit den Kollegen, lange Telefonate eine Stunde ist schnell ungenutzt verstrichen. Ganz ohne Selbstdisziplin und Selbstkontrolle wird es also nicht gehen: - Bleiben Sie bei Ihrem Zeitplan. Schieben Sie nichts auf, was ohnehin erledigt werden muss. - Lassen Sie sich nur in besonders wichtigen Fällen ablenken. - Haben Sie Ihr Pensum nicht geschafft? Analysieren Sie die Gründe: War die Aufgabenfülle zu ehrgeizig oder haben Sie sich verzettelt? - Am besten behalten Sie den Überblick, wenn Sie sich angewöhnen, einen Organizer oder Kalender gewissenhaft zu pflegen.

4 Mal die Türe zumachen Folie 4 Auch wer eigentlich genügend Selbstdisziplin für einen strukturieren Tagesablauf mitbringt, ist am Ende des Tages nicht immer zufrieden. Das Telefon klingelt andauernd oder der Kollege bittet Sie kurz um Hilfe. Diese scheinbar kleinen Unterbrechungen addieren sich, bis am Feierabend frustriert festgestellt wird, dass wieder so manches liegen geblieben ist. Hier sollten sie Abhilfe schaffen: - Organisieren Sie einen abwechselnden Telefondienst, damit jeder Kollege eine Zeit lang ungestört arbeiten kann. - Etablieren Sie eine Art tägliche stille Stunde und halten Sie diese Zeit fest ein. - Lernen Sie höflich Nein zu sagen. Wenn Sie sich durch ausufernde Hilfsbereitschaft verzetteln, ist niemandem geholfen, vor allem nicht Ihnen selbst. Fällt Ihnen das Nein sagen schwer, sprechen Sie Ihren Vorgesetzten darauf an.

5 Schaffen Sie Ordnung Folie 5 Strukturiertes Arbeiten braucht einen strukturierten Arbeitsplatz. Der berüchtigte Zettelverhau ist dafür alles andere als förderlich. Räumen Sie auf. Und zwar mit der bewährten Fünf-Felder-Methode: Machen Sie am Boden fünf Felder und ordnen Sie jedes Papier einer Kategorie zu: Wegwerfen Wichtig Weiterleiten Wunder Ablage Entsorgen Sie im Zweifel großzügig, was schon länger unberührt herumliegt. Sie werden es nicht mehr brauchen. Äußerst sparsam ablegen. Hier kommt alles hin, was jemand anderes erledigen kann oder muss. Sie werden mit diesem System erfolgreich aufräumen, wenn Sie... - jedes Papier nur einmal anfassen - keine Zwischenhäufchen bilden - keine weiteren Felder erfinden Sollte eigentlich leer bleiben. Wenn, nicht entweder gleich erledigen oder in die Ablage. Äußerst sparsam ablegen.

6 Exkurs: Tag für Tag die ALPEN-Methode Folie 6 Eine besonders geeignete Methode, sich eine bessere Zeitplanung anzugewöhnen und den eigenen Tagesablauf neu zu strukturieren ist die sogenannte ALPEN Methode. [Aufgaben notieren Länge schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen Nachkontrolle] Aufgaben notieren: Was muss erledigt werden? Was ist besonders wichtig? Welche Ziele sind heute realistisch? Länge schätzen: Wie viel Zeit steht zur Verfügung? Bis wann müssen Aufgaben erledigt sein? Wie lange dauern die Aufgaben? Bleibt genügend Zeit für Pausen und Entspannung? Pufferzeiten einplanen: Es kommt meistens etwas dazwischen. Planen Sie es mit ein und addieren Sie ein Drittel des geschätzten Zeitaufwandes. Entscheidungen treffen: Setzen Sie Prioritäten. Verwenden Sie nicht mehr als eine halbe Minute, sich für eine Rangfolge zu entscheiden. Was machen Sie gleich? Was machen Sie später? Was delegieren Sie? Und was braucht nicht mehr gemacht zu werden? Nachkontrolle: Konfrontieren Sie sich am Ende des Tages mit dem Ergebnis. Alles geschafft? Oder nicht? Warum nicht? Was muss auf morgen verschoben werden?

7 Warum Zeitmanagement? Folie 7 Denken Sie daran: Ein gutes Zeitmanagement hat nicht den Zweck, mehr und mehr Aufgaben an einem Tag unterzubringen. Ein strukturierter Arbeitstag hilft Ihnen Stress zu minimieren.