METHODENTRAINING: ZEITMANAGEMENT

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1 METHODENTRAINING: ZEITMANAGEMENT Alles ist schwer, bevor es leicht wird. (Chinesisches Sprichwort) Gilt auch für das Zeitmanagement! Die Hauptursache für ernschwierigkeiten bei Schülern, Studenten und auch bei Berufstätigen in der Weiterbildung liegt häufig im Mangel an adäquaten erngewohnheiten, und dabei besonders im Umgang mit der Arbeits- und ernzeit. Drei Hauptschwierigkeiten lassen sich unterscheiden: ZEITMANAGEMENT Viele Studenten tun zuviel auf einmal, das was sie tun jedoch nicht lange und intensiv genug, um wirklich brauchbare Resultate zu erzielen. So erreichen sie im Grunde gar nichts und ihre Arbeitszeit wird verschwendet. ANFANGSHEMMUNGEN Die Entscheidung und damit verbundene Überwindung, nun endlich anzufangen, fällt vielen außerordentlich schwer. Sie lassen sich von jeder bietenden Möglichkeit ablenken oder verzetteln sich in überflüssigen und vorgeschobenen Tätigkeiten, die sie als Alibi benützen. SCHECHTES GEWISSEN Dieses Alibi brauchen Sie, weil sie durchaus das Gefühl haben, eigentlich nicht genug zu leisten bzw. mehr leisten zu können. Dieses Gefühl peinigt sie konsequenterweise auch dann, wenn sie sich entspannen wollen und hindert sie dann zusätzlich auch noch an einer wirklich effektvollen Entspannung. So verpassen sie beides: Arbeit und Entspannung. Zeitmanagement beschäftigt sich mit Problemen, die eine gewaltige Anzahl von, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken, die es einem ermöglichen, seine private und berufliche Zeit eher für die Dinge zu nutzen, die man gerne tut. Das Ziel eines erfolgreichen Zeitmanagements ist es, erfolgreich zu sein und gleichzeitig Stress und Druck abzubauen. Der Name Zeitmanagement ist eigentlich eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit ganz unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun. Das einzige, was man managen kann, ist man selbst. Daher beschäftigt sich Zeitmanagment vorwiegend mit Selbstmanagement. Die Techniken lassen sich grob in die fünf Bereiche "Ziele", "Übersicht", "Prioritäten", "Plan" und "Motivation" einteilen, wobei die meisten Themen eigentlich zu mehreren Bereichen gleichzeitig gehören. Ziele setzen Natürlich ist es wichtig, bei allem was man tut das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private Ziele und berufliche Ziele gleichermaßen. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Desweitern ist es sinnvoll sich kurzfristige Ziele mittelfristige Ziele und langfristige Ziele zu stecken. Übersicht verschaffen Um seine Ziele zu erreichen sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens um Zeitverschwendung festzustellen. Desweiteren die Techniken:

2 Ziel-Mittel-Analyse Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege? Prioritäten setzen Eine zentrale Technik besteht im analysieren und definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden: ABC-Analyse Alle werden in die Kategorien einsortiert: Pareto-Prinzip A sehr wichtig, hohe Priorität B mittlere Priorität C geringe Priorität Beispiel: In der zur Verfügung stehenden Zeit können 80% der erledigt werden. Die Theorie wurde entwickelt vom Ökonom Vilfredo Pareto. Er lebte im 19. Jahrhundert und war Professor für politische Ökonomie an der Universität von ausanne. Er erkannte, dass in vielen Märkten überall auf der Welt ein Großteil der Aktivitäten auf einen Bruchteil der Akteure entfällt. Dies wurde als das 80/20-Pareto-Prinzip bekannt: 80 Prozent des Geschehens entfallen auf 20 Prozent der Beteiligten. Er übertrug seine ökonomische Erkenntnis auch auf das Zeitmanagement. Pareto-Prinzip 80% der aufgew endeten Zeit 80% der Ergebnisse Für das Bewältigen von ernaufgaben kann die Prioritätensetzung nach dem Pareto-Prinzip eine hilfreiche Methode sein. Nicht selten stehen in der Schule oder im Studium gleichzeitig eine Vielzahl von an, die in einem absehbaren Zeitraum gelöst werden sollen. Da ist eine Präsentation vorzubereiten, dort muss eine Französisch-Klausur vorbereitet werden, hier steht eine komplexe Mathehausaufgabe an und dort muss ein Kunstbild gezeichnet werden. Wenn dann, wie es schließlich im Schulalltag immer wieder vorkommt, alles auf einmal erledigt werden muss, lohnt es ohnehin kaum, nach Perfektion bei der ösung der zu streben.

3 Voraussetzungen für die Anwendung des Pareto-Prinzips für solche ernaufgaben sind vor allem metakognitive Fähigkeiten, die Fähigkeit also, sein eigenes ernen im Hinblick auf eistungsvermögen und eistungsstand angemessen einzuschätzen, und eine klare Zielformulierung. Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch jene Erfolgsfaktoren identifizieren, mit denen sich bei 20- prozentigem Einsatz 80% des Erfolgs ergeben. Nur wer die konkreten Ziele einer ernaufgabe kennt und überprüft, welche Techniken und Methoden zunächst einmal für einen etwa 80-prozentigen Erfolg in Frage kommen, kann damit eine sinnvolle Prioritätensetzung vornehmen. Wer sich bei zehn ernaufgaben, die bewältigt werden sollen, mit acht befasst, unter denen sich nicht die beiden wichtigsten befinden, hat eben nur dessen geschafft, was eigentlich nötig gewesen wäre. Ein klassischer Fall für das, was man gemeinhin auch einfach "Verzetteln" nennt. Eisenhower Methode drin- Quad- Alle werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und gend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle im rant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt. A--P-E-N Methode Diese Methode verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans mit fünf Elementen: P E N Tagesplanung Nachkontrolle Ergebnisse kontrollieren Entscheidungen treffen Prioritäten setzen, z.b. mit der ABC-Analyse Pufferzeiten einplanen nur 60% der täglichen Arbeitszeit verplanen; Rest für Unvorhergesehenes änge schätzen Zeitaufwand für jede Aufgabe schätzen 1. notieren Bei diesem ersten Arbeitsschritt stellen Sie in Form einer einfachen To-do- iste, d. h. ohne Rücksicht auf die Reihenfolge, für den nächsten Tag zusammen, welche und Aktivitäten Sie sich vorgenommen haben, welche Termine anstehen, welche Telefonate, s o. ä. erledigt werden müssen. A notieren, Aktivitäten, Termine auf To-do-iste bzw. Tagesplan notieren Wenn Sie etwas am Vortag nicht erledigen konnten, fügen Sie es dieser iste hinzu. Überlegen Sie ferner, ob Sie zur Erledigung der bestimmte Materialien benötigen. Erstellen Sie dafür u. U. eine eigene iste. 2. änge schätzen Beim zweiten Arbeitsschritt schätzen Sie die voraussichtliche Zeitdauer (=änge) ein, die jede Aufgabe zu ihrer Erledigung beansprucht. Dabei ist wichtig, dass Sie den Zeitaufwand realistisch zu schätzen versuchen dass Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand nicht zu knapp bemessen dass Sie sich ein Zeitlimit setzen dass Sie Termine mit ihren genauen Uhrzeiten festhalten

4 Da es leicht zu Fehleinschätzungen kommt - erst die Erfahrung macht auch hier den Meister! - ist es eine große Hilfe, wenn man sich bei diesem Arbeitsschritt auf ein persönliches Zeitprotokoll stützen kann, das die alltäglichen an dem betreffenden Wochentag einmal genau protokolliert hat. Allerdings sollte man beim Rückgriff auf dessen Angaben sich noch einmal vergegenwärtigen, ob der dort notierte Zeitaufwand für die Erledigung bestimmter nicht noch optimiert werden kann. 3. Pufferzeiten einplanen Wer bestimmte vor sich hat, sollte niemals davon ausgehen, dass die dafür prinzipiell in Anschlag gebrachte Zeit auch hundertprozentig zur Bewältigung der verfügbar ist. Ohne Pufferzeiten einzuplanen, also Zeiträume vorzusehen, in denen keinerlei Aktivitäten geplant sind, kommt man im Grunde nicht aus, wenn man nicht permanent "unter Strom" stehen oder, anders ausgedrückt: in Dauerstress geraten will. Bei der Planung von Aktivitäten empfiehlt es sich von folgenden Annäherungswerten auszugehen: 60% der Zeit kann im Allgemeinen konkret "verplant" werden 40% der Zeit dagegen sollte als Zeitpuffer dienen, wobei jeweils die Hälfte der Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten reserviert werden sollten. Geplante Aktivitäten Pufferzeiten 0% Unerwartete Aktivitäten 60% 40% Spontane Aktivitäten Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter nicht reicht. Das wiederum kann natürlich verschiedene Ursachen haben. Wer z. B. ohne Pause arbeitet und büffelt, wird mit der geplanten Zeit für eine Aufgabe Schwierigkeiten bekommen, weil die eistungsfähigkeit dann einfach abnimmt. Ein bisschen Bewegung, eine "Sauerstoffdusche" oder auch eine kleine Mahlzeit bringen die eistungskurve nach dem Abflachen meist wieder auf Vordermann. Also nicht länger als Minuten am Stück arbeiten! Vielleicht liegt es daran, dass Sie bei Ihrer Arbeit immer wieder unterbrochen werden. Es kann auch sein, dass Sie einfach Zeit zur Einarbeitung in eine bestimmte Aufgabe benötigen. Gut möglich auch, dass Sie einfach Ihrem eigenen Biorhythmus zuwiderhandeln, indem Sie in einem davon bedingten eistungs- und Konzentrationstief bestimmte erledigen wollen. Wer hier Abhilfe schaffen will, muss sich also auf die Suche nach den Ursachen machen und entsprechende Rückschlüsse ziehen und Vorkehrungen treffen. So könnte eine bessere Beachtung der sog. Goldenen Stunde und das bewusste Ausschalten von Störfaktoren (Telefon, Handy etc.) unter Umständen schnell helfen. 4. Entscheidungen treffen Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von an andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel. Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht in dem Setzen von Prioriäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Gut geeignet dafür ist die so genannte ABC-Analyse.

5 Dabei werden die in der To-do-iste (s. Arbeitsschritt 1) aufgeführten nach dem Kriterium ihrer Wichtig- bzw. Dringlichkeit eingeteilt. Meistens werden drei Wichtigkeits- bzw. Dringlichkeitsstufen unterschieden, die mit den jeweiligen Buchstaben A, B oder C gekennzeichnet werden. A-: Alle, die wichtig und dringend sind B-: Alle, die durchschnittlich wichtig, aber nicht sehr dringend sind C-: Weniger wichtige A- ABC-Analyse praktisch Was sich aus der ABC-Analyse ergibt, muss in praktisches Handeln umgesetzt werden, und zwar: Zuerst alle A-, dann die B- erledigen. A- möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind. Wenn es möglich ist, versuchen Sie B- zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B- nicht doch schon zu A- verändert haben. C- möglichst schnell und effizient ausführen. B- C- 5. Nachkontrolle Arbeits- und Zeitplanung ist kein starres System, sondern wer damit zum Erfolg kommen will, muss es als ein flexibles Instrument des Selbstmanagements zu handhaben wissen. Dabei müssen wir uns immer wieder der Zeit anpassen, wenn sich die Zeit uns nicht anpassen kann. Um zu überprüfen, ob wir mit unseren Zeitplanungen zurecht gekommen ist, muss die Tagesplanung im 5. Arbeitsschritt am Ende eines Tages genau unter die upe genommen werden. Damit können zeitliche Fehlplanungen korrigiert werden die Zeitplanung optimiert werden Alles erledigt? eistungskurve / Biorhythmus Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche eistungskurve und seinen Biorhythmus berücksichtigen. Desweiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen. Salami-Taktik: Große, unübersichtliche werden in kleinere, überschaubare Schritte zerteilt. Getting Things Done Die Umwandlung des anfallenden Zeugs Das GTD-Konzept (= Getting Things Done), das in den Augen seines Erfinders, David Allen keine Arbeits- und Zeitmanagement-Methode, sondern ein umfassendes Konzept für das Selbstmanagement darstellt, basiert zunächst einmal auf der Erfahrung, dass sich viele Dinge, die uns mehr oder weniger ständig im Kopf herumschwirren und uns unter Umständen das eben schwer machen, sich dort nicht am rechten Platz befinden. Solche Dinge sind in der Regel innere Verpflichtungen, die man sich entweder selbst auferlegt hat oder übernimmt. Sie können, da viele von ihnen, zumindest im aktuellen Augenblick, nicht wirklich in Handlungen umgesetzt werden können, Stress erzeugen. Vor allem aber verzehrt diese unproduktive Beschäftigung mit den vielen unerledigten Dingen unsere Energie, und: damit auch unserer Zeit. ösung: Unerledigtes aus dem Kopf verbannen, sich das Wichtigste vornehmen. Schritt für Schritt das anfallende Zeugs abarbeiten. Sich ganz auf den jetzt anstehenden Schritt konzentrieren.