Zeitmanagement. Interne Fortbildung 14. September Jennifer Adler

Transkript

1 Zeitmanagement Interne Fortbildung 14. September 2005 Jennifer Adler

2 Zeitmanagement heißt: Bewährte Planungs- und Arbeitstechniken konsequent und zielorientiert in der täglichen Praxis einzusetzen, um die zur Verfügung stehende Zeit optimal und sinnvoll zu nutzen. Zeitmanagement 2

3 Prinzipien des effektiven Zeitmanagements 1) Zielorientierung 2) Planung 3) Rationales Handeln Zeitmanagement 3

4 Zielorientierung Für ein Schiff ohne Hafen ist kein Wind der richtige. Ziele geben unserem Handeln eine Richtung. Zeitmanagement 4

5 Zielorientierung Ohne Ziele nutzt auch die beste Zeitplanung und Arbeitsmethodik nichts, denn der Endzustand jeder Handlung bleibt unklar, wenn Sie ihn nicht vorher festgelegt haben. Zeitmanagement 5

6 Bestimmen Sie Ihre Ziele! 1) Beginnen Sie mit Ihren Lebenszielen: - Was ist mir wirklich wichtig im Leben? - Welcher Sache widmen ich mein Leben? Legen Sie Ziele für folgende Bereiche fest: - Arbeit / Leistung - Körper / Gesundheit - Kontakt / Beziehungen - Lebenskonzept / Sinn Zeitmanagement 6

7 Bestimmen Sie Ihre Ziele! 2) Aus Ihren Lebenszielen können Sie nun Ihre langfristigen Ziele (Jahresziele) ableiten: Welche Ziele habe ich für die nächsten 5 / 10 / 20 Jahre? 3) Um Ihre langfristigen Ziele in konkrete Handlungsschritte umzusetzen, leiten Sie daraus nun Ihre kurzfristigen Ziele (Wochen- und Tagesziele) ab. Zeitmanagement 7

8 Zielorientierung Richten Sie Ihre Handlungen und ihr tägliches Tun an den eigenen Zielen und deren Erfüllung aus. Zeitmanagement 8

9 Prinzipien des effektiven Zeitmanagements 1) Zielorientierung 2) Planung 3) Rationales Handeln Zeitmanagement 9

10 Planung Planen kostet nicht zusätzlich Zeit, sondern man gewinnt dadurch Zeit! Planung Ausführung Planung Ausführung Zeitgewinn Zeitmanagement 10

11 Planung Planen Sie jeweils am Abend den neuen Arbeitstag (Hilfsmittel: ALPEN-Methode) und erstellen Sie sich einen schriftlichen Tagesplan. Zeitmanagement 11

12 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen L P E N Zeitmanagement 12

13 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Priorit. Zeitbed. (Min.) Aufgaben Papiere für die Abteilungssitzung vorbereiten Statistik erstellen Literaturliste anfertigen Artikel für Hauszeitung schreiben Zeitmanagement 13

14 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Länge der Aktivitäten schätzen P E N Zeitmanagement 14

15 Planen mit der ALPEN-Methode Länge der Aktivitäten schätzen Priorit. Zeitbed. Aufgaben (Min.) 30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten 60 Statistik erstellen 30 Literaturliste anfertigen 120 Artikel für Hauszeitung schreiben Zeitmanagement 15

16 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Länge der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten einplanen E N Zeitmanagement 16

17 Planen mit der ALPEN-Methode Pufferzeiten einplanen Faustregel für die Einteilung der Arbeitszeit ca. 60% für geplante Aktivitäten ( Tagesplan) ca. 20 % für unerwartete Aktivitäten ( Störungen) ca. 20 % für spontane und soziale Aktivitäten ( kreative Zeit) Zeitmanagement 17

18 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Länge der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen über Prioritäten N Zeitmanagement 18

19 Planen mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen über Prioritäten Prioritätensetzung heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig zu behandeln sind. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden. Zeitmanagement 19

20 Planen mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen über Prioritäten Methode 1: ABC-Analyse Sehr wichtige (A), wichtige (B) und weniger wichtige (C) Aufgaben werden in eine sinnvolle Rangordnung und Reihenfolge zur Erledigung gebracht. Zeitmanagement 20

21 Planen mit der ALPEN-Methode A-Aufgaben: Können von Ihnen nur allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden, sind nicht delegierbar und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem Wert. B-Aufgaben: Sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar. C-Aufgaben: Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den größten Anteil an der Menge der Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz, ). Zeitmanagement 21

22 Planen mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen über Prioritäten Methode 2: Eisenhower-Prinzip Entscheidungsraster, bei dem die Prioritäten nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit gesetzt werden. Zeitmanagement 22

23 Planen mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen über Prioritäten Zeitmanagement 23

24 Planen mit der ALPEN-Methode Entscheidungen treffen über Prioritäten Priorit. Zeitbed. Aufgaben (Min.) A 30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten B 60 Statistik erstellen C 30 Literaturliste anfertigen A 120 Artikel für Hauszeitung schreiben Zeitmanagement 24

25 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Länge der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen über Prioritäten Nachbereiten Zeitmanagement 25

26 Planen mit der ALPEN-Methode Nachbereiten Am Ende eines Tages überprüfen Sie, was Sie erledigen konnten. Welche Aufgaben müssen in den nächsten Tag übertragen werden? Zeitmanagement 26

27 Planen mit der ALPEN-Methode Aufgaben festlegen Länge der Aktivitäten schätzen Pufferzeiten einplanen Entscheidungen treffen über Prioritäten Nachbereiten Zeitmanagement 27

28 Der schriftliche Tagesplan Vorteile des schriftlichen Tagesplans: Sie behalten besser den Überblick. Schriftliche Pläne werden nicht so leicht umgeworfen. Psychologischer Effekt der Selbstmotivation: Ihr Handeln wird zielorientierter und konzentrierter. Unerledigtes geht nicht verloren. Sie haben eine Dokumentation Ihrer geleisteten Arbeit. Zeitmanagement 28

29 Der schriftliche Tagesplan Planen sie realistisch! Sie können pro Tagesplan nur eine begrenzte Anzahl an A- und B-Aufgaben unterbringen. Zeitmanagement 29

30 Der schriftliche Tagesplan Beachten Sie Ihre persönlichen täglichen Leistungskurve. Zeitmanagement 30

31 Der schriftliche Tagesplan Nutzen Sie zur Erledigung Ihrer A-Aufgaben möglichst störungsfreie Zeiten. Die Wirkung von Unterbrechungen Zeitmanagement 31

32 Der schriftliche Tagesplan Zeitmanagement 32

33 Der schriftliche Monatsplan September Jahr: Do Abteilungssitzung 2 Fr 3 Sa 4 So 5 Mo 6 Di Schulung München 7 Mi Schulung München 8 Do 9 Fr Zeitmanagement 33

34 Prinzipien des effektiven Zeitmanagements 1) Zielorientierung 2) Planung 3) Rationales Handeln Zeitmanagement 34

35 Rationales Handeln Faustregel des Zeitmanagement: Fassen Sie nichts an, ohne es wenigstens einen Schritt weiter zu bringen. Zeitmanagement 35

36 Rationales Handeln Alles, was nur wenige Minuten in Anspruch nimmt, erledigen Sie sofort. Für alle anderen Aufgaben schätzen Sie den Zeitbedarf und planen den Erledigungstermin (gleich notieren!) Zeitmanagement 36

37 Rationales Handeln Konzentrieren Sie sich auf die vorliegende Aufgabe und schließen Sie die Arbeit grundsätzlich ab, bevor Sie eine neue Aufgabe beginnen. Zeitmanagement 37

38 Rationales Handeln Halten Sie sich an Ihre Prioritäten! Zeitmanagement 38

39 Rationales Handeln Packen Sie unangenehme Aufgaben an! Je länger Sie etwas vor sich herschieben, umso schlimmer wird es. Wenn du zwei Kröten zu schlucken hast, schluck die größere zuerst und schau sie dir nicht zu lange an. Mark Twain Zeitmanagement 39

40 Rationales Handeln Entsorgen Sie Altlasten! Zeitmanagement 40

41 Rationales Handeln Bilden Sie Arbeitsblöcke! Ordnen Sie gleichartige Aufgaben je einem Zeitblock zu (z.b. Telefonate, s, Rücksprachen mit Kollegen). Zeitmanagement 41

42 Rationales Handeln Bereiten Sie alle Kommunikationsvorgänge (Besprechungen, Telefonate, ) vor und begrenzen Sie sie zeitlich! Eine Tätigkeit zieht sich oft so lange hin, wie Zeit zur Verfügung steht. Zeitmanagement 42

43 Rationales Handeln Besprechungsmanagement Überlegen Sie vorher: Welche Ergebnisse sollen erreicht werden? Welche Tagesordnungspunkte sollen behandelt werden? Welche haben Priorität? In welcher Reihenfolge sollen die Punkte behandelt werden? Wann / Wo / Wie lange soll die Sitzung stattfinden? Welche Teilnehmer sollen / müssen (evtl. zeitweise) dabei sein? Soll die Redezeit begrenzt werden? Welche Technik / Unterlagen werden benötigt? Welche Vorbereitung der Teilnehmer ist möglich / erforderlich? Wer fungiert als Moderator? Wer schreibt das Protokoll? Wie sichern wir die Realisierung der Beschlüsse? Durch welche Kontrollmaßnahmen stellen wir die Realisierung fest? Zeitmanagement 43

44 Rationales Handeln Nutzen Sie die Salami-Taktik! Teilen Sie schwierige und komplexe Aufgaben in kleine Einheiten auf und schreiten Sie dann Schritt für Schritt voran. Legen Sie dabei Reihenfolge und Erledigungstermine fest. Zeitmanagement 44

45 Rationales Handeln Bilden Sie Routinen! Checklisten helfen rationell und übersichtlich zu arbeiten. Außerdem erleichtern Sie die Urlaubsvertretung. Zeitmanagement 45

46 Rationales Handeln Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz! Nutzen Sie das ABC-Reichweiten-System A=sehr häufig verwendete Materialien, B=von Zeit zu Zeit verwendete Materialien, C=wenig verwendete Materialien Zeitmanagement 46

47 Rationales Handeln Vereinbaren Sie für die Erledigung äußerst wichtiger Aufgaben Termine mit sich selbst und lassen Sie sich in dieser Zeit nicht stören (Stille Stunden)! Niemand muss immer erreichbar und ständig für jedermann verfügbar sein. Zeitmanagement 47

48 Rationales Handeln Delegieren Sie Aufgaben! Folgende Fragen müssen vor der Übertragung von Aufgaben geklärt sein: Was? Wer? Warum? Wie? Bis wann? Zeitmanagement 48

49 Rationales Handeln Versuchen Sie nicht immer perfekt zu sein! Überlegen Sie lieber: Welche Qualität ist hier gefragt? Wie gut muss es gemacht werden? Was erwartet mein Auftraggeber? Zeitmanagement 49

50 Rationales Handeln Nehmen Sie Erledigtes als Erfolg wahr und belohnen Sie sich! Zeitmanagement 50

51 Prinzipien des effektiven Zeitmanagements 1) Zielorientierung 2) Planung 3) Rationales Handeln Zeitmanagement 51

52 Tipps zum Praxis-Transfer Probieren Sie es einfach aus! Sie können nur gewinnen! Starten Sie bei der Umsetzung mit einem Problem, das für Sie wirklich wichtig ist und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. und nicht vergessen Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt! Zeitmanagement 52

53 Literaturhinweise Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen / Stepehn R. Covey ; A. Roger Merrill ; Rebecca R. Merilll. 5., durchges. Aufl. Frankfurt [u.a.] : Campus-Verl, Signatur: A 2004 / 630 Hansen, Katrin: Selbst- und Zeitmanagement. 2. Aufl. Berlin : Cornelsen, Signatur: A 2005 / 563 Mit PEP an die Arbeit / Katharina Dietze. 8., komplett überarb. Aufl. Frankfurt/Main [u.a.] : Campus-Verl., [2005]. Signatur: A 2005 / 8127 Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche Aufl. - Frankfurt am Main : Redline Wirtschaft, Signatur: A 2005 / 9706 Zeitmanagement 53

54 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Zeitmanagement 54