Agenda Trainings Zeit- und Selbstmanagement Öko-Institut e.v. 3. April Zeit Thema Methoden Material 09:00

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Damian Hoch
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1 Agenda Trainings Zeit- und Selbstmanagement Öko-Institut e.v. 3. April 2014 Zeit Thema Methoden Material 09:00 Vorstellungsrunde Begrüßung und Einstieg ins 09:15 Erwartungen Thema 09:15 ca. 10:00 Ganzheitliches Selbstmanagement: - Berufliche und persönliche Ziele in der Gesamtschau - Sinn und Lebensenergie - Ressourcen - Energiekuchen (siehe LMT) Balance-8-Modell: 8 Strategien - Einzel und Gruppenarbeit: Reflexionsübungen aus Späth/Grabitzki: Leben und Arbeit in Balance Arbeitsblatt Energiekuchen Arbeitsblätter noch zu erstellen 10:00 10:30 Bewährte Methoden aus dem Zeitmanagement: Teil I - Tagesplanung - Wochenplanung - Jahresplanung - Stille Stunde Input und beispielhafte Übungen zu Planung Arbeitsblätter: Tagesplanung Wochenplanung Zeitfresser Freitagsreflexion 10:30 Kaffeepause 10:45 11:15 Bewährte Methoden aus dem Zeitmanagement: Teil II - Tagesplanung - Wochenplanung - Jahresplanung - Stille Stunde Input und beispielhafte Übungen zu Planung Arbeitsblätter: Tagesplanung Wochenplanung Zeitfresser Freitagsreflexion Prioritäten setzen: Input ABC-Analyse, 11:15 12:15 - ABC-Methode - Pareto - Prioritäten verhandeln Pareto, kleine Verhandlungsschule für Prioritäten: Übungen - Delegation 12:15 13:00 Einstellungen erkennen, verändern und nutzen: Perfektionismus, Nein-Sagen und Ja-Sagen Input Stresstypen (Tiger- Modell, siehe WS GP- Personalteam Juni 2013) Ausfüllen und Ergebnisse Stresstest Handlungsmöglichkeiten und kleine Übungen Arbeitsunterlage Stresstest

und Gruppenarbeit: Reflexionsübungen aus Späth/Grabitzki: Leben und Arbeit in Balance Arbeitsblatt Energiekuchen Arbeitsblätter noch zu erstellen 10:00 10:30 Bewährte Methoden aus dem Zeitmanagement:

2 13:00 13:45 Mittagspause 13:45 14:15 Ideenbörse Sammlung von ergänzenden Tipps und Tricks zu den Themen des Vormittags 14:15 15:00 Besprechungsoptimierung Input und kleine Übungen zur Besprechungsmoderation 15:00 Kaffeepause Input 15:15 15:45 Die eigene Arbeitsfähigkeit langfristig erhalten: Burn-Out-Prophylaxe BO-Gefährdung erkennen, Gefährdungsfaktoren kennen Blickwinkel Lebensphasen Haus der Arbeitsfähigkeit (Carmen) 15:45 16:45 Meine Selbstmanagement-Ziele umsetzen: - Die Kraft der Selbstdisziplin - Anregungen für ein Umsetzungsprogramm Input Siehe Späth/Grabitzki, Konkretisierungs- und Emotionalisierungs- Übungen (siehe dort) Arbeitsblatt Umsetzungsvertrag 16:45 17:00 Abschluss und Feedback Feedbackbögen 17:00 Seminarende Agenda Selbst- und Zeitmanagement Seite 2

Lebensphasen Haus der Arbeitsfähigkeit (Carmen) 15:45 16:45 Meine Selbstmanagement-Ziele umsetzen: - Die Kraft der Selbstdisziplin - Anregungen für ein Umsetzungsprogramm Input Siehe

3 Arbeitsblatt: Wirklich wichtig wirklich dringend? hoch B-Aufgaben Strategie/Effektivität planen und rechtzeitig terminieren A-Aufgaben Problem/Krise sofort erledigen Wichtigkeit Papierkorb C-Aufgaben Routineaufgaben, ggf. ineffiziente Prozesse optimieren, reduzieren, delegieren niedrig Dringlichkeit hoch

A-Aufgaben Problem/Krise sofort erledigen Wichtigkeit Papierkorb C-Aufgaben

4 Arbeitsblatt Lebenshüte Wer bedauert auf dem Sterbebett schon, nicht mehr Zeit im Büro verbracht zu haben? Steven Covey 1. Welche Hüte (Schlüsselrollen: wer ist von mir abhängig, von wem bin ich abhängig?) habe ich in meinem derzeitigen Leben auf (beruflich, familiär, freizeitbezogen, ehrenamtlich,...)? 2. Alle Lebenshüte bewerten mit mit angenehmen Gefühlen verbunden mit gleichgültigen Gefühlen verbunden mit unangenehmen Gefühlen verbunden Betrachten Sie die unangenehmen Rollen wollen Sie diese weiter in dieser Form innehaben? 3. Falls erforderlich, reduzieren Sie Ihre Lebenshüte auf maximal 7 Stück. Dabei können die Fragen helfen: Will ich diese Lebensrolle wirklich? Gibt sie mir Kraft oder nimmt sie mir Kraft? Wie könnte ich die Rolle verändern?

Alle Lebenshüte bewerten mit mit angenehmen Gefühlen verbunden mit gleichgültigen Gefühlen verbunden mit unangenehmen Gefühlen verbunden Betrachten Sie die unangenehmen Rollen wollen Sie

5 Arbeitsblatt Tagesplan Zeit Aktivität Dauer (geschätzt) Priorität A Kommentar (tatsächliche Dauer, Störung etc.) B B A C C B B A

7 Umsetzungsvertrag Zeit- und Selbstmanagement Mein Umsetzungsziel: Mein(e) Zielpartner(in): Kontakt wie und wer: Kontakt wann/wie oft: Wie genau erreiche ich mein Ziel: Bis wann will ich mein Ziel erreicht haben: Wer kann mich dabei unterstützen: Konsequenzen bei Zielerreichung: Konsequenzen bei Nichterreichung: Mögliche Widerstände: Gegenmaßnahmen: Meine Unterschrift: Unterschrift Zielpartner: Quelle: Späth/Grabitzki, 2012: Leben und Arbeit in Balance

dabei unterstützen: Konsequenzen bei Zielerreichung: Konsequenzen bei Nichterreichung: Mögliche Widerstände:

8 Zeitverlustanalyse Fragebogen Analysieren Sie anhand der nachfolgenden Checkliste Ihren bisher praktizierten Arbeitsstil und stellen Sie fest, in welchen Bereichen Sie Zeit verlieren oder dazu neigen: Zeitverluste bei der Zielsetzung Ja Nein 1 Habe ich einen systematischen Überblick über alle Aufgaben, die in meinen Arbeitsbereich fallen, z.b. mittels einer Aktivitäten-Checkliste/Aufgaben-Kontrolle? 2 Habe ich genügend Einblick in die Zusammenhänge zwischen meiner Arbeit und dem gesamten Betriebsgeschehen? 3 Habe ich zu viele verschiedenen Aufgaben zu erfüllen? 4 Beschäftige ich mich mit zu vielen verschiedenen Problemen und Arbeiten? 5 Arbeite ich regelmäßig daran, neue Ideen zu entwickeln, mein Wissen und Können zu erweitern? Zeitverluste bei der Planung Ja Nein 6 Kenne ich die ungefähre prozentuale Verteilung von voraussehenden Arbeiten? 7 Bin ich auf mögliche Schwierigkeiten (Krisen)bei der Aufgabenerledigung vorbereitet? 8 Berücksichtige ich eine Reservezeit für unvorhergesehene Fälle, Krisen und Störungen? 9 Treffe ich Vorkehrungen gegen Störungen, um mich meiner Arbeit ununterbrochen widmen zu können? 10 Unternehme ich zu viele Dienstwege oder Geschäftsreisen? 11 Notiere ich Termine, Aufgaben und Aktivitäten in einem Zeitplanbuch? Zeitverluste bei der Entscheidung Ja Nein 12 Beurteile ich eine Arbeit, bevor ich mit ihr beginne (lohnt sich der Aufwand)? 13 Lege ich eine Rangordnung der Arbeiten nach ihrer Wichtigkeit (ABCD) fest? 14 Teile ich den einzelnen Arbeiten das richtige Maß an Zeit zu, das ihrer Bedeutung (Wichtigkeit und Dringlichkeit) entspricht? 15 Verbringe ich zu viel Zeit mit Telefonaten, Besuchern oder Besprechungen, die für mich keine oder nur geringe Bedeutung haben? 16 Versuche ich, kleine Arbeiten, unwichtige Dinge und Nebensächlichkeiten allzu perfekt zu erledigen? 17 Messe ich Routineaufgaben zu viel Zeit zu? 18 Befasse ich mich bei der Erledigung einer Aufgabe zu sehr mit Einzelfakten, obwohl ich die für mich wichtigsten Dinge bereits kenne? 19 Führe ich zwischen den einzelnen Tätigkeiten zu lange Privatgespräche? Zeitverluste bei der Organisation der Arbeit Ja Nein 20 Arbeite ich zu lange an einem Problem, so dass der Ertrag meiner Leistung immer mehr abnimmt? 21 Neige ich dazu, alles selbst machen zu wollen? 22 Ist mein Schreibtisch überhäuft? 23 Benutze ich moderne Hilfsmittel, die mir die Arbeit erleichtern (Diktiergerät, Wählautomat, Formulare, Checklisten, etc.)? 24 Stelle ich Überlegungen zur systematischen Vereinfachung der Arbeit in meinem Tätigkeitsbereich an? 25 Treten in bestimmten Arbeitssituationen immer wieder die gleichen Schwierigkeiten auf? synthese Unternehmensentwicklung Seite 1

2 Habe ich genügend Einblick in die Zusammenhänge zwischen meiner Arbeit und dem gesamten Betriebsgeschehen? 3 Habe ich zu viele verschiedenen Aufgaben zu erfüllen?

9 Zeitverlustanalyse Fragebogen Zeitverluste zu Beginn der Arbeit Ja Nein 26 Plane ich schon am Vorabend den nächsten Tag? 27 Plaudere ich mit Kollegen, ehe ich mit der Arbeit beginne? 28 Beschäftige ich mich erst einmal mit persönlichen Dingen? 29 Lese ich zunächst Zeitungen und/oder die Eingangspost? 30 Benötige ich für jeden Anfang eine längere Zeitspanne, um wieder in die Arbeit hineinzukommen? 31 Fange ich spontan mit einer Aufgabe an, ohne sie durchdacht zu haben? 32 Sorge ich für ausreichende Arbeitsvorbereitung meiner Aktivitäten? 33 Schiebe ich wichtige Dinge oft auf? 34 Beginne ich bei schwierigen Problemen oder Aufgaben in der Mitte oder am Schluss? 35 Fange ich bestimmte Arbeiten an und lasse sie liegen, ohne sie zu Ende gebracht zu haben? 36 Kenne ich meinen persönlichen Arbeits- und Leistungsrhythmus? 37 Weiß ich, ob ich am Morgen oder Abend mehr leiste? 38 Entspricht mein Arbeitsalltag meinem Leistungsrhythmus? 39 Plane ich die günstigste Tageszeit für die wichtigsten Aufgaben ein, um meine Leistungsfähigkeit voll auszunutzen? 40 Beschäftige ich mich in den Stunden meiner höchsten Leistungsfähigkeit mit Routinearbeiten, Nebensächlichkeiten und unwichtigen Problemen? Zeitverluste bei der Information und Kommunikation Ja Nein 41 Wähle ich meinen Lesestoff (z.b. Zeitschriftenartikel, Fachliteratur) im Hinblick auf Wichtigkeit, Nutzen und Verwertbarkeit aus? 42 Überfliege ich meinen Lesestoff, um die Hauptgedanken zu erfassen und dann auf wichtige Stellen näher einzugehen? 43 Beende ich ein Telefonat, eine Unterredung oder Besprechung, wenn jedes weitere Wort nutzlos erscheint? 44 Bereite ich mich auf Besprechungen ausreichend vor? 45 Prüfe ich die Gesprächsziele des anderen und meine eigenen, um Energie- und Zeitverschwendung auszuschließen? 46 Bereite ich meine Korrespondenz mit einfachen oder detaillierten Entwürfen vor? 47 Vermeide ich Aufzeichnungen, die nur bei Eintritt von höchst unwahrscheinlichen Ereignissen von Nutzen wären? 48 Benutze ich Formulare für Routinearbeiten? Wie ist Ihr Ergebnis? Nein: mal synthese Unternehmensentwicklung Seite 2

30 Benötige ich für jeden Anfang eine längere Zeitspanne, um wieder in die Arbeit hineinzukommen? 31 Fange ich spontan mit einer Aufgabe an, ohne sie durchdacht zu haben?

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