Mehr Zeit durch effektive Eigenorganisation

Transkript

1 Mehr Zeit durch effektive Eigenorganisation Peter Backschat Coaching & Personalentwicklung 1

2 Mehr Zeit durch effektive Eigenorganisation Einleitung - mein Auftrag - Wozu sind Veränderungen notwendig 10 Tipps um Gewohnheiten zu ändern Das klassische Zeitmanagement Von der Einstellung der Belegschaft DAVE Prinzip Delegieren ist nicht gleich delegieren Fazit 2

3 Wozu sind Veränderungsprozesse notwendig? Effektivität steigern Mehr Fokus auf die wichtigen Aufgaben Selbstbestimmung bei der Planung Teamfähigkeit verbessern Mehr Freizeit Termingerechte Ergebnisse Einen Ausgleich zwischen Notfällen und regulären Aufgaben finden Nein sagen lernen Höhere Eigenverantwortung Kompetenzen im Unternehmen aufbauen 3

4 10 Tipps um Gewohnheiten zu ändern 1. Nie mehr als eine Aufgabe/ Veränderung 2. Motivation 3. Bekämpfen Sie die Auslöser 4. Keine Ausnahmen 5. Keine Versuchungen 6. Belohnung 7. Tagebuch 8. Teilziele 9. Erinnern 10. Unterstützung 4

5 Zeitmanagement Planungshilfen Organizer Projektplaner Software Terminkalender Tischkalender Wandkalender Taschenkalender Aufgabenplan Prioritäten Unwichtig Wichtig Dringend Zuständigkeiten Delegation Kontrolle Tagesplan Arbeitsblöcke Mail, Fax Briefe Telefon Angebote Abwechslung Biorhythmus Morgenmuffel Nachtmensch Störungsarme Zeiten Zeitpuffer einbauen 60/40% Regelung Unvorhersehbares Störfaktoren eliminieren Chaos Aufräumen Auswerten Papierkorb Filtern Besuche Termine Sprechstunden Abschottung Telefon Lautlos Umstellen Anrufbeantworter Entspannung Ausgleich Sport Spazieren gehen Meditation Small Talk Schlaf Musik Beruhigend Unterbrechung Hintergrundmusik Ernährung 5

6 Sägeblatteffekt 100% Zeit Unterbrechungen 6

7 Zeitdiebe fassen 7

8 Einstellung Beginnen Sie positiv Rechtzeitiges Aufstehen Genügend Schlaf Zeit zum Frühstück? Fahrt zur Arbeit ohne Hast? Tagesplan noch einmal durchgehen Schwerpunktaufgaben beachten Nicht erledigte Aufgaben auf den nächsten Tagesplan festlegen Arbeitstag in Ruhe abschließen Gute Grundlage für einen guten Abend überlegen 8

9 Mangelndes Engagement fordert Handlungsbedarf 69 % aller Befragten haben eine geringe emotionale Bindung zu ihrer Arbeit, d.h. sie machen Dienst nach Vorschrift. Engagement Index in Deutschland 18 % der ArbeitnehmerInnen haben keine Bindung zu Ihrem Job. Sie leben bereits in innerer Kündigung Nur 13% haben eine hohe emotionale Bindung zu Ihrer Arbeit. Dieser Wert liegt in den USA bei 30%. 69 Quelle: Gallup GmbH Basis: Arbeitnehmer ab 18 Jahren 9

10 Das DAVE- Prinzip

11 Das DAVE- Prinzip D= D elegieren A = A blegen V = V ernichten E = E rledigen 11

12 Das DAVE- Prinzip Nur wer wirklich professionell delegiert erreicht den gewünschten Effekt Empfänger Nachricht Kommunikationkreislauf Feedback Sender 12

13 Das DAVE- Prinzip Delegation Definition: Übertragung von Aufgaben in klaren Strukturen, Formen und mit eindeutigem Ziel im Bezug auf die zu erzielenden Endergebnisse innerhalb einer festgesetzten Zeit an die geeignete Person. 13

14 Das DAVE- Prinzip Störfaktoren Kulturelle Unterschiede Lärm Stil (Formal, informell, lässig, nachlässig) Bildung Sprache manchmal sogar in der gleichen Sprache, bei unterschiedlichen Dialekten Einstellung Das ist gut. Das ist immer schlecht. Ich mag keine Dinge die sind. Vorurteile Jeder weiß, dass solche Leute dumm sind. Physikalische Störfaktoren Entfernung, Größe Stimmungen Zeitdruck 14

15 Das DAVE- Prinzip Vorteile Einfache Strukturierung, dadurch einfacher zu merken Klare Entscheidungsgrundlage Hohe Zeitersparnis Keine Papierstapel Ordentliches, klares Arbeitsumfeld Vermittelt das Gefühl von Übersicht und Bestätigung Organisierte Arbeitsabläufe Angenehmeres Arbeiten 15

16 Das DAVE- Prinzip Delegation Voraussetzungen Die Aufgabe muss klar definiert sein Sie müssen befugt sein, die Aufgabe direkt zu delegieren Die Person, an die delegiert wird, muss die Befugnis haben, die Aufgabe zu erledigen. Achten Sie auf korrekte Hierarchieebene Die Person muss die notwendigen fachlichen Kenntnisse und Fertigkeiten besitzen oder Die Person muss diese Aufgabe auf Grund ihrer Fähigkeiten besser, schneller und/oder kostengünstiger als Sie lösen können 16

17 Delegation und Kommunikation Entwicklungsstufe des Mitarbeiters Delegationsstufe Führungsstil 17

18 Das DAVE- Prinzip Ablage Fassen Sie jedes Dokument nur einmal an Keine Ablagekörbe Sie müssen wissen, wo Sie bei Bedarf alles finden können z.b. Rechnungen, Einladungen, Memos, Zeitungsartikel, Marktdaten, Visitenkarten, abgeschlossene Projekte, Kontoauszüge, Kundeninformationen 18

19 Das DAVE- Prinzip Erledigen von Aufgaben A / B C Prioritäten A = Hauptsächlicher Verantwortungsbereich B = Vorbereitung von A-Prioritäten, um diese optimal erledigen zu können C = alles andere 19

20 Fazit So erreichen Sie mehr Zeit durch effektive Eigenorganisation: - Arbeiten Sie am Unternehmen und nicht im Unternehmen - Setzen Sie sich zum Ziel, sich als Chef oder Führungskraft überflüssig zu machen. - Bauen Sie Kompetenzen in Ihrem Bereich auf, wo immer es geht. 20

21 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit 21