Auf der Suche nach der 25. Stunde. Wenn 24 Stunden nicht reichen, nehmen wir noch die Nacht dazu...

Transkript

1 Auf der Suche nach der 25. Stunde Wenn 24 Stunden nicht reichen, nehmen wir noch die Nacht dazu...

2 Werteorientiertes Zeitmanagement = die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen, daß die zur Verfügung Zeit sinnvoll und optimal ausgenutzt wird. Sie waren besorgt, daß Sie nicht für alles Zeit hätten und erkannten nicht, daß Zeit haben eben bedeutet, daß man nicht für alles Zeit hat. Robert Musil

3 Time is money Zeit unterscheidet sich von Geld, denn: Zeit verrinnt unwiederbringlich Jeder hat gleich viel Zeit, nicht mehr und nicht weniger Es ist nicht wenig Zeit was wir haben, sondern es ist viel Zeit was wir nicht nutzen. Wenn jemand ständig viel zu tun hat, beweist das noch lange nicht, daß er auch viel tut! Seneca

4 Subjektive Stressempfindlichkeit Leistungsfähigkei t Isolation Mobbing Unterforderung Wachstum Kreativität Motivation Überforderung Erschöpfung Burn out Eustress Disstress Anforderung

5 Stressauslößer Zeitdruck - Termindruck Hohe Anforderungen (Menge, Qualität) Überstunden Verantwortung für Menschen Häufige, unerwartete Störungen Äußere Einflüsse (Hitze, Kälte, Lärm) Unklare Festlegung der Aufgaben Leistungskontrollen 22 % 19 % 16 % 13 % 11 % 8 % 6 % 5 %

6 Eigene Stressfallen Gleiche, hohe Erwartungen an Kollegen Neigung zur negativen Sicht der Dinge Schwierigkeiten aus dem Weg gehen => Aufschieberitis Nicht jeder Mensch hat die gleichen Fähigkeiten und das gleiche Wissen Das war immer so - Das haben wir schon mal probiert Regel: Die unangenehmen Dinge zuerst

7 Lebensalter * 360 Tage * 24 Stunden Durchschnittliches Lebensalter * 360 Tage *24 Stunden Verbleibende Stunden in unserem Leben - 1/3 Schlafenszeit - 1/3 Arbeitszeit = 1/3 Frei verfügbare Zeit

8 Von der Lebenszeit eines Menschen gehen statistisch ab: 4 Tage für Schuhe zubinden 2 Monate für Sex 2,5 Monate für Küssen 3 Monate für Zähne putzen 3.5 Monate für Verkehrsstaus 6 Monate für Warten vor Ampeln 6 Monate für Sport 6.5 Monate für Anziehen (Männer) 8 Monate für Briefe öffnen und lesen 9 Monate für Anziehen (Frauen) 1 Jahr für die Suche nach verlorenen oder verlegten Gegenständen 1,5 Jahre für Waschen, Baden, Rasieren usw. 2 Jahre für Gartenarbeit 2 Jahre für Telefonanrufe 3 Jahre für Konferenzen und Besprechungen 3,5 Jahre für Fernsehen 3.5 Jahre für Lesen 3.5 Jahre für Essen 5 Jahre für Warten (Behörden, Ärzte usw.) 5,5 Jahre für Haushalt 10 Jahre für Theater, Kino, Restaurant usw. 16,5 Jahre für Arbeiten 22 Jahre für Schlafen

9 Managen Sie Ihre Zeit und Ihr Leben Das was täglich an Arbeit anfällt Kurzfristige Ziele Langfristige Ziele Werte

10 Ein Morgen-Mensch sollte früh mit seiner Arbeit beginnen und zuerst die wichtigsten Aufgaben erledigen. Der Abend-Mensch beginnt mit Routineaufgaben und erledigt das wichtigste am späten Nachmittag.

11 Situationsanalyse

12 Störfaktoren sachliche Störfaktoren Ich Persönliche Störfaktoren Dritte z. B. Besprechungen, Telefon (Welches sind meine?) z. B. keine Lust, interessante Ablenkung (Welches sind meine?) z. B. Kollegen sind penetrant, Kaffeepausen (Welches sind meine?) Wo will ich etwas unternehmen? Welche genieße ich?

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14 Pareto - Prinzip Ergebnis 80 % 20 % der Bevölkerung besitzt 80 % des Volksvermögens (19. Jhd.) 20 % der Mitarbeiter verursachen 80 % der Fehltage 20 % Fehlerarten verursachen 80 % des Ausschusses 20 % der Produkte erbringen 80 % des Gewinnes 20 % der Kunden erbringen 80 % des Umsatzes % Aufwand Mit 20 % des Zeitaufwandes lassen sich 80 % der Ergebnisse (Ziele) realisieren

15 Das A - B - C der Aufgaben (Eisenhower) Wichtigkeit / Ziel B - Aufgaben Planen und terminieren (Terminplanbuch) Orange L - L - L Lesen, lächeln, lochen A - Aufgaben Sofort selbst erledigen Rot C - Aufgaben Delegieren und reduzieren Grün Dringlichkeit / Zeit

16 So eine Arbeit wird eigentlich nie fertig; man muss sie für fertig erklären, wenn man nach Zeit und Umständen das Mögliche getan hat (Johann Wolfgang von Goethe) Warum möchte ich perfekt sein? Wunsch nach Anerkennung Geringes Selbstwertgefühl Misstrauen gegenüber anderen Was kann ich tun? Sich den Perfektionismus bewusst machen Wenn ein Ziel erreicht ist, ist es erreicht Perfektionismus bewirkt Angst Fehler zu machen, Angst bewirkt Stress Akzeptieren Sie, dass Sie Fehler machen, Fehler sind menschlich

17 Warum soll man nichts aufschieben? Unerledigtes belastet die Gedanken Es gibt selten etwas, was sich durch aufschieben selbst erledigt. Was kann ich tun? Machen Sie sich einen Merkzettel. Führen Sie ständig eine Zu-Erledigen -Liste (z.b. Zeitplanbuch) Legen Sie (End-)Termine fest Unterteilen Sie Ihre Aufgaben fangen Sie langsam an, aber fangen Sie an - Belohnen Sie sich für die Erledigung von unangenehmen Dingen Seien Sie kein Perfektionist, denn: Müssten zuerst alle Hindernisse aus dem Weg geräumt werden, würden nie große Dinge zustande kommen. (Anonym)

18 Jedes Ja ein weiterer Strick Warum sage ich immer Ja? Ich fühle mich verpflichtet, anderen zu helfen Ich möchte wichtig sein Ich möchte mit meinem Nein niemanden verletzen Keine Ausrede parat! Wie lernt man Nein-Sagen? Realistische Vereinbarungen treffen Auf die Innere Stimme hören Eine Belohnung versprechen Nein-Sagen üben Vereinbarungen einhalten Lernen Sie Nein zu sagen, ohne dass sich Ihr Gegenüber brüskiert fühlt, formulieren Sie Ihr Nein z.b. Ich weiß, dass Sie gerade jetzt meine Hilfe nötig hätten, aber Ich arbeite an dem Projekt, worum Sie mich heute Morgen gebeten haben. Deshalb kann ich jetzt leider nicht Sie würden mir helfen, wenn Sie die Priorität für dieses Projekt festlegen könnten. Danach könnte ich dann

19 Grundsätze der Planung um sich Zeitreserven zu schaffen: Vorzeitig planen Routinetätigkeiten berücksichtigen bei der Planung 60% der Zeit für geplantes; 20% für Soziales und 20% für Unvorhergesehenes Zeitblöcke bilden, denn 1 x 60 Minuten sind mehr als 6 x 10 Minuten Berücksichtigen der persönlichen Leistungskurve (keine uninteressanten Tätigkeiten während des Leistungstiefs planen) kontrollieren der Zielerreichung unter Berücksichtigung der Abweichungen bei der nächsten Planung

20 Regeln gegen Zeitfresser/Störfaktoren Schluß mit dem Mythos der offenen Tür. Stille Stunden für A-Aufgaben reservieren. Arbeitsblöcke für z. B. Postbearbeitung, Telefonate, Kurzbesprechungen bilden. Nein sagen ohne zu beleidigen, bzw. zu boykottieren. Störungen identifizieren und analysieren.

21 Strategien für ein erfolgreiches Zeitmanagement Persönliche Effizienz steigern Zielorientiert Handeln Prioritäten setzen Zeit bewußt planen Störfaktoren (Zeitfresser) ausschalten Delegieren und Rationalisieren

22 Selbstbeurteilung Situationsanalyse Eigene Stressfallen abbauen Feste Zeitfenster ohne Störung planen Aufgaben nach ABC Analyse bearbeiten Zeitplanbuch anlegen Zeitdiebe verringern (Techn. Hilfsmittel, Checklisten, Tagebücher) Eigene Ziele festlegen und verfolgen Mind-Map Methode einführen

23 Sich motivieren - Grundlegende Prinzipien Ressourcenorientierung Aktivierungsund Störkurve berücksichtigen - Lösungs-statt Problemperspektive ( halbvolles Glas") - Belohnung nach der Leistung - Positiver innerer Dialog (sich selbst aufbauen) - Beides für die eigene Situation erheben (Selbsttäuschungen vermeiden) - Aufgaben entsprechend auswählen - Arbeits- und Pausenzeiten bestimmen und einhalten

24 Zusammenfassung 1. Schritt: Kritische Beurteilung der eigenen Situation (Analyse) Positiver Stress erhöht die Motivation Wichtiges und Dringendes unterscheiden Delegieren und Planen Informationen durch visuelle Darstellungen unterstützen Zeitplanbuch anlegen Sich lohnende Ziele festlegen Individuelle Leistungskurve berücksichtigen Technische Hilfsmittel einsetzen

25 Damit die Zeit noch knapper wird, raten wir... Verzichten Sie auf Ordnung und Planung - nur wer zu faul zum Suchen ist, räumt auf, das Genie beherrscht das Chaos. Eine genaue Zeit- und Zielplanung schränkt Kreativität und Flexibilität nur ein. Planung und Hellsehen sind Geschwister - das Leben hält eben viele Überraschungen bereit. Wenn das Telefon klingelt, unbedingt abnehmen! Besprechungen unter drei Stunden Dauer sind nutz- und wertlos. Vergessen Sie nicht, ausführlich Ihre Person und Ihre besonderen Leistungen stets herauszustellen. Pünktlich sein kann jeder, gezieltes Zuspätkommen erhöht aber den Aufmerksamkeitswert! Wer alles detailgenau weiß, ist in jeder Situation gut gewappnet. Eine stets offene Tür erzeugt Nähe und begünstigt den Informationsaustausch. Erledigen Sie alles sofort so, wie es kommt. Was Du selbst getan, das hast Du wohl getan! Wer es allen recht macht, hat viele Freunde!