Selbstmanagement Ein Weg zum freien Kopf. Basierend auf den Erfahrungen mit dem Buch Getting Things Done von David Allen

Transkript

1 Selbstmanagement Ein Weg zum freien Kopf Basierend auf den Erfahrungen mit dem Buch Getting Things Done von David Allen

2 Zeit ist eine Erscheinung der Natur, die bewirken soll, dass nicht alles auf einmal passiert. Scheinbar funktioniert sie nicht sehr gut. Anonym

3 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Wie handhabe ich Projekte? Wie setze ich das System um?

4 Gliederung Einleitung Vorstellung meinerseits Gruppenvorstellung Erwartungen an den Workshop Teil I Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde

5 Gliederung Einleitung Teil I Was bereitet uns Stress? Was geht uns durch den Kopf? Was sind durchführbare Handlungen? Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde

6 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Was macht Stress? Sammeln, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen Kernprozesse und Arbeitsfluss für die Praxis Prinzipien des Arbeitens Schlussrunde

7 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Was sind Projekte? Wie plane ich Projekte? Umgang mit Projekten Teil IV Schlussrunde

8 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Wie handhabe ich Projekte? Technische Umsetzung des Systems Wie sieht ein Arbeitsplatz aus? Wie fängt man an? Schlussrunde

9 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Wie handhabe ich Projekte? Wie setze ich das System um? Persönliche Erfahrungen von uns allen Feedback

10 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Wie handhabe ich Projekte? Wie setze ich das System um?

11 TEIL I Was macht Stress?

12 Was bereitet uns Stress? Stress (lat.: stringere) bedeutet wörtlich übersetzt Anspannung Der Begriff kam über die Physik und Werkstoffkunde zur Zoologie und schließlich in unser tägliches Leben. Gefühl kennt jeder aber was bewirkt, dass wir uns gestresst fühlen?

13 Was geht uns durch den Kopf? Schreibt auf, was euch durch den Kopf geht... Unerledigte Dinge Offene Fragen Wichtige Aufgaben Termine, die man vielleicht vergessen könnte Kontoauszüge......

14 Was geht uns durch den Kopf? Schreibt auf, was euch durch den Kopf geht... Kommen diese offenen Schleifen ab und zu ins Bewusstsein geschossen? Kann man in den Situationen aktiv was für diese Dinge tun?

15 Ist das menschliche Gehirn dafür da, sich Termine zu merken oder an Aufgaben zu erinnern?

16 Raus aus dem Kopf! Ziel: Die Dinge aus dem Kopf heraus bringen Ein System schaffen, dass die offenen Schleifen sammelt, organisiert und mich erinnert, Schritte zu tun, wenn ich sie wirklich tun kann! Witz dabei: Es fördert die Produktivität und beruhigt dabei ungemein.

17 Was ist eine durchführbare Handlung? Viele To-Do-Listen leiden an Oberbegrifflichkeiten Bsp: Niemand kann Finanzen erledigen Öffnungszeiten nachschauen Bankkarte suchen zur Bank fahren Was will ich da eigentlich erreichen? Definiere nächste physische Schritte! Test: Wieviele der nächsten Schritte dauern weniger als zwei Minuten?

18 Prinzip von Getting Things Done Was Was im im Kopf Kopf schwirrt, aller aller Input, Input, Amorphes Zeug Zeug Verlässliches, simples und umfassendes System

19 TEIL II Wie bringe ich System rein?

20 Der Kernprozess Fünf Arbeitsschritte Sammeln von allem Zeug Durcharbeiten Was mache ich damit? Organisieren Wie bringe ich s in ein System? Durchsehen der Handlungsoptionen Durchführen

21 Sammeln, aber wie? Man sammelt prinzipiell allen Input der in unser Leben tritt... an möglichst wenig Punkten... auch wenn s unangenehm ist. Was kann man alles sammeln? Was ist Input?

22 Was ist möglicher Input? Aufgaben, die ich erledigen muss Briefe, Kontoauszüge, Rechnungen s, zu erledigend Anrufe Was muss ich mir anschaffen? Z.B. Photoapparat ohne Batterien Zeitschriften, die ich lesen will Skripte, die ich lesen muss Paper, die ich lesen will und muss

23 Der Kernprozess Fünf Arbeitsschritte Sammeln von allem Zeug Durcharbeiten Was mache ich damit? Organisieren Wie bringe ich s in ein System? Durchsehen der Handlungsoptionen Durchführen

24 Durcharbeiten die Regeln Man behandelt ausschließlich EINE Sache Man legt NICHTS in den Eingangskorb zurück Durcharbeiten heißt nicht, die Aufgaben zu erledigen. Sie werden nur eingepflegt.

25 Nachdem der Eingang durchgearbeitet ist, hast du......weggeworfen, was du nicht mehr brauchst....erledigt, was weniger als zwei Minuten dauert....was delegiert werden konnte, weitergereicht....für alles, was länger als zwei Minuten dauert, Erinnerungshilfen im Organisationssystem einsortiert....festgestellt, was alles an Verpflichtungen da ist.

26 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

27 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

28 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

29 Zwei Minuten Regel Die zwei Minuten-Regel konsequent anwenden, beschleunigt die Dinge immens. Viele Schritte dauern nur zwei Minuten.

30 Der Kernprozess Fünf Arbeitsschritte Sammeln von allem Zeug Durcharbeiten Was mache ich damit? Organisieren Wie bringe ich s in ein System? Durchsehen der Handlungsoptionen Durchführen

31 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

32 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

33 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

34 Zeug Listen Eingangskorb Worum handelt es sich? Ja Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

35 Zeug Referenz Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Ja Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

36 Zeug Kalender Eingangskorb oder Liste? Ja Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

37 Was kommt in den Kalender? Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

38 Was gehört in einen Kalender? Nur Dinge, die einen Zeitbezug haben! Aufgaben, die......an einem Tag erledigt werden müssen...zu einer bestimmten Zeit erledigt werden müssen

39 Was mach ich mit der Liste? Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

40 Wie organisiere ich die Nächste Schritte Liste? Nach Kontext. Das ist später am Agenda

41 Der Kernprozess Fünf Arbeitsschritte Sammeln von allem Zeug Durcharbeiten Was mache ich damit? Organisieren Wie bringe ich s in ein System? Durchsehen der Handlungsoptionen Durchführen

42 Das Durchsehen was mach ich? Tägliche Übersicht In den Kalender schauen Was steht Terminen an? Was muss ich heute erledigt haben? Je nach Kontext In die Nächste Schritte Liste sehen Z.B. zu Haus auf die Zu Hause Liste

43 Das Durchsehen was mach ich? Wöchentliche Durchsicht In den Kalender schauen eine Woche im Voraus und zurück folgen Aufgaben? Alle Listen durchsehen, korrigieren, ergänzen Delegiertes überprüfen In Irgendwann / Vielleicht reinschauen Posteingang komplett leeren Alle Projekte planen und bearbeiten...

44 Warum ein Wochenüberblick? Das System lebt vom Durchsehen So hält man es up to date Hier ist der Knackpunkt: Wenn man weiß, dass man es durchsieht, hat man keine Angst mehr, etwas zu vergessen. Weniger Stress!

45 Der Kernprozess Fünf Arbeitsschritte Sammeln von allem Zeug Durcharbeiten Was mache ich damit? Organisieren Wie bringe ich s in ein System? Durchsehen der Handlungsoptionen Durchführen

46 Durchführen Was ist gerade jetzt zu tun? 1. Kontext 2. Zeit 3. Energie 4. Priorität

47 Durchführen Einschätzen der täglichen Arbeit Verrichten von vorbestimmten Arbeiten Erledigen, was gerade anfällt Selbstbestimmtes Arbeiten

48 Durchführen Wo liegen meine Prioritäten? m - Leben allgemein 8.000m - Ausblick 3 bis 5 Jahre 6.000m - Ziele für ein oder zwei Jahre 4.000m - Verantwortungsbereich 2.000m - Laufende Projekte Startbahn - Aktuelles Handeln

49 PAUSE

50 Gliederung Einleitung Teil I Teil II Teil III Teil IV Schlussrunde Was macht Stress? Wie bringe ich System rein? Wie handhabe ich Projekte? Wie setze ich das System um?

51 TEIL III Wie handhabe ich Projekte?

52 Was sind Projekte? Alles Aufgaben, die mehr als einen Arbeitsschritt benötigen

53 Wie plane ich Projekte? 1. Zweck und Grundsätze formuliern 2. Ergebnis geistig vorwegnehmen 3. Brainstorming 4. Organisieren 5. Nächste Schritte bestimmen

54 Umgang mit Projekten Ein Projektplan wirf Einzelschritte ab, die erledigt werden können. Sehr kleine Projekte brauchen keinen ausführlichen Plan Größere Projekte (z.b. Doktorarbeit) benötigen eine forcierte Planung

55 TEIL IV Wie setze ich das System ein?

56 Prinzipielles Man kann das System sowohl papiergestützt, als auch komplett digital erledigen Immer beachten: Je simpler die Lösung, desto geiler! Es muss auch Spaß machen.

57 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

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60 Was gehört auf einen Schreibtisch?

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62 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

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64 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

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66 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

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72 Ja Zeug Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

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74 Zeug Outlook Eingangskorb Worum handelt es sich? Kann ich etwas unternehmen? Ja Nein Mehrere Schritte Ein Schritt Projekte Was ist der nächste Schritt? Müll Vielleicht / Irgendwann Referenzmaterial Pläne für Projekte Ja Dauert es weniger als zwei Minuten? Nein Erledigen! Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte

75 Outlook bietet Kalender Aufgabenmanagement Notizen Mail

76 Wie fängt man an? Arbeitsplatz einrichten Einmal ALLES in den Posteingang tun Einmal ALLES durchschleusen. Dauert zwei, drei Tage.

77 Schlussrunde