Ordnung ins digitale Chaos: Büroorganisation 2.0 Berlin, Christine Widmayer, absolut sortiert

Transkript

1 : Büroorganisation 2.0 Berlin, Christine Widmayer, absolut sortiert 1

2 Agenda 1) Die Arbeitsumgebung 2) Bearbeitung der Eingangspost 3) Ordnungssysteme 4) Arbeitsplanung 5) Ordnung auf dem PC 2

3 Aufbewahrungsorte im Büro Nachschlageakten Archivakten Postkörbe Papierkorb Arbeitsakten 3

4 Bearbeitung der Eingangspost Posteingang Laufendes Postausgang 4

5 Eingangspost: Die Wiedervorlage Hilfsmittel, um noch nicht abgeschlossene Vorgänge oder Unterlagen mit Fälligkeit im Auge zu behalten. Sie sorgt dafür, dass sich Dokumente zu einem vorher festgelegten Zeitpunkt wieder in Erinnerung rufen. 5

6 Ordnungssyteme: Ablagetechniken Technik Vorteile Nachteile Flachablage schnelle Ablage preiswert schlecht durchsuchbar platzintensiv Hängeregistratur/ Stellmappen Ordner schneller Zugriff schnelle Ablage übersichtlich strukturierbar übersichtlich strukturierbar Extrem haltbar Schriftgutschonend preiswert Ungeeignet für Sammelakten kostenintensiv Umständliches Ablegen Unbequem für häufigen Zugriff Ungeeignet für schmale Einzelvorgänge Stehsammler schneller Zugriff Übersichtlich für gesammelte Vorgänge Für schwere Akten ungeeignet dünne Akten Schlecht strukturierbar 6

7 Ordnungssysteme: Regeln für eine funktionierende Ablage Transparenz Übersichtlichkeit Keine Doppel- oder Mehrfachablage Aussagekräftige Beschriftung der Schriftgutbehälter Ablage erfolgt zeitnah Jeder Schriftgutbehälter hat seinen festen Standort Regelmäßig Aussortieren Dasselbe Ablagesystem für Papier und Dateien 7

8 Ordnungssysteme: Der Aktenplan Legt das System fest, nach dem alle Informationen in Ihrer Unternehmung geordnet und verwaltet werden Gesamtrahmen für die einheitliche Ordnung von Schriftgut in einem Unternehmen Mögliche Gliederungen: Nach Aufgabenbereichen Nach Prozessen dreistufig Funktion: Dient zur Orientierung Hält fest wo was abgelegt wird 8

9 Ordnungssyteme: Der Aktenplan Nr. Suchbegriff Standort 3 Finanzen/ Rechnungswesen Schrank 2 (abgeschlossen) 3.1 Buchhaltung 3.2 Jahresabschluss 3.3 Bank / Kasse 3.4 Finanzierung/ Investition 3.5 Betriebswirtschaft/ Controlling 3.6 Steuern/ Finanzamt 4 Personalwesen Schrank 3 (abgeschlossen) 4.1 Personalakten 4.2 Lohn / Gehalt 4.3 Personalbeschaffung 4.4 Ausbildung /Weiterbildung 5 Einkauf Regal links 5.1 Lieferanten 9

10 Arbeitsplanung: Die Tagesplanung Der Tagesplan ist die kleinste überschaubare Einheit der systematischen Zeitplanung. Zusammensetzung: Aufgabenkatalog (To-Do-Liste) Unerledigtes vom Vortag Neue Aufgaben Termine Telefonate Wiederkehrende Aufgaben 10

11 Arbeitsplanung: Eisenhower Prinzip (ABC-Analyse) Prioritäten setzen heißt, darüber zu entscheiden, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge zu behandeln sind. Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden. Sie stellen damit sicher zuerst an wichtigen Aufgaben zu arbeiten die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit abzuarbeiten sich jeweils nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren 11

12 Arbeitsplanung: Eisenhower Prinzip (ABC-Analyse) Wichtig Weniger wichtig Dringend A-Aufgaben Vorgehen: - Sofort Erledigen C-Aufgaben Vorgehen: - Delegieren - Erledigen wenn Zeit vorhanden Weniger dringend B-Aufgaben Vorgehen: - Terminieren - Erledigen D-Aufgaben Vorgehen: Sofort in den Papierkorb 12

13 Arbeitsplanung: Zeiten planen mit der ALPEN-Methode 5 Schritte für einen schriftlichen Tages- oder Wochenplan: Aufgaben zusammenstellen Länge einschätzen Pufferzeit einplanen Entscheidungen über Priorität Nachkontrolle 13

14 Arbeitsplanung: Systeme für das Aufgabenmanagement Aufgabenbuch Excel-Aufgabenliste Zeitplansysteme / Organizer Outlook / Entourage PDAs / Smartphones 14

15 Arbeitsplanung: Aufgabenliste in Excel 15

16 Arbeitsplanung: Getting things done Idee: Alle losen Enden raus aus dem Kopf und schriftlich festhalten Lose Enden = Dinge die wir angefangen, aber nicht beendet haben wo wir noch nicht wissen, was wir damit anfangen wollen 16

17 Getting things done: Grundlagen 5 grundlegende Tätigkeiten von GTD: Erfassen Durcharbeiten Organisieren Kontrollieren Erledigen 17

18 Getting things done: Eingang Was ist es? - Postkorb - -Eingang - Notizbuch Müll Projekte (Planung) Kann ich was tun? Nächster Schritt Nein Vielleicht/ Irgendwann Projektpläne (Durchsehen) Dauert es weniger als 2 Minuten? Ablage Ja Nein Erledigen Delegieren Verschieben Warten Terminkalender Nächste Schritte 18

19 Getting things done: Durchführen 4 Kriterien, um zu entscheiden was jetzt zu tun ist: Kontext verfügbare Zeit verfügbare Energie Priorität 19

20 Getting things done: Durchführen 6 Ebenen, um die eigene Arbeit zu überprüfen aktuelles Handeln Laufende Projekte Verantwortungsbereiche Ziele 1-2 Jahre Ausblick 3-5 Jahre Leben allgemein 20

21 Getting things done: Thinkingrock Software für die Strukturierung von Aufgaben nach dem Getting things done- Prinzip Plattformübergreifend (für Linux, Windows und Mac) Auch als iphone-app 21

22 Die digitale Ablage: Management die Bearbeitung von s erfolgt nach denselben Regeln wie für Dokumente aus Papier Der Posteingang ist kein Ablageort für s! s unterliegen ebenso den Aufbewahrungsfristen wie Papier 22

23 Die digitale Ablage: Dateibenennung Durch sinnvolle Benennung werden Dateien besser lesbar! Dateinamen durch Trennzeichen in mehrere logische Abschnitte einteilen Bsp.: datum-empfänger-thema.dateiendung Also nicht so: brief.pdf Sondern so: amtsgericht-einspruch.pdf 23

24 Die digitale Ablage: Dateieigenschaften Dateieigenschaften(Dokumenteigenschaften) sind Angaben zu einer Datei, die zu deren Identifizierung beitragen. Mit ihrer Hilfe können Bestimmte Informationen zu einer Datei angezeigt werden Dateien so organisiert werden, dass sie später leichter wieder aufgefunden werden Dokumente gezielt gesucht werden 24

25 Die digitale Ablage: Dateieigenschaften Arten von Dokumenteigenschaften: Automatisch aktualisierte Eigenschaften Statistische Angaben wie Dateigröße, Datum der Erstellung oder der letzten Änderung Voreingestellte Eigenschaften Selbst definierte Eigenschaften wie Ersteller des Dokuments, Thema, Kategorie, Stichwörter. Diese Angaben müssen manuell eingetragen werden. 25

26 Die digitale Ablage: Dateieigenschaften 26

27 Die digitale Ablage: Strukturierung von Office-Dokumenten Dokumente können nach dem Ausdrucken leichter zugeordnet werden mit Angaben zu Speicherort und Aktualität Vorgehen: AutoText in Kopf- und Fußzeilen einfügen Das sollte dabei sein: Dateiname Dateipfad Seite X von Y Zuletzt gedruckt 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 28