3 Durchblick mit Outlook Wie Sie Ihre s effektiv organisieren und die Aufgabenflut in den Griff bekommen

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1 Seminare 2015 Wahre Ordnung kommt von innen. Seminare eignen sich für Menschen, die gezielt bestimmte lernen möchten. Im Seminar haben Sie darüber hinaus immer die Gelegenheit, individuelle Fragen zu klären, eigene Arbeitsabläufe zu reflektieren und alternative Möglichkeiten für Ihre persönliche Ordnung kennen zu lernen. Gleichzeitig bietet die Gruppe den Erfahrungsaustausch und gemeinsames Lernen an eigenen Themen was bekanntlich den Lerneffekt erhöht. Jedes meiner Seminare hat immer auch einen gewissen Anteil an Training. Das heißt, die Teilnehmenden können das Gelernte erproben, bei Unsicherheiten oder spezifischen eigenen Anforderungen nachfragen und so die Sicherheit erlangen, das Neue am eigenen Arbeitsplatz umzusetzen. Und das sind die Themen: Ordnung am Arbeitsplatz 2 Leerer Schreibtisch voller Energie Wie aus Arbeitsplätzen Schaltzentralen werden Struktur im Aufgaben- und Informationsmanagement 3 Durchblick mit Outlook Wie Sie Ihre s effektiv organisieren und die Aufgabenflut in den Griff bekommen 4 Wo ist? Effiziente Ablage- und Informationsorganisation Damit Sie finden, statt zu suchen 5 Das digitale Office neue Arbeitsmethoden Wie Sie auch im digitalen Zeitalter den Überblick behalten und erfolgreich arbeiten Zeitmanagement und Arbeitsorganisation 6 Freiräume schaffen Raus aus der Stressfalle oder: Wie Sie mit einfachen Methoden Zeit gewinnen. 7 Der rote Faden Zeitmanagement und Arbeitsmethoden optimieren. Welches Thema interessiert Sie? Vielleicht einzelne Aspekte aus den verschiedenen Themen? Gerne stelle ich ein für Ihr Unternehmen und Ihre Aufgaben passendes Programm zusammen. Ich freue mich auf Ihren Anruf ( ). Liebe Grüße Christa Beckers Christa Beckers Organisation im Büro Seite 1 von 7

2 Leerer Schreibtisch voller Energie. Wie aus Arbeitsplätzen Schaltzentralen werden. Die Arbeit wird immer komplexer. Die Flut an Informationen wächst. Die Liste der zu erledigenden Aufgaben passt schon lange nicht mehr in den Kalender vor allem aber kaum noch in die zur Verfügung stehende Arbeitszeit. Die Folge: Ein Zettel hier, eine Notiz da... und schon sammelt sich ein Berg von wichtigen Informationen auf dem Schreibtisch. Wenn Sie zu viel Zeit mit Suchen verbringen, dann brauchen Sie dringend einen freien Schreibtisch. Das funktioniert auch bei vielfältigen Aufgaben. Machen Sie aus Ihrem Schreibtisch eine übersichtliche Schaltzentrale. In diesem Seminar werden Sie vermutlich sogar Spaß am Thema Ordnung finden. Sie erfahren, wie Sie Ihren Schreibtisch funktional und ergonomisch sinnvoll einrichten und nutzen, wie Sie ein individuelles System für Ihre Unterlagen und Ihre Ablage finden und wie Sie in Zukunft das, was Sie brauchen, mit einem Griff zur Hand haben. Kurz: Sie erfahren, wie Sie Ihre Arbeit effektiv gestalten und Ihre Zeit sinnvoll nutzen. Führungs- und Fachkräfte, alle, die Ihre Arbeitsorganisation verbessern möchten Was bedeutet Ordnung für mich? Vom Chaos zur eigenen Ordnung. Produktiv, effizient und effektiv arbeiten. Wohin mit den Stapeln? Die Entrümpelung. Wegwerfen leicht gemacht. Wie organisiere ich meine Ablage? Vor- und Nachteile unterschiedlicher Ablagesysteme. Die Projektablage. So wird mein Arbeitsplatz zur Schaltzentrale! Vom optimalen Standort Ihres Schreibtischs. Tipps für bessere Konzentration am Arbeitsplatz. Die drei Arbeitsphasen organisieren: Eingang in Bearbeitung Ausgang. Endlich Überblick über alle Unterlagen! Methoden für ein funktionierendes Wiedervorlagesystem. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 2 von 7

3 Durchblick mit Outlook Wie Sie Ihre s effektiv organisieren und die Aufgabenflut in den Griff bekommen. Haben Sie sich schon einmal gefragt, an wie vielen Schreibtischen Sie sitzen? Es sind mindestens zwei. Der Schreibtisch, unter den Sie Ihre Füße stellen, und der Computer, also das Desktop. Und auf beiden kommen Unterlagen, Informationen und Aufgaben an, die Sie verwalten und bearbeiten müssen. Sie arbeiten quasi stereo. Kein Wunder, dass alles manchmal ein wenig viel erscheint, oder? Im Seminar erfahren Sie, wie Sie die vielfältigen Möglichkeiten von Outlook sinnvoll nutzen, um Ihre Termine, Aufgaben, Projekte, Ablagen und natürlich Ihre s effektiv zu organisieren und zu verwalten. Wenn Sie die Möglichkeiten von Outlook gezielt einsetzen, sparen Sie viel Zeit und behalten den Durchblick. Lernen Sie Ihr Outlook richtig kennen. Und sparen Sie damit wie von selbst Zeit. Führungs- und Fachkräfte, alle, die mit Outlook arbeiten und ihre Arbeitsorganisation verbessern möchten Freie Inbox freier Kopf. Überblick durch Medienkompetenz. Selbstorganisation. Die Top 5 der -Sünden. Das Kommunikationsmittel sinnvoll einsetzen. -Management Den Eingang von s überblicken. Mit s arbeiten einen sinnvollen Workflow einrichten. Ablagestrukturen für s. Kontaktmanagement Kontakte richtig anlegen und einsetzen. Aufgabenübersicht Aufgaben effektiv notieren und organisieren. Übersichten erstellen. Terminmanagement Grundeinstellungen und Standards. Zeitmanagement Prioritäten setzen und einhalten. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 3 von 7

4 Wo ist? Effiziente Ablage- und Informationsorganisation Damit Sie finden, statt zu suchen. Wo ist die Notiz aus der letzten Besprechung? die interessante Webseite, die ich neulich gesehen habe?... die Checkliste, die ich für die Reiseabrechnung benötige? die letzte Version der Excel-Datei? Kommen Ihnen diese Fragen bekannt vor? Die gute Nachricht: Damit sind Sie nicht allein. Die zweite gute Nachricht: Das können Sie ändern. Eine Vielfalt an Dokumenten und Akten einheitlich zu strukturieren, ist eine Herausforderung und erfordert Teamarbeit. Die ideale Lösung ist ein ganzheitliches Ablagekonzept auf den Laufwerken und im Aktenschrank. Ein Office-Handbuch unterstützt Sie beim reibungslosen Ablauf. Denn klare Strukturen zu schaffen, ist die eine Sache. Sie zu leben und alle Beteiligten einzubinden, die andere. Mit dem Programm OneNote von Microsoft lernen Sie eine optimale Methode kennen, auch sehr komplexe Ablagen zu gestalten und zu verwalten. Sie erfahren, wie Sie Informationen unterschiedlichster Art an einer zentralen Stelle speichern und freigeben. Zum Beispiel Texte, Bilder, Videos, Audiodateien. Der Zugriff ist für alle Beteiligten denkbar einfach. OneNote ist die digitale Gedächtnisstütze für alle, die viel um die Ohren haben. Und im Zusammenspiel mit Outlook haben Sie alles im Blick. Sekretärinnen, Assistentinnen, Abteilungsleitungen und alle, die viel um die Ohren haben Ablagestrukturen organisieren Anforderungen und Kriterien an eine Ablage. Die verschiedenen Ablageformen und ihre Möglichkeiten. Sich von Überflüssigem trennen. Strukturen anhand vorhandener Dateien gestalten. Eindeutige Dateinamen finden. Den Ablageplan im Team entwickeln. Informationen managen mit OneNote Erfassen, verwalten, freigeben Informationen für alle! Wie Sie mit OneNote festhalten, was wichtig ist oder irgendwann wichtig sein könnte. Zum Beispiel Reisen und Veranstaltungen organisieren. Recherche-Ergebnisse sammeln. Wissensarchiv anlegen. Besprechungen organisieren: von der Themensammlung zur Tagesordnung, von der Mitschrift zum Protokoll. Die Schnittstellen zu Outlook optimal nutzen Office-Handbuch mit OneNote erstellen des Handbuches entwickeln. Die optimale Struktur finden. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 4 von 7

5 Das digitale Office neue Arbeitsmethoden Wie Sie auch im digitalen Zeitalter den Überblick behalten und erfolgreich arbeiten. Ist Ihr Arbeitsplatz eine zentrale Anlaufstelle für viele und vielfältige Informationen? Und kommen die Informationen auf unterschiedlichen Wegen zu Ihnen? Per , via Telefon, vom Team, von Vorgesetzten? Und selbst im größten Trubel sind Sie es, die den Überblick über alles haben muss? Kein Wunder, dass Ihnen das manchmal viel erscheint. Es ist viel. Und oft genug ist es zu viel. In diesem Seminar lernen Sie neue Arbeitsmethoden und digitale Tools kennen, mit denen Sie der täglichen Informationsflut gelassen entgegensehen können. Mit den Arbeitsmethoden für das digitale Office steuern Sie die Prozesse in Ihrem Bereich und optimieren gleichzeitig Ihre eigene Arbeitsorganisation. Kurz: So organisieren Sie Ihre Rolle als Informationsmanagerin optimal. Sekretärinnen, Assistentinnen, Abteilungsleitungen und alle, die viel um die Ohren haben 2 Tage / maximal 12 Teilnehmer Umgang mit digitalen Informationen im modernen Office Die Rolle der Assistentin / Teamleiterin als Informationsmanagerin. Das E-W-A Modell. 1. Seminartag E Den Eingang von Informationen steuern Intelligente Recherche wo finde ich welche Informationen? Die richtige Suche Internet und Google Netzwerk und Windows eigene Dateien Informationen für andere aufbereiten: Protokolle, Meetings, Reisen, interne Kommunikation. Organisationstools im PC und im Internet. A Den Ausgang von Informationen steuern Wissensmanagement und Ablagestrukturen aufbauen: Die vorhandene Ablagestruktur analysieren und optimieren. Tools für den Aufbau eines Organisations-Handbuchs. des Handbuchs entwickeln. 2. Seminartag 4 x W für einen optimalen Organisationsablauf im digitalen Office Warum? Informationen und Aufgaben selektieren und bewerten Die als effektives Kommunikationsmittel einsetzen. Welche Kommunikationsform ist die richtige? Was? Überblick über alle Aufgaben und Projekte Digitale und visuelle Tools kennen lernen. Outlook in Verbindung mit One Note. Das Personal Kanban Board als Steuerungsinstrument kennen lernen. Mindmapping / Clustering als Kommunikationstool nutzen. Wie? Abläufe im Office optimieren Prozesse erkennen, verstehen, strukturieren und optimieren. Informationsflüsse beschleunigen. Einen effektiven Workflow entwickeln. Wann? Zeitmanagement und Prioritäten setzen Das Eisenhower-Modell kennen lernen. Arbeitstechniken einsetzen: Pomodoro. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 5 von 7

6 Freiräume schaffen Raus aus der Stressfalle oder: Wie Sie mit einfachen Methoden Zeit gewinnen. Aufgaben werden komplexer, Informationen werden mehr, Technik wird vielfältiger, Ansprüche wachsen, der Zeitdruck nimmt zu. Das Ganze nennt man Komplexitätsspirale und die dreht sich seit einigen Jahren immer schneller. Da gilt es mitzuhalten, oder? Steigen Sie doch einfach aus dem Hamsterrad aus. Verlassen Sie die Stressfalle. Wie das funktioniert? Im Grunde ist es ganz einfach. Sobald man weiß, wie's geht Schärfen Sie Ihren Blick. Erkennen und verstehen Sie, wo Ihre Zeit bleibt. Schauen Sie genauer hin. Leben Sie im Einklang mit Ihren Wünschen und Werten? Nehmen Sie sich die Zeit, den Strukturen Ihres Arbeitsalltags und sich selbst auf die Schliche zu kommen. Und lernen Sie Methoden kennen, mit denen Sie Ihr Zeit- und Selbstmanagement mit Ihren Vorstellungen und Bedürfnissen in Einklang bringen. Gönnen Sie sich dieses Seminar. Schaffen Sie Freiräume für mehr Gelassenheit, Konzentration und Freude bei der Arbeit. Und schaffen Sie Zeit für das, was wirklich wichtig ist und getan werden muss. Geschäftsführer, Abteilungsleitungen alle, die sich mit dem Thema Zeit(druck) beschäftigen möchten Freiräume durch Zeit neu verstehen Zeitmanagement ist Selbstmanagement. Bestimmen Sie Ihren Standort, Ihre Ausgangsposition. Lernen Sie Ihre Lebensrollen und Zeitanforderungen besser kennen. Eine Zeitbilanz aufstellen. Wodurch entsteht eigentlich mein Stress? Zeitdiebe und Zeitfresser entdecken und ausschalten: zum Beispiel: -Flut Perfektionismus Aufschieberitis Freiräume durch Ziele neu setzen Haben Sie noch Visionen? Ihre ideale Woche Eine Zeitreise in Ihre Zukunft. Zielbereiche definieren Was bedeutet Erfolg? Zielsetzung ist Prioritätensetzung: Ziele formulieren Die ZEN-Formel einsetzen. Ziele planen Aufgaben planen. Papier oder elektronisch. Tools und Methoden kennen lernen. Ziele umsetzen. Stolpersteine und Plan B. Veränderungen managen. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 6 von 7

7 Der rote Faden Zeitmanagement und Arbeitsmethoden optimieren. Unter Zeitdruck hat noch niemand gute Arbeit geleistet. Aber wie nutze ich die mir zur Verfügung stehende Zeit, wenn immer mehr Informationen gelesen und immer mehr Aufgaben erledigt sein wollen? Wie kann ich eine Arbeit konzentriert zu Ende bringen? Allzu oft geht im eigenen Arbeitsalltag "der rote Faden" verloren. Im Seminar erfahren Sie, wie Sie sich den Überblick und die erforderliche Gelassenheit an Ihrem Arbeitsplatz zurückerobern. Sie lernen hilfreiche Arbeitstechniken kennen und Prioritäten zu setzen. Sie erfahren, wie Sie Ihre Aufgaben übersichtlich gestalten und die richtigen Arbeiten zum richtigen Zeitpunkt richtig erledigen. Sie erfahren, wie Sie unliebsame Störungen reduzieren und wie Sie jederzeit wissen, was Sie wann zu erledigen haben. Kurz: Sie finden Ihren roten Faden wieder. Führungs- und Fachkräfte, alle, die Ihre Arbeitsorganisation verbessern möchten Was hindert Ihre Produktivität? Eine Bestandsaufnahme. Optimale Arbeitsorganisation durch das E-W-A Modell Eingang Den Eingang von Informationen und s steuern Weiterverarbeitung Was? Arbeitsübersicht optimieren. Das Prinzip der Schriftlichkeit. Organisationstools kennen lernen. Warum? Ziele setzen und Aufgaben planen. Die Vorteile von Planung. Wie? Arbeitstechniken nutzen. So geht Multitasking. Störungen entdecken, benennen und verwandeln. Die Pomodoro-Technik. Wann? Prioritäten setzen und Zeit managen. Wie setze ich Prioritäten? Vom Unterschied zwischen "dringend" und "wichtig". Die persönliche Leistungskurve beachten. Ausgang Ablagestrukturen optimieren. Maßnahmenkonzept für einen stressfreien Arbeitsalltag. Christa Beckers Organisation im Büro Seite 7 von 7