Arbeitsbuch Zeitmanagement Persönlicher Aktionsplan

Transkript

1 Arbeitsbuch Zeitmanagement Persönlicher Aktionsplan

2 Schritt 1: Ziele beschreiben Stellen Sie sich als erstes die Zielfrage! Was wollen Sie in Bezug auf Ihr Zeitmanagement erreichen? Und Wozu? Ziel 1: Ziel 2: Ziel 3: Checken Sie Ihre Ziele! Sind diese zeitlich festgelegt UND messbar? Welchen Zeitrahmen setzen Sie sich? Wann wollen Sie Ihr Ziel spätestens erreicht haben? Wie werden Sie am Ende der Frist feststellen, ob Sie Ihr Ziel erreicht haben? realistisch UND anspruchsvoll? Sie müssen das Ziel erreichen können, es sollte Sie aber auch zu besseren Leistungen herausfordern. können Sie diese aus eigener Kraft erreichen? Nur ein Ziel, dass Sie selbst beeinflussen können, ist ein gutes Ziel. Wenn sich alle anderen ändern müssen, bevor sich für Sie etwas ändert, können Sie es vergessen! positiv formuliert? Vermeiden Sie Nicht-Formulierungen ( Ich will mich nicht mehr unterbrechen lassen ). Beschreiben Sie, was Sie stattdessen tun werden ( Ich werde Störungen ausschalten und konzentriert an der Aufgabe XY arbeiten! ) 2008 trainsform 2

3 Schritt 2: Strategien auswählen Wie werden Sie Ihre Ziele erreichen? Was möchten Sie in Zukunft mehr, weniger oder neu bzw. ganz anders als bisher machen? Wählen Sie bitte 3-5 Verhaltensweisen / Strategien aus, von denen Sie überzeugt sind, dass Sie damit Ihren Zeitmanagement-Zielen näher kommen werden! Sie können dazu die angehängten Listen zur Anregung nutzen. Strategie 1: Strategie 2: Strategie 3: Strategie 4: Strategie 5: Bedenken Sie! Weniger ist oft mehr! Lieber 3 gute neue Verhaltensweisen, die Sie wirklich weiterbringen, als 10 schwache oder halbherzige trainsform 3

4 Schritt 3: Die Umsetzung sicherstellen Überlegen Sie sich bitte für jede Ihrer neuen Verhaltensweisen / Strategien: Wie toll wäre das denn? Welche positiven Konsequenzen wird es für Sie haben, wenn Sie sie wirklich umsetzen? Malen Sie sich das Schöne, das dabei raus kommen wird, aus (A)! Schnell holt uns der Alltag ein. Welche Schwierigkeiten erwarten Sie bei der Umsetzung (B)? Falls dies Schwierigkeiten tatsächlich auftreten, was wäre Ihr Plan B? Wie würden Sie sinnvollerweise reagieren (C)? Was wäre der konkrete erste kleine Schritt, mit dem Sie jetzt gleich beginnen könnten (D)? Sie können das Formblatt auf der folgenden Seite hierfür nutzen! Auch eine Reise von 1000 Meilen beginnt mit dem ersten Schritt. Und doch scheitern viele Reisen bereits daran, dass wir nie diesen ersten Schritt unternehmen. Bedenken Sie: Alles was Sie nicht innerhalb von 72 Stunden anfangen, fangen Sie vermutlich gar nicht an! Auf der anderen Seite: wenn der erste Schritt erstmal getan ist, sind die folgenden meist viel einfacher trainsform 4

5 Aktivität / Strategie (A) Positiver Nutzen für Sie (B) Mögliche Schwierigkeiten (C) Plan B (D) Erster Schritt 2008 trainsform 5

6 Schritt 4: Der Ökologie -Check Ihr Handeln hat wahrscheinlich Konsequenzen für andere Menschen in Ihrem unmittelbaren Umfeld. Meist ist es sinnvoll, mit den Veränderungen, die Sie für wichtig halten, offensiv umzugehen. Was bedeutet es für mein Umfeld, wenn ich bestimmte Prioritäten setze und auf eine bestimmte Art meinen Tag plane? Wessen Zustimmung muss ich einholen? Mit wem muss ich darüber sprechen? Wen muss ich informieren? Wer in meinem Umfeld könnte noch davon profitieren? Wo brauche ich von anderen Personen bestimmte Leistungen / Verhaltensweisen? Und wie erreiche ich diese? 2008 trainsform 6

7 Anhang 1: Zeitsparen bei der Planung Eigene Ziele von Zeit zu Zeit überprüfen Berufliche Schwerpunkte festlegen Wichtige Weiterbildungsziele ausfiltern Erst die Wochenplanung ( Wichtigkeit ), dann die Tagesplanung ( Dringlichkeit ) machen Sich regelmäßig lose Enden/Unerledigtes anschauen: Sich für die Ausführung entscheiden oder eliminieren Zeitplanbuch benutzen Prioritäten ordnen (z.b. mit der Eisenhower- Matrix) Störfaktoren analysieren Zeittagebuch führen Genügend Zeit für B-Aufgaben reservieren Persönliche Leistungskurve bestimmen Pufferzeiten einplanen (50/50-Regel) Limits setzen (Parkinsonsches Gesetz) Aktive und passive Pausen einplanen Sich selbst bei erreichten Etappenzielen belohnen bei der Arbeitsorganisation Früh aufstehen Vor Arbeitsbeginn keine Katastrophen- Inhalationen akzeptieren Wenig sprechen und nach innen orientieren Tagesplanung vergegenwärtigen Überdenken, was noch gestrichen werden kann Erwägen, was zeitlich abgekürzt werden kann Tagesziel gedanklich ausformulieren Unerledigtes sichtbar machen Gut sichtbare Ordnungssysteme installieren (Pinnwände, Wandkalender etc.) Nicht zu lesen beginnen, sondern A1 anpacken Aufgabenblöcke bilden Fehler analysieren Verzögerungen zu Ende denken Ratschläge anderer anhören Konzentriert kommunizieren Zielanbindungen der Tätigkeiten kontrollieren Positive Atmosphäre schaffen Zeit im Auge behalten Öfter den Arbeitsplatz oder die Sitzhaltung verändern (Reizwechseltechnik) Bei Erschöpfungsanzeichen Kontrastbeschäftigung suchen Zuspruch von anderen einholen Positive Autosuggestionen nutzen Fluchtwege abschneiden Lieblingsbeschäftigung vermeiden Kontrollfunktionen wahrnehmen Aktive Pausen einlegen Die Realitäten im Auge behalten Arbeitshilfsmittel griffbereit halten Sofort entscheiden, keine unnötigen Folgehandlungen dulden 2008 trainsform 7

8 bei Arbeitsbeginn Immer zuerst nach A1 Ausschau halten Fokussieren, wann B-Aufgaben an der Reihe sind Finalbild imaginieren und Ziel anträumen Sofort das Unerfreulichste von A1 anpacken Bei Ladehemmung Anfang einfach gedanklich simulieren: Ich kann nicht, aber wenn ich könnte, würde ich zuerst Störungen weitgehend ausschalten Einfach mit dem Schreiben/konzipieren/programmieren beginnen Für gutes Licht sorgen Pünktlich anfangen Nur festgelegte Themen angehen Informationsbedarf abklären Quellen ordnen Schreibtisch von Ablenkungen befreien Sich an stimulierenden Ablenkungen auf dem Schreibtisch erfreuen Wie kann ich jemandem mit meiner Arbeit helfen? Wer kann mir im Notfall helfen? bei der Arbeit 80/20-Regel (Pareto-Prinzip) beachten; Anforderungen prüfen und ggf. konkretisieren lassen Soforterledigung nutzen; alles was nicht länger als 3 Minuten dauert sofort machen Zielstellung immer wieder ins Gedächtnis rufen Do it right the first time! Sich fragen, ob B-Aufgaben heute genug Zeit-Budget bekommen Ideen und Einfälle sofort notieren Wichtige Aufgaben in die günstigste persönliche Zeitspanne legen Nicht zu viel und nicht zu wenig essen Genug trinken (Wasser) Akustische Erinnerungsfunktionen nutzen In Alternativen denken Realisierbarkeit überprüfen Zeitschätzungen für die Durchführung von Aufgaben vornehmen Zeit-Ist-Stände bei Projekten kontrollieren Zeitweilig im Gehen oder Stehen arbeiten Sitzposition von Zeit zu Zeit ändern Gedruckte Informationen farbig markieren (verschiedene Farben nutzen) Gliederungen von Aufgaben beachten Das Ganze im Auge behalten; auch mal Aufgaben und Konzepte vom Ende her angehen Konzepte nicht sofort redigieren, sondern zuerst etwas schlummern lassen Nicht reflexhaft auf Zuruf arbeiten Wünsche und Anforderungen anderer prüfen, bevor Sie Zu- oder Absage zur Hilfestellung geben Mitarbeiter in ihren Büros besuchen und so Herr der eigenen Zeit bleiben Besuchszeiten begrenzen Für Totalerledigungen Belohnungen aussetzen Fluchtansätze diagnostizieren und behutsam aussteuern Sich selbst durch Erfolgserwartungen stimulieren Alle Viertelstunde die Bin-ich-noch-auf- Kurs -Frage stellen Persönliche Wiedervorlage nutzen 2008 trainsform 8

9 bei der Post / bei s Slow-Mail machen; nur 1, 2 oder 3 mal pro Tag den -Eingang checken Eingangspost möglichst sofort oder am frühen Nachmittag zu festgelegter Zeit bearbeiten Vorsortierungskriterien festlegen Werbemüll ablehnen Sich Zeitschriften und Zeitungen gesondert vorlegen lassen Post mit Markierstift aufmerksam lesen Sofort Randnotizen machen und Delegationsvermerke anbringen Wichtige Post sofort beantworten Kurzbriefe nutzen Schnellen Mailverkehr nutzen Kein Brief länger als eine DIN-A4-Seite Jedes Blatt Papier nur einmal anfassen Papiere sichtbar in Dringlichkeitszonen sortieren beim Telefonieren Telefontermine vereinbaren Den Partner immer zuerst fragen, ob er Zeit hat Telefonblock-Zeiten festlegen Telefonnummern vorher komplett heraussuchen Anrufe in der der Reihenfolge der Priorität angehen Vor dem Telefonieren Unterlagen bereitlegen Telefonieren lassen Gesprächsziel klären Während des Gesprächs Notizen machen Bei langatmigen Anrufern taktvoll nach dem Anliegen fragen Auf stimmliche Untertöne des Gegenübers achten Klare und konkrete Abmachungen treffen (Wer tut was bis wann?) Wichtige Informationen des Gesprächspartners wiederholen Verständnis signalisieren, um zum Punkt zu kommen Vor- und Nachname, Firma, Funktion und Rufnummer des Gesprächspartners klären Verbindlich und freundlich bleiben Anrufbeantworter außerhalb der Bürozeiten nutzen Mit der Stimme lächeln Telefonkosten vergegenwärtigen Bei Reisen Telefonnummern aller Gesprächspartner mit in den Zielort nehmen Auf deutliche Aussprache und angemessenes Sprechtempo achten bei Besprechungen 10-Minuten-Besprechungen als Stehkonvente einberufen Termine rechtzeitig mit Teilnehmern abstimmen Einladung nach Schema vornehmen Pünktlich anfangen Um kurze Beiträge bitten Sollzeiten für einzelne Besprechungspunkte vereinbaren und einhalten Auf Abschweifungen aufmerksam machen Protokolle direkt in der Sitzung anfertigen (lassen) Endzeiten einhalten Teilnehmerzahl auf Mindestmaß reduzieren 2008 trainsform 9

10 Keine Unterbrechungen und Störungen dulden Sitzungsbewertung als Standard einführen Das Gespräch in Richtung Entscheidungen lenken Bei Störungen und Entscheidungshemmung fragen, was geklärt werden muss, damit eine Entscheidung getroffen werden kann Sitzungskosten überschlagen Nach 50 Konferenzminuten 10 Minuten Pause einlegen Für eingeschränkte Gemütlichkeit Sorge tragen Zeiten nutzen, die die Erledigung stimulieren (z. B. Freitags Nachmittags) Keine Open-End-Besprechungen mehr anberaumen 2008 trainsform 10