Zeitmanagement: 5. Organisation von Meetings, Mails & Telefonaten

Transkript

1 Zeitmanagement: 5. Organisation von Meetings, Mails & Telefonaten

2 Was Sie heute lernen 1. Zeitsparend Telefonieren 2. Meetings effektiver gestalten 3. Umgang mit s Folie 2

3 Organisation von Telefonaten & Meetings Einen Großteil der Zeit verbringen wir mit Telefonaten und Besprechungen. Mit einigen Grundregeln und Planung können wir diese nicht nur schneller, sondern auch effizienter gestalten! Folie 3

4 1. Zeitsparend Telefonieren Vor dem Telefonieren: Fassen Sie mehrere Telefonate zu Blöcken zusammen, und erledigen Sie diese nacheinander. Integrieren Sie diese Telefonblöcke in Ihre Tages-/Wochenplanung. Notieren Sie sich vorher kurz und stichwortartig Ziele und Fragen. Legen Sie sich eventuell benötigte Unterlagen vor dem Gespräch bereit. Folie 4

5 1. Zeitsparend Telefonieren Während des Telefonats: Schildern Sie zu Beginn kurz Anliegen ihr garantiert den richtigen Ansprechpartner. Fragen sie ihren Gesprächspartner, ob er Zeit hat für die entsprechende Punkte. Machen Sie sich kurze Notizen (z.b. zu vereinbarten Terminen). Folie 5

6 1. Zeitsparend Telefonieren Während des Telefonats: Fassen sie sich kurz und beenden sie Telefonate zügig. Zum Ende Gesprächsinhalte zusammenfassen. Blocken Sie Small Talk ab z.b. Was kann ich für Sie tun?. Dauert das Gespräch zu lang oder sind Sie sehr beschäftigt Gespräch unterbrechen & Rückruf anbieten. Folie 6

7 1. Zeitsparend Telefonieren Nach dem Telefonat: Ergebnisse des Gesprächs notieren. Folgeaktivitäten vermerken (auch in Zeitplan eintragen). Folie 7

8 1. Zeitsparend Telefonieren Was man außerdem noch wissen sollte: Nutzen Sie die Funktionen Ihres Telefons bewusst, z.b. Rufumleitung Stummschaltung Kurzwahl Nutzen von Sonderzubehör, z.b. spezielle Adressmanager Headset Folie 8

9 1. Zeitsparend Telefonieren Wie schon bei den anderen Themen ist auch beim Telefonieren die strukturierte Planung und Verschriftlichung zentral für ein gutes Zeitmanagement. Im Folgenden soll es darum gehen wie Sie auch bei Meetings effektiv vorgehen. Folie 9

10 2. Effektive Meetings Tipps für ein effektives Meeting: Formulieren Sie eine klare, schriftliche Tagesordnung. Legen Sie Ziele für das Meeting fest. Geben sie alle benötigten Unterlagen vor Beginn des Meetings an die Teilnehmer aus. Alle Teilnehmer müssen vorbereitet sein. Legen Sie einen qualifizierten Leiter für das Meeting fest. Folie 10

11 2. Effektive Meetings Tipps für ein effektives Meeting: Halten Sie den geplanten Anfang und das Ende ein. Nutzen Sie Flipcharts für Fragen und Zwischenergebnisse. Kurze Pausen und frische Luft machen den Kopf klarer. Halten Sie Protokolle kurz und knapp. Halten Sie Aufgaben in To-Do-Listen fest. Folie 11

12 2. Effektive Meetings Was man vor dem Meeting beachten sollte Ist die Besprechung überhaupt notwendig? (eventuell mehrere Meetings zu einem zusammenfassen) Reicht vielleicht auch eine Telefonkonferenz aus? Folie 12

13 2. Effektive Meetings Was man vor dem Meeting beachten sollte Teilnehmerzahl klein halten Aber wie? Reicht ein Stellvertreter für andere? Wer wird wirklich gebraucht? Wer hat das nötige Fachwissen? Wer trägt Verantwortung für welche Entscheidungen? Folie 13

14 2. Effektive Meetings Spielregeln für die Besprechung festlegen Vereinbaren Sie allgemeingültige Regeln für effektive Kommunikation und Zusammenarbeit, Zum Beispiel Redezeitbegrenzungen Feedbackregeln Regeln zur Entscheidungsfindung Folie 14

15 2. Effektive Meetings Spielregeln für die Besprechung festlegen Vereinbaren Sie in Ihrer Abteilung für interne Meetings Strafen für Verspätungen. z.b. Wer zu spät kommt, muss später den Raum aufräumen, oder beim nächsten Mal für alle Eis ausgeben. Lassen Sie vorher alle zustimmen und halten Sie Strafen konsequent ein. Folie 15

16 2. Effektive Meetings Wie spart man Zeit bei Besprechungen? Bloß nicht! ablenkende Unterhaltungen Abschweifende Unterhaltungen festgefahrene Meinungsverschiedenheiten Pure Machtkämpfe Folie 16

17 2. Effektive Meetings Wie spart man Zeit bei Besprechungen? Besser kurze Pause oder das Problem vertagen! Protokolle sofort auf dem Notebook mit schreiben und im Anschluss an alle Beteiligten senden. Folie 17

18 3. Umgang mit s Mittlerweile sind alle, die mit dem Computer arbeiten einer täglichen -Flut ausgesetzt. Im Gegensatz zum klassischen Postweg sind E- Mails viel schneller, kostengünstiger und bequemer. Dies birgt die Gefahr, dass alle Informationen wichtig oder unwichtig- losgeschickt werden. Wie kann man bestmöglich den Überblick behalten? Folie 18

19 3. Umgang mit s Strategien im Umgang mit der -Flut Eisenhower-Prinzip anwenden zur Erinnerung: A/B/C/D-Kategorie Ordnen Sie die s vier Prioritätsstufen anhand Absender und Betreff ein Kategorie D können Sie gleich löschen bzw. nicht mehr benötigte Newsletter abbestellen Folie 19

20 3. Umgang mit s Strategien im Umgang mit der -Flut Planen Sie sich feste Zeiten zur Bearbeitung von s fest. 1-5-mal am Tag s im Block bearbeiten. Denn, wenn Sie beim Eintreffen einer neuen jedes Mal die aktuelle Tätigkeit unterbrechen, kostet es Sie viel Zeit sich wieder hineinzuversetzen Schalten Sie hierzu die Benachrichtigung aus. Folie 20

21 3. Umgang mit s Strategien im Umgang mit der -Flut Erstellen Sie sich je nach Bedarf ein bzw. mehrere eigene Signatur(en) Das ermöglicht das Einfügen von Adressdaten innerhalb weniger Sekunden. Erstellen Sie sich mehrere Signaturen, für Standartmails, welche Sie immer wieder versenden bzw. zur Trennung der Informationen (z.b. Handynummer) Folie 21

22 3. Umgang mit s s effizienter schreiben Der Betreff sollte kurz und prägnant sein. Nutzen Sie praktische Kürzel im Betreff (z.b. FYI for your information zeigt an, dass keine Antwort notwendig ist) Halten Sie Anhänge klein und die Anzahl gering Anhänge sollten im Standardformat (z.b. PDF) versendet werden. Versenden Sie eine Kopie an andere Personen nur wenn es unbedingt nötig ist. Folie 22

23 3. Umgang mit s Zur Vertiefung finden Sie beim Zusatzmaterial hilfreiche Tipps für das Arbeiten mit MS Outlook und eine Liste mit gängigen Abkürzungen für Ihren Berufsalltag. Auch wenn das Einarbeiten in Ihr Mailprogramm zunächst etwas Zeit erfordert, wird es sich langfristig lohnen, da so eine effektivere Nutzung möglich ist. Probieren Sie es doch gleich mal aus und legen Sie sich eine/ mehrere Signatur(en) für Standartantworten an. Folie 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit & viel Freude bei der Umsetzung!