Zeitmanagement mit Outlook 2016

Transkript

1 Schnellübersichten Zeitmanagement mit Outlook Zeit managen Basiswissen 2 2 Ziele festlegen 3 3 Prioritäten setzen 4 4 Tagesplanung 5 5 Arbeitsorganisation 6 6 Besprechungen organisieren 7 7 Ordnung schaffen 8 8 Den Tagesablauf gestalten 9 9 Arbeiten im Team Arbeitsabläufe vereinfachen Selbstdisziplin steigern 12

2 1 Zeit managen Basiswissen Ihre Einstellungen zur Zeit herausfinden Ihr persönliches Zeitmanagement verbessern Outlook effizient einsetzen Situationen und Aufgaben selbstbestimmter mitgestalten Notieren Sie, welche Sprüche Ihnen zum Thema Zeit einfallen; beobachten Sie Ihre Gedanken. Formulieren Sie Ziele, notieren Sie Handlungsschritte und schreiben Sie den 1. Schritt auf. Arbeiten Sie mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur; planen Sie Ihre Aufgaben im Aufgaben-Modul und im Modul Kalender und nutzen Sie die Besprechungsanfragen für Einladungen. Überlegen Sie konkret eine Situation; notieren Sie Ihre veränderten Handlungsschritte und setzen Sie diese um. 2 HERDT-Verlag

3 2 Ziele festlegen Ihre Ziele herausfinden ein großes Ziel überschaubarer machen Ihre Ziele konkret formulieren Ihre Ziele in Outlook erfassen alle Ziele in Outlook im Überblick sehen die Zieleliste drucken Wählen Sie aus den Methoden Brainstorming, Mindmapping, Walt- Disney-Kreativitätsmethode und Kompetenzanalyse die für Sie passende aus. Formulieren Sie kleinere Etappenziele. Verwenden Sie die SMART-Formel. Outlook starten, in der Navigationsleiste, Register Start, Gruppe Neu, Neue Notiz; pro Ziel einen Notizzettel Register Start, Gruppe Aktuelle Ansicht, Notizenliste Register Datei, Drucken, Bereich Einstellungen, Tabellenformat HERDT-Verlag 3

4 3 Prioritäten setzen Ihren Aufgaben Prioritäten zuordnen ins Modul Aufgaben wechseln eine Aufgabe eine Aufgabe schnell die Fälligkeit einer Aufgabe eingeben Aufgaben mit gleicher Fälligkeit einer Aufgabe eine andere Priorität (Hoch oder Niedrig) zuordnen den Aufgabenstatus erfassen eine Aufgabe kategorisieren eine Aufgabe als erledigt markieren eine Aufgabe erneut auf unerledigt setzen eine Aufgabe löschen die Aufgabenliste anheften eine Aufgabe delegieren ABC-Analyse anwenden In der Navigationsleiste anklicken Register Start, Gruppe Neu, Neue Aufgabe In das Feld Aufgabenbetreff klicken und Aufgabe eingeben Aufgabe im Anzeigebereich anklicken, Feld Fällig am anklicken, über Pfeilschaltfläche Fälligkeitsdatum auswählen Fahnensymbol der Aufgabe mit rechts anklicken, Schnellklick festlegen, gewünschten Eintrag anklicken Aufgabe im Anzeigebereich markieren, Feld der Spalte Priorität anklicken, Priorität aus Feld auswählen Aufgabe doppelt anklicken, Status im Feld Status festlegen Aufgabe im Anzeigebereich mit rechts anklicken, Kategorisieren, beim erstmaligen Auswählen Kategoriename eingeben Ansicht Einfache Liste, Kontrollfeld vor der Aufgabe aktivieren Ansicht Einfache Liste, Kontrollfeld vor der Aufgabe deaktivieren Aufgabe im Anzeigebereich anklicken, _ In der Navigationsleiste auf Aufgaben-Popup-Fenster auf zeigen, im angezeigten klicken Aufgabe doppelt anklicken, Gruppe Aufgabe verwalten, Aufgabe zuweisen 4 HERDT-Verlag

5 4 Tagesplanung eine effiziente Tagesplanung ein Handlungsschema zur Einteilung Ihrer Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit nutzen Das ALPEN-Prinzip anwenden Täglich die anstehenden Aufgaben den vier Feldern des Eisenhower-Prinzips zuordnen ins Modul Kalender wechseln In der Navigationsleiste auf klicken Sie möchten im Modul Kalender die Arbeitswoche (5-Tage- Anzeige) anzeigen lassen die tägliche Aufgabenliste einblenden die Aufgabenleiste einblenden Aufgaben in Termine umwandeln einen neuen Termin Details zu einem bestehenden Termin hinzufügen bzw. einen Termin ändern Termine kategorisieren Register Ansicht, Gruppe Anordnen, Arbeitswoche Register Ansicht, Gruppe Layout, Tägliche Aufgabenliste, Normal Register Ansicht, Gruppe Layout, Aufgabenleiste, Aufgaben Ansicht Arbeitswoche einschalten, Aufgabenleiste einblenden, in die gewünschte Kalenderwoche wechseln, Aufgabe aus der Aufgabenleiste in den Kalender ziehen Termindauer im Kalender markieren, Rechtsklick und Neuer Termin wählen Doppelklick auf den Termin, Details eingeben bzw. Änderungen vornehmen, Speichern & schließen Termin mit rechts anklicken, Kategorisieren, Kategorie wählen HERDT-Verlag 5

6 5 Arbeitsorganisation eine komplizierte Aufgabe ohne Unterbrechungen erledigen eine stille Stunde organisieren automatische Benachrichtigung beim Eintreffen von s ausschalten Arbeitszeitblöcke bilden Unterordner für s s zur Nachverfolgung kennzeichnen eine Signatur einen Telefonleitfaden anlegen eine Notiz in eine Aufgabe umwandeln einen Telefonleitfaden verwenden Planen Sie eine stille Stunde, um die Aufgaben zu bearbeiten. Tragen Sie die stille Stunde als Termin im Modul Kalender von Outlook ein, leiten Sie Ihr Telefon um und nutzen Sie wenn möglich einen anderen Raum. Register Datei, Optionen, Kategorie , Bereich Nachrichteneingang, Kontrollfeld anklicken, um gewünschte Funktion zu deaktivieren Fassen Sie gleiche oder ähnliche Tätigkeiten in Arbeitszeitblöcke zusammen und tragen Sie sie im Modul Kalender als Termine ein. Im Modul Ordner Posteingang mit rechts anklicken, Neuer Ordner Ins Modul wechseln, Nachverfolgungskennzeichen der gewünschten mit rechter Maustaste anklicken, Bearbeitungszeitraum wählen Register Datei, Optionen, Kategorie , Bereich Nachrichten verfassen, Signaturen Im Modul Notizen eine neue Notiz und Text für den Telefonleitfaden eingeben Im Modul Notizen die Notiz in die Aufgabenleiste ziehen Doppelklick auf Aufgabe Telefonleitfaden in der Aufgabenleiste, Text zur Vorbereitung auf das Telefonat eingeben 6 HERDT-Verlag

7 6 Besprechungen organisieren eine Besprechung organisieren eine Besprechungseinladung einen geeigneten Termin für eine Besprechung finden auf eine Besprechungseinladung antworten Checkliste oder Mindmap zum Organisieren von Besprechungen und nutzen Im Modul Kalender: Register Start, Gruppe Neu, Neue Besprechung Im Besprechungsformular: Register Besprechung, Gruppe Anzeigen, Terminplanungs-Assistent Im Modul Doppelklick auf im Posteingang, Zusagen, Mit Vorbehalt bzw. Ablehnen anklicken einen Besprechungstermin ändern Im Modul Kalender: Doppelklick auf Besprechungstermin, Einträge ändern, Senden die Statusliste zum Auswerten von Antworten anzeigen lassen Doppelklick auf den Besprechungstermin im Kalender, Register Besprechung, Gruppe Anzeigen, Status einen Teilnehmer ausladen In der Teilnehmerliste Kontrollfeld neben dem Teilnehmer deaktivieren eine Besprechung absagen eine Besprechung ziel- und ergebnisorientiert durchführen eine Besprechung nachbereiten Doppelklick auf den Besprechungstermin im Kalender, Register Besprechung, Gruppe Aktionen, Besprechung absagen Ziele beachten, Zeitplanung der einzelnen TOPs beachten, klare Vereinbarungen treffen Selbsteinschätzung durchgehen, Feedbackbögen durchsehen, Protokoll und senden HERDT-Verlag 7

8 7 Ordnung schaffen eine neue Struktur im Modul aufbauen einen Ordner zu den Favoriten hinzufügen einen Unterordner löschen s zwischen Ordnern verschieben bzw. in einen anderen Ordner kopieren Farbkategorien umbenennen eine neue Farbkategorie eine Farbkategorie zuweisen s nach Kategorien gruppiert anzeigen lassen Filter nutzen die Einstellungen zur Archivierung ändern einzelne Mails manuell archivieren Postfach aufräumen, Struktur entwickeln, Struktur nutzen, Struktur regelmäßig aktualisieren Ordner mit rechter Maustaste anklicken, In Favoriten anzeigen Ordner mit rechts anklicken, Ordner löschen Ordner mit rechts anklicken, Ordner verschieben bzw. Ordner kopieren Register Start, Gruppe Kategorien, Kategorisieren, Alle Kategorien, gewünschte Farbe anklicken, Umbenennen Register Start, Gruppe Kategorien, Kategorisieren, Alle Kategorien, Schaltfläche Neu mit rechts anklicken, Kategorisieren, Kategorie wählen Im Anzeigebereich Spaltenkopf KATEGORIEN anklicken Register Start, Gruppe Suchen, filtern Register Datei, Optionen, Kategorie Erweitert, Bereich AutoArchivierung, Einstellungen für AutoArchivierung Mails markieren, Register Start, Gruppe Löschen, Archivieren 8 HERDT-Verlag

9 8 Den Tagesablauf gestalten eine persönliche Tagesstartroutine entwickeln die Ansicht Outlook Heute verwenden die Ansicht Outlook Heute individuell einrichten Ihre persönliche Leistungskurve ermitteln Ihre Pausen sinnvoll gestalten sich an Ihre Pausen erinnern lassen eine persönliche Tagesschlussroutine entwickeln Alle Tätigkeiten notieren, die Sie morgens im Büro ausführen, bevor Sie zum Tagesgeschehen übergehen Im Modul auf das Postfach klicken Ansicht Outlook Heute einblenden, Link Outlook Heute anpassen Leistungshoch und -tief im Chart eintragen Suchen Sie sich aus unterschiedlichen Übungen die für Sie passenden heraus Pausen als Serientermine im Outlook-Kalender einrichten Alle Tätigkeiten notieren, die Sie abends im Büro ausführen, bevor Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen HERDT-Verlag 9

10 9 Arbeiten im Team Ihren Kalender freigeben Berechtigungen für andere Benutzer erteilen einen freigegebenen Kalender öffnen eine neue Kalendergruppe eine Besprechung für eine Kalendergruppe planen Gruppenkalender in der Planungsansicht verwalten einem anderen Benutzer Zugriffsrechte auf Ihre Ordner erteilen den Posteingang eines anderen Benutzers öffnen Ihr Postfach für andere Benutzer freigeben -Ordner (Posteingang) freigeben Register Start, Gruppe Freigeben, Kalender freigeben, Freigabeempfänger wählen, Senden Register Start, Gruppe Freigeben, Kalenderberechtigungen, Register Berechtigungen, Benutzer wählen, Berechtigungsstufe wählen Im Lesebereich der Freigabeeinladung auf Kalender öffnen klicken Register Start, Gruppe Kalender verwalten, Kalendergruppen, Neue Kalendergruppe Im Ordnerbereich Kontrollfeld für die Kalendergruppe aktivieren, Register Start, Gruppe Neu, Neue Besprechung, Neue Besprechung mit allen Im Modul Kalender einen Termin im Datumsnavigator anklicken, Register Start, Gruppe Anordnen, Planungsansicht Register Datei, Informationen, Kontoeinstellungen, Zugriffsrechte für Stellvertretung Im Modul Register Datei, Öffnen und exportieren, Ordner eines anderen Benutzers Postfach im Ordnerbereich mit rechts anklicken, Ordnerberechtigungen, Register Berechtigungen, Hinzufügen Ordner im Ordnerbereich mit rechts anklicken, Eigenschaften, Register Berechtigungen, Hinzufügen, Benutzername anklicken, Berechtigungsstufe wählen 10 HERDT-Verlag

11 10 Arbeitsabläufe vereinfachen eine Checkliste in Outlook eine als Umfrage Im Modul Notizen, Register Start, Gruppe Neu, Neue Notiz, Checklistenpunkte eingeben Im -Formular, Register Optionen, Gruppe Verlauf, Abstimmungsschaltfl. verwenden eine Umfrage- beantworten Umfrage- öffnen, Register Nachricht, Gruppe Antworten, Abstimmen die -Umfrage auswerten Schnellbausteine für s einen Schnellbaustein verwenden QuickSteps nutzen bzw. anpassen QuickSteps verwalten s automatisch beantworten lassen s eines bestimmten Absenders automatisch in einen Unterordner verschieben lassen Regeln mithilfe des Regel- Assistenten Im Ordner Gesendete Elemente Umfrage- anklicken ( ), im -Formular Register Nachricht, Gruppe Anzeigen, Status Im -Formular Text für den Schnellbaustein eingeben, Text markieren, Register Einfügen, Gruppe Text, Schnellbausteine, Eintrag Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern Im -Formular an die gewünschte Position im Texteingabebereich klicken, Register Einfügen, Gruppe Text, Schnellbausteine Im Modul , Register Start, Gruppe QuickSteps, Schaltfläche wählen Im Modul , Register Start, Gruppe QuickSteps, Im Modul , Register Datei, Informationen, Automatische Antworten, Automatische Antworten senden aktivieren des Absenders markieren, Register Start, Gruppe Verschieben, Regeln, Nachrichten von (Absender) immer verschieben Im Modul , Register Start, Gruppe Verschieben, Regeln, Regeln, Erweiterte Optionen HERDT-Verlag 11

12 11 Selbstdisziplin steigern Gutes gegen Stress finden Ihre Motivatoren identifizieren Ihre zentralen Werte finden Ihre Selbstdisziplin steigern Probieren Sie verschiedene Möglichkeiten aus. Finden Sie das, was Ihnen Spaß macht und hilft, z. B. Augenübungen, Dehnübungen, sonstige Bewegungen, Lächeln, wechselnde Aufgabenbearbeitung. Beobachten Sie sich bei Ihrer Arbeit. Erkennen Sie, was Sie am meisten motiviert (z. B. Gestaltung der Arbeitsumgebung, Unterstützung durch Kollegen, Anerkennung, Wettbewerbsorientierung). Finden Sie mit der Wertetabelle Ihre fünf bis sechs wichtigsten Werte. Überlegen Sie, ob Sie diese zumindest teilweise im Berufsalltag leben können. Überlegen Sie, welche Strategie Sie am besten unterstützt, und setzen Sie diese ein (Selbstverpflichtung, Ankündigung der Umsetzung, Erfolgstagebuch führen, Unterstützung einholen, sich belohnen). 12 HERDT-Verlag