Office für Windows. Einsatz im Büroalltag. Charlotte von Braunschweig. 1. Ausgabe, Oktober 2010 O2010SEK

Transkript

1 Charlotte von Braunschweig 1. Ausgabe, Oktober 2010 Office 2010 für Windows Einsatz im Büroalltag O2010SEK

2 I Office Einsatz im Büroalltag Zu diesem Buch...4 Überblick 1 Microsoft Office im Büroalltag einsetzen Der Einsatz von Microsoft Office im Büro Effektives Arbeiten mit Office erlernen Programme starten und beenden Das Office-Anwendungsfenster Befehle aufrufen Dokumente drucken Dokumente speichern und schließen Dokumente erzeugen und öffnen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Schnellübersicht Übung s mit Outlook senden und empfangen Mit dem -Modul arbeiten s erstellen und versenden s lesen und beantworten s verwalten und drucken Schnellübersicht Übungen Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook Die Ansicht anpassen Farbkategorien verwenden Abwesenheitsnotizen automatisch versenden Signaturen verwenden Schnellübersicht Übungen Korrespondenz und Datenablage 2 Geschäftsbriefe mit Word erstellen Die Briefgestaltung planen Text in Word eingeben Text gestalten Listen gestalten und Tabellen verwenden Endkontrolle durchführen und drucken Vorlagen für Geschäftskorrespondenz verwenden Schnellübersicht Übungen Protokolle und Berichte mit Word erstellen Mehrseitige Dokumente erstellen Text mit Tabstopps ausrichten Kopf- und Fußzeilen erstellen Seitennummerierung und Seitenwechsel einstellen Grafiken integrieren Excel-Tabellen einfügen Textelemente suchen und ersetzen Schnellübersicht Übung Dokumentverwaltung mit Windows Was sind Ordner und Laufwerke? Die Bibliotheken von Windows Mit Ordnern arbeiten Im Windows-Explorer navigieren Ordner erstellen und verwalten Verknüpfungen erstellen Dateien suchen Windows-Anwendungen schneller starten Schnellübersicht Übungen Kontakte und Adressen in Outlook verwalten Mit dem Kontaktmodul arbeiten Kontakte anlegen Mit Kontaktinformationen arbeiten Kontaktdaten senden und empfangen Kontakte drucken Suchfunktionen nutzen Schnellübersicht Übungen Korrespondenz in Word automatisieren Ein Faxblatt erstellen Umschläge und Etiketten beschriften Outlook-Kontaktadressen in Word einfügen Korrespondenz übersetzen lassen Schnellübersicht Übungen Zeitmanagement und Stellvertretung 9 Termine und Besprechungen in Outlook planen Mit dem Kalendermodul arbeiten Termine bearbeiten und drucken Terminserien planen und verwalten Den Kalender individuell anpassen Besprechungen planen Schnellübersicht Übungen HERDT-Verlag

3 Inhalt I 10 Aufgaben verwalten Mit dem Aufgabenmodul arbeiten Aufgaben mit Details eintragen Mit der Aufgabenleiste arbeiten Aufgaben delegieren Schnellübersicht Übung Stellvertretung und Ordnerfreigabe Kalender freigeben Stellvertreterrechte erteilen Schnellübersicht Übung Informationen beschaffen, organisieren und präsentieren 14 Informationen aus dem Internet beschaffen Mit dem Internet Explorer arbeiten Webseiten laden Favoriten, Register und der Verlauf Webseiten und Bilder speichern Informationen im Web finden Suchanfragen effektiv formulieren Erweiterte Suchfunktionen einsetzen Schnellübersicht Übungen Daten kalkulieren und grafisch darstellen 12 Berechnungen mit Excel durchführen Das Excel-Anwendungsfenster Daten in eine Tabelle eingeben und speichern Summen und Prozentwerte berechnen Tabellen bearbeiten Tabellen gestalten Tabellen einrichten und drucken Funktionen einsetzen Excel-Tabellen weitergeben Schnellübersicht Übung Diagramme mit Excel erstellen Diagramme erstellen Diagramme bearbeiten Schnellübersicht Übung Notizen mit OneNote organisieren Grundlagen zu OneNote Erste Notizen einfügen Inhalte einfügen Notizbücher, Abschnitte und Seiten erstellen und bearbeiten Zusammenarbeit mit anderen Programmen OneNote effizient nutzen Schnellübersicht Übung Präsentationen mit PowerPoint erstellen Erste Schritte mit Präsentationen Folieninhalte einfügen Diagramme erstellen Folien bearbeiten Folienmaterial ausdrucken Einfache Bildschirmpräsentationen erstellen Schnellübersicht Übung Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 6 Office Einsatz im Büroalltag 6 Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie in Outlook die Ansichten anpassen können wie Sie Farbkategorien nutzen wie Sie eine persönliche Signatur verwenden wie Sie automatische Abwesenheitsbenachrichtigungen erstellen 6.1 Die Ansicht anpassen Die Spaltenanzeige anpassen Zur Optimierung der Übersicht werden in Outlook die Elemente häufig in einer tabellarischen Ansicht in Zeilen und Spalten angeordnet. Tabellarische Ansichten gibt es in allen Modulen und der Umgang damit ist immer gleich. Sie möchten eine Spalte breiter machen die Spaltenanordnung ändern eine Spalte entfernen Zeigen Sie mit der Maus auf die rechte Spaltenbegrenzung, bis der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt. Ziehen Sie die Spaltenbegrenzung nach rechts. Ziehen Sie den Spaltenkopf mit der Maus an die gewünschte Stelle. Ziehen Sie den Spaltenkopf aus dem Kopfbereich heraus. die Elemente sortieren Klicken Sie auf den Spaltenkopfnamen, nach dem Sie sortieren möchten. Durch einen erneuten Klick können Sie die Sortierreihenfolge umkehren. 72 HERDT-Verlag

5 Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook 6 Spalten einfügen Klicken Sie einen Spaltenkopf mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Kontextmenüpunkt FELDAUSWAHL. Ziehen Sie ein Feld aus dem Dialogfenster FELDAUS- WAHL an die gewünschte Position im Kopfbereich. Falls das gewünschte Feld im Dialogfenster FELDAUSWAHL nicht angezeigt wird, können Sie über das Listenfeld auf weitere Felder zugreifen. 6.2 Farbkategorien verwenden Farbkategorien zuweisen Sie möchten beispielsweise Ihre s, Kontakte, Termine und Aufgaben zur besseren Übersicht den Kategorien Geschäftskunden, Partner, Lieferanten und Privatkunden zuordnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element, z. B. eine , zeigen Sie auf den Kontextmenüpunkt KATEGORISIEREN und klicken Sie auf die gewünschte Farbkategorie. Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, die Kategorie zu benennen. Geben Sie eine Bezeichnung für die Kategorie ein, z. B. Geschäftskunden, und bestätigen Sie mit JA. Eine zugewiesene Farbkategorie ist anschließend (je nach Modul und Ansicht) am Kästchensymbol bzw. in der Spalte KATEGORIEN bzw. anhand der farbigen Hervorhebung zu erkennen. Anzeige der Farbkategorien im -Modul Mithilfe des Kästchensymbols bzw. der Spalte KATEGORIEN können Sie Farbkategorien ebenfalls schnell zuweisen. Eine Farbkategorie-Zuweisung können Sie aufheben, indem Sie das Element im Anzeigebereich mit der rechten Maustaste anklicken und den Kontextmenüpunkt KATEGORISIEREN - ALLE KATEGORIEN LÖSCHEN wählen. Die Kategorien werden beim ausgewählten Element entfernt, bleiben aber für alle anderen Elemente erhalten. HERDT-Verlag 73

6 6 Office Einsatz im Büroalltag Farbkategorien verwalten Sie können Farbkategorien jederzeit umbenennen oder deren Farbe ändern. Die Änderung wirkt sich auf alle bereits zugewiesenen Elemente aus. Bei Bedarf können Sie auch neue Farbkategorien erstellen. Klicken Sie in einem beliebigen Modul mit der rechten Maustaste auf ein Element und wählen Sie den Kontextmenüpunkt KATE- GORISIEREN - ALLE KATEGORIEN. Nehmen Sie im Dialogfenster FARBKATEGORIEN Ihre Änderungen vor, vgl. nachfolgende Tabelle. Sie möchten eine neue Farbkategorie erstellen eine Farbkategorie umbenennen eine Farbkategorie aus der Liste entfernen die Farbe der Kategorie ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU. Legen Sie im eingeblendeten Dialogfenster eine Bezeichnung und eine Farbe fest und klicken Sie auf OK. Die neue Kategorie erscheint im Feld und kann wie gewohnt zugewiesen werden. Markieren Sie im Feld die zu ändernde Kategorie. Betätigen Sie die Schaltfläche UMBENENNEN und geben Sie eine neue Bezeichnung ein. Markieren Sie im Feld die Kategorie und klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Markieren Sie im Feld die Kategorie und wählen Sie die gewünschte Farbe im Feld. 6.3 Abwesenheitsnotizen automatisch versenden Automatische Antworten aktivieren Falls Sie für eine bestimmte Zeit (z. B. im Urlaub) nicht an Ihrem Computer erreichbar sind, können Sie veranlassen, dass alle Absender, die Ihnen in dieser Zeit eine schicken, automatisch eine Abwesenheitsnotiz mit einem von Ihnen erstellten Text erhalten. Wechseln Sie im Anwendungsfenster zum Register DATEI und wählen Sie die Kategorie INFORMATIONEN. Betätigen Sie die Schaltfläche AUTOMATISCHE ANTWORTEN. Aktivieren Sie im Dialogfenster AUTOMATISCHE ANTWORTEN das Optionsfeld AUTOMATISCHE ANTWORTEN SENDEN. Klicken Sie anschließend auf das Kontrollfeld NUR IN DIESEM ZEITRAUM SENDEN und wählen Sie über die Listenfelder den Zeitraum Ihrer Abwesenheit. Geben Sie im Register INNERHALB MEINER ORGANISATION eine interne Abwesenheitsnotiz ein. 74 HERDT-Verlag

7 Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook 6 Wechseln Sie zum Register AUSSERHALB MEINER ORGANISATION (AN) und geben Sie eine externe Abwesenheitsnotiz ein. Bestätigen Sie mit OK. Diese Funktion wird am Anfang des festgelegten Zeitraums automatisch aktiviert. Jede an Sie eingehende wird nun automatisch während dieses Zeitraums mit der entsprechenden Abwesenheitsnotiz beantwortet. Im Posteingang des Senders wird Ihre Abwesenheitsnotiz durch das Symbol gekennzeichnet. Die Funktion wird automatisch nach Ablauf des festgelegten Zeitraums deaktiviert. 6.4 Signaturen verwenden Signaturen erstellen Eine Signatur enthält Ihre Kontaktdaten, z. B. Ihren Namen, Ihre Postanschrift, Ihre Telefon-, Fax- und Mobiltelefonnummer, Ihre -Adresse und Webadresse. Um zu veranlassen, dass eine Signatur automatisch in jede neue eingefügt wird, gehen Sie folgendermaßen vor: Wechseln Sie im Anwendungsfenster zum Register DATEI, betätigen Sie die Schaltfläche OPTIONEN und zeigen Sie die Kategorie an. Klicken Sie im Bereich NACHRICHTEN VERFASSEN auf die Schaltfläche SIGNATUREN und betätigen Sie im Dialogfenster SIGNATUREN UND BRIEFPAPIER die Schaltfläche NEU. Geben Sie im eingeblendeten Dialogfenster einen Namen für Ihre Signatur ein, z. B. Allgemein, und bestätigen Sie mit OK. Der Name der Signatur erscheint im Listenfeld SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN. HERDT-Verlag 75

8 6 Office Einsatz im Büroalltag Erstellen Sie den Text im Feld und führen Sie die Formatierungen und Bearbeitungen über die Schaltflächen durch. Klicken Sie nach dem Fertigstellen der Signatur auf die Schaltfläche SPEICHERN. Wählen Sie im Listenfeld NEUE NACHRICHTEN die Signatur aus, die Sie automatisch in neue s einfügen möchten, hier den Eintrag ALLGEMEIN, und bestätigen Sie mit OK. Die Signatur wird automatisch in jede neue eingefügt. Signaturen werden standardmäßig nicht an Antworten und weitergeleitete s angehängt. Falls erwünscht, können Sie eine Signatur für Antworten und Weiterleitungen im Listenfeld ANTWORTEN/WEITERLEITUN- GEN festlegen. Hinweise zu Signaturen Gemäß dem Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister müssen s, Faxe und Postkarten, die Geschäftsbriefe ersetzen, die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten (die Firmenbezeichnung, den Rechtsformzusatz, die Anschrift sowie die Handelsregisternummer). Nähere Informationen hierzu finden Sie im Internet, z. B. unter handelsrecht/brief/index.html. Die Signatur ist lediglich ein Gestaltungselement. Sie unterscheidet sich darin von der elektronischen Unterschrift, die ein Sicherheitsmerkmal darstellt. Sie können eine eingefügte Signatur individuell vor dem Senden bearbeiten bzw. durch Betätigen der _-Taste löschen. Signaturen bearbeiten bzw. löschen Eine vorhandene Signatur können Sie ändern, z. B. wenn sich Ihre Telefonnummer geändert hat. Falls eine Signatur nicht mehr benötigt wird, können Sie diese entfernen. Betätigen Sie im Register DATEI die Schaltfläche OPTIONEN, wechseln Sie zur Kategorie und klicken Sie dort auf die Schaltfläche SIGNATUREN. Markieren Sie die Signatur im Listenfeld SIGNATUR ZUM BEARBEITEN AUSWÄHLEN und nehmen Sie Ihre Änderungen vor bzw. betätigen Sie die Schaltfläche LÖSCHEN. 76 HERDT-Verlag

9 Effiziente Arbeitstechniken mit Outlook Schnellübersicht Sie möchten... die Breite einer Spalte ändern Spaltenbegrenzung ziehen s aufsteigend (bzw. absteigend) sortieren eine Spalte neu anordnen Farbkategorien zuweisen automatische Abwesenheitsnotizen senden eine Signatur erstellen und bearbeiten Entsprechende Spaltenüberschrift (wiederholt) anklicken Spaltenüberschrift an eine neue Position ziehen In einem beliebigen Modul Element mit der rechten Maustaste anklicken, Kontextmenüpunkt KATEGORISIEREN, Farbkategorie wählen Im Anwendungsfenster im Register DATEI, Kategorie INFOR- MATIONEN, Schaltfläche AUTOMATISCHE ANTWORTEN Im Anwendungsfenster im Register DATEI, Schaltfläche OPTIONEN, Kategorie , Bereich NACHRICHTEN VERFASSEN, Schaltfläche SIGNATUREN 6.6 Übungen Übung 1: Ansicht anpassen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte s sortieren Spalten hinzufügen, anordnen und in der Größe anpassen Ordnen Sie Ihre gesendeten s alphabetisch nach dem Empfänger. Fügen Sie die Spalte EMPFÄNGERNAME hinzu. Verschieben Sie die Spalte GRÖSSE links neben die Spalte BETREFF. Passen Sie die Breite der Spalten Ihren persönlichen Erfordernissen an. Übung 2: Signatur und Abwesenheitsnotiz erstellen Level Zeit ca. 5 min Übungsinhalte Eine Signatur erstellen Die Abwesenheitsbenachrichtigung aktivieren Erstellen Sie eine persönliche Signatur für Ihre s und legen Sie fest, dass die Signatur sowohl für neue s als auch für Antworten und Weiterleitungen verwendet wird. Erstellen Sie für den heutigen Tag eine Abwesenheitsnotiz. HERDT-Verlag 77