Dozenten-Exemplar. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 1

Transkript

1 Dozenten-Exemplar Wichtige Ich-Kompetenzen für ein fassendes Zeitmanagementsystem: - Mut es an zu packen! - Wille es durch zu ziehen! - Kraft sich von Rückschlägen nicht entmutigen zu lassen! - Mut zu entscheiden - Ich tue es und zwar sofort. - Ich tue es aber nicht jetzt (planen). - Es muss getan werden aber nicht durch mich (delegieren). - Es muss nicht getan werden und informieren. - Es muss nicht getan werden und nicht informieren. - Wille und Kraft auch unangenehme und unspektakuläre Tätigkeiten an zu gehen. - Güte sich für Erfolge zu belohnen. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 1

2 bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 2

3 Wie steht es mit eurem persönlichen Zeitmanagement? - Versucht euer ZM-System auf eines Skala zwischen 1 und 10 zu plazieren. - Begründet die Platzierung. - Erstelle eine Liste wo Stark seit und wo ihr schwächelt. Wer hat schon einmal eine Ausbildung zum Thema Zeitmanagement genossen? - In welcher Form war das? - Wie nachhaltig waren die Erkenntnisse? Wie gross ist die Bereitschaft, am bestehenden System Änderungen vorzunehmen? - Dokumentiert dies indem ihr eine Skalierung vornehmt. - Wer unter 6 ist, wird im Sinne der Effizienz vom heutigen Kurs dispensiert! Wir stark nehmt ihr das Handy als Zeitfresser wahr? - Gebt nun das Handy ab (bis am Abend) - Kann ich nicht, ich erwarte einen dringenden Anruf! - schlechte Organisation - Kann ich nicht, meine MA müssen mich erreichen können! - falsche oder nicht befähigte Mitarbeiter - Mangelndes Vertrauen - Ich muss in meiner Funktion erreichbar sein! - Glaubenssatz - Mangelnde Delegationsfähigkeit bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 3

10 Erkenntnisse aus dem Film: Hat kein erkennbares Zeitmanagement. Lässt sich vom Tagesgeschehen steuern. Kümmert sich um alles selbst, hat wenig Vertrauen in die Fähigkeiten seiner MA. Setzt keine Prioritäten. Tut viele Dinge gleichzeitig, bringt keine zu Ende. Unordnung am Arbeitsplatz. Kann nicht nein sagen. Hochbegabt in Punkto Demotivation der MA. Vergisst und verpasst wesentliches. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 10

14 1. Schluss mit dem Mythos, immer erreichbar zu sein. Niemand muss für jeden immer erreichbar und ständig ansprechbar sein. Persönliche Sperrzeiten sind der entscheidende Schüssel zu einer deutlichen Verbesserung der persönlichen Effizienz 2. Stille Stunden für wichtige Aufgaben reservieren. Diese werden im Tagesplan wie ein richtiger Termin eingetragen und auch den Empfang mitgeteilt. Rückrufe und Rücksprachen werden später möglichst in Blöcken getätigt. 3. Arbeitsblöcke für Postbearbeitung, Telefonate und Kurzbesprechungen bilden. Gleichartige oder ähnliche Tätigkeiten werden zu Blöcken zusammengefasst und in Kleinserien-Fertigung abgearbeitet. 6 mal 5-Minuten-Telefonate zu erledigen dauert arbeitsmethodisch länger als ein Zeitblock von 1 mal 30 Minuten. 4. Nein sagen, ohne zu frustrieren. Deutlich sagen, dass Sie jetzt keine Zeit haben. Gegebenenfalls eine Kurzbegründung geben und einen anderen Mitarbeiter oder Alternativ-Termin vorschlagen. 5. Störungen identifizieren und analysieren. Halten Sie einfach jede Störung und Unterbrechung kurz fest und werten Sie anschliessend aus, wer Ihre häufigsten und meistern Störungen waren und wo Sie konkret etwas tun und gezielt gegensteuern können. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 14

18 Warum delegieren wir im Alltag nicht mehr? - Weil ich niemanden habe, an den ich Arbeiten delegieren könnte. - Weil nur ich die Aufgabe richtig erledigen kann. - Weil ich die Aufgabe schneller erledigen kann als andere. - Weil die Instruktion länger dauert als wenn ich die Aufgabe gleich selbst erledige. - Weil ich bestimmte Aufgaben, welche zwar delegierbar sind, gerne selbst erledige. - Weil ich das Vertrauen in meine Mitarbeitenden verloren habe, die bestätigen Beispiele aus der Vergangenheit. - Weil ich ganz einfach zu wenig Zeit zum delegieren habe. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 18

20 1. Konzentration der Kräfte auf Ziele und Erfolge (Pareto-Prinzip). Eindeutige Prioritäten setzen heisst, sich zunächst nur einer einzigen Sache zu widmen, die Sie aber Ihren Zielen und Erfolgen näherbringt. 2. Jede Aufgabe in die Prioritäten-Klasse A, B, C einteilen. Nicht alles ist gleich wichtig oder dringend. Durch A/B/C trennen Sie schnell die Spreu vom Weizen und konzentrieren sich auf das für Sie wirklich Wesentliche. 3. Wichtigkeit und Dringlichkeit sind grundverschieden. Wichtigkeit bedeutet Ziel und Erfolg, Dringlichkeit nur Zeit und Termin. Das Dringende ist selten wichtig, und das Wichtige ist selten dringend. 4. Vorfahrtsregel: Wichtig vor Dringend. Nicht alles, was eilig ist, muss auch gemacht werden. Manche Dinge können Sie auch delegieren, andere sogar ganz seinlassen. Nur so schaffen sie es, sich nicht länger dem Diktat der Dringlichkeit noch weiter beugen zu müssen. Sonst würden Sie sich weiterhin jeden Tag in zu vielen dringlichen, aber relativ unwichtigen Aktivitäten verzetteln. 5. Jeden Tag an einer langfristigen A-Aufgabe arbeiten. Sie müssen es irgendwie schaffen, neben Ihrem Tagesgeschäft auch an langfristigen, vor allem strategisch wichtigen Aufgaben und Zielen zu arbeiten. Nur so legen Sie bereits heute den Grundstein für Ihre Erfolge von morgen! bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 20

21 Beim Paretoprinzip handelt es sich um eine Wahrscheinlichkeitsverteilung, und zwar um die sogenannte 8o:20-Regel. Diese besagt, dass 20 Prozent der eingesetzten Mittel 80 Prozent des Ergebnisses erbringen. Konkret heisst das beispielsweise, dass 20 Prozent aller Menschen 80 Prozent des Vermögens besitzen oder dass 20 Prozent aller Kunden 80 Prozent des Umsatzes bringen. Auf das Zeitmanagement übertragen bedeutet das Paretoprinzip, dass 80 Prozent des Ergebnisses in nur 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit bearbeitet werden. Daraus folgt, dass für die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses ganze 80 Prozent der Zeit benötigt werden. Aus dem Paretoprinzip kann man also schliessen, dass der Grossteil der zur Verfügung stehenden Zeit, nämlich 80 Prozent, dafür gebraucht wird, um eher nebensächliche oder unwichtige Aufgaben zu erfüllen. Mit dem Einsatz von 80 Prozent derzeit werden nur 20 Prozent des Ergebnisses erzielt. 20 Prozent der Zeit sind dagegen mit sehr wichtigen Aufgaben ausgefüllt, die 80 Prozent des Ergebnisses einbringen. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 21

24 1. Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Alle Aktivitäten, Aufgaben und Termine sofort im Zeitplaner notieren. Nur so behalten Sie bei jeder Gelegenheit den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren. 2. Plane am Vorabend den nächsten Tag. Lassen Sie Ihr Unterbewusstsein für sich arbeiten und seine schöpferischen Kräfte über Nachtwirken. 3. Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits setzen. Auch jedes Geldbudget muss irgendwie kalkuliert sein. Bedenken Sie: Zeit ist noch wertvoller als Geld! Eine ungenaue Schätzung ist besser als gar keine Schätzung. Darm: 4. Nicht den ganzen Tag verplanen. Lassen Sie noch eine Pufferzeit von ca % übrig. Die Erfahrung wird lhnen zeigen was in Ihrem Arbeitsalltag machbar und planbar ist - und was nicht. 5. Beginne bewältige und beende den Tag positiv. Ihre innere Einstellung bestimmt Ihr verhalten und das Ihr Umwelt. Denken und handeln und leben Sie positiv. Haben Sie auch Spass an Ihrem Erfolg. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 24

25 Aufgabe: - Tragt obige Termine in die Agenda ein - Führt eine Aufgaben und Pendenzenliste Übungsvorgaben: - Sitzungen dauern länger - Termine kommen zusätzlich herein - Termine werden verschoben bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 25

26 Was ist negativ an Stress? - Kostet Kraft und Energie - Verursacht Fehler - Führt zu Konflikten SUVA Film zeigen und auswerten bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 26

27 Gruppenarbeit: Was löst beim Menschen eine Stressreaktion aus? - im klassischen Berufsalltag - ganz allgemein im Alltag Wie können wir darauf reagieren? Erstellt eine Übersicht mit: - Spalte 1 = Situationsbeschreibung - Spalte 2 = Wie kann ich auf diese Situation reagieren Distress: - Prüfungen - Stau auf der Autobahn - Verspätungen - Finanzieller Engpass - Erwartungsdruck - gesperrte EC-Karte - zu wenig Arbeit - Beziehungskriese - Ängste allgemein - pupertierende Kinder - schreiendes Kleinkind - Überforderung - EDV-Systemabsturz Eustress: - beruflicher Erfolg - gute Zahlen im Verkauf - sportliche Leistung - Vorfreude auf Ereigniss - Raser bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 27

28 Ich gerate in Stress, wenn - Mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen sind. - Verschiedene Menschen Unterschiedliches und das möglichst auch noch gleichzeitig von mir wollen. - Ich kritisiert werde. - Durch Störungen und Unterbrechungen mein Zeitplan durcheinander gerät. - Der Tag schon morgens mit Hetze beginnt. - Ich einen Streit mit anderen nicht lösen kann. Wenn ich im Stress bin, dann - Bekomme ich feuchte Hände, einen trockenen Mund, Herzklopfen, einen Kloss im Hals, Magenschmerzen und Nackenverspannungen. - Kann ich schlecht einschlafen. - Werde ich innerlich hektisch und nervös. - Kann ich mich schlecht konzentrieren und verliere leicht den Überblick. - Fahre ich leicht aus der Haut und werde laut. - Rauche ich mehr als normal. Ich setze mich selbst unter Stress, indem - Ich alles 150% machen will. - Ich mir zu viel vornehme. - Ich Tagespläne aufstelle, die überhaupt nicht zu schaffen sind. - Ich es immer allen ganz recht machen möchte. - Ich mir selbst keine Ruhepausen gönne. - Es mir zu wichtig ist, was andere über mich denken. - Ich mich um alles selbst kümmern will. bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 28

30 auf der körperlichen Ebene (nach aussen sichtbar) - hastiges und ungeduldiges Verhalten - Betäubungsverhalten - unkoordiniertes Arbeitsverhalten - motorische Unruhe - konfliktreicher Umgang mit anderen Menschen auf der kognitiv-emotionalen Ebene (nach aussen nicht sichtbar) - Gefühle der inneren Unruhe - Gefühle und Gedanken der Unzufriedenheit - Angst - Gefühle und Gedanken der Hilflosigkeit - Selbstvorwürfe und Schuldgefühle - kreisende, grüblerische Gedanken - Leere im Kopf ( black out ) - Konzentrationsmängel, flatternde Gedanken - Tunnelblick bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 30

31 Äussere Faktoren (»Zeitfresser«) - Zu viele Aufgaben - Telefon - Ständige Unterbrechungen - Zu viele, zu lange, schlecht - Mangelnde oder fehlerhafte vorbereitete Besprechungen Informationen - Überflüssiger Papierkram, Spam-Mails - Unklare oder ständig wechselnde - Verkehrsstau Aufgaben - Weite Wege, lange Fahrtzeiten - Schlange stehen - Unpünktlichkeiten - Unzuverlässige Mitarbeiter oder Kollegen Innere Faktoren (Eigene Einstellungen und Verhaltensweisen) - Schwierigkeit Prioritäten setzen - Dinge zu perfekt machen wollen - Entscheidungen vor sich - Alles gleichzeitig erledigen wollen her schieben - Unangenehmes vor sich her schieben - Alles selber machen wollen, nicht - Nicht Neinsagen können delegieren können - Unvorhergesehenes - Immer für andere da sein wollen - Starke Suche nach Anerkennung - Falscher Ehrgeiz - Zu jeder Zeit, an jedem Ort, für jedermann erreichbar sein wollen bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 31

32 Fehler bei der Zeitplanung - Hinausgezögerter Anfang - Sich mit Unwichtigem aufhalten, keine - Überlange Arbeitszeiten klaren Prioritäten - Eine Arbeit nicht abschliessen - Fehlender oder zu später Schlusspunkt - Verzicht auf Pausen - Hastiges und deshalb fehlerhaftes - Häufiger Wechsel von einer ange- Arbeiten fangenen Arbeit zur anderen - Zu enger Zeitplan, kein Platz für Unvorhergesehenes bernhard beratung und realisierung, 6314 unterägeri, Seite 32