Die Entscheidung, was im Leben Priorität hat, ist eine der schwierigsten. Sie sollten sie treffen, bevor Sie Pläne schmieden!

Transkript

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2 Zeit und Selbstmanagement Wer kennt das Gefühl nicht, zu wenig Zeit zu haben? Oft weiß man nicht genau, womit man zuerst anfangen soll. Immer denkt man, noch mehr und noch mehr arbeiten zu müssen. Zeit für Entspannung und Muße bleibt kaum, und wenn man sie sich dennoch nimmt, plagt einem das Gewissen. Es gibt jedoch Wege, wie man seine eigene Zeit anders erleben kann. Dieses Seminar hat die Zielsetzung, dass es jedem einzelnen von Ihnen gelingt, in seinen jeweiligen beruflichen und privaten Wegen zu einem selbstbewussten und entspannten Umgang mit der Zeit zu finden. Das ist langfristig die Voraussetzung für eine erfolgreiche Arbeit, trägt zum Erhalt der Selbstzufriedenheit, der Kreativität und der Leistungsmotivation ebenso bei, wie zur psychischen und körperlichen Stabilität. Die Kunst sich selbst zu managen: Zeitmanagement bedeutet, sich auf das zu konzentrieren, was für einen persönlich wirklich wichtig ist. Wenn Sie bewusst mit Ihrer Lebenszeit umgehen wollen, müssen Sie sich über folgendes im Klaren sein: Welche Ziele und Aufgaben stellen Sie in den Mittelpunkt Ihres Lebens? Welches Lebenskapital möchten Sie dafür einsetzen? Die Entscheidung, was im Leben Priorität hat, ist eine der schwierigsten. Sie sollten sie treffen, bevor Sie Pläne schmieden! Was Lebensrollen fordern: Eingebunden in das gesellschaftliche Netzwerk, nimmt jeder Mensch im Laufe seines Lebens unterschiedliche Rollen ein: Im privaten Bereich als Freund/in, Ehe oder Lebenspartner/in, Elternteil oder Vereinsmitglied. Im beruflichen Bereich als Kollege/in, Chef/in, Unternehmer/in oder Selbständige/r. Im persönlichen Bereich als Verantwortliche/r für die eigene Entwicklung, für Gesundheit und Hobbys. Persönliche Energiebilanz: Ziehen Sie Bilanz: Welcher Einsatz an Zeit, Energie und Gefühlen ergab bei welchen Rollen welchen Rückfluss? So können Sie beurteilen, welche Lebensrollen positiver oder negativer für Sie waren. 2

3 Sieben Leitfragen für Leitbild und Lebensvision (1) Was ich bei anderen am meisten bewundere: (2) Glückliche Menschen, die ich kenne, sind glücklich weil: (3) Wenn ich nicht mehr für meinen Lebensunterhalt sorgen müsste oder tun könnte, was ich wollte, würde ich am liebsten: (4) Der Grund, warum ich das tun würde, ist: (5) Meine größten Momente von Glück, Erfolg und Erfüllung: (6) Dinge, die ich am besten kann und die positive Wirkungen und Bedeutung für andere haben: (7) Manchmal denke ich, dass ich folgendes unbedingt in meinem Leben tun sollte: 3

4 Ziele sind Wegweiser: Weil viele Menschen keine Ziele haben, haben sie auch nur eine vage Vorstellung dessen, was sie wirklich wollen. Wir brauchen Wegweiser, um unsere Entscheidungen in die gewünschte Richtung zu lenken. Je präziser Ihre Vorstellungen über etwas sind, desto genauer wissen Sie, was Sie wollen. Und desto eher sind Sie in der Lage zu handeln, um den gewünschten Zustand zu erreichen. Das Bewusstsein der eigenen Rollen und Ziele ist der erste Schritt zu einer besseren Selbstorganisation. Wer sich vorher Gedanken über das Wohin seines Tuns macht, tut sich leichter bei Entscheidungen, die miteinander konkurrieren. Denken Sie kurz nach: Was ist mir wichtig in meinem Leben? Wer und was fördern mich? Wo möchte ich in fünf bis zehn Jahren stehen? 4

5 Bin ich ein Perfektionist? 1 Fragebogen Frage Bemühen Sie sich um Fehlerlosigkeit in Inhalt und Ausführung, und das möglichst gleich auf Anhieb? Sind Sie gut organisiert, planen voraus und kalkulieren auch mögliche Probleme mit ein? Werden Sie als verlässlich und gewissenhaft geschätzt? Setzen Sie sich gern mit Details auseinander, lesen das Kleingedruckte in Standartverträgen oder studieren Sie ausführlich Gebrauchsanweisungen? Achten Sie bei Dokumenten immer auf wechselnde Gestaltung? Arbeiten Sie häufig länger oder nehmen Aufgaben mit nach Hause, um ihnen den letzten Schliff zu geben, indem Sie z.b. etwa zum dritten Mal Korrektur lesen? Machen Sie oft lieber alles allein, auch wenn Sie manches delegieren könnten um sicher zu sein, dass Sie das erwünschte Resultat bekommen? Nagen auch kleine Fehler an Ihnen selbst dann, wenn andere mit Ihrer Arbeit sehr zufrieden sind? Benutzen Sie im Gespräch gerne Fachausdrücke oder Wendungen wie Man könnte sagen..., Wie wir gesehen haben..., oder sagen Sie und zeigen dies mit Fingern an? Neigen Sie dazu, unnötig viele und detaillierte Informationen zu geben z.b. wenn Sie etwas erklären? Sind Ihre Briefe, Faxe oder s immer länger als eine Seite? Kommen Sie zu Ihrer Arbeit immer pünktlich und gut vorbereitet, sind Sie Befürworter von Spielregeln, und irritiert es Sie, wenn andere sich nicht daran halten? 1 Literatur: Koenig, Roth, Seiwert, 2001: 30 Minuten für optimale Selbstorganisation 5

6 Auswertung: Bis 4 Kreuze: Sie haben einen leichten Hang zum Perfektionismus. Prüfen Sie, ob und in welchen Bereichen das bereits Ihre Arbeit verlangsamt! 4 8 Kreuze: Perfektionistische Tendenzen sind bei Ihnen nicht zu übersehen. Prüfen Sie, in welchen Bereichen Sie mit mehr Gelassenheit schneller und produktiver werden können. Mehr als 8 Kreuze: Höchste Zeit, dass Sie sich mit dem Gut statt Perfekt Prinzip die Arbeit erleichtern. Versuchen Sie, die Tipps nach und nach umzusetzen. So umgehen Sie effektiv Perfektionismus Fallen 2 : 1. Gehen Sie Ihre Termine entspannter an! 2. Seien Sie pünktlich, vermeiden Sie jedoch Überpünktlichkeit! 3. Legen Sie für das Aufräumen Ihres Schreibtisches eine bestimmte Zeit fest, z.b. 10 Min. täglich und halten Sie sich auch daran. Erlauben Sie sich ruhig etwas Unordnung! Es reicht, wenn Sie am Ende Ihres Arbeitstages Ihren Schreibtisch aufräumen. 4. Lassen Sie ruhig mal die sprichwörtliche "Fünfe" gerade sein! 5. Fehler kann man machen, aber sie nicht wiederholen. Aus Fehlern kann man lernen! 6. Erbringen Sie nur wirklich geforderte Leistungen! Schärfen Sie Ihr Bewusstsein gegenüber Perfektionismus Fallen, und wehren Sie sich aktiv gegen deren negativen Konsequenzen auf Ihre Arbeitseffektivität! Setzen Sie sich konkrete Bearbeitungsregeln! Überlegen Sie vor der Bearbeitung einer Tätigkeit genau: Was ist hier das Ziel? Welche Qualität erfordert diese Aufgabe, kommt es dabei auf Schnelligkeit an? Nehmen Sie sich ein paar Ihrer Tätigkeitsbereiche vor, und planen Sie konkrete Veränderungen ein. 2 Literatur: Koenig, Roth, Seiwert, 2001: 30 Minuten für optimale Selbstorganisation 6

7 Bin ich ein Chaot? Fragebogen Frage Die Uhr ist für mich kein Zeitmanager. Ich schaffe meine Termine fast immer auf den letzten Drücker. Ich arbeite am liebsten an mehren Projekten gleichzeitig und mache das, was mir gerade in den Sinn kommt. Ich halte mich ungern an Vorgaben und Regeln. Langweilige Pflichten verdränge ich ohne schlechtes Gewissen. Ich bin ein Fan von Spickzetteln. Ich meide Checklisten und Formulare. Kreative Menschen brauchen das Chaos. Ich habe viele Ideen, doch für die Umsetzung fehlt mir die Zeit. Ich hätte gern mehr Zeit für mich, meine Familie und Freunde. Ich bin ein Sammlertyp. Soweit möglich, ändere ich meinen Tagesablauf je nachdem, wie ich mich fühle. Auf meinem Schreibtisch quillt Papier über, trotzdem finde ich meist alles, was ich brauche. Ich meide Menschen, die mich zur Ordnung bekehren wollen 7

8 Auswertung: 0 2 Punkte: Haben Sie ehrlich geantwortet, sind Sie wirklich so perfekt organisiert? Ein kleiner Chaot steckt schließlich in jedem von uns. Sie setzen Prioritäten, planen systematisch und halten sich daran. Perfekt. I 3 6 Punkte: Sie haben sich bereits eine gute Arbeitsmethode angeeignet, können jedoch Ihr Selbstmanagement noch wesentlich verbessern Punkte: Sie lieben die Einheit in der Vielfalt, mit dem Resultat, dass es mitunter sehr chaotisch zugeht Punkte: Jegliches Festlegen ist Ihnen zuwider. Sie brauchen das Chaos und die Freiheit, Termine und Pläne stets zu ändern. Sie wollen sich von nichts und niemanden managen lassen. Aber tatsächlich managt Sie die Zeit. Das bringt Dauerstress, hast und Hektik. Viele gute Ideen versanden. Schöpferisch kann nur sein, wer gelassen ist. Sie müssen kein penibler zeitplaner werden, um mit weniger Aufwand mehr zu leisten und das Leben besser genießen zu können. Tipps für Chaoten: 1. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste in Ihrem Leben, dann haben Sie mehr Zeit für Spontanes und Kreatives. Dadurch sind Sie erfolgreicher und leiden nicht ständig unter Zeitmangel und Zeitdruck. 2. Ordnen Sie Ihren Arbeitsplatz. Dadurch haben Sie mehr Zeit für angenehme Tätigkeiten. 3. Eine gute Arbeitsorganisation verhindert Stress. 4. Gegensätze fördern die Kreativität. Verbinden Sie z. B. Disziplin mit Spielerischem, Verantwortungsgefühl mit Ungebundenheit. 5. Mehr Selbstorganisation bringt Struktur in Ihr Leben und bewahrt Sie davor Ihr Chaos nicht mehr in den Griff zu bekommen. 8

9 Prioritäten 3 Prioritäten = Ziele, die nach ihrer Bedeutung/ Wichtigkeit geordnet werden Es gibt zwei Faktoren, die eine Aktivität definieren: 1. welche, die wichtig sind (größtmöglichen Nutzen, persönlichen Erfolg, Profit, Anerkennung) 2. welche, die dringlich sind (Erledigung unter hohem Zeitdruck). Die Aufgaben sind nach der Reihenfolge des Wertes zu erledigen, das heißt, nach der Reihenfolge der Wichtigkeit: WICHTIGKEIT VOR DRINGLICHKEIT (auch Eisenhower Prinzip genannt). Dringende Angelegenheiten verlangen sofortige Aufmerksamkeit wirken auf uns ein machen uns oft bei anderen beliebt sind häufig leicht angenehm machen Spaß aber oft unwichtig Wichtige Angelegenheiten erfordern Initiative haben mit Ereignissen zu tun tragen zur Lebensaufgabe bei tragen zu den eigenen Werten bei eröffnen Möglichkeiten geben den Zielen die Richtung 3 Literatur: D. Koenig, S. Roth, L. Seiwert, 2001: 30 Minuten für optimale Selbstorganisation I. Plattner, 1992: Zeitberatung St. Covey, 2001 : Die sieben Wege zur Effektivität A. Schlote, 2000 : Zeit genug L. Seiwert, H. Müller, A. Labaek Noeller, 2000 : 30 Minuten Zeitmanagement für Chaoten L. Seiwert, 1998 : 30 Minuten für optimales Zeitmanagement 9

10 Aktivitäten DRINGEND NICHT DRINGEND WICHTIG NICHT WICHTIG I. sofort tun, Krisen, termingetrieben, problemorientiert, Stress, ausgebrannt sein III. Unterbrechungen, einige Anrufe, einige Gespräche (Besprechungen; Konferenzen), unmittelbare dringliche Angelegenheiten, beliebte Tätigkeiten) II. Effektives persönliches Management, Beziehungen aufbauen, langfristige Planung, neue Möglichkeiten erkennen, trainieren, vorbeugen, vorbereiten Diese Aufgaben bleiben meist liegen, weil sie nicht dringend sind. IV. Triviales, Geschäftigkeiten, manche Post, einige Anrufe, Zeitverschwender (Auch als A, B, C, D Aufgaben bekannt) Zeit für Quadrant II kann nur aus den Quadranten III. und IV. genommen werden, wichtige und dringende Tätigkeiten aus I. lassen sich nicht ignorieren. Bei scheinbar dringlichen Aktivitäten auch mal nein sagen. 10

11 Reflektion des Tages am Abend Die Tagesschau Bitte stellen Sie sich heute Abend und in Zukunft regelmäßig am Ende eines Tages folgende Fragen: Hat mich der heutige Tag meinen Zielen näher gebracht? Was habe ich heute gelernt und mache ich in Zukunft anders? Hätte ich auf bestimmte Aktivitäten verzichten können? Habe ich all meine Ideen und Einfälle schriftlich festgehalten? Wie kann ich mich belohnen und es mir gut gehen lassen? Was ist das schönste, was ich heute noch tun könnte? Wie plane ich den nächsten Tag? Zeitkiller analysieren: Zahlreiche Störungen oder Bitten um Gefälligkeiten machen den eigenen Zeitplan hinfällig. Analysieren Sie Ihre täglichen Störungen: 1. Zu welchen Tageszeiten habe ich die meisten Störungen? 2. Wer unterbricht mich häufig bei meiner Arbeit? 3. Was sind die häufigsten Gründe dafür? Sie gewinnen mehr Zeit, indem Sie Zeitkiller ausschalten, vermehrt delegieren und konzentrierter arbeiten. Planen Sie jeden Tag eine Stille Stunde ein, während der Sie nicht gestört werden wollen! 11

12 Tipps für mehr Zeit: Telefon nicht jede Störung ist wichtig: Sagen Sie dem Anrufer, dass Sie jetzt keine Zeit haben, und vereinbaren Sie einen Zeitpunkt für einen Rückruf, erledigen Sie Ihre Anrufe, bevor Sie mit wichtigen Tätigkeiten beginnen. Stille Stunde: Bauen Sie in Ihren Tagesablauf eine stille Stunde ein, in der Sie konzentriert und effektiv arbeiten. Wählen Sie dafür einen Zeitpunkt, der Ihrer persönlichen Leistungskurve entspricht. Delegieren Vertrauen in andere: Entscheiden Sie bei Ihren Aktivitäten, ob Sie die Tätigkeit selbst ausführen oder ob Sie diese nicht ebenso an andere übertragen können. Tätigkeiten manche lassen sich kombinieren: Wenn Sie längere Strecken mit dem Auto fahren, können Sie gleichzeitig Hörbücher oder Sprachkassetten nutzen, und wenn Sie auf einen Rückruf warten, können Sie in der Zwischenzeit ein paar Fitnessübungen einbauen. Wie man sich selbst überlistet: Wenn Gedanken blockiert sind, hören Sie mit dieser Tätigkeit auf und versuchen Sie einen Moment abzuschalten, indem Sie sich bewegen oder einige Fitnessübungen machen. Pausen sind für ein konzentriertes Arbeiten sehr wichtig! Wenn Informationen fehlen, erledigen Sie das, was Sie mit den vorhandenen Informationen ausarbeiten können, und tragen zu einem späteren Zeitpunkt die fehlenden nach. Manchmal ist es sinnvoll oder notwendig, Entscheidungen auch dann zu treffen, wenn weniger Informationen zur Verfügung stehen. Wenn Arbeiten langweilig sind, verbinden Sie sie mit etwas Positivem, z.b. gestalten Sie Ihren Arbeitsplatz etwas freundlicher, oder hören Sie, wenn es möglich ist, dabei Ihre Lieblingsmusik. Planen Sie täglich eine Viertelstunde ein, um lästige Routinearbeiten zu erledigen. Wenn die Stimmung schwankt, dann packen Sie nicht zu viel in den Tagesablauf. An manchen Tagen geht die Arbeit besser von der Hand als an Anderen. Suchen Sie sich für Tätigkeiten, die besonderer Konzentration bedürfen, einen Platz aus, an dem Sie sehr produktiv sein können, z. B. der Schreibtisch zu Hause. Arbeiten unter Druck reduzieren, denn arbeiten unter Zeitdruck killt die Kreativität. Setzen Sie Prioritäten für selbstdiszipliniertes Arbeiten und Aktivitäten der Entspannung. Ordnung auf dem Schreibtisch leeren Sie Ihre Ablagekörbe, sortieren Sie gesammelte Zeitschriften, Zeitungen und Papiere. Zu einem guten Zeit und Selbstmanagement gehören auch ausreichend Pausen und Ablenkung. Wenn Sie mit Ihrer Arbeit nicht weiterkommen tun Sie etwas anderes, statt sich zu quälen. Achten Sie auf eine Balance zwischen Beruf und Privatleben. 12