Führungsfortbildung Vorqualifikation Phase 1 Grundbaustein 6 Projektmanagement

Transkript

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3 Grundbaustein 6 Projektmanagement Vorbereitung Geld Team Ziel Zeit Infofluss Material Räume 3

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5 1. Definition Projekt 2. Projektmanagement 3. Phasen der Projektorganisation 4. Prozesssteuerung 5. Teamleitung 6. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen 5

6 1. Definition Projekt Projektziel, Zeitrahmen, Projektkosten, Projektorganisation, Projektteam definiert! Neu und komplex! (nach virtuellem Skript) Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.b. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. ( DIN des Deutschen Instituts für Normung e.v. ) (nach ISB-Broschüre) -> (Service) 6

7 2. Projektmanagement (PM) als Handwerkszeug Was versteht man unter Projektmanagement (PM)? Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -technikenund -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. (nach DIN : ) 7

8 3. Phasen des Projektmanagements (PM)(nach virtuellem Skript) a) Vorbereitung/ Definition Auftrag (Lehrerkonferenz, Schulleitung) Problemanalyse Zielklärung (Bezug zum Leitbild, Nutzen, Mindeststandard, Messbarkeit) Machbarkeit (Geld, Personal, Zeit, Material, Räumlichkeiten, ) Risiken (andere Verpflichtungen, Finanzplanung, Informationsfluss) -Spielen Sie advocatusdiaboli -> Legt alles dar, was gegen das Projekt spricht! 8

9 3. Phasen des Projektmanagements (PM)(nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung) Teamleitung Teamfindung 9

10 Teamerfolg nach C. Wagner (Internationale Führungsakademie Berchtesgaden) Harte Faktoren: Teamziele Teamführung Aufgabenverteilung Entscheidungskompetenz Weiche Faktoren: Vision Kommunikation Klima Information Teamgeist Unterstützung 10

11 Perfektionist Beobachter Koordinator überprüft, stellt optimale Ergebnisse sicher untersucht Vorschläge auf Machbarkeit fördert Entscheidungsprozesse TEAM Macher Erfinder hat Mut, Hindernisse zu überwinden bringt neue Ideen ein Teamarbeiter verbessert Kommunikation Umsetzer setzt Pläne in die Tat um Wegbereiter entwickelt Kontakte Teamrollen nach Belbin (Quelle: Wikipedia) 11

12 Fallbeispiel: In der Lehrerkonferenz einigt man sich nach eingehender, z. T. sehr kontrovers geführter Diskussion und anschließender anonymer Abstimmung (Ergebnis ca. 60% zu 40%) darauf, nach einer Pause von mehr als 15 Jahren wieder einen Tag der offenen Tür zu veranstalten! Die Schulleitung beauftragt Sie mit diesem Projekt! Arbeitsaufträge! 12

13 3. Phasen des Projektmanagements (PM)(nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung) Teamfindung Teamleitung Kommunikations-und Informationswege - www/geschützter Bereich -Protokolle -> Muster 1-> Muster 2 - Jour Fix, Besprechungen -> Terminfindung mit Verteiler Projektstrukturplan (Projekteinzelteile; Was?) Projektablaufplan(zeitliche Planung; Wann?) Projektaktionsplan(Zuständigkeiten; Wer?) - rechtzeitig beginnen, Pufferzeiten - Meilensteine setzen - Rückmeldung an Schulleiter/in 13

14 3. Phasen des Projektmanagements (PM)(nach virtuellem Skript) c) Realisierung Das Paretoprinzip, auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80% der Ergebnisse in 20% der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit. (Wikipedia) -Koordinierung + Jour Fixe + Teamsitzungen + Mailverteiler - Dokumentation + Fotos + Protokolle 14

15 3. Phasen des Projektmanagements (PM)(nach virtuellem Skript) d) Überprüfung - Evaluation (Befragungen, Lernstandserhebungen, Reaktionen) -Dokumentation/Präsentation -> www: Tag der offenen Tür BS-Cham > Fotobuch: Int. Brückenbau Rötz > Video: Tag der offenen Tür > Presse, Jahresbericht der Schule -Ablauf des Projekts evaluieren/nachbetrachtung als Vorarbeit für evtl. Wiederholung des Projektes (lessons learned) 15

16 4. Knackpunkte Berücksichtigen Sie besondere Belastungen einzelner Kollegen. Beugen Sie der Überlastung des gesamten Kollegiums vor Sorgen Sie für ausreichend externe Unterstützung Halten Sie die Beeinträchtigung des Unterrichts durch Vorbereitungsaktivitäten für ein Fest in Grenzen Bedenken Sie: Die Schüler stehen im Mittelpunkt des Geschehens planen Sie nicht an deren Bedürfnissen vorbei. Bleiben Sie Wächter über das Gesamtgeschehen. Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen Sorgen Sie für einen Plan B, wenn ein Ereignis die Zeitplanung umwirft (Krankheit, Lieferschwierigkeiten, Gerät kaputt) Lassen Sie sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken und geraten so zeitlich ins Stolpern Schätzen Sie realistisch ein, wie viel geschafft werden kann. Packen Sie nicht zu viel in einen Zeitraum Verlieren Sie sich nicht im Detail. Perfektionismus ist ein Zeitfresser! Bedenken Sie schulische Stoßzeiten wie Prüfungen, Zeugnisse, Schulanmeldung. In diesen Phasen verträgt Ihr Kollegium nur wenig zusätzliche Arbeit. Denken Sie in der Planungsphase nicht nur bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung. Auch das Danach macht noch eine Menge Arbeit, beispielsweise die Aufräumaktion oder die Pressearbeit. 16

17 5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen Teamleitung als Schlüsselqualifikation o (Sach- und Beziehungsebene) o Teamuhr o Konfliktstile Schaubild ausführliche Beschreibung 17

18 5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen Frühzeitig Transparenz herstellen! Struktur vereinbaren! o o o o Gesamtzahl an Sitzungen, sofern absehbar vereinbarte Dauer Leitung Mitschrift/Protokoll: ja (Zuständigkeit vereinbaren)/nein Rahmenbedingungen erörtern! o o o Zeit (Schuljahreszeit) Zeitpunkt (Wochentag, Tageszeit) Gruppengröße (immer mit allen Untergruppen) 18

19 -> Muster Projektplanung (.XLS) 19

20 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 10 Wenn die Projektidee stimmt, sind die Finanzen zweitrangig! Wenn Du von der Idee überzeugt bist, setze sie um! Das Geld treibt man dann schon auf! Norbert Wick (Zimmerermeister und Berufsschullehrer, Herisau/CH)

21 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 9 Nein sagen können! Projekte nur beginnen, wenn Sie die zeitlichen Ressourcen dazu finden!

22 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 8 Nein sagen können! Setzen Sie Prioritäten! Sortieren Sie unwichtige Tätigkeiten oder Parallelarbeiten aus!

23 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 7 Man wird nie alle überzeugen! Seien Sie nicht enttäuscht, wenn nicht alle bei Neuerungen mitziehen!

24 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 6 Positiver Stress OK! Negativer Stress verboten! Suchen Sie sich ihren Ausgleich (Musik, Sport, etc.)

25 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 5 Profilierungsvorwurf von Kollegen! -Nicht ärgern! - Wer viel bewegt, wird viel Staub aufwirbeln!

26 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 4 Achten und schätzen Sie ältere Kollegen/innen!

27 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 3 Hören Sie viel zu!

28 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 2 Arbeiten Sie im Team! Seien Sie kein Einzelkämpfer! Suchen Sie sich Mitstreiter! Bildung von Arbeitskreisen, Aufbauen von Nachfolgern, etc.

29 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 1 Kritikfähig sein! Seien Sie nicht beleidigt, wenn Sie jemand kritisiert, versuchen Sie den Kritiker mit ins Boot zu holen und seine Ideen mit zu berücksichtigen!