windream Datensicherung windream GmbH, Bochum

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1 windream Datensicherung windream GmbH, Bochum

2 Copyright by windream GmbH Wasserstr Bochum Stand: 05/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen.

3 Inhalt i Inhalt Datensicherung windream Daten sichern und wiederherstellen 1 Einleitung 1 Grundlagen 3 Daten replizieren 7 Sicherungsarten 9 Offline-Sicherung der windream Daten 9 Online-Sicherung der windream Daten 9 Benutzerkonten für die Datensicherung 11 Sicherung der windream Daten 12 Dynamische windream Daten 13 Statische windream Daten 14 Die windream Datenbank sichern 15 Hinweise zur Datenbanksicherung im SQL Server 16 Hinweise zur Datenbanksicherung mit Oracle 25 Die windream Mapping-Dateien sichern 32 Die windream Dateiablagen sichern 34 WMDiagXT ausführen - Zur Sicherung der aktuellen Konfigurationseinstellungen 35 Installationsprotokoll sichern (WMInst.log) 36 Die (lokalen) Benutzer- und Gruppeninformationen sichern 38 Die Registry-Einstellungen des windream Servers sichern 38 Das windream Programmverzeichnis mit seinen Unterverzeichnissen sichern 39 Die Daten der installierten windream Lösungen sichern 40 Geplante Aufgaben sichern 43 Hinweis zu Centera-Installationen 43 Sicherung der windream Proxy-Serverdaten 45 Sicherung der windream Objektspeicherdaten 48 Die Konfigurations- und Logdateien sichern 49 Die Register- und Datendateien sichern 50 Die Registry-Einstellungen des windream Objektspeichers sichern 53 Die Konfigurationsdateien, Zertifikate und Journale des SecurArc-Dienstes sichern 53 Ablauf der Datensicherung 57 windream ohne windream Archiv 58 windream mit windream Archiv 60 windream mit windream Archiv und SecurArc 61 Die geplanten Aufgaben 62 windream Objektspeicherdaten replizieren 67 Voraussetzungen für die Datenreplikation 68 Ablauf der Sicherung mit Replikation der windream Objektspeicherdaten 78

4 ii Inhalt Hinweise zum Vorgehen bei einem Ausfall des Archiv-Servers 81 Wiederherstellung von windream Daten 83 Hinweise zur Wiederherstellung 83 windream Datenbank wiederherstellen (MS SQL Server) 84 windream Datenbank wiederherstellen (Oracle) 92 windream Dateiablage wiederherstellen 94 windream Benutzer- und Gruppenstrukturen wiederherstellen 95 windream Registry- Einstellungen einspielen 95 Wiederherstellung einzelner windream Dokumente aus einer Sicherung 96 Wiederherstellung einzelner windream Dokumente 96 windream Objektspeicher wiederherstellen 97 Anhang 99 Beispiel einer windream Registry (Auszug) 99 Beispiel einer WMInst.log (Auszug) 104 Beispiel eines WMDiagXT (Auszug) 106 Skripte zur Datenbanksicherung (MS SQL Server Express) 107 Beispielskript für das Starten und Beenden des Nur-Lesen Modus des windream DMS Service 108 HowToExportImport.txt 110 Installationsbericht 114 Index 119

5 windream Daten sichern und wiederherstellen 1 windream Daten sichern und wiederherstellen Einleitung Das vorliegende Dokument dient Ihnen als Hilfestellung bei der Erstellung eines Sicherungsplans (Backup-Konzepts) zur Sicherung der für das ECM System windream relevanten Daten. Das Dokument beschreibt die Vorgänge zur Datensicherung für den Betrieb des windream ECM Systems mit und ohne den Einsatz des windream Archivs. Datensicherung Ausführlich wird beschrieben, welche Informationen und Daten im Einzelnen gesichert werden müssen und wie die Sicherungsläufe zu synchronisieren sind, um bei Bedarf eine Wiederherstellung der Daten bzw. des Systems zu ermöglichen. Detailliert werden die physikalischen Speicherorte der zu sichernden Daten aufgeführt, die jedoch abhängig von der Systemarchitektur variieren können, und es wird erläutert, wie die Daten dort zu sichern sind. Dabei werden auch die Abhängigkeiten der einzelnen Sicherungsschritte und die daraus resultierende Reihenfolge der durchzuführenden Schritte erläutert. Beachten Sie bitte, dass sich Änderungen im Sicherungsablauf ergeben können, falls windream oder das windream Archiv mit anderen Software-Komponenten betrieben werden. Möglicherweise sind zusätzlich zu der hier beschriebenen Datensicherung der windream Daten bzw. Objektspeicherdaten, dann noch Sicherungen weiterer Daten oder Konfigurationseinstellungen erforderlich. Für diese Fälle wird hier auf die entsprechenden Dokumentationen der jeweiligen Hersteller der verwendeten Software verwiesen. Die eingesetzten Mittel, Techniken und Werkzeuge zur Sicherung der Daten sind abhängig beispielsweise von der vorhandenen Hard- und Software in einem Unternehmen, der Systemarchitektur, der anfallenden (zu sichernden) Datenmenge, der Organisation der Backup-Konzepte der Unternehmensdaten insgesamt der Integration der Datensicherung in das Backup-Konzept des Unternehmens mit entsprechenden Zeit- und Terminplänen.

6 2 Einleitung Mit dem Einsatz beispielsweise von gespiegelten Servern, Failover- Clustern oder Raid-Arrays ist es möglich, mit allgemeinen Betriebssystemfunktionen eine permanente Datensicherheit zu gewährleisten. Die Beschreibung der möglichen Varianten ist nicht Bestandteil der vorliegenden Dokumentation. Hier wird auf die jeweiligen Dokumentationen der eingesetzten Hard- und Software- Komponenten verwiesen. Datenreplikation Die Möglichkeiten der Datenreplikation der windream Objektspeicherdaten und wie ggf. entsprechende Replikationsläufe durchzuführen sind, werden in einem separaten Abschnitt erläutert. Wiederherstellung Desweiteren enthält die Dokumentation Hinweise zu den Möglichkeiten und Vorgehensweisen der Wiederherstellung der windream Daten bzw. des windream Systems für verschiedene Ausgangssituationen (z.b. Ausfall der Datenbank- oder Festplatte). Vorlagen, Skripte und Beispiele zur Unterstützung der windream Datensicherung Im Anhang finden Sie u.a. Vorlagen und Beispiele der zur Datensicherung eingesetzten Skripte, Beispiele einer windream Registry, einer Installationsprotokolldatei, einer Diagnosedatei und eine Vorlage für ein Installationsprotokoll. Sie finden die Skripte auch im Demo-Web Portal der windream GmbH ( &Key=%5CDownload%5CDokumentation%5Cwindream%5CDatens icherungskonzept). Hinweis: Das vorliegende Dokument beschreibt kein gültiges Datensicherungskonzept für alle zu sichernden Daten eines Unternehmens, sondern dient der Unterstützung bei der Entwicklung individueller Backup-Konzepte zur Sicherung aller für windream relevanten Daten. Kenntnisse der Bedienung und Administration des vorhandenen Betriebssystems, des eingesetzten Datenbank-Servers (Microsoft SQL Server oder Oracle) und des ECM Systems windream werden vorausgesetzt. Hinweise zu weiterführenden Dokumentationen Ausführliche Beschreibungen der Systemvoraussetzungen, der Installation und Konfiguration des windream Systems finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen und Online-Hilfen von windream (z.b. windream Serverinstallation und windream Benutzer- und Administrationsdokumentation). Die ausführliche Beschreibung des windream Archivsystems finden Sie in der Dokumentation zum windream Objektspeicher.

7 Grundlagen 3 Grundlagen Ziel ist es, mit Hilfe von Datensicherungen zu gewährleisten, dass das windream System im Bedarfsfall wiederhergestellt werden kann. Datensicherungen stellen so sicher, dass das System nach einem Katastrophenfall - beispielsweise verursacht durch einen Systemausfall oder auch defekte Hardware - entweder direkt weiter betrieben oder zeitnah wieder in Betrieb genommen werden kann. Um dies zu garantieren, sind komplette Sicherungen des gesamten Systems erforderlich. Dafür müssen alle relevanten Daten und Konfigurationseinstellungen des Systems regelmäßig gesichert werden. Welche Daten sind zu sichern? Beim Einsatz des windream ECM Systems sind dies insbesondere die windream Daten und Konfigurationseinstellungen des windream Servers und des windream Datenbank-Servers und - falls das windream Archiv eingesetzt wird - auch die Daten und Einstellungen des windream Objektspeichers auf dem Archiv-Server. windream Daten Für eine Datensicherung der windream Daten müssen auf dem windream Server und dem windream Datenbank-Server das windream Dateisystem, die windream Registrierungsdatenbank, lokale Benutzerund Gruppeninformationen, die windream Datenbank und verschiedene Konfigurations- und Log-Dateien gesichert werden. Welche Daten dies im Einzelnen betrifft, wird im Abschnitt "Sicherung der windream Daten" (ab Seite 12) dieser Dokumentation ausführlich beschrieben. windream Objektspeicherdaten Die für die Sicherung der windream Objektspeicherdaten erforderlichen Daten und Konfigurationseinstellungen befinden sich auf dem windream Archiv-Server im Datenverzeichnis des windream Objektspeichers <Ziellaufwerk>\Objectstore. Zudem müssen die Registry-Einträge mit den Einstellungen für den windream Objektspeicher gesichert werden. Wenn der windream SecurArc-Dienst lizensiert und eingerichtet ist, müssen auch die Konfigurationsdateien, Zertifikate und die Journaldateien des SecurArc-Dienstes gesichert werden. Welche Daten im Einzelnen zu sichern sind, wird im Abschnitt "Sicherung der windream Objektspeicherdaten" (ab Seite 48) dieser Dokumentation ausführlich beschrieben.

8 4 Grundlagen Wie häufig werden die Daten gesichert? - Sicherungskonzept Die Sicherung der windream relevanten Daten sollte in regelmäßigen, genau festgelegten Zeitabständen durchgeführt werden (beispielsweise täglich). Wobei dynamische Daten ggf. auch mehrmals täglich gesichert werden sollten, während statische Daten, die sich nicht laufend ändern, in größeren Zeitabständen, z.b. wöchentlich, gesichert werden können. Dafür sollte ein entsprechendes Sicherungskonzept entwickelt werden, das in das Datensicherungskonzept (Backup-Konzept) zur Sicherung aller relevanten Unternehmensdaten eingebunden werden kann. Hinweis: Es sollte ein Backup-Plan existieren, der alle zu sichernden Daten mit den regelmäßigen Sicherungs-Terminen und der Art der Sicherung enthält. Bei der Durchführung der Sicherungsläufe zur Sicherung der windream Daten (DMS und Objektspeicher) ist auch auf die unter den Themen "Ablauf der Datensicherung", ab Seite 57 und "Ablauf der Sicherung mit Replikation", ab Seite 78 beschriebene Reihenfolge der einzelnen Schritte zu achten, um eine komplette und konsistente Datensicherung zu gewährleisten. Wann sind die Daten zu sichern? - Zeitpunkt der Datensicherung Die windream Datensicherungen können als Online- oder Offline- Sicherungen durchgeführt werden (siehe auch "Sicherungsarten", Seite 9). Im Offline-Modus sind die windream Dienste heruntergefahren und ein Zugriff auf die windream Daten - auch lesend - ist für die Zeit der Sicherung nicht möglich. Für Sicherungen während des laufenden Betriebs (Online-Sicherung) sind allerdings verschiedene Punkte zu berücksichtigen, um Inkonsistenzen bei der Sicherung zu vermeiden. So können die Datensicherungen der windream Objektspeicherdaten im laufenden Betrieb durchgeführt werden (Online-Sicherung). Der windream Objektspeicherdienst muss dafür nicht beendet und der Betrieb nicht unterbrochen werden. Bei der Sicherung der windream Daten (windream DMS) im laufenden Betrieb muss beachtet werden, dass immer Objekte aus den Dateiablagen aktuell im Zugriff sind. Diese Dateien werden durch die betreffenden Dienste oder Systeme gesperrt und können nicht gesichert werden. Im Einzelnen ist es möglich, dass während des Backup-Durchlaufs: Das Dateisystem Zugriff auf Dateien hat, windream Benutzer windream Dokumente geöffnet haben,

9 Grundlagen 5 über das windream web portal windream Dokumente geöffnet sind oder der Volltextdienst gestartet ist und windream Dokumente im Zugriff hat, aus denen der Volltext extrahiert wird. Um Inkonsistenzen zu vermeiden, sollten Online-Sicherungen der windream Daten nur dann durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass während der Zeit der Sicherung keine Änderung am Datenbestand und dem System (z.b. Benutzer- und Gruppenkonfigurationen, DCOM-Konfiguration oder Einstellungen in der Registry) erfolgen. Es wird allerdings empfohlen, die Datensicherung der windream Daten nicht im laufenden Betrieb durchzuführen, sondern entweder im Offline-Modus (windream Dienste herunterfahren) oder als Online- Sicherung im Nur-Lesen-Modus des windream Systems (siehe hierzu auch "Sicherungsarten", Seite 9). Für den Fall, dass ein Wiederherstellen der Daten notwendig ist, müssen die Sicherungsdaten von einem bestimmten Datum eingespielt werden. Dies ist für die korrekte Referenzierung der windream Dokumente in der Dateiablage und der Blobs im Objektspeicher über die Datenbank notwendig. Die Verweise müssen sich auf wirklich vorhandene Dokumente in der windream Dateiablage und der Blobs im Objektspeicher beziehen. Hinweis: Es muss auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass sich der Sicherungsdurchlauf nicht mit dem Vorgang zur Archivierung der Dokumente durch den windream Agent überschneidet. Dafür müssen die Dauer der einzelnen Vorgänge fortlaufend analysiert werden und die Zeitpläne, die die Archivierung der Dokumente und die Sicherungsläufe steuern, entsprechend aufeinander abgestimmt sein. Bei der Durchführung des Sicherungsläufe ist auch auf die im Abschnitt "Ablauf der Datensicherung", ab Seite 57 beschriebene Reihenfolge der einzelnen Schritte zu achten, um eine konsistente Datensicherung zu gewährleisten. Wie sind die Daten zu sichern? - Sicherungsablauf Die Datensicherung besteht aus mehreren Schritten, in denen jeweils Teilbereiche bzw. einzelne Komponenten gesichert werden. Dabei sind verschiedene Abhängigkeiten zu berücksichtigen, aus der sich auch die Reihenfolge der einzelnen Sicherungsschritte ergibt. Die Einhaltung der Reihenfolge ist Voraussetzung für eine konsistente Datensicherung (siehe "Sicherung der windream Daten", ab Seite 12). So müssen beispielsweise regelmäßig verschiedene Prozesse ausgeführt werden, die über geplante Aufgaben gesteuert werden und ebenfalls in die Planung des Ablaufs mit einfließen müssen (siehe Themen "Ablauf

10 6 Grundlagen der Datensicherung", ab Seite 57 und "Ablauf der Sicherung mit Replikation", ab Seite 78). Die Zeit- und Terminpläne der geplanten Aufgaben und auch die Wartungspläne bzw. Jobs zur Sicherung der Datenbank sind so einzurichten, dass sich die einzelnen Prozesse, die in regelmäßigen Abständen automatisch ablaufen nicht überschneiden. Die Zeitangaben, um die Prozesse genau aufeinander abzustimmen, müssen ermittelt werden. Sie sind abhängig von den vorhandenen Voraussetzungen (Systemarchitektur, Menge der anfallenden Daten, Hardware, Unternehmensgröße, eingesetzter Software etc.) und variieren entsprechend. Zudem ist zu beachten, dass bestimmte Vorgänge erst gestartet werden dürfen, wenn zuvor ein oder mehrere andere Prozesse erfolgreich abgeschlossen wurden. Andere Schritte und Prozesse können hingegen parallel ablaufen. Auch die Zeitintervalle für die Sicherung der einzelnen Daten sind bei der Erstellung des Sicherungsablaufs zu berücksichtigen. So sind dynamische Daten (z.b. Mapping-Dateien, Dateiablagen, Datenbank) regelmäßig in sehr kurzen Zeitintervallen zu sichern (beispielsweise einmal oder auch mehrmals täglich), statische Daten, die nicht laufend Änderungen unterliegen, wie z.b. Installations-, Konfigurationseinstellungen oder Benutzer- und Gruppendaten, können in größeren Zeitabständen gesichert werden (z.b. wöchentlich). Abhängig von der vorhandenen Systemarchitektur müssen die verschiedenen Vorgänge zur Datensicherung auf einem oder auch mehreren Servern durchgeführt werden. Je nachdem, ob der windream Server, die windream Datenbank und der windream Objektspeicher auf einem Rechner oder auf getrennten Rechnern installiert sind, ergeben sich unter Umständen auch Unterschiede im Ablauf der Sicherung. Zusätzlich bestimmt auch das Sicherungskonzept die Art der einzelnen Schritte sowie die Reihenfolge und den Ablauf der Sicherung. Wenn beispielsweise ein zweiter windream Archiv-Server zur Datenreplikation eingesetzt wird, um bei einem Systemausfall den fortlaufenden Betrieb des Archivs zu gewährleisten. Darüber hinaus bestimmt auch die mit windream eingesetzte Software den Ablauf der Sicherung. Wenn windream beispielsweise gemeinsam mit dem windream Archiv, windream Exchange, windream BPM oder einer anderen windream Lösung (z.b. windream DocMon) eingesetzt wird, müssen zusätzlich zu den windream relevanten Daten die windream Objektspeicherdaten bzw. die für die jeweilige Lösung relevanten Daten gesichert werden (siehe Themen "Sicherung der windream Daten", ab Seite 12). Welche Schritte im Einzelnen erforderlich sind und wie viel Zeit ein kompletter Sicherungslauf benötigt, ist daher abhängig von der

11 Grundlagen 7 vorhandenen Systemarchitektur und der mit dem windream ECM System eingesetzten Software. Es sollte deshalb ein Backup-Konzept entwickelt werden, in das alle erforderlichen Schritte der Datensicherung in einen gemeinsamen Zeitund Ablaufplan integriert werden. Daten replizieren Datensicherungen können auch mit Hilfe von Datenreplikationen durchgeführt werden. Bei der Replikation von Daten werden Daten verdoppelt bzw. vervielfältigt. Der Datenbestand der Originaldaten und der replizierten Daten ist dabei identisch. Die vervielfältigten Daten werden auf verschiedenen Rechnern gehalten. Diese können sich auch an unterschiedlichen Standorten befinden. So existieren immer mindestens zwei identische Systeme. Zum einen dient dies der Datensicherung. Zum anderen kann im Katastrophenfall Ausfall eines Systems/Rechners immer sofort auf das zweite System zurückgegriffen und der fortlaufende Betrieb des Systems gewährleistet werden. Zugriff auf windream auch nach Systemausfall Auch beim Einsatz des ECM Systems windream bieten sich verschiedene Möglichkeiten der Ausfallsicherung bei Ausfall eines Systems (windream Server oder Datenbank-Server) und der Datensicherung (windream Dateiablagen und Datenbank) mittels Datenreplikation. So kann zur Ausfallsicherung des windream Systems beispielsweise mit einer Installation von windream auf einem Windows 2008 Failover Cluster gewährleistet werden, dass der Betrieb des Systems bei Ausfall eines Cluster Nodes ohne Unterbrechung möglich ist. Auch die eingesetzten Datenbank-Server (MS SQL Server und Oracle) unterstützen die Installation auf Failover-Clustern, so dass hierüber auch für den Datenbank-Server die Ausfallsicherung garantiert ist. Datenreplikationen zur Sicherung der windream Dateiablagen oder der Datenbank sind z. B. mit Hilfe von entsprechenden RAID-Systemen zur Spiegelung der Daten möglich. So kann man Datenreplikation am einfachsten über ein RAID 10 System abbilden. Die Daten werden dann über das RAID repliziert. Der Rest des System sollte in diesem Fall mindestens auf einem RAID 5 System laufen, um eine Ausfallsicherheit für das System insgesamt zu haben. Die verwendeten Methoden sind abhängig von der vor Ort eingesetzten Hard- Software und den vorliegenden Anforderungen. Dafür sind in einem Unternehmen individuell auf die jeweilige Situation zugeschnittene Konzepte und Lösungen zu entwickeln. Die vielfältigen Möglichkeiten können an dieser Stelle nicht weiter erläutert werden.

12 8 Grundlagen Zugriff auf die Archivdaten auch nach Systemausfall Die Möglichkeit der Ausfallsicherung mit Hilfe der Datenreplikation ist auch beim Einsatz des windream Objektspeichers möglich. Voraussetzung dafür ist, dass das Archivsystem betrieben und zwei analog konfigurierte Archivsysteme vorhanden sind (Archiv-Server mit je einem windream Objektspeicher). Die Datenreplikation kann dann sicherstellen, dass der Betrieb nicht unterbrochen werden muss, wenn der Rechner ausfällt, der die Originaldaten archiviert und verwaltet. So können während der Ausfallzeit des Systems unter Umständen zwar keine Daten archiviert werden. Über den zweiten Rechner kann aber auf den replizierten Datenbestand zugegriffen und so weiter gearbeitet werden (siehe Themen "windream Objektspeicherdaten", ab Seite 67 und "Ablauf der Sicherung mit Replikation", ab Seite 78). Grundsätzlich ist es möglich, die Systeme so zu konfigurieren, dass während der Ausfallzeit des ersten Systems, auf dem zweiten System auch weiter Daten archiviert werden. Diese Daten müssen dann, wenn das erste System wieder in Betrieb genommen wird, dort repliziert werden. Zudem müssen dann die Sicherungsläufe zur Datensicherung (Backups) auf beiden Systemen analog konfiguriert und durchgeführt werden. Es wird allerdings empfohlen, ausschließlich einen Server zu konfigurieren, der die Archivierung neuer Daten übernimmt. D.h., es ist immer nur ein Archiv-Server zuständig für die Generierung neuer Blobs und das Schreiben von Originaldaten. Der zweite Server verwaltet die replizierten Daten. Bei einem Systemausfall des ersten Servers muss dann der Prozess, der die Daten zur Archivierung an das Archiv übergibt, vorübergehend ausgeschaltet werden Beim Einsatz des windream Objektspeichers mit dem ECM System windream bedeutet dies beispielsweise, den Vorgang "Dokumente archivieren und löschen" auf dem windream-server zu deaktivieren. Sobald das Archivsystem auf dem ersten Server wieder läuft, wird der Vorgang dort wieder aktiviert. Daten können wieder archiviert und in den Archiv-Pool geschrieben werden. Während der Ausfallzeit des ersten Archiv-Servers kann auf die replizierten Daten über den zweiten Archiv-Server zugegriffen werden.

13 Sicherungsarten 9 Sicherungsarten Es ist möglich, die erforderlichen Datensicherungen des windream Systems entweder als Online- oder Offline-Sicherungen durchzuführen. Online-Datensicherungen der windream Daten auf dem windream Server während des laufenden Betriebs werden nicht empfohlen. Die Datensicherungen sollten statt dessen entweder im Offline-Modus (windream Dienste beenden) oder als Online-Sicherung im Nur-Lesen- Modus des windream Systems durchgeführt werden (siehe hierzu auch "Nur-Lesen Modus ein- und ausschalten", Seite 10). Datensicherungen der windream Datenbank können je nach den Möglichkeiten, die die eingesetzte Datenbank (Microsoft SQL Server oder Oracle) bieten, als Online- oder Offline-Sicherungen durchgeführt werden. Zu beachten ist hierbei, dass, wenn sich die Datenbank im Offline-Modus befindet, auch die windream Server-Dienste heruntergefahren sein müssen, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Die Datensicherungen der windream Objektspeicherdaten auf dem Archiv-Server können immer als Online-Sicherung im laufenden Betrieb durchgeführt werden. Der windream Objektspeicherdienst muss nicht beendet und der Betrieb nicht unterbrochen werden. Offline-Sicherung der windream Daten Wenn Sie die Datensicherung der windream Daten als Offline- Sicherung durchführen möchten, müssen Sie die windream Dienste beenden und nach Abschluss des Sicherungslaufs wieder starten. Der Zugriff, auch lesend, auf das windream System ist in diesem Fall für die Dauer der Sicherung nicht möglich. windream Dienste beenden und starten Das Herunterfahren der windream Dienste kann mit Hilfe des windream Dienst-Managers aus dem windream Control Center, über den Befehl Start>Programme>Verwaltung>Dienste oder automatisiert mit Hilfe der Batch-Dateien stopservices.bat und startservices.bat erfolgen. Sie finden die Batch-Dateien im Verzeichnis ResourceKit im windream Programmverzeichnis (z.b. C:\Program Files\windream GmbH\windream\ResourceKit). Für die Ausführung der Skripte sind ggf. in der Windows Aufgabenplanung entsprechende geplante Aufgaben einzurichten. Online-Sicherung der windream Daten Wenn Sie die Datensicherung der windream Daten als Online- Sicherung durchführen möchten, wird empfohlen, den windream DMS

14 10 Sicherungsarten Server für die Dauer der Sicherung in den Status Nur-Lesen (Readonly) zu setzen. Dadurch wird verhindert, dass windream Daten (Dateien aus den Dateiablagen) während der Datensicherung aktuell im Zugriff und von windream Diensten gesperrt sind und deshalb nicht gesichert werden können. Der Nur Lesen-Modus ermöglicht es Anwendern, für die Dauer der Sicherung lesend auf die windream Dokumente zuzugreifen. Änderungen sind aber während der Datensicherung ausgeschlossen. Hinweis: Wenn Sie dennoch eine Online-Sicherung durchführen, ohne den Nur-Lesen Modus für den windream DMS-Server zu setzen, dann müssen Sie die Daten in der folgenden Reihenfolge sichern: 1. Datenbank, 2. Mapping-Dateien, 3. Dateiablage und 4. Objektspeicher. Nur-Lesen Modus ein- und ausschalten Sie aktivieren / deaktivieren den Nur-Lesen Modus mit Hilfe der Befehle Nur-Lesen Modus starten bzw. Nur-Lesen Modus beenden aus der windream Management Console (aus dem Kontextmenü des Knotens mit dem Bezeichner des betreffenden windream Servers). Der Modus lässt sich auch über die windream Schnittstelle setzen und die Aktivierung bzw. Deaktivierung mit Hilfe eines Skripts automatisieren. Im Anhang finden Sie ein Beispiel, wie der Nur-Lesen Modus aus einem Skript gestartet und beendet werden kann. Sie können dies als Vorlage zur Erstellung eines entsprechenden Skripts verwenden ("Beispielskript für das Starten und Beenden des Nur-Lesen Modus des windream DMS Service", Seite 108). Hinweis: Der Vorgang (Aktivieren / Deaktivieren des Nur-Lesen Modus eines Servers) kann nur unter der Benutzerkennung des windream Hauptbenutzers ausgeführt werden. Weitere Hinweise zu der Funktion finden Sie im windream Administrationshandbuch oder in der windream Online-Hilfe.

15 Benutzerkonten für die Datensicherung 11 Benutzerkonten für die Datensicherung Die Erstellung des Datensicherungskonzepts und die Durchführung der Datensicherungen liegen in der Verantwortung des zuständigen Systemadministrators. Darüber hinaus sind für die Durchführung einzelner Prozesse zur Datensicherung (beispielsweise über Geplante Aufgaben) bestimmte Benutzerkennungen mit entsprechenden Berechtigungen erforderlich. Im Einzelnen werden folgende Berechtigungen (Benutzerkonten) benötigt: Das Konto des windream Hauptbenutzers - Die Sicherung der windream Daten auf dem windream Server wird im Kontext des windream Hauptbenutzers durchgeführt. Ein Benutzer mit Administratorberechtigungen für die Anmeldung an den Datenbank-Server und die Sicherung der windream Datenbank; Sie können z.b. einen speziellen Datenbankbenutzer für das Backup der windream Datenbank einrichten, der Zugriff auf die entsprechenden Administrationsfunktionen der eingesetzten Datenbank- Anwendungen besitzt. Die geplanten Aufgaben, die auf dem windream Server während bzw. unmittelbar vor einem Sicherungslauf ablaufen, müssen unter der Kennung des windream Hauptbenutzers bzw. des Administrators (lokal) ausgeführt werden. Ein windream Archivbenutzer mit Administratorberechtigungen für die Anmeldung an den windream Archiv-Server und die Sicherung der Objektspeicherdaten - Die Sicherung der windream Objektspeicherdaten muss unter einer Benutzerkennung laufen, die auf dem windream Archiv-Server den Zugriff auf das Daten- und Programmverzeichnis und alle Unterverzeichnisse des windream Objektspeichers erlaubt (Administrator).

16 12 Sicherung der windream Daten Sicherung der windream Daten Die folgenden Abschnitte beschreiben, welche Dateien und Verzeichnisse (Daten-, Konfigurations- und Log-Dateien) für eine komplette Sicherung der windream Daten (windream Datenbank und windream Dateisystem) gesichert werden müssen. Die Sicherungen sollten regelmäßig, möglichst einmal pro Tag (beispielsweise nachts), ausgeführt werden. Abhängig von der vorhandenen Systemarchitektur sind ein oder auch mehrere Server bei der Datensicherung zu berücksichtigen. Zu sichern sind im Einzelnen: auf dem windream Server: die windream Mapping-Dateien (MapComplete.txt und MapJJJJMMTT.txt), die windream-dateiablagen (windream Filestore), die (lokalen) Benutzer- und Gruppeninformationen, die windream Log-Dateien (*.log ), die Installationsdaten (windream (WMInst.log)und Datenbank), die Registry-Einstellungen mit den windream- Konfigurationseinstellungen, das windream-programmverzeichnis mit seinen Unterverzeichnissen und die geplanten Tasks in der Windows Aufgabenplanung auf dem windream Datenbank-Server: die windream Datenbank (SQL Server oder Oracle) und eventuell die Transaktionsprotokolle Beim Einsatz weiterer windream Lösungen zusätzlich auf dem windream Server: die benötigten Daten der installierten windream Lösungen auf dem windream Server (z.b. die Programm- und Datenverzeichnisse, Registry-Einstellungen, Konfigurationsdateien des Logging *.log.properties, oder beim Einsatz von windream BPM die windream BPM Datenbank). Siehe hierzu "Die Daten der installierten windream Lösungen sichern", ab Seite 40. Beim Einsatz des windream Archivs zusätzlich auf dem windream Archiv-Server:

17 Sicherung der windream Daten 13 die windream Objektspeicherdaten - die Konfigurations- und Statusdateien des windream Objectstore (Status-Dateien, Blobregister, Pool-Verzeichnisse mit Blobs oder Volume- Dateien). Siehe hierzu "Sicherung der windream Objektspeicherdaten", ab Seite 48. Beim Einsatz von Proxy-Servern, zusätzlich auf den windream Proxy- Servern: die Proxy-Konfigurationseinstellungen und Cache- Verzeichnisse (Schreib-Cache und ggf. Lese-Cache) der Proxy- Server. Siehe hierzu "Sicherung der windream Proxy- Serverdaten", ab Seite 45. Bei den zu sichernden Daten wird unterschieden zwischen: dynamischen Daten, wie z.b. Datenbank, Dateiablagen und Objektspeicher, die sich laufend ändern und täglich gesichert werden sollten, und den statischen Daten, wie z.b. Konfigurationseinstellungen, Installationseinstellungen, Passwortdateien oder lokale Benutzer- und Gruppeninformationen, die sich nicht laufend ändern und daher in größeren Zeitabständen gesichert werden können (beispielsweise einmal wöchentlich). Bei der Erstellung eines Sicherungskonzepts sind entsprechende Zeitintervalle für die Sicherungsläufe zu berücksichtigen. Dynamische windream Daten Die dynamischen Daten, die gesichert werden müssen: Die windream Datenbank (Microsoft SQLServer oder Oracle), Die windream Mapping-Dateien (die Datei MapComplete.txt und die inkrementellen Dateien MapJJJJMMTT.txt) und Die windream Dateiablagen (windream Filestore); standardmäßig im windream Installationsverzeichnis unter C:\Program Files\windream GmbH\windream\Filestore. Die windream Objektspeicher (windream Objectstore), standardmäßig unter C:\Program Files\Objectstore und die Status- und Registerdateien des windream Objektspeichers unter Objectstore\mmdam\Pools. Siehe hierzu "Sicherung der windream Objektspeicherdaten", ab Seite 48.

18 14 Sicherung der windream Daten Statische windream Daten Die statischen Daten, die gesichert werden müssen: Die Installationsdaten aus dem WMInst.log (Installationsverzeichnisse, IP-Adressen, Servernamen, windream Benutzer und windream Gruppen, etc.), das im Verzeichnis C:\Windows angelegt und fortgeschrieben wird; die Installationsprotokolle der Datenbank aus dem Verzeichnis \windream\db und ggf. das Installationsprotokoll des windream Archivs (wmoinst.log) aus dem Windows Verzeichnis C:\Windows; Die (lokalen) Benutzer- und Gruppeninformationen; Die windream Log-Dateien (*.log aus den Verzeichnissen \Temp bzw. \Reporting); Die Registry-Einstellungen mit den windream- Konfigurationseinstellungen (HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\A.I.S. GmbH\, HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\A.I.S. GmbH und HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\w indream GmbH); zusätzlich ggf. Ausführen des Diagnose- Tools WMDiagXT und Sicherung der Diagnosedatei (Zip-File): Sicherung der Einstellungen für Annotationen Sicherung der Lizenzinformationen; alternativ aus der WMDiagXT Thumbnail-Einstellungen (Dateiendungen, Größen) Das windream Programmverzeichnis mit seinen Unterverzeichnissen (Standardpfad: C:\Program Files\windream GmbH\windream): Passwortdatei windream.pwf (Verzeichnis: \windream) Konfigurationsdateien des Logging *.log.properties (Verzeichnis:\windream) Mail-Templates für den Abonnement-Service (Verzeichnis: \Subscription) Skriptdateien aus dem lokalen windream Skriptverzeichnis inklusive des Skripts sevmail.vbs (\Scripts); das globale Skriptverzeichnis ist in der Regel bereits in der Filestore-Sicherung enthalten; Falls das globale windream Skriptverzeichnis auf einem Netzlaufwerk liegt, dann muss dieses Verzeichnis ebenfalls gesichert werden. ggf. vorhandene windream Suchprofile des windream Servers (Verzeichnis: \SearchProfiles)

19 Sicherung der windream Daten 15 Ggf. definierte Geplante Aufgaben mit Hilfe des Windows Tools SCHTASKS.exe für einen späteren Import in eine Datei exportieren und sichern der Datei; Die Konfigurationsdateien und Registry-Einstellungen des windream Objektspeichers (siehe hierzu "Sicherung der windream Objektspeicherdaten", ab Seite 48); Die windream Datenbank sichern Sie sichern die windream Datenbank inklusive der bereits mit dem Setup installierten Stored Procedures über die jeweiligen Backup- und Recovery-Funktionen der eingesetzten Datenbank (Microsoft SQL Server oder Oracle), z.b. aus dem Microsoft SQL Server Management Studio bzw. über den Oracle Recovery Manager (RMAN) oder den Oracle Enterprise Manager. Darüber hinaus können Sie die Datenbank auch mit Hilfe spezieller Backup-Software von z. B. IBM Tivoli, Symantec Backup Exec o.a. sichern. Das in einem Unternehmen zu erstellende Backup- und Recovery- Konzept bzw. die einzusetzende Strategie zur Sicherung und Wiederherstellung der Datenbank ergibt sich aus den vorliegenden Anforderungen, Bedingungen, Systemumgebungen, der eingesetzten Backup- und Recovery-Tools etc. und muss daher entsprechend individuell evaluiert und entwickelt werden. Hinweis: Es sollten Wartungspläne bzw. Jobs zur regelmäßigen automatisierten Sicherung der windream Datenbank eingerichtet werden. Dabei sollten die Sicherungsläufe so konfiguriert sein, dass regelmäßig vollständige Sicherungen durchgeführt werden und zwischen diesen inkrementelle Sicherungen. Die Festlegung der Intervalle für die Sicherungen liegt in der Verantwortung des zuständigen Systemadministrators. Abhängig von den vorhandenen Systemvoraussetzungen und Datenmengen können die Intervalle variieren. Wie Sie im Einzelnen vorgehen müssen, um die Wartungs- und Zeitpläne bzw. Jobs einzurichten, ist abhängig von der eingesetzten Datenbank. Im Abschnitt "Wartungsplan im Microsoft SQL Server Management Studio erstellen" wird am Beispiel des SQL Servers 2008 R2 kurz erläutert, wie Sie einen Wartungsplan einrichten. Der Abschnitt "Beispiel für die Einrichtung eines Oracle Jobs für eine Offline-Sicherung" erläutert an einem Beispiel wie Sie unter Oracle 11g einen Job für eine Offline-Sicherung der Datenbank einrichten können. Für weitergehende Informationen und ausführliche Beschreibungen wird an dieser Stelle auf die Dokumentationen der Hersteller der

20 16 Sicherung der windream Daten verwendeten Backup-Software bzw. der eingesetzten Datenbank verwiesen. Kenntnisse in der Bedienung und Administration der eingesetzten Datenbank Software werden vorausgesetzt. Datenbankdateien aus dem Datenbank Data-Verzeichnis kopieren Falls der Datenbank-Server nicht mehr gestartet werden kann, können die Datenbanken noch in der Form gesichert werden, dass die entsprechenden Dateien (*.mdf und *_log.ldf bzw. *.dbf) im Windows Explorer aus dem Standard-Datenverzeichnis der SQL Server- bzw. Oracle-Datenbankinstallation kopiert werden. SQL Server: <Installationspfad>\MSSQLSERVER\MSSQL\DATA\ z.b. C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQLSERVER\MSSQL\DATA\windream.mdf und C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQLSERVER\MSSQL\DATA\windream_log.LDF Oracle: Die Oracle Datendateien liegen nach einer Standard-Installation unterhalb des Oracle-Home-Verzeichnisses im Ordner \Oradata (<Installationspfad><ORA_HOME>\Oradata\). Dort existiert pro Tablespace eine *.dbf-datei. Das windream Datenbank-Schema speichert bei einer Standardinstallation in den Tablespaces "USERS" (User Tablespace) oder "USERS" (Index Tablespace) und "TEMP"(Temp Tablespace). Hinweise zur Datenbanksicherung im SQL Server Hinweis: Die Sicherung und auch die Wiederherstellung der windream Datenbank können mit den Backup- und Recovery- Funktionen des Microsoft SQL Server Management Studios oder auch einer anderen Backup-Software erfolgen. Die verwendeten Backup- und Recovery-Konzepte und Strategien richten sich nach den vorliegenden Anforderungen und Bedingungen und variieren entsprechend. Im folgenden werden Informationen aufgeführt, die bei der Sicherung und Wiederherstellung der windream Datenbank beim Einsatz des Microsoft SQL Servers zu beachten sind. Die Beschreibung der Vorgehensweisen zur Sicherung und