DE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN MITTEILUNG AN DIE KOMMISSION. Bestimmungen über elektronische und numerisierte Dokumente

Transkript

1 KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN Brüssel, den K(2004) 2470 MITTEILUNG AN DIE KOMMISSION Bestimmungen über elektronische und numerisierte Dokumente Mitteilung des Herrn PRÄSIDENTEN DE DE

2 1. EINLEITUNG Am 23. Januar 2002 hat die Kommission Bestimmungen zur Verwaltung von Dokumenten angenommen 1. In der begleitenden Mitteilung an die Kommission (C(2002)99) wurde als mittelfristiges Ziel festgelegt, auf Ebene der Kommission ein auf einheitlichen Bestimmungen und Verfahren beruhendes, für alle Dienststellen geltendes System zur elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten einzurichten. Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang zu Dokumenten machen die Organe der Öffentlichkeit Dokumente soweit wie möglich direkt in elektronischer Form oder über ein Register zugänglich 2. Auch in der Verordnung Nr. 354/83, geändert durch die Verordnung Nr. 1700/2003, über die historischen Archive ist vorgesehen, dass die Organe ihre Archive soweit wie möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich machen 3. Die allgemeine Verwendung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien in der Kommission und weltweit hat zur Folge, dass der Dokumentationsraum der Kommission immer mehr elektronische und numerisierte Dokumente und Verfahren enthält, die mit Mitteln der Informatik verwaltet werden. Die Kommission benötigt daher Regeln über die Gültigkeitsbedingungen elektronischer und numerisierter Dokumente, die zugleich die Echtheit, Unverfälschtheit und Lesbarkeit dieser Dokumente und der begleitenden Metadaten im Laufe der Zeit garantieren. 2. RECHTSLAGE IN BEZUG AUF DIE ZULÄSSIGKEIT UND BEWEISKRAFT ELEKTRONISCHER UND NUMERISIERTER DOKUMENTE 2.1. Gemeinschaftsrecht In mehreren Rechtsakten wird ausdrücklich die rechtliche Gültigkeit von Transaktionen auf elektronischem Weg sowie Dokumenten, die mit elektronischer Unterstützung erstellt, verbreitet oder gespeichert werden, anerkannt. Die Richtlinien des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Signaturen 4 und den elektronischen Geschäftsverkehr 5 sind in dieser Hinsicht besonders bedeutsam. Gemäß Artikel 5 Absatz 1 der Richtlinie über elektronische Signaturen sind fortgeschrittene elektronische Signaturen, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruhen und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt werden, den handschriftlichen Signaturen gleichgestellt. Nach Absatz 2 tragen die Mitgliedstaaten dafür Sorge, dass einer elektronischen Signatur die rechtliche Wirksamkeit und die Beschluss 2002/47/EG, EGKS, Euratom, ABl. L 21 vom , S. 23. Verordnung (EG) Nr. 1049/2001, Artikel 12. Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003, Artikel 9, ABl. L 243 vom , S Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom , ABl. L 13 vom , S. 12. Richtlinie 2000/31/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 8. Juni 2000, ABl. L 178 vom , S. 1. 2

3 Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen wird, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Gemäß Artikel 9 der Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr stellen die Mitgliedstaaten sicher, dass ihr Rechtssystem den Abschluss von Verträgen auf elektronischem Wege ermöglicht. In weiteren Rechtsakten ist ebenfalls die rechtliche Gültigkeit von Dokumenten, die auf elektronischem Wege erstellt, verbreitet oder gespeichert werden 6, sowie die Gültigkeit der Zustellung bestimmter Akte in besonderen Bereichen durch alle geeigneten Mittel 7 vorgesehen. Darüber hinaus hat jeder Informationssuchende oder Bürger, der Zugang zu Dokumenten erlangen möchte, gemäß dem Kodex für gute Verwaltungspraxis im Anhang zur Geschäftsordnung der Kommission und den Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten 8 die Möglichkeit, seinen Antrag per Post, Fax oder an die Kommission zu richten Gemeinschaftsrechtsprechung Der Gerichtshof war bereits mit der Frage der Zulässigkeit und Beweiskraft auf elektronischem Wege übermittelter Dokumente (Fax und ) befasst. Er hat die Regel aufgestellt, dass die Übermittlung von Mitteilungen an die Kommission per Fax oder zulässig ist, sofern kein spezielles Formerfordernis gegeben ist, das die Übersendung im Original, mit elektronischer Signatur oder besondere Übermittlungsarten (z.b. eingeschriebener Brief, mit Rückschein usw.) verlangen würde 10. Hinsichtlich der Übermittlung per Fax hat der Gerichtshof in seinem Urteil vom in der Rechtssache C-398/00 entschieden, dass die Beweiskraft einer Übermittlung per Fax sowohl von den Formerfordernissen abhängt, denen der fragliche Rechtsakt nach den anwendbaren Bestimmungen genügen muss, als auch von den Umständen der Verwendung des Übermittlungsverfahrens selbst, wobei darauf hinzuweisen ist, dass im Allgemeinen eine Übersendung per Fax die Rechtswirkungen des Aktes nicht berührt 11. Wie Generalanwalt Alber in seinen Schlussfolgerungen in dieser Rechtssache dargelegt hat, führt die Tatsache, dass es im Einzelfall zu Problemen bei der Übermittlung kommen kann, nicht zu einer generellen Unzulässigkeit des Fernkopierers als Übertragungsmittel. Im vorliegenden Fall erkannte er keine Anhaltspunkte dafür, dass die betreffende Mitteilung nicht vollständig übermittelt wurde. Zwar liefere ein Versandbericht grundsätzlich keinen Beweis dafür, dass ein Dokument beim Richtlinie 2001/115/EG des Rates vom 20. Dezember 2001 zur Änderung der Richtlinie 77/388/EWG mit dem Ziel der Vereinfachung, Modernisierung und Harmonisierung der mehrwertsteuerlichen Anforderungen an die Rechnungstellung (ABl. L 15 vom , S. 24). Verordnung (EG) Nr. 1348/2000 des Rates vom 29. Mai 2000 über die Zustellung gerichtlicher und außergerichtlicher Schriftstücke in Zivil- oder Handelssachen in den Mitgliedstaaten (ABl. L 160 vom , S. 37). ABl. L 145 vom , S. 43. Beschluss 2001/937/EG, EGKS, Euratom, ABl. L 345 vom , S. 94. Urteil des Gerichtshofs vom und Schlussanträge des Generalanwalts Alber, Rs. C-398/00; Urteil des Gerichtshofs vom und Schlussanträge des Generalanwalts Geelhoed, Rs. C-170/00. Rs. C- 398/00, Rn

4 Empfänger vollständig angekommen ist, da ein Versandbericht lediglich einen Beleg dafür bieten kann, dass das Fax das Sendegerät verlassen hat. Doch wurde die vollständige Übermittlung des Schreibens von der Kommission im konkreten Fall nicht bestritten. Im Urteil des Gerichtshofs vom 24. Januar werden in Bezug auf die Übermittlung eines Schreibens der Kommission an einen Mitgliedstaat per Fax dieselben Kriterien aufgestellt. Generalanwalt Geelhoed hält in seinen Schlussfolgerungen in dieser Rechtssache Folgendes fest: Nunmehr erkennt das Gemeinschaftsrecht - u. a. durch die Richtlinien über elektronische Signaturen und über den elektronischen Geschäftsverkehr - auf vielen Gebieten die elektronische Kommunikation als der herkömmlichen Übermittlung auf Papier gleichwertige Kommunikationsform an. 13 Auch der Gerichtshof lässt, allerdings in eingeschränkter Form, die Verwendung von Fax und im Verfahren zu. Es wird zwar stets die Einreichung der unterschriebenen Originaldokumente verlangt, doch können mit der Übermittlung dieser Unterlagen per Fax oder die Fristen eingehalten werden. 3. ELEKTRONISCHE DOKUMENTENVERWALTUNG UND EINSATZ ELEKTRONISCHER VERFAHREN IN DER KOMMISSION Seit der Annahme des Weißbuchs über die Reform der Kommission 14 und insbesondere der Mitteilung Auf dem Weg zur elektronischen Kommission: Umsetzungsstrategie (Maßnahmen 7, 8 und 9 des Reformweißbuches) 15 hat die Kommission im Rahmen ihrer internen Tätigkeit und der Beziehungen zwischen den Dienststellen die Entwicklung von Informatiksystemen für die elektronische Verwaltung von Dokumenten und elektronische Verfahren gesteigert. Insbesondere im Bereich der Personalverwaltung, bei dienstellenübergreifenden Konsultationen und dem internen Teil des Entscheidungsverfahrens der Kommission werden Informatiksysteme eingesetzt, auf denen Daten, Dokumente und in bestimmten Fällen Signaturen der ermächtigten Akteure enthalten sind, ohne dass es erforderlich wäre, diese Dokumente auszudrucken 16. Für die Durchführung des Haushaltsplans ist in Artikel 84 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften 17 ebenfalls vorgesehen, dass Unterschriften elektronisch erfolgen können. Gemäß Artikel 108 der Verordnung mit Durchführungsbestimmungen zur Haushaltsordnung 18 werden die Daten der rechnergestützten Systeme und Teilsysteme regelmäßig gesichert und an Rs. C -170/00. Siehe Rn. 62 bis 71 der Schlussanträge. Weißbuch über die Reform der Kommission, C(2000) 200 endg., Teile I und II. SEK(2001) 924. Die Dienststellen der Kommission bewahren generell die unterzeichneten Originale in Papierfassung in den Archiven der federführenden Dienststellen auf, damit sie bei etwaigen Streitfällen als Beweis herangezogen werden können. (ABl. L 248 vom ). Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002, ABl. L 357 vom , S. 1. 4

5 einem sicheren Ort aufbewahrt. Darüber hinaus muss das Informatiksystem gemäß Artikel 107 Absatz 3 dieser Verordnung einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang gewährleisten. 4. ERWEITERUNG DER ELEKTRONISCHEN VERFAHREN AUF EXTERNE PARTNER DER KOMMISSION Im Rahmen des mit den Entscheidungen des Europäischen Parlaments und des Rates Nr. 1719/1999/EG 19 und Nr. 1720/1999/EG 20 geschaffenen Programms IDA (elektronischer Datenaustausch zwischen Verwaltungen) unterstützt die Kommission seit mehreren Jahren die Einrichtung von Telematiknetzen für den elektronischen Datenaustausch zwischen Verwaltungen. Diese Netze und die elektronischen Signaturen, die dabei verwendet werden, sollen auch auf die Kommission ausgedehnt werden. In den letzten Jahren hat sich der Dokumentenaustausch mit den anderen Organen, insbesondere dem Europäischen Parlament und dem Rat 21, verändert: Er erfolgt zunehmend und nun beinahe ausschließlich auf elektronischem Weg auf der Grundlage gemeinsam vereinbarter Verfahren, die von den Parteien anerkannt werden. Diese Entwicklung zeigt sich schrittweise auch beim Dokumentenaustausch mit anderen Verwaltungen, mit denen die Kommission in Kontakt steht, insbesondere dem Bürgerbeauftragten, den Ausschüssen, Agenturen, Ständigen Vertretungen der Mitgliedstaaten, nationalen Parlamenten und Vertretungen der Kandidatenländer. Bei der Umsetzung verschiedener Gemeinschaftspolitiken wie der Gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) prüft die Kommission, die für die Anwendung dieser Politik und die Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinschaft verantwortlich ist, darüber hinaus aufgrund von Verfahren, die von Informatiksystemen gestützt werden, die Bedingungen, zu denen die Verwaltung, die Auszahlung und die Kontrollen von den Diensten und Stellen durchgeführt wurden, die von den Mitgliedstaaten ermächtigt worden sind, in diesen Bereichen tätig zu werden. Die Kommission führt diese Kontrollen anhand von Dokumenten durch, die sie erhält oder die die genannten Dienste und Stellen erhalten oder erstellt haben. Es muss daher vorgesehen werden, dass die betreffenden Dokumente mit verlässlichen Informatiksystemen und elektronischen Verfahren verwendet werden können, wobei die technischen Anforderungen zu vereinbaren sind. 5. VORSCHLAG FÜR DIE ANERKENNUNG DER GÜLTIGKEIT ELEKTRONISCHER UND NUMERISIERTER DOKUMENTE UND VERFAHREN DURCH EINEN BESCHLUSS DER KOMMISSION Trotz der raschen Entwicklung und weiten Verbreitung elektronischer Kommunikationsmittel in der Kommission und mit externen Stellen hat die Kommission die Anerkennung dieser Art von Dokumenten und Verfahren nie klar ABl. L 203 vom , S. 1. ABl. L 203 vom , S. 9. Insbesondere in Bezug auf offizielle Dokumente im Rahmen der interinstitutionellen Rechtsetzungsverfahren sowie Vorbereitungsakte (Vorschläge der Kommission für Rechtsakte). 5

6 bestätigt. Es ist daher angezeigt, Schlussfolgerungen aus der Rechtsprechung des Gerichtshofs zu ziehen und die Anerkennung dieser Art von Dokumenten, Verfahren und Übermittlungsmöglichkeiten unbeschadet rechtlicher Pflichten in Bezug auf besondere Form- oder Übermittlungserfordernisse zu bestätigen. 6. ERLÄUTERUNGEN ZU DEN EINZELNEN ARTIKELN DES BESCHLUSSES Ad Artikel 1 - Zweck Diese Bestimmungen legen die Bedingungen für die Gültigkeit elektronischer und numerisierter Dokumente in Bezug auf die Kommission fest. Sie stellen ebenfalls darauf ab, die Echtheit, Unverfälschtheit und Lesbarkeit dieser Dokumente und der begleitenden Metadaten im Laufe der Zeit zu garantieren. Die Beweiskraft ist der Wert des Beweises, den die Rechtsvorschriften einem Schriftstück zuerkennen und an den der Richter gebunden ist. Die Kommission besitzt nicht die Zuständigkeit zur Schaffung einer Beweisregelung, die von den Gemeinschaftsnormen und nationalen Rechtsvorschriften in diesem Bereich abweichen würde und für das betreffende Gericht verbindlich wäre. Sie kann jedoch Schlussfolgerungen aus der Rechtsprechung des Gerichtshofs in diesem Bereich ziehen, bestimmte Gemeinschaftsrechtsakte wie die Richtlinie über elektronische Signaturen anwenden oder Folgerungen aus anderen Rechtsakten wie der Richtlinie über den elektronischen Geschäftsverkehr ableiten. Wenn keine Formvorschriften vorhanden sind, kann die Kommission Regeln festlegen, die sie sich selbst auferlegt, und angeben, unter welchen Bedingungen und zu welchen technologischen Garantien sie einem elektronischen oder numerisierten Dokument denselben Wert wie einem Dokument in Papierform zuerkennt. Indem die Kommission beschließt, dass bei bestimmten Verfahren, bei denen der Urheber die Echtheit bestätigt, oder die hinreichende Garantien für die Vertrauenswürdigkeit bieten, die Funktionen einer Unterschrift in einer Form als erfüllt gelten, auf die vertraut werden kann, stellt sie das betreffende elektronische oder numerisierte Dokument in Bezug auf die Gültigkeit einem Dokument in Papierfassung gleich. Ad Artikel 2 - Anwendungsbereich Diese Bestimmungen gelten für elektronische und numerisierte Dokumente, die von der Kommission erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden. Sie können im Wege einer Vereinbarung auf elektronische und numerisierte Dokumente im Besitz anderer Stellen, die für die Durchführung bestimmter Gemeinschaftspolitiken zuständig sind, oder auf Dokumente erweitert werden, die im Rahmen von Telematiknetzen, an denen die Kommission teilnimmt, zwischen Verwaltungen ausgetauscht werden. In Absatz 1 wird der Anwendungsbereich der Verordnung 1049/2001 übernommen: Dokumente, [ ] die von [dem Organ] erstellt wurden oder bei [ihm] eingegangen sind und sich in [seinem] Besitz befinden. 6

7 Absatz 2 hat zwar deklaratorischen Charakter, soll aber auf die Möglichkeit hinweisen, Vereinbarungen über elektronische und numerisierte Dokumente anderer Stellen wie den anerkannten Einrichtungen im Rahmen der GAP zu schließen. Die Telematiknetze, die auf interinstitutioneller Ebene oder zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten eingerichtet werden, sind ebenfalls umfasst. Ad Artikel 3 - Begriffsbestimmungen. 1) Dokument : ein Dokument im Sinne von Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates 22 und Artikel 1 der Bestimmungen zur Verwaltung von Dokumenten im Anhang zur Geschäftsordnung der Kommission, nachstehend als Bestimmungen zur Verwaltung von Dokumenten bezeichnet; Da die Bestimmungen darauf abstellen, nicht nur die Gültigkeit von Dokumenten nach Maßgabe der Anwendungsmodalitäten für die Registrierung und Führung von Registern 23, sondern auch die Gültigkeit der Unterschrift oder Zustimmung einer Person im Rahmen elektronischer Verfahren anzuerkennen, muss die breitere Definition der Verordnung über den Zugang zu Dokumenten und den Bestimmungen zur Verwaltung von Dokumenten verwendet werden. Ad Artikel 4 Gültigkeit elektronischer Dokumente 1. Verlangt eine anwendbare gemeinschaftsrechtliche oder nationale Bestimmung das unterzeichnete Original eines Dokuments, so erfüllt ein elektronisches Dokument, das von der Kommission erstellt wurde oder bei ihr eingegangen ist, dieses Erfordernis, wenn das betreffende Dokument eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt worden ist, oder eine elektronische Signatur enthält, die gleichwertige Garantien in Bezug auf die einer Signatur zugewiesen Funktionen bietet. 2. Verlangt eine anwendbare gemeinschaftsrechtliche oder nationale Bestimmung die schriftliche Erstellung eines Dokuments, nicht aber das unterzeichnete Original, so erfüllt ein elektronisches Dokument, das von der Kommission erstellt wurde oder bei ihr eingegangen ist, dieses Erfordernis, wenn die Person, von der es stammt, hinreichend identifiziert ist und das Dokument unter Bedingungen erstellt wird, die die Unverfälschtheit seines Inhalts und der begleitenden Metadaten garantieren und es unter den in Artikel 7 dargelegten Bedingungen aufbewahrt wird. Artikel 4 Absatz 1 betrifft die Unterschrift als wesentliches Formerfordernis. Das Formerfordernis ist wesentlich, wenn es eine Voraussetzung für die Gültigkeit des ABl. L 145 vom , S. 43. SEC(2003) 349 Bd. I. Registrierung und Führung von Registern der Dokumente des Organs Modalitäten der Anwendung von Artikel 4 der Bestimmungen über die Verwaltung von Dokumenten im Anhang zur Geschäftsordnung der Kommission, die in den Generaldirektionen und gleichgestellten Diensten anzuwenden ist. 7

8 betreffenden Dokuments darstellt. Die Unterschrift erfüllt traditionell eine zweifache Funktion: Sie ermöglicht es, die Identität des Urhebers einerseits und seine Zustimmung zum Inhalt des Aktes andererseits festzustellen. Wenn die Unterschrift auf Papier erfolgt, garantiert die Verbindung dieser beiden Elemente [Papier + Unterschrift Identität + Zustimmung] die Unverfälschtheit der Informationen, die dieses Dokument erhält. Die Unterschrift hat drüber hinaus die Funktion, dem Dokument den Charakter eines Originals zu verleihen. Im elektronischen Zusammenhang ermöglicht die Verwendung der asymmetrischen Verschlüsselung für Signaturzwecke, die Funktion der Identifizierung in wirksamer und sicherer Form zu erfüllen. Darüber hinaus kann damit überprüft werden, ob die Unverfälschtheit des Inhalts auch im Laufe der Zeit gewahrt wurde. Zur Wahrung des Grundsatzes der technologischen Neutralität, auf dem die Richtlinie über elektronische Signaturen basiert, und um technologischen Fortschritten gegenüber offen zu bleiben, kann die Kommission vorbehaltlich einer Überprüfung eine andere elektronische Signatur akzeptieren, die vergleichbare Garantien im Hinblick auf die Funktionen einer Unterschrift Identifizierung, Echtheit und Unverfälschtheit bietet. Die Kommission ist derzeit mit der Entwicklung technischer Hilfsmittel und der Anpassung organisatorischer Verfahren im Hinblick auf die Durchführung elektronischer Signaturen für den Austausch offizieller Dokumente mit den Kanzleien des Europäischen Parlaments und des Rates sowie für die Einbeziehung der Funktion der Unterzeichnung von Nachrichten und Dokumenten durch Einzelpersonen in die Bürokommunikationseinrichtungen befasst. Es ist daher wichtig, die Gültigkeit elektronischer Signaturen und deren Rechtswirkungen im internen Bereich entsprechend der Richtlinie über elektronische Signaturen anzuerkennen. Artikel 4 Absatz 2 betrifft Fälle, in denen gemäß Gemeinschaftsnormen oder nationalen Vorschriften ein schriftliches Dokument verlangt wird. Es kann sich um Verträge (in den meisten nationalen Zivilrechtsvorschriften wird die Schriftform als Beweisart vorgezogen) oder Verfahren handeln, die sich in schriftlichen Dokumenten niederschlagen müssen (z.b. die Antwort auf einen Antrag um Zugang zu Dokumenten). In diesem Zusammenhang ist es nicht nötig, dass das Dokument unterschrieben ist, damit der Urheber klar identifiziert werden kann, wenn die Unterschrift keine Gültigkeitsbedingung (wesentliche Formvorschrift) darstellt. Bei diesem Dokument reicht es aus, dass vernünftigerweise angenommen werden kann, dass die Person, von der es stammt, jene ist, die auf dem Dokument (oder der Nachricht) ausgewiesen ist und sie dies nicht bestreitet. Es wird jedoch auf Folgendes hingewiesen: - In einem geschlossenen Netz stellt sich das Problem der Identifizierung nicht, da diese auf der Alleinverantwortlichkeit für das Umfeld beruht und das Netz von einer einzigen Stelle verwaltet wird, die Kontrolle über die technischen Elemente und die Nutzer ausübt. - In einem offenen Netz wie dem Internet muss man sich der Identität der Person, von der das Dokument stammt, versichern können, wenn es Rechtswirkungen gegenüber der Person selbst oder gegenüber der Kommission entfaltet. Dieses 8

9 Erfordernis richtet sich jedoch nach den im jeweiligen Fall anwendbaren Gemeinschaftsnormen oder nationalen Bestimmungen. - In einem Vertragsverhältnis sind die sichere Identifizierung der Vertragspartner, ihre Zustimmung zum Inhalt der Akte, die grundsätzlich durch die Unterschrift bewiesen wird, sowie die Aufrechterhaltung der Unverfälschtheit ihres Inhalts Bedingungen für die Gültigkeit des Vertrags. In einem offenen Netz kann nur die fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine gleichwertige Signatur nach Absatz 1 diese Erfordernisse erfüllen. In sonstigen Fällen wird, wenn die anwendbaren Vorschriften keine besonderen Formerfordernisse vorsehen, vermutet, dass die Identität der Person, von der das Dokument stammt, korrekt ist, ohne dass zusätzliche Garantien verlangt werden müssten. Dies gilt für Informationsersuchen nach dem Kodex für gute Verwaltungspraxis oder Anträge auf Zugang zu Dokumenten, wenn vorgesehen ist, dass sie auf elektronischem Weg an die Kommission gerichtet werden können. Ad Artikel 5 Gültigkeit elektronischer Verfahren 1. Ist nach einem internen Verfahren der Kommission die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es rechnergestützt verwaltet werden, sofern alle Personen sicher und eindeutig identifiziert werden und das betreffende System Garantien für die Unveränderbarkeit des Inhalts sowie auch der Verfahrensschritte bietet. 2. Umfasst ein Verfahren die Kommission und andere Stellen und ist die Signatur einer ermächtigten Person oder die Zustimmung einer Person zu einem oder mehreren Abschnitten dieses Verfahrens erforderlich, so kann es rechnergestützt verwaltet werden, wobei die Bedingungen und technischen Garantien in einer Vereinbarung geregelt werden. Absatz 1 betrifft interne Verfahren der Kommission, die mit elektronischen Mitteln verwaltet werden. Gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung können Unterschriften elektronisch erfolgen, wenn Einnahmen und Ausgaben rechnergestützt verwaltet werden. Bestimmte interne Systeme wie Greffe 2000 für die Verwaltung des internen Entscheidungsverfahrens und Sysper 2 für die Personalverwaltung erfüllen die Erfordernisse nach Absatz 1 bereits weitgehend 24. Es wird vorgeschlagen, in den Modalitäten für die Durchführung des Beschlussentwurfs eine Tabelle anzufügen, in der die bestehenden Informatiksysteme und elektronischen Verfahren aufgeführt werden. Wenn die Konformität nach zu vereinbarenden gemeinsamen Kriterien sichergestellt ist, könnten diese bereits als mit den Erfordernissen nach diesem Beschlussentwurf völlig übereinstimmend angesehen werden. 24 In der Praxis delegieren die ermächtigten Personen häufig die Signaturverfahren im Informatiksystem an Personen, die in ihren Diensten dazu befugt sind. 9

10 Absatz 2 betrifft Verfahren, die die Kommission und sonstige Stellen wie die anderen Einrichtungen der Europäischen Union, internationale Organisationen, die Mitgliedstaaten, die dezentralen Agenturen und Einrichtungen oder die im Rahmen des Gemeinschaftsrechts zugelassenen Interventionsstellen umfassen. Ad Artikel 7 - Aufbewahrung 1. Die Aufbewahrung elektronischer und numerisierter Dokumente durch die Kommission muss während der gesamten erforderlichen Dauer unter folgenden Bedingungen sichergestellt werden:.. Die Aufbewahrungsbedingungen nach Artikel 7 gelten auch für numerisierte Dokumente. Die Gültigkeit dieser Dokumente hängt ebenfalls von den in der betreffenden Situation verlangten Formerfordernissen ab: a) Die Aufbewahrung des Originals in Papierfassung ist aus rechtlichen Gründen erforderlich, wenn entweder die Gültigkeit des Aktes davon abhängt oder eine Rechtsvorschrift dies für konkrete Zwecke, beispielsweise die Kontrolle oder die Betrugsbekämpfung, vorschreibt. In diesem Fall kann das numerisierte Dokument (Abbild des Originals) intern zu administrativen Zwecken verwendet werden, das Original muss jedoch aufbewahrt werden, damit es gegebenenfalls vor Gericht oder Kontrollinstanzen der Kommission vorgelegt werden kann; b) Die Aufbewahrung des unterschriebenen Originals ist nicht erforderlich (wenn etwa das Original versandt wurde oder die Kommission nur eine Kopie erhalten hat wie bei Streitsachen vor dem Gerichtshof). In diesem Fall erfüllt das zu den in Artikel 7 festgelegten Bedingungen aufbewahrte numerisierte Dokument die Funktionen eines beweiskräftigen Dokuments. 10