Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung: Der Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank am Beispiel eines Designbüros

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1 Zwischen Bedarfsanalyse und Systementscheidung: Der Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank am Beispiel eines Designbüros Abschlussarbeit des Fortbildungslehrgangs Wissenschaftliche/r Dokumentar/in am Institut für Information und Dokumentation in Potsdam Lehrgebiet: Entwurf von Informationssystemen Kurs: C/2004 Teilnehmerin: Andrea Böhm Datum: 28. Februar 2005

2 Inhaltsverzeichnis 0 Abstract Einleitung Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenbank' Das Büro ecke:design Ziel des Projektes Methode und Vorgehensweise Das Vorgehensmodell Beurteilungskriterien für die Marktanalyse Analyse Situationsanalyse Beschreibung Bewertung Grobkonzept Funktionale und technische Anforderungen Anforderungen an die Ergonomie Die Entscheidung für Standardsoftware Marktanalyse Beschaffung externen Wissens Berater / Dienstleister Kostenpflichtige Studien Messen Eigenrecherche Fachzeitschriften: Tests und Produktvergleiche Herstellerunabhängige Internetseiten Herstellersites Auswahl Grobauswahl Feinauswahl Zusammenfassung und Bewertung Literatur Anhang... 33

3 0 Abstract Im Rahmen einer sechswöchigen Projektarbeit in einem Designbüro werden die Phasen des Auswahlvorgangs für die Standardsoftware einer Bilddatenbank untersucht. Basierend auf einem vorher festgelegten Vorgehensmodell erfolgt nach einer Situationsanalyse und der Erstellung eines Grobkonzeptes eine Marktanalyse und eine anschließende Auswahl. 1

4 1 Einleitung Wer die Wahl hat, hat die Qual (Deutsches Sprichwort) Wie kommt man effizient und systematisch zu einer neuen Software? Diese Frage stellt sich immer dann, wenn die vorhandene Software neuen Aufgaben nicht mehr gewachsen ist. Neben der grundsätzlichen Frage, ob man sich für eine individuelle Systementwicklung oder eine Standardsoftware entscheidet, sieht man sich vor das Problem gestellt, an relevante Informationen zu gelangen und diese auch angemessen bewerten zu können. Im Rahmen eines Praktikums im Designbüro ecke:design konnte ich den Prozess einer Softwareauswahl für eine Bilddatenbank begleiten. Dazu gehörte in einer ersten Phase das Erstellen einer Situationsanalyse und eines Grobkonzepts für die Anforderungen. In einer weiteren Phase folgte eine Marktanalyse und ein anschließender Test der favorisierten Programme. Im Verlauf dieses Prozesses stellte sich zweierlei heraus: zum einen, dass der Markt für Softwareprodukte im Bereich Bilddatenbanken unübersichtlich ist. Zum anderen zeigte sich, dass es die ideale Software nicht gibt, dass also eine Bewertung und Abwägung der Rechercheergebnisse unabdingbar ist. Aus diesen Erfahrungen heraus entwickelte sich das Thema dieser Abschlussarbeit. Ziel ist es, eine systematische Vorgehensweise für die Auswahl einer Software zu beschreiben und dabei auftretende Probleme und mögliche Lösungen darzustellen. Der Aufbau der Arbeit folgt den Phasen der Vorgehensweise. Nach einer Beschreibung des Projektes in Kapitel 2 werden in Kapitel 3 die hier verwendeten Methoden diskutiert. In Kapitel 4 wird die Situation und der Bedarf analysiert sowie ein Grobkonzept aufgestellt. Die anschließende Marktanalyse ist in Kapitel 5 beschrieben, gefolgt von einer Darstellung der Auswahlphase in Kapitel 6. Abschließend sind die Ergebnisse in Kapitel 7 zusammengefasst und beurteilt. 2

5 2 Das Projekt 'Softwareauswahl für eine Bilddatenbank' 2.1 Das Büro ecke:design Das 1988 von den Ostberliner Designern Albrecht und Beate Ecke gegründete Studio zählt mittlerweile zu den renommierten Designbüros in Deutschland. Die Betätigungsfelder sind breit gefächert und reichen vom Public Design (Gestaltung für den öffentlichen Raum), Informationsdesign, Produktdesign bis hin zu Innen-, Messe- und Ausstellungsarchitektur. Besonders im Bereich des Public Designs hat sich das Büro einen Namen gemacht und hier fast alle wichtigen Designauszeichnungen Deutschlands erhalten. So rangiert ecke:design in dieser Sparte unter den zehn größten deutschen Designbüros. Das Team arbeitet interdisziplinär und setzt sich zusammen aus Produktdesignern 1, Grafikern, Ausstellungsarchitekten und Mediengestaltern. Diese Zusammenarbeit ermöglicht die Umsetzung vielschichtiger und komplexer Projekte. Beispielhaft seien einige realisierte Arbeiten genannt: - Entwicklung des Ladenkonzeptes und der Kommunikationsgrafik für StreetOne, - eine Ausstellungskonzeption für die BUGA 2000 in Potsdam, - das touristische Orientierungssystem "Info-Fritz" in Potsdam, - das Leitsystem der BVG in Berlin, - eine Raumkonzeption für die SPD-Zentrale in Berlin, - verschiedene Printmedien und der Internetauftritt der Stiftung Denkmal der ermordeten Juden in Europa, - diverse Außenleuchten- und Außenmöbelsysteme für den öffentlichen Bereich. 1 Aus Gründen einer besseren Lesbarkeit wurde im Folgenden die männliche Genus-Endung gewählt, gemeint sind jedoch selbstverständlich beide Geschlechter. 3

6 2.2 Ziel des Projektes Im Büro ecke:design wird bei nahezu jedem Projekt mit Bildmaterial in den unterschiedlichsten Formen gearbeitet, sei es als Grafiken für Broschüren, Layouts für Beschilderungen oder Fotografien für Ausstellungstafeln. So hat sich im Laufe der Zeit eine Fülle von Bildmaterial angesammelt, die es effizient zu verwalten gilt. Besonders der Bestand auf offline-medien wie CD und DVD ist stark angewachsen. Das bisher zur Archivierung dieses großen Bestandes genutzte Programm CatFinder (ShadeTree Programming) kann zwar über eine verknüpfbare Suche den Inhalt einer CD anzeigen, es lässt jedoch weder eine visuelle Suche noch eine nach Schlagworten und Kategorien zu. Unter Umständen ist man also gezwungen, mehrere CDs einzulegen, bevor die gesuchte Datei gefunden ist. Dies und die Tatsache, dass CatFinder keine Ausgabemöglichkeit für die Bilddateien anbietet (beispielsweise einen sogenannten Kontaktbogen, also eine Zusammenstellung mehrerer Voransichten auf einem DIN A4-Blatt), führten zu der Erkenntnis, dass eine professionelle Katalogisierung und Verwaltung nötig geworden war. So unternahm man vor wenigen Jahren einen ersten Versuch mit der Bilddatenbank Cumulus (Canto). Der Test dieser zunächst als Einzelplatzversion eingesetzten Software zeigte jedoch schon bald, dass die Handhabung dieser Anwendung als nicht benutzerfreundlich empfunden wurde. In der Folge hatte man die Einführung einer solchen Software zunächst auf Eis gelegt. In einem zweiten Anlauf wurde das Vorhaben in dieser Projektarbeit nun wieder aufgegriffen. 4

7 3 Methode und Vorgehensweise 3.1 Das Vorgehensmodell Die ersten Überlegungen zu einer angemessenen Vorgehensweise orientierten sich an einem bewährten und weit verbreiteten Vorgehensmodell für die Systementwicklung bzw. Einführung von Standardsoftware 2 : Abb. 1: Vorgehensmodell der Systementwicklung nach Stahlknecht / Hasenkamp Neben einer zeitlichen Einteilung des Vorgehens in die Phasen Vorphase, Analyse, Entwurf, Realisierung und Einführung wird hier auch unterschieden zwischen Eigenentwicklung und Fremdbezug. Bei unserem Projekt stand jedoch schon zu einem frühen Zeitpunkt fest, dass eine Eigenentwicklung nicht weiter 2 Stahlknecht, Peter / Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Berlin u.a. 2002, S

8 in Betracht gezogen wird. Deshalb musste die Vorgehensweise für den Fremdbezug noch einmal genauer unter die Lupe genommen werden, da in diesem Modell der Schritt Auswahl und Anschaffung von Standardsoftware nicht weiter differenziert wird. Speziellere Vorgehensmodelle für diese Auswahlphase werden z.b. bei Norbert Gronau 3 diskutiert. Das dort angeführte Modell von Lang 4 bildete letztendlich die Grundlage für die hier gewählte Vorgehensweise: Abb. 2: Vorgehensmodell nach Lang Aus diesem gesamten Ablauf werden im Weiteren die Phasen Situationsanalyse, Grobkonzept, Marktanalyse, Grobauswahl und Feinauswahl näher betrachtet. Als Mittel für die Beschreibung des Ist-Zustandes in der Phase der Situationsanalyse wurde das informelle Gespräch mit den Mitarbeitern gewählt. 3 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S Lang, G.: Auswahl von Standard-Applikations-Software Organisation und Instrumentarien, Berlin u.a. 1989, S. 5, nach Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware, S. 94 6

9 3.2 Beurteilungskriterien für die Marktanalyse An dieser Stelle sei noch kurz auf Beurteilungskriterien für die unterschiedlichen Informationsquellen während der Marktanalyse eingegangen. So sollten etwa Testberichte in Fachzeitschriften Objektivität und Neutralität in der Beschreibung aufweisen und Kritik an einem Produkt darstellen und begründen. Dies ist besonders hier wichtig, da diese Informationsquelle der Einstiegsrecherche diente. Die Herstellersites und die allgemeinen Plattformen im Internet wurden in Anlehnung an die Kriterien von LOTSE 5 (Library Online Tour and Self-Paced Education) geprüft. Wesentliche Aspekte hier waren: - die Seriosität des Herstellers (Wird transparent gemacht, wer die Website betreibt? Gibt es ein Impressum bzw. ein Über uns?) - die formale Gestaltung der Site (Lenken Animationen vom Inhalt ab? Ist der Inhalt übersichtlich gestaltet? Finde ich mich gut zurecht auf der Site?) - die Aktualität (Wann wurde sie erstellt? Wann aktualisiert?). 5 LOTSE: Universitäts- und Landesbibliothek Münster: Bewerten von Internetquellen, <http://lotse.uni-muenster.de/physik/literatur_suchen/suchmaschinen/internetquellen_bewertende.php> geladen am

10 4 Analyse 4.1 Situationsanalyse Die Situationsanalyse gliedert sich in die beiden Teile Beschreibung und Bewertung. Bei der Beschreibung wird zunächst auf die Struktur und die technische Ausstattung des Büros eingegangen, anschließend auf die Arbeitsabläufe. Die Bewertung fasst die Ergebnisse zusammen Beschreibung Struktur und technische Ausstattung: In seinen beiden Niederlassungen in Berlin-Moabit und Potsdam beschäftigt ecke:design durchschnittlich 18 fest angestellte bzw. freie Mitarbeiter, sowie in wechselnder Zusammensetzung Praktikanten und Studenten der verschiedenen Designrichtungen. Wie in den meisten Design- und Grafikbüros üblich sind die Arbeitsplätze mit Macintosh-Rechnern von Apple ausgestattet und laufen auf dem Betriebssystem Mac OS X. Auf den Laufwerken eines zentralen Servers werden die Materialien von aktuellen Projekten abgelegt. Auf diese lässt sich prinzipiell von jedem Arbeitsplatz aus zugreifen. Je nach Projekt und Aufgabe wird mit den unterschiedlichsten Konstruktionsund Layout-Programmen gearbeitet: - Photoshop (Bildbearbeitung) - Indesign (Konstruktion) - VectorWorks (technisches Zeichnen, Innenraumplanung) - FormZ (technisches Zeichnen, Konstruktion und 3D- Modellierung) - Freehand / Illustrator (Entwurf, Zeichnen, Illustration) - QuarkXpress (Layout) 8

11 Einige dieser Programme sind auf den einzelnen Rechnern in unterschiedlichen Versionen installiert. Außer mit diesen speziellen Programmen wird noch mit folgender, der allgemeinen Büroarbeit und Projektverwaltung dienenden Software gearbeitet: - MS Office (Kalkulation, Zeitpläne, Projektsteuerung) - Acrobat (allgemeine Präsentation) - Filemaker - officewarp (Adressverwaltung, Zeiterfassung, Brief- und Mailverkehr, Angebots- und Rechnungserstellung, Projektsteuerung) Für ein Projekt entstehen auf diese Weise Dateien in den unterschiedlichsten Formaten. Dazu kommen fast immer noch Bilddateien, die von der digitalen Kamera auf die Festplatte gespeichert werden. Aufgrund der Größe dieses Datenvolumens werden seit einiger Zeit Dateien (insbesondere Bild- und Layoutdateien) auf CDs und DVDs gespeichert. Die Größe dieses ausgelagerten Bestandes liegt bei etwa Dateien, der jährliche Zuwachs bei ca Dateien. Über diesen Bestand wurde bisher mit der Anwendung CatFinder recherchiert. Wie schon in Kapitel 2.2 erläutert, lässt CatFinder jedoch weder eine visuelle Recherche (bzw. eine Schlagwortsuche) noch eine Ausgabe als Kontaktbogen zu. Ein vor wenigen Jahren unternommener Versuch, die Software Cumulus 5.5 zur Katalogisierung und Archivierung einzusetzen, scheiterte an der geringen Benutzerfreundlichkeit. Arbeitsabläufe: Wie schon in Kapitel 2.1 angerissen, arbeiten bei ecke:design Grafiker, Produktdesigner, Ausstellungsarchitekten und Mediengestalter. Die Hierarchien sind flach gehalten, das bedeutet, dass die meisten Mitarbeiter ihre eigenen Projekte bearbeiten. Oft werden dabei Studenten oder Praktikanten mit eingebunden. Während die angestellten Mitarbeiter über einen festen Arbeitsplatz verfügen, wechseln die Studenten den Platz des öfteren. Das hängt u.a. damit zusammen, dass nicht jeder Rechner mit denselben Programmen ausgestattet ist. Studenten und Praktikanten arbeiten bei ecke:design im Schnitt etwa 6 Wochen bis 3 Monate. 9

12 Da jeder Mitarbeiter seinen eigenen Bildbestand verwaltet, wird er auch selber katalogisieren, recherchieren und Kontaktbögen erstellen. Es wird also nicht ein einzelner Mitarbeiter sein, der sozusagen zentral für alle Kollegen diese Aufgabe übernimmt. Während des gesamten Verlaufs eines Projektes werden sogenannte Kontaktbögen für die unterschiedlichsten Zwecke benötigt. So dienen diese Bögen als Kommunikationsmittel mit Auftraggebern, als Vor-Sichtungsmöglichkeit für Ausstellungskonzeptionen, als eigene Projektübersicht für den jeweiligen Mitarbeiter und nicht zuletzt auch als bürointerne Besprechungsgrundlage. Auch nach Abschluss eines Projektes erweisen sie sich als hilfreich für eine rasche Übersicht bei der Zusammenstellung eigener Broschüren Bewertung Zusammenfassend lässt sich Folgendes feststellen: - Die benötigte Bilddatenbank muss ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit aufweisen. Da jeder Mitarbeiter und auch jeder zeitlich befristet dort arbeitende Student damit umgehen soll, muss eine Bedienbarkeit auch ohne lange und intensive Einarbeitungszeit möglich sein. - Eine visuelle Recherche ist gefordert. - Es muss die Möglichkeit bestehen, zügig eine Auswahl von Voransichten zu einem Kontaktbogen zusammenzustellen. - Aufgrund der Heterogenität der Dateiformate muss die Software in der Lage sein, alle vorkommenden Formate erkennen und katalogisieren zu können. - Ebenso müssen auch IPTC 6 - und EXIF 7 -Daten ausgelesen werden können. - Die Bilddatenbank muss ein Volumen von geschätzten Dateien aufnehmen können. - Da die Rechner durchweg unter dem Betriebssystem Mac OS X laufen, muss die gesuchte Software dafür geeignet sein. 6 International Press Telecommunications Council ein Standard zur Speicherung von Textinformationen in Bilddateien 7 Exchangeable Image File ein Standard, in dem Digitalkameras ihre Daten speichern 10

13 4.2 Grobkonzept Die Ergebnisse der Situationsanalyse flossen nun in ein Grobkonzept ein. Dieses setzt sich zusammen aus den funktionalen bzw. technischen Anforderungen, den Anforderungen an die Ergonomie und aus der Vorgabe, dass es sich um Standardsoftware handeln soll Funktionale und technische Anforderungen Da diese Anforderungen die Grundlage für die spätere Grobauswahl bildet, sollten sie nicht zu detailliert gestaltet sein. Die Untergliederung der Auswahlphase in zwei Schritte (Grob- und Feinauswahl) hat ja den Zweck, aus der Fülle der Softwareprodukte zunächst eine Vorfilterung vorzunehmen und erst dann einige wenige Anwendungen genauer zu untersuchen und zu vergleichen. So macht es wenig Sinn, an dieser Stelle z.b. genau zu beschreiben, wie viel Pixel groß die Voransicht sein muss. Bei Softwareprodukten, die eine gewisse Verbreitung gefunden haben, kann man davon ausgehen, dass solche grundlegenden Fragestellungen im Interesse des Kunden gelöst wurden 8. Eine Konzentration auf wesentliche Kriterien ist deshalb wichtig. Trotzdem ist es sinnvoll, eine Vergabe von Prioritäten vorzunehmen 9. Nicht nur die Muss-Anforderungen sind eine wichtige Orientierung, sondern auch die nicht erforderlichen. Somit können in der Phase der Auswahl bereits im Vorfeld einige Produkte herausgefiltert werden. 8 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S Verwaltungs-Berufsgenossenschaft: Software-Kauf und Pflichtenheft. Leitfaden und Arbeitshilfen für Kauf, Entwicklung und Beurteilung von Software, <http://www.vbg.de/imperia/md/content/produkte/spschriften/s02114.pdf> geladen am

14 MUSS-Anforderungen: Betriebssystem Netzwerk Umfang Geforderte Unterstütztung folgender Dateiformate: Weitere unterstützte Formate: Konvertierung: Exportformate IPTC / EXIF Kontaktbogen Suche Mac OS X Geplant: vorerst eine Einzelplatz-Lösung, später aber erweiterbar auf eine Client-Server-Lösung; Die Bilddatenbank muss mind Bilddateien verwalten können; BMP, GIF, TIFF, JPEG, PNG, PICT, PSD, TGA; PDF, DOC, INDD, FH, EPS; PDF, XML; Diese Daten müssen ausgelesen werden; Eine Auswahl verschiedener Thumbnail-Ansichten und auswählbaren Metadaten muss druckbar sein; Die Suchfunktion muss folgende Möglichkeiten bieten: Suche in einzelnen Feldern, in allen Feldern, in mehreren Datenbanken, Suchanfrage speichern, Suche über ein Suchergebnis; SOLL-Anforderungen: Metadaten (IPTC / EXIF) Performance Die Metadaten sollen aus der Originaldatei in die Datenbank übernommen werden (Mapping); Die Bilddateien sollen möglichst schnell importiert, katalogisiert und gedruckt werden; 12

15 KANN-Anforderungen: Web Ein Web-Publishing kann (später) möglich sein. Dazu zählt: - Darstellung einer Bilderkollektion auf der eigenen Website inklusive dazugehöriger Metadaten; - Recherchemöglichkeit des Kunden im Datenbestand; - Online-Versand von Dateien an den Druck; NICHT erforderlich: Bildbearbeitung Thesaurus Kundenbetreuung/ Buchhaltung Eine Bildbearbeitung findet in anderen Programmen wie z.b. Photoshop statt; Ein mitgelieferter Thesaurus ist nicht erforderlich, da er nicht genau auf Bedürfnisse zugeschnitten sein kann; Ein Komplex Buchhaltung für den kommerziellen Vertrieb ist nicht notwendig; Anforderungen an die Ergonomie Für die Benutzungsfreundlichkeit einer Software werden in der Norm ISO 9241 ( Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten ) eine Reihe von Gestaltungsanforderungen und Empfehlungen aufgeführt. Besonders aufschlussreich sind hier: - ISO ( Anforderungen an visuelle Anzeigen ), - ISO ( Grundsätze der Dialoggestaltung ), - ISO ( Informationsdarstellung ), - ISO ( Dialogführung mittels Menüs ); Daraus lassen sich folgende Kriterien ableiten: - Aufgabenangemessenheit Ein Dialog ist angemessen, wenn er die Arbeitsaufgabe des Nutzers unter- 13

16 stützt. Die Software soll der Aufgabe angepasst werden und nicht umgekehrt. 10 Konkret formuliert kann das bedeuten: - Werden die Informationen angezeigt, die im Zusammenhang mit dem Erledigen der Arbeit nötig sind? - Wird die Anzeige nicht benötigter Informationen vermieden? - Werden häufig vorkommende Werte voreingestellt (Defaults)? - Selbstbeschreibungsfähigkeit Diese ist dann gegeben, wenn die einzelnen Schritte innerhalb einer Dialogführung unmittelbar verständlich sind bzw. wenn an jeder Stelle des Dialoges klar ist, welche Handlungen wie ausgeführt werden: - Leiten die Dialoginformationen den Nutzer bis ans Ziel? - Sind die verwendeten Symbole und Beschriftungen von Schaltflächen u.ä. der fachüblichen Terminologie entnommen? - Sind Hilfefunktionen gegeben? - Erwartungskonformität Wesentlich hier ist, dass der Dialog allgemeinen Konventionen entspricht und gemäß den Erwartungen des Nutzers reagiert. Ähnliche Funktionen sollen ähnliche Abläufe haben und die Gestaltung soll einheitlich sein: - Weist der Dialog eine einheitliches, vertrautes Vokabular auf? - Erfolgt auf Handlungen des Nutzers eine unmittelbare, angemessene Rückmeldung? - Lernförderlichkeit Dies ist dann der Fall, wenn der Nutzer beim Erlernen dieser Anwendung Unterstützung und Anleitung erhält: - Steht dem Nutzer geeignete Unterstützung bereit, sich mit der Anwendung vertraut zu machen? 10 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S

17 - Fördern die Rückmeldungen das konzeptionelle Verständnis für die Anwendung? - Steuerbarkeit Der Nutzer muss in der Lage sein, die Geschwindigkeit und den Ablauf des Dialoges zu bestimmen: - Ist eine Eingabe über verschiedene Eingabearten möglich (z.b. Maus oder Tastatur?) - Lässt sich eine Aufgabe jederzeit unterbrechen und später wieder aufnehmen? - Ist die Reihenfolge der Arbeitsschritte wählbar? - Fehlertoleranz Ein Dialog ist fehlertolerant, wenn trotz fehlerhafter Eingabe das Ergebnis mit keinem oder minimalem Aufwand korrigiert werden kann: - Ist bei einer fehlerhaften Eingabe eine Erläuterung bei der Beseitigung des Fehlers behilflich? - Sind die zur Beseitigung des Fehlers erforderlichen Schritte minimal gehalten? - Individualisierbarkeit Der Nutzer muss die Möglichkeit haben, die Darstellung von Informationen gemäß seinen individuellen Fähigkeiten und Bedürfnissen zu ändern: - Kann der Nutzer zwischen unterschiedlichen Dialogformen wählen? - Gibt es die Möglichkeit, Buttons, Dateien usw. individuell zu benennen? Die Entscheidung für Standardsoftware Ein Katalogisierungs- und Archivierungssystem für Bilddateien ist mittlerweile eine weit verbreitete Anwendung, sowohl für den privaten als auch für den professionellen Einsatz. Demgemäss finden sich viele konkurrierende Standardsoftwareprodukte dieser Sparte auf dem Markt. 15

18 Die Vorteile einer Standardsoftware liegen auf der Hand 11 : - Die Entwicklungskosten für die Software verteilen sich auf viele Anwender, daher liegen die Preise für eine Standardsoftware fast immer deutlich unter den Kosten einer individuell entwickelten Anwendung. - Die Zeitspanne zwischen Planung und Einführung ist geringer, da keine Entwicklungszeit und Testphasen zu berücksichtigen sind. - Häufig ist die Standardsoftware komfortabler in der Anwendung und die einzelnen Funktionen sind durch mehrfache Verbesserungsdurchläufe (Programmversionen) ausgereifter. Demgegenüber stehen jedoch auch einige Nachteile, die es abzuwägen gilt: - Die Funktionalität ist oft universeller, da mit der Software ein breiter Markt erreicht werden soll. Unter Umständen können spezielle Anforderungen nicht abgedeckt werden. - Die Software ist häufig mit mehr Funktionen ausgestattet als benötigt. Die Auswirkungen können sich z.b. in einem großen Speicherbedarf oder langen Antwortzeiten zeigen. - Eine proprietäre Software bindet an den Hersteller. Generell lässt sich Standardsoftware an betriebliche Erfordernisse anpassen. Diese Fähigkeit wird mit Customizing bezeichnet. Dabei werden grundsätzlich drei Arten unterschieden: - Die Konfigurierung (Anpassung durch Einstellung der Parameter) - Die Komponentenmodellierung (eine individuelle Zusammenstellung einzelner benötigter Komponenten bzw. Module) - Die Individualprogrammierung (die Anpassung erfolgt durch individuelle Programmierung) Somit lässt sich auch eine für den breiten Markt entwickelte Software an die unternehmenseigenen Bedürfnisse anpassen. Zu beachten ist jedoch, dass je nach gewählter Lösung die Kosten hoch sein können. 11 Gronau, Norbert: Industrielle Standardsoftware Auswahl und Einführung, München, Wien 2001, S. 17/18 16

19 Bei der Entscheidung für eine Standardsoftware überwogen die Vorteile deutlich. Schon im Vorfeld zeigte sich, dass eine individuelle Entwicklung den anvisierten finanziellen Rahmen gesprengt hätte. Ebenso wäre sie auch zu personalintensiv geworden. Die Alternative dazu, eine eigene Entwicklung auf Basis einer Open Source- Software wie z.b. Typo3 wäre mit wesentlich geringeren Kosten verbunden gewesen. Dagegen sprach jedoch ein zu hoher Zeitaufwand und, dass der Fokus bei dieser Content management-software eher auf der Erstellung von Internetund Intranetpräsentationen liegt. Diese nehmen bei den ermittelten Anforderungen jedoch nur eine untergeordnete Rolle ein. Ebenso wäre auch hier eine Testphase nötig geworden. Und letztlich hätte man nicht wie bei einer Standardsoftware üblich über eine Garantie und einen Servicevertrag verfügt. Nachdem nun dieses Grobkonzept vollständig vorlag, wurde es in einer Besprechungsrunde allen Mitarbeitern des Büros vorgestellt und von ihnen genehmigt. 17

20 5 Marktanalyse 5.1 Beschaffung externen Wissens Auf externes Wissen zurückgreifen zu können bietet den Vorteil, rasch einen breiten und fundierten Marktüberblick über relevante Softwareprodukte zu bekommen. Es erfordert zudem einen geringeren Eigeneinsatz an Personal, im äußersten Fall können sämtliche Phasen eines Auswahlprozesses einer externen Unternehmensberatung übertragen werden. Zu bedenken ist aber, dass diese Dienstleistung relativ kostenintensiv ist und sich häufig nur bei größeren und komplexen Systemeinführungen rechnet. Eine entsprechende Kosten-Nutzen Abwägung ist angeraten Berater / Dienstleister Eine ganze Reihe von Consultingfirmen bzw. Unternehmensberatungen bieten Hilfe bei der Anschaffung neuer Software an. Aus der Fülle der Anbieter seien die beiden hochschulnahen Einrichtungen FIR 12 (Forschungsinstitut für Rationalisierung) in Aachen und AIP-Institut GmbH 13 in Hagen erwähnt, da sie eine gewisse Sonderstellung gegenüber den Beratungsfirmen aus der freien Wirtschaft einnehmen. AIP, das 1992 gegründete An- Institut der FernUniversität Hagen, bietet in seinem weit gefächerten Dienstleistungsspektrum u.a. auch Systemberatung an. Das heißt, es führt für den Kunden eine Unternehmensanalyse durch, erstellt ein Konzept und gibt aufgrund seiner breiten Marktübersicht eine Softwareempfehlung. Darüber hinaus leistet es auch Hilfestellung für die Vertragsprüfung und gestaltung und begleitet ebenso die letzte Phase, die Softwareeinführung. Somit unterstützt AIP den gesamten Prozess einer Software-Findung. Das 1953 konstituierte FIR an der RWTH Aachen leistet etwas anderes. Im Rahmen industrieller Auftragsforschung bietet es beispielsweise Unternehmen individuelle Lösungen zur Betriebsorganisation an. Daneben aber entwickelt es, 12 <http://www.fir.rwth-aachen.de/index.html> geladen am <http://www.aip-institut.de/index.html geladen> geladen am

21 seinem gemeinnützigen Auftrag folgend, in verschiedenen Projekten Methoden und Konzepte, die die Unternehmen bei den unterschiedlichsten betrieblichen Anforderungen unterstützen. Besonders erwähnenswert ist hier das Projekt BAPSY (Bewertung und Auswahl von Standard PPS-/ERP-Systemen 14 ). Die Datenbank dieses Tools basiert auf einem Erfassungskatalog, in dem die Anbieter der Software über Merkmale zu dem jeweiligen System eingetragen haben (die Merkmale wurden anhand des Aachener PPS-Modells strukturiert). Alle drei Monate werden darüber hinaus Anbieterbefragungen durchgeführt, um das Angebot auf einem aktuellen Stand zu halten. Dieses Tool wurde weiter professionalisiert so dass im Jahr 2000 ein Spin-Off 15 des FIR gegründet wurde mit dem Ziel, basierend auf BAPSY eine internetbasierte Auswahlplattform anzubieten. Dieser IT-Matchmaker der Trovarit AG ist ein Werkzeug, das den gesamten Auswahlprozess (Anforderungsdefinition, Marktanalyse, Ausschreibung, Endauswahl) unterstützt. Diesem Prinzip folgen, wenn auch in weit abgespeckter Version, einige andere herstellerunabhängige Internetplattformen 16. Fazit: Da dieses rechnergestützte Auswahlverfahren lediglich auf die Sparte der PPS-/ERP-Systeme (bei Trovarit AG erweitert um den Bereich CRM- Lösungen 17 ) ausgerichtet ist, kann es hier im konkreten Fall für die Suche nach einer geeigneten Bilddatenbank nicht angewendet werden. Zudem belaufen sich die Kosten bei der Trovarit AG für ein sog. Komplett-Paket zur Zeit auf etwa (Stand: Februar 2005) Kostenpflichtige Studien Die Trovarit AG bietet neben dem IT-Matchmaker auch branchenspezifische Marktstudien 18 an. Diese Dienstleistung findet sich auch bei anderen Consultingfirmen, so z.b. bei NewMediaSales.com 19. In einer Studie aus dem Bereich Media Asset Management etwa werden 29 relevante Anbieter von Bilddatenbanken nach 70 Kriterien evaluiert und die Einsatzmöglichkeiten dieser Soft- 14 PPS= Produktionsplanung und steuerung, ERP= Enterprice Resource Planning 15 als Concit AG gegründet, 2001 in Trovarit AG umbenannt 16 vgl. Kapitel CRM= Customer Relationship Management 18 Marktspiegel und -studien "Business Software" 19 <http://www.newmediasales.com/> geladen am

22 ware in mittelständischen und großen Firmen gegenübergestellt. Die Kosten dieser Studie liegen, je nach Ausgabeformat als Print oder PDF zwischen 400 und (Stand: Februar 2005). Der ISIS Firmen Report, von der Nomina GmbH 20 veröffentlicht, gibt ebenfalls einen breiten Marktüberblick. Gegliedert nach Produktsparten wird die Software kurz beschrieben und der jeweilige Anbieter angeführt. Eine tiefergehende Bewertung des Leistungsumfangs oder Einsatzgebietes der einzelnen Software findet allerdings nicht statt. Die Kosten dieses Reports mit einem Umfang von gelisteten Softwareprodukten und IT-Unternehmen liegen zwischen 150 und 200 (Stand: Februar 2005). Fazit: Marktstudien bieten einen guten Überblick über alle relevanten Softwareprodukte mit Angaben zum Produkt und seinem Anbieter. Studien sind herstellerunabhängig und lassen daher einen kritischen Vergleich zu. Doch auch hier gilt abzuwägen, ob die Kosten den Nutzen rechtfertigen. In unserem Fall wurden Studien nicht herangezogen Messen Eine weitere Möglichkeit Informationen zu sammeln bieten Fachmessen. Alle wichtigen Hersteller sind dort vertreten, man kann sich die Software vorführen lassen, ausprobieren und gezielte Fragen stellen. Ein Messebesuch ist besonders dann sinnvoll, wenn schon ein grober Überblick vorhanden ist. Die größte Messe für den IT-Bereich schlechthin ist die CeBIT 21 in Hannover. Einer ihrer vielen Ausstellungsschwerpunkte liegt in dem Bereich Dokumentenmanagement. Daneben empfiehlt sich die SYSTEMS 22 in München. Ihr Spektrum umfasst die Bereiche IT, Medien und Kommunikation. Die DMS 23 in Essen hat sich auf die Gebiete Informations-, Content- und Dokumentenmanagement spezialisiert. Und die Photokina 24 in Köln deckt die Sparte der Bildkommunikation ab (die Aufnahme, Speicherung, Bearbeitung, Übertragung und Wiedergabe von Bildern). 20 <http://www.nomina.de/specials/index_lr_tux.htm> geladen am <http://www.cebit.de/homepage_d?x=1> geladen am <http://www.systems-world.de/id/6465> geladen am <http://www.dmsexpo.de/> geladen am <http://www.photokina.de/> geladen am

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