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1 item Kundenmagazin der IT-Informatik GmbH Ausgabe 01/2013 Juli 1 Viele flexible Filialen Die mobile Datenerfassung (MDE) in 674 Filialen führte die Kaufhauskette Müller Ltd. & Co. KG gemeinsam mit der IT-Informatik GmbH innerhalb kürzester Zeit ein. Seit November 2012 sind MDE-Geräte im Einsatz. mehr lesen > Seite 4 Erfolgsfactor II Ob Webshop, CRM-Lösung oder Produktinformationsmanagement (PIM): Auf Basis der bewährten factor:plus - Plattform der IT-Informatik GmbH lassen sich alle Anforderungen umsetzen branchenübergreifend. mehr lesen > Seite 6 Vive la distribution Für die Vertriebsniederlassung des schwedischen Konzerns Husqvarna in Frankreich, die ein neues ERP-System einführte, schuf die IT-Informatik GmbH die SAP-Schnittstellen. mehr lesen > Seite 10

2 editorial item 01/2013 Liebe Leserin, lieber Leser, Inhalt eine dynamische Infrastruktur schafft Kundennähe und unterstützt neue Geschäftsprozesse. Die Voraussetzungen dafür sind hochverfügbare IT-Lösungen sowie flexibel anpassbare Ressourcen. Dabei spielt das Thema Mobility eine bedeutende Rolle. Mobile Computing gibt den Kunden noch mehr Service- und Kontaktmöglichkeiten und vereinfacht gängige Unternehmensabläufe. Die Mobility-Welle hat die Unternehmen erfasst das ist ein Ergebnis des IT-Kompass Unseren Kunden bieten wir mobile und flexible Lösungen und unterstützen sie dabei bei ihrer zunehmend internationalen Ausrichtung. Beispielweise haben wir eine factor:plus- Plattform für einen Webshop und -katalog für die Paul Hartmann AG entwickelt, die nun an Standorten in 13 Ländern weltweit ausgerollt wird. Die Lösung betreiben wir in unserem Rechenzentrum, um die 7x24-Verfügbarkeit und die Sicherheit zu gewährleisten. (Seite 9). Für die französische Niederlassung des schwedischen Konzerns Husqvarna AB, die ein neues ERP-System einführte, haben wir die SAP-Schnittstellen geschaffen die Voraussetzung für die Bestellprozesse (Seite 10). Für die Metabowerke GmbH wiederum haben wir den Merge des SAP-Systems übernommen, um das Shanghaier Werk mit dem Nürtinger Hauptsitz digital zu verbinden (Seite 14). Zudem freuen wir uns, dass unsere SAP-basierte Anwendungsplattform OPRA auf Erfolgskurs ist: Die Lösung überwacht automatisiert den Zustand von Anlagen, erfasst Störmeldungen, steuert Wartungsaufgaben und vieles mehr. Damit lassen sich alle wirtschaftlichen und technischen Kennzahlen transparent und nutzbar machen. Und natürlich kann auch diese Lösung mobil auf Notebooks, Smartphones und Tablets aufgerufen und bedient werden (Seite 16). Mobile Datenerfassung in 674 Filialen Seite 4 Maßgeschneidert und modular Seite 6 Webshops weltweit für die Paul Hartmann AG Seite 9 ERP-System-Einführung für Husqvarna in Frankreich Seite 10 Über km bestens verbunden Seite 14 Asset Lifecycle Management für die Industrie Seite 16 Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen. Ihr Günter Nägele

3 SAP Ravensburger 2 3 Spielerisch schneller Wechsel Releasewechsel bei der Ravensburger AG Bei der Ravensburger AG führte die IT-Informatik GmbH einen schnellen Releasewechsel der SAP-Business-Intelligence-Lösung durch. Das blaue Dreieck der Ravensburger AG zählt zu den renommiertesten Markenzeichen in Deutschland. So gut wie jedes Kind und fast alle Erwachsenen kennen die Marke wegen der Puzzles und Gesellschaftsspiele. Für die Verwaltung aller Daten des weltweit tätigen Unternehmens ist seit Jahren die SAP-Lösung Business Intelligence (BI) im Einsatz. Im Sommer 2012 stand das Upgrade der Lösung von der Version 7.0 auf 7.31 an. Der Wechsel, den das Unternehmen gemeinsam mit einem großen SAP-Dienstleister anging, gestaltete sich allerdings schwierig. Notwendige Funktionen waren während des Betriebs nicht gegeben, so dass der Wechsel unterbrochen und der alte Zustand wiederhergestellt werden musste. Einen zweiten Anlauf startete Ravensburger Mitte September 2012 gemeinsam mit der IT-Informatik GmbH. Wir konnten neuere Tools verwenden, die den Wechsel deutlich vereinfachten, erklärt Achim Schütz, Bereichsleiter SAP- Technik bei der IT-Informatik. Vor dem eigentlichen Releasewechsel ließ sich zudem eine weitere Schwierigkeit vermeiden. Bei Ravensburger wurden ABAP und JAVA gemeinsam auf den Rechnern verwendet. Eine Trennung war notwendig, da dieser so genannte Double Stack nicht von der neuen BI-Version unterstützt wird. Diese Trennung hätte allerdings die im Browser gespeicherten Favoriten der Mitarbeiter ungültig gemacht. Dank eines technischen Kniffs konnte das Team der IT-Informatik die Trennung für die Nutzer völlig transparent durchführen, das heißt, sie bemerkten den Umbau nicht. Der anschließende Releasewechsel verlief ohne Komplikationen. Ende November, sechs Wochen nach Projektstart, war der Releasewechsel erfolgreich durchgeführt. Wichtig für den reibungslosen Wechsel war die sehr gute Zusammenarbeit mit dem SAP-Team von Ravensburger, betont Achim Schütz. Die IT-Mannschaft bei Ravensburger war erleichtert, dass der Wechsel diesmal störungsfrei vonstatten gegangen war. Und selbst der CIO von Ravensburger, Marcus Dressler, bedankte sich ausdrücklich bei allen Beteiligten. KUNDEN-steckbrief Branche: Verlag Mitarbeiter: Ca Gründung: 1883 Ravensburger ist führender Anbieter von Puzzles, Spielen und Beschäftigungsprodukten in Europa und einer der führenden Anbieter von Kinderund Jugendbüchern im deutschsprachigen Raum. Das blaue Dreieck zählt zu den renommiertesten Markenzeichen in Deutschland. Das Programm umfasst rund verschiedene Produkte (inkl. aller landesspezifischen Ausgaben), die weltweit verkauft und zu 90 % selbst gefertigt werden.

4 factor:plus Müller Viele flexible Filialen Mobile Datenerfassung in 674 Filialen Die IT-Informatik GmbH schafft die systemischen Voraussetzungen für einen Software-Rollout in 674 Filialen beim Einzelhandelsunternehmen Müller in nur sechs Monaten. Seit November 2012 sind MDE-Geräte im Einsatz. Zahnpasta, Seife und Shampoo, aber auch Schreib-, Spiel- und Haushaltswaren, Wäsche, Dessous und Strümpfe sowie Multimedia-Produkte aller Art verkauft die Müller Ltd. & Co. KG. Insgesamt umfasst das Sortiment weit über Artikel. Dank eines modernen Filialbestandsführungssystems, entwickelt von Müller und der IT-Informatik GmbH, hat man eine online verfügbare Übersicht über die kompletten Filialbestände. Damit jede Filiale die Bestände stets aktuell erfassen sowie Veränderungen dokumentieren kann, hat Müller nun in Kooperation mit der IT-Informatik eine Online- Bestandsführungslösung inklusive neuer Geräte für die mobile Datenerfassung (MDE) eingeführt genannt LISA-Filiale. In der Logistik ist eine Online-MDE-Lösung bereits erfolgreich seit vielen Jahren im Einsatz, sodass die Filialen nun die gleiche technische Plattform nutzen können lediglich mit auf die Filialabläufe optimierten Systemabläufen. Nun können die Filialmitarbeiter online erfassen, wenn Ware inventiert oder vereinnahmt wird, retourniert werden muss, kaputtgeht, gestohlen wird oder das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten ist. Straffer Zeitplan für den Rollout Nach einer Pilotphase erhielt im April 2012 die IT-Abteilung bei Müller den Auftrag von der Geschäftsleitung, die neue Filialbestandsführung einzuführen. Die Herausforderung bestand darin, in nur sechs Monaten einen Rollout durchzuführen. Der Zeitplan war also äußerst straff, betont Frank Thelen, Projektleiter im Bereich Filialsysteme bei Müller. 674 Filialen in Deutschland, Österreich, Spanien und der Schweiz sowie in Kroatien, Slowenien und Ungarn warteten auf die schnelle Einführung. Dafür galt es zunächst eine wichtige Voraussetzung zu schaffen: ein Wireless Local Area Network (WLAN), das bislang in den meisten Filialen noch nicht vorhanden war. Hierzu wurde ein Dienstleister mit der Verkabelung sowie dem Installieren der Access Points und Switches beauftragt und die optimale WLAN-Ausleuchtung geplant. Dabei war eine flächendeckende WLAN-Verfügbarkeit vorgegeben. Dazu gehören Lager, Verkaufsraum, Büro, Aufenthaltsräume, Wareneingangsrampe und Treppenhaus, so Frank Thelen. Wegen des engen Zeitplans liefen der Rollout und die Schulung der Filialmitarbeiter parallel. Müller akquirierte Schulungsleiter, die ab Mai in den Filialen die zukünftigen Anwender schulten. Sie waren jeweils am Tag der Umstellung sowie je nach Filialgröße und Bedarf der Mitarbeiter weitere ein bis zwei Tage vor Ort. Mit Erfolg: In Spitzenzeiten konnte die Lösung LISA-Filiale in bis zu 45 Filialen pro Woche eingeführt und somit der Zeitplan eingehalten werden. Seit Ende November sind knapp

5 4 5 KUNDEN-steckbrief Branche: Kaufhauskette Mitarbeiter: Ca Gründung: 1953 Filialen: 674 Außenstellen: Deutschland, Schweiz, Österreich, Spanien, Slowenien, Ungarn, Kroatien Müller führt das größte Drogeriesortiment Deutschlands. Doch auch im Bereich Parfümerie, Schreibwaren, Spielwaren und Multimedia können Kunden bei Müller aus dem Vollen schöpfen: Hier findet sich ein Sortiment aus insgesamt Artikeln MDE-Geräte im Einsatz. Die Akzeptanz der neuen Geräte ist groß. Da sich Geräte mit neuer Technik auch im privaten Gebrauch immer stärker durchsetzen, ist eine Affinität vorhanden, so Frank Thelen. Aktuelle Daten, flexibles Arbeiten und mehr Zeit für die Kunden Sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale ist man äußerst zufrieden mit der neuen Filialbestandsführung. Der Unterschied zu früher ist enorm. Das vorige System hatte keine Online-Anbindung. Die Daten konnten daher nur über Nacht an die Zentrale übermittelt werden, beschreibt Frank Thelen die frühere Situation. Das hatte eine entsprechend aufwendige Personalplanung zur Folge, da Mitarbeiter morgens noch vor der Ladenöffnung die Bestandsarbeiten durchführen mussten. Zudem mussten für die Auswahl der jeweils benötigten Funktion die alten Geräte im Büro be- und entladen werden. Die Mitarbeiter mussten also immer von der Verkaufsfläche ins Büro und wieder zurück laufen. Ein flexibler Einsatz war so nicht möglich. Heute dagegen übertragen die Geräte die Daten in Echtzeit. Damit weiß man sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale immer ganz genau und aktuell über die Warenbestände Bescheid. Jede Bestandsveränderung ist sofort ersichtlich. Zudem können die Mitarbeiter zu jeder Tageszeit mit dem Gerät arbeiten und zwischen den Funktionen wechseln. Sie sind also nicht mehr auf eine Tätigkeit beschränkt, sondern können sehr flexibel arbeiten. Das vereinfacht nicht nur die Personalplanung, sondern bedeutet auch mehr Umsatzpotenzial. Da die Laufwege entfallen und die Bearbeitungszeit kürzer geworden ist, haben die Mitarbeiter mehr Zeit für die Kunden, die sie zudem umfassender und aktueller informieren können. Die Aufgaben haben sich vom PC zum MDE-Gerät verlagert, das verstärkt zum mobilen Arbeitsplatz geworden ist, hebt Frank Thelen hervor. Permanente Inventur Dank LISA-Filiale verfügt Müller nun über eine höhere Bestandsqualität. Denn der Datenbestand im zentralen Warenwirtschaftssystem stimmt mit dem tatsächlichen Filialbestand überein. Darüber hinaus können mit dem Nachweis permanenter Inventuren in Zukunft die jährliche Stichprobeninventuren ablöst werden. Ein Pilotprojekt wurde bereits in einigen Filialen ins Leben gerufen. Insgesamt hat die gestiegene Bestandsqualität die Qualität der individuellen Warenversorgung einer Filiale deutlich verbessert.

6 factor:plus Erfolgsfactor II MaSSgeschneidert und modular Ob Webshop, CRM-Lösung oder Produktinformationsmanagement (PIM): Auf Basis der bewährten factor:plus -Plattform der IT-Informatik GmbH lassen sich alle Anforderungen umsetzen branchenübergreifend. Messer und Besteck, Kochgeschirr, Küchenhelfer und Scheren sowie Beauty-Produkte wie z.b. Nagelpflege-Sets sind die bekanntesten Produkte der Zwilling J.A. Henckels AG in Solingen. Um die Kunden zu bedienen, ist seit Jahren eine Lösung für das Customer Relationship Management (CRM) der IT-Informatik im Einsatz. Die bisherige Version ist allerdings in die Jahre gekommen und soll nun modernisiert werden. Die IT-Informatik führt nun das web-basierte System factor:plus webcrm ein. Neben dem neuen System entwickelt die IT-Informatik gleich eine Anbindung für das ipad, damit die Außendienstmitarbeiter mobil Bestellungen erfassen können. Dank zuverlässiger, schneller und sicherer Synchronisation mit dem System funktioniert das auch im Offline-Modus. Klarheit über alle Vertriebsprozesse Für die Zwiesel Kristallglas AG, einen international führenden Glasspezialisten, entwickelt die IT-Informatik einen auf factor:plus basierenden B2B-Shop für Gastronomie-Betriebe wie Restaurants, Hotels und ergänzt damit den bereits bestehenden B2C-Shop. Denn Zwiesel möchte neben den privaten Endverbrauchern die gewerblichen Kunden ebenfalls gezielt ansprechen. Die Hauptzielgruppe sind dabei Unternehmen, zu denen Zwiesel noch keine Geschäftsbeziehung hat.

7 6 7 Das Baukastenprinzip von factor:plus bietet maßkonfektionierte Software-Lösungen auf der Grundlage von vorgefertigten Bausteinen, die individuelle Prozesse bedarfsgerecht abbilden. Dieses Konzept ermöglicht den gezielten Einsatz von factor:plus dort, wo die Basisfunktionen bestehender Systeme nicht ausreichen oder nicht schnell und kostengünstig auf sich verändernde Gegebenheiten angepasst werden können. Damit richtet sich die IT-Informatik an mittelständische Unternehmen, die im intelligenten Einsatz schlanker DV-Lösungen einen entscheidenen Erfolgsfaktor im Streben nach Rendite und Marktanteilen sehen. In diesem Sinne ist der Name factor:plus Programm und steht für den Mehrwert seiner Lösungen. Die Besonderheit des Projekts liegt darin, dass es sich zwar um einen B2B-Shop handelt, dieser aber einen starken B2C-Charakter hat. Das bedeutet, dass ein Fokus auf Layout und Benutzerführung liegt. Zum Einsatz kommt ein System für das Produktinformationsmanagement (PIM), ebenfalls auf Basis von factor:plus. Hier werden zentral alle produktrelevanten Informationen für den Shop und für Vertriebsaktivitäten zusammengeführt, kategorisiert und gepflegt. Damit ist gewährleistet, dass zentral und medienneutral stets aktuelle Daten zur Verfügung stehen. Das PIM-System kommt nicht nur für den neuen B2B-Shop, sondern außerdem für den bestehenden B2C-Shop und die Unternehmenswebsite zum Einsatz. Die Daten werden nun also so angelegt und gepflegt, dass beide Shops bedient werden können. Zudem wird das PIM-System um das Modul Media Asset Management (MAM) erweitert, das Bilder und weitere Medien zentral und effizient verwaltet. Über einen öffentlichen Zugang können beispielsweise Pressevertreter und Kunden nach einer Freigabe Bilder und andere Medien herunterladen. Sieht gut aus und ist perfekt verwaltet Ebenfalls ein PIM-System führt die IT-Informatik bei der Gries Deco Company GmbH ein. Bekannt sind die rund 400 Filialen des Unternehmens unter dem Namen Das Depot und handeln überwiegend mit Dekorationsartikeln, Accessoires und Kleinmöbeln. Das PIM-System wird das Unternehmen als Vertriebsinstrument für die zirka Artikel nutzen, um Vertriebskanäle wie Prospekte, Kataloge oder das Online-Portal zu bedienen. Neben reinen Produktdaten verwaltet das PIM-System ebenfalls Medien wie Dokumente, Bilder und Videos. So macht Handeln Spaß Die Feneberg Lebensmittel GmbH aus Kempten wiederum wird die Kassenlösung von factor:plus einführen. Sie umfasst alles, was ein Händler braucht: von der Logistik über die Warenwirtschaft bis hin zum Filialsystem. Die regionale Nähe sowie die Beratungs- und Handelskompetenz der IT-Informatik waren entscheidende Kriterien für die Zusammenarbeit. Die Handelslösung überzeugte durch den Umfang und die Skalierbarkeit sowie einen innovativen Touchscreen an der Kasse. Statt, wie bei Wettbewerbern üblich, die Tastatur auf dem Bildschirm starr abzubilden, entwickelte die IT-Informatik eine neue Benutzeroberfläche, die ein völlig intuitives Arbeiten ermöglicht. Dabei lässt sich jede Oberfläche nach individuellen Wünschen konfigurieren beispielsweise auf Links- oder Rechtshänder- Bedienung oder einen Self Checkout, bei dem Kunden an Selbstbedienungskassen bedient werden. Sicher gut beschenkt Bereits erfolgreich im Einsatz ist ein Online- Bestellportal für Gutscheine auf Basis von factor:plus bei der Müller Großhandels Ltd. & Co. KG. Das Sortiment des Einzelhandelsunternehmens umfasst weit über Artikel. Wegen der großen Auswahl an Produkten sind Gutscheine bei den Kunden ein beliebtes Geschenk. Seit Weihnachten 2012 lassen sich die Gutscheinkarten über das Online-Bestellportal

8 factor:plus schnell und einfach erwerben und per Kreditkarte bezahlen. Wahlweise bekommt der Käufer die Gutscheinkarte zugesandt oder kann sie sich gleich selbst online ausdrucken. Dabei kann er auf vorgefertigte Designs zurückgreifen oder ein eigenes Design erstellen, beispielsweise mit einem persönlichen Foto. Das Portal erstellt abschließend die Rechnungen und sendet sie per Post oder zu. Neben dem Bestellportal läuft im Hintergrund ein Gutschein-Server, der die Codes zur Identifikation der Gutscheine erzeugt und verwaltet, die Gutscheinkarten und -codes aktiviert und die (Rest-)Guthaben auf den Gutscheinen verwaltet, beispielsweise bei einer Teileinlösung des Gutscheins. Dieser Server ist in Echtzeit voll integriert mit dem Filialund Kassensystem von Müller, das ebenfalls auf factor:plus basiert. Allergrößten Wert legte die IT-Informatik darauf, das Bestellportal und den Gutschein-Server gegen unberechtigte Zugriffe von außen abzuschotten. Dafür erarbeitete der Ulmer IT-Dienstleister in Zusammenarbeit mit den Sicherheits- und Datenschutz-Experten des Unternehmens ditis Systeme ein Schutzkonzept Clients migriert Die Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG zählt weltweit zu den zwanzig größten forschenden Pharmaunternehmen. Das Unternehmen mit Stammsitz in Ingelheim beschäftigt mehr als Mitarbeiter in 145 verbundenen Unternehmen, betreibt globale Netzwerke in Forschung und Entwicklung an sieben Standorten und hat 20 Produktionsstandorte in 13 Ländern. Rund Clients sind im Unternehmen weltweit im Einsatz. Diese Client-Landschaft zu vereinheitlichen, war ein wichtiges Unternehmensziel. Die Clients sollten auf Windows 7 von Microsoft migriert und mit einer einheitlichen Desktop- Client-Ausstattung versehen werden. Mit der Aufgabe, den Migrationsprozess datenbankgestützt zu steuern, zu koordinieren und zu dokumentieren, beauftragte Boehringer Ingelheim die IT-Informatik. Der Ulmer IT- Dienstleister nutzte dafür die multifunktionale Plattform SharePoint von Microsoft, mit der sich die notwendigen Workflows und Reports darstellen ließen. Wichtig war dabei die tiefe Integration in die bestehende IT-Infrastruktur von Boehringer Ingelheim. Als Ergebnis lassen sich mit der SharePoint- Lösung alle Prozesse rund um die Migration überwachen und steuern. Auf Knopfdruck erhält man Reportings über den aktuellen Stand der Migration. Dazu gehörte auch die Steuerung der E-Learnings, die alle Mitarbeiter als Vorbereitung absolvierten. Die Teilnahme der Mitarbeiter sowie die Auswertung der Ergebnisse ließen sich ebenfalls in der Datenbank verwalten. Dank der Share- Point-Lösung ist der Anfang Januar 2013 von Boehringer gestartete weltweite Migrationsprozess in vollem Gange.

9 factor:plus Paul Hartmann AG 8 9 Aller guten Dinge sind 13 webshops Weltweit für die Paul Hartmann AG Eine factor:plus-plattform für individuell anpassbare Webshops und -kataloge entwickelte die IT-Informatik für die Paul Hartmann AG. Die Plattform wird nun an Standorten in 13 Ländern weltweit ausgerollt. Die Paul Hartmann AG mit Sitz in Heidenheim bietet Lösungen für Kunden in Medizin und Pflege, und zwar für die drei Kernsegmente Wund-, Inkontinenz- und Infektionsmanagement. Das Unternehmen ist weltweit tätig und beschäftigt ca Mitarbeiter. Um Apotheken, Alten- und Pflegeheime weltweit noch besser zu bedienen, hatte das Unternehmen 2012 bei der IT-Informatik GmbH einen Onlineshop und einen Onlinekatalog in Auftrag gegeben, die zunächst in 13 Ländern eingeführt werden sollen. Die IT-Informatik entwickelte beides auf Basis der bewährten und modular aufgebauten Lösungssuite factor:plus. Eine wichtige Anforderung war die einfache Bedienbarkeit des Onlineshops. Obwohl es sich um einen Business-to-Business-Onlineshop handelt, sollten Usability und Layout trotzdem das für Business-to-Consumer- Lösungen typische hohe Niveau erreichen. Das Grunddesign des Onlineshops erstellte eine Agentur, die außerdem mit hohem Aufwand Nutzerakzeptanztests durchführte. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse setzte das factor:plus-team der IT-Informatik den Katalog und den Onlineshop um. Da die IT-Informatik bei der Entwicklung auf bestehende Prozessstrukturen des Unternehmens setzte, ist der Shop nahtlos ins SAP-Backend des Unternehmens integriert. So lassen sich auch hohe Bestellaufkommen einfach abwickeln. Als Erstes ging im Februar 2013 der Katalog in Spanien live, anschließend im Juli 2013 in den USA. Schrittweise wird die factor:plus- Lösung nun in weiteren Ländern eingeführt. Die Landesgesellschaften können dabei jeweils entscheiden, ob sie nur einen Katalog oder auch einen Onlineshop einführen möchten. Das Mehrmandantensystem, das für jedes Land über eine eigene Domain erreichbar ist, lässt sich jeweils bezüglich des Sortiments individuell anpassen. Auch spezielle Anforderungen sind abbildbar, erklärt Martin Steinle, der Leiter des Projekts von Seiten der IT-Informatik. Um die 7x24-Verfügbarkeit zu gewährleisten, betreibt die IT-Informatik den Onlineshop in ihrem abgesicherten Internet-Rechenzentrum in Ulm. Die IT-Informatik garantiert eine hohe Verfügbarkeit sowie niedrige Reaktions- und Lösungszeiten. KUNDEN-steckbrief Branche: Produkt- und Serviceanbieter Medizin und Pflege Mitarbeiter: Ca Gründung: 1912; im Ursprung 1818 Mit einem breiten Spektrum anwendergerechter Produkte und maßgeschneiderter Serviceleistungen bietet Hartmann innovative Systemangebote für Profis in Medizin und Pflege. Damit tragen wir dazu bei, die tägliche Arbeit zum Wohl der Patienten effektiv und wirtschaftlich zu gestalten. Partnerschaftlich, pragmatisch, passioniert.

10 SAP Husqvarna Vive la distribution ERP-System-einführung für husqvarna in Frankreich Damit die Vertriebsniederlassungen des schwedischen Konzerns Husqvarna AB schnell und einfach ihre Waren der Marken Husqvarna, McCulloch und Gardena im Ulmer Logistikzentrum bestellen können, müssen die IT-Systeme aufeinander abgestimmt sein. Für die Niederlassung in Frankreich, die ein neues ERP-System einführte, schuf die IT-Informatik GmbH die SAP-Schnittstellen.

11 10 11 Der schwedische Konzern Husqvarna AB ist der weltweit größte Hersteller von Forst- und Gartengeräten mit rund Mitarbeitern. Seit 2007 gehört die Ulmer Gardena GmbH, der europäische Marktführer für Gartengeräte, zum Konzern. Gardena ist die bedeutendste internationale Marke von Husqvarna für das Consumer-Geschäft. In über 100 Ländern ist Husqvarna mit Vertriebsniederlassungen vertreten, von denen viele auch Geräte bei Gardena für ihre Händler bestellen. Bei Gardena ist seit Jahren ein SAP-System im Einsatz, nicht aber in allen Husqvarna-Vertriebsniederlassungen. So wurde beispielsweise dieses Jahr in der französischen Niederlassung in Gennevilliers, am nördlichen Stadtrand von Paris gelegen, ein ERP-System namens Prisme eingeführt. Prisme ist ein Produkt eines gleichnamigen französischen IT-Unternehmens. Um die Kundenauftrags-, Reklamations- und Rückgabeprozesse der Waren und damit den effizienten Warenfluss sicherzustellen, galt es, Schnittstellen zwischen dem SAP-System in Ulm und dem ERP-System in Gennevilliers zu schaffen. Damit beauftragte Gardena im Juli 2012 die IT-Informatik GmbH als langjährigen und kompetenten Partner rund um SAP-Dienstleistungen. Da wir uns in der IT-Landschaft von Gardena bestens auskennen, lag die Zusammenarbeit nahe, so Thomas Häfele, der das Projekt seitens der IT-Informatik leitete.

12 SAP Husqvarna KUNDEN-steckbrief Branche: Geräte zur Garten- und Waldpflege Sitz: Stockholm, Schweden Mitarbeiter: Ca Gründung: 1689 Seit 1689 stellt Husqvarna leistungsstarke Produkte her, die dem Menschen die Arbeit erleichtern. Im Jahr 2012 wurde nun ein neues Kapitel in der Geschichte von Husqvarna begonnen über akkubetriebene Produkte mit hoher Leistungsfähigkeit. Im Jahr davor hatte die IT-Informatik Gardena bereits bei einem ähnlichen Projekt unterstützt und die Schnittstellen vom Ulmer SAP-System zu einer österreichischen Vertriebsniederlassung geschaffen. Viele der Schnittstellen konnten wir wiederverwenden, aber nicht alle, da es sich in der französischen Vertriebsniederlassung um ein anderes ERP-System als in Österreich handelt, erklärte Thomas Häfele. International bestens aufgestellt Der Start des Projekts war im September Das internationale Projektteam bestand aus Mitarbeitern von Gardena in Deutschland, der Vertriebsniederlassung in Frankreich und der Projektleitung in der Husqvarna-Zentrale in Schweden. Die Projektsprache war Englisch, die Kommunikation fand per sowie Telefon- und Videokonferenzen statt. Trotz der großen räumlichen Distanz war immer eine sehr gute Kommunikation sichergestellt, hebt Thomas Häfele hervor. Die Schnittstellen umfassten die Kundenauftragsprozesse (Orders Process), Reklamationsprozesse (Claim Process) und Rückgabeprozesse (Goods Return Process). Da das SAP- System in Ulm und das Prisme-System in Gennevilliers jeweils für genau definierte Prozesse zuständig sind, müssen diese in beiden Systemen parallel abgebildet sein. Die Aufträge der französischen Vertriebsniederlassung fließen über die Händlersysteme ins SAP-Lagerlogistik-System bei Gardena ein. Hier werden die Bestellungen auf Verfügbarkeit geprüft, der Status zurückgemeldet und die Disposition ans Werk geschickt. Anschließend wird die Lieferung erstellt, ein Lieferschein angefertigt und die Ware ausgeliefert, die schließlich über das Vertriebssystem fakturiert wird. Im Reklamationsprozess finden Bewertungen von Garantien sowie die Erstellung von Gutschriften oder Ersatzteillieferungen über das Ulmer SAP-System statt. Seit März 2013 ist das ERP-System erfolgreich ans SAP-System angebunden. Der Gartenpflege in Frankreich mit Geräten von Husqvarna und Gardena steht damit nichts mehr im Weg.

13 12 13 Zwei Fragen an Anna Engström, Projektleiterin in der Husqvarna-Zentrale in Stockholm, Schweden Sie haben das Projekt die Anbindung der französischen Husqvarna- Tochter an das SAP-System des Ulmer Gardena-Lagerzentrums von Schweden aus geleitet. Welche Besonderheiten hatte das Projekt aus Ihrer Sicht? Wie verlief die Zusammenarbeit zwischen Ihnen in der schwedischen Husqvarna-Zentrale, dem deutschen und dem französischen Projektteam? Die Verflechtung des SAP- und des Prisme-Systems war die wichtigste Aufgabe in diesem Projekt. Wir mussten den Spezifikationsdetails bis auf den Grund nachgehen. Hätten wir das nicht getan, hätten wir vor unlösbaren Problemen gestanden. Die Projektbeteiligten waren das Team der IT-Informatik, das Team in Frankreich und das für die Unternehmensservices zuständige Integrationsteam. Als wichtige Aufgabe dazu kam die Leitung der System-Integrationstests. Eine Herausforderung war die straffe Zeitleiste sowie die Sicherstellung der Stammdatenqualität. Die Zusammenarbeit mit den sachkundigen Teammitgliedern aus verschiedenen Ländern verlief sehr gut. Dank Videokonferenzen, Web- und Telefonmeetings haben wir bestens zusammengearbeitet.

14 SAP Metabo Datenexpress Nürtingen Shanghai über km bestens verbunden SAP-Systemlandschaft erfolgreich konsolidiert und optimiert: Für die Metabowerke GmbH übernahm die IT-Informatik GmbH den Merge des SAP-Systems. Digital verbunden wurde das Shanghaier Werk mit dem Nürtinger Hauptsitz. Hand- und Schlagbohrmaschinen, Akkuschrauber und viele weitere Elektrowerkzeuge der Marke Metabo sind weltweit in über 100 Ländern im Einsatz. Entwickelt und produziert werden sie von der Metabowerke GmbH mit Sitz in Nürtingen. Das 1924 gegründete Unternehmen ist über die Jahrzehnte beständig gewachsen und hat seit 2007 auch ein Werk in Shanghai. Bis vor kurzem arbeiteten die Mitarbeiter dort mit SAP R/3 Enterprise auf dem Releasestand Um den Aufwand eines Releasewechsels zu vermeiden und die Betreuungsaufwendungen für Standardprozesse zu senken, wurde entschieden, einen Merge mit dem SAP-System im Nürtinger Hauptsitz auf Basis SAP ECC 6.0 vorzunehmen. Die Vorteile eines Merges: Es sind keine Schnittstellen notwendig und statt zwei getrennter SAP-Welten arbeiten beide Standorte mit ein und demselben SAP-System. Die gesparten Ressourcen sollen für eine engere Verzahnung insbesondere in der Supply Chain verwendet werden. Die Voraussetzung für den Merge war die Übernahme aller werksbezogenen Einstellungen aus dem chinesischen ins deutsche System, wobei ein Abgleich mit den Prozessen im Stammwerk vorgenommen wurde. Hierfür war die IT-Abteilung von Metabo verantwortlich. Aus Kapazitätsgründen suchte sie einen Spezialisten für die Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten. Für Letzteres war ein vierköpfiges Team der IT-Informatik GmbH verantwortlich. Die Stammdaten beinhalten hauptsächlich Informationen zu Materialien, Kunden und Lieferanten, die Bewegungsdaten wiederum Aufträge und Bestellungen. Die Migrationsdaten umfassten viele Anwendungsbereiche aus den SAP-spezifischen Modulen: Finanzbuchhaltung (FI): Anlagen inklusive Anlagenwerte, Belege Debitoren und Kreditoren und Sachkontensalden Produktionsplanung und -steuerung (PP): Arbeitspläne und Stücklisten Materialwirtschaft (MM): Lieferanten, Materialstämme, Einkaufsinformationssätze, Orderbucheinträge, Bestände und Bestellungen Vertrieb (SD): Kundenstämme und Aufträge Datenqualität fest im Blick Vor dem Export und Import der Daten nahm die IT-Informatik eine Datenoptimierung vor. Unser Ziel war es, die Datenqualität durch Duplikats- und Fehlerprüfungen deutlich zu erhöhen, erklärt Daniel Spengler, der das Projekt auf Seiten der IT-Informatik GmbH leitete. Dazu gehört es, Duplikate zu ermitteln und auszusortieren sowie

15 14 15 Statements: Die Mitarbeiter von IT-Informatik haben sich als versierte Kenner der Legacy System Migration Workbench (LSMW) und der verwendeten Übernahmeprogramme erwiesen. Sie haben eine Kapazitäts- und Kompetenzlücke geschlossen und uns mehr als einmal Hinweise zur Prozessgestaltung bis hin zum Customizing gegeben. Wir als Mittelständler brauchen Berater als Macher. Das hat die IT-Informatik von Anfang an verstanden und umgesetzt. Im Rückblick war es gut und richtig, die Berater in der Zentrale zu haben. Da wir den Testaufwand vor Ort unterschätzt und die Testqualität vor Ort überschätzt haben, hat uns die IT-Informatik mit flexiblem Beratereinsatz immer unterstützt. lediglich aktuelle beziehungsweise offene Daten zu übernehmen. Zum Einsatz kam dafür ein Migrationscockpit für Stamm- und Bewegungsdaten eine BITS-Lösung der IT-Informatik. BITS-Lösungen sind modularisierte Add-on-Lösungen im SAP-Umfeld, die die IT-Informatik entwickelt. Das Migrationscockpit beinhaltet vordefinierte, standardisierte Export- und Import-Programme, die optional gegen kundeneigene Tabellen geprüft werden können. KUNDEN-steckbrief Das Projekt beinhaltete nicht nur den Systemmerge, sondern faktisch auch eine Kontenplanharmonisierung, da sich beide Kontenpläne über die Jahre extrem verselbstständigt haben. Rechnet man noch die Bereinigungen der Doubletten im Kunden- und Lieferantenstamm mit ein, wurde ein anspruchsvolles Paket geschnürt. Entsprechend waren auch mehrere Testläufe notwendig. Das Projekt wurde im Oktober 2012 abgeschlossen. Eine Herausforderung bei einer Migration sind immer Jahreswechsel. Das chinesische Neujahr war im Februar, es galt also, die Abschlussaktivitäten zu berücksichtigen, so Daniel Spengler. Das wurde erfolgreich umgesetzt: Seit 1. März 2013 ist das SAP-System auch in Shanghai erfolgreich produktiv im Einsatz. Dank der soliden Datengrundlage kann nun die Implementierung der SAP-Qualitätsmanagement-Prozesse einschließlich der Lieferantenbeurteilung bis August 2013 umgesetzt werden. Weitere Schritte wie die Lieferplanabwicklung werden folgen. Branche: Werkzeugherstellung Mitarbeiter: Ca Gründung: 1924 Metabo ist weltweit in über 100 Ländern im Einsatz. Oft unter den härtesten Bedingungen. Extreme, die an die Grenzen jeder Maschine gehen. Und nirgendwo zeigt sich schneller, dass Technik eben nicht gleich Technik ist. So beweisen sich Kompetenz und Zuverlässigkeit bei Elektrowerkzeugen vor allem in der Beachtung von scheinbar Unwichtigem von Details. Details, die darüber entscheiden, ob Aufträge termingerecht erledigt werden oder ein Arbeitsplatz wirklich sicher ist.

16 SAP OPRA Ganz große OPRA Asset lifecycle management für die Industrie Die Instandhaltung und Wartung von Industrieanlagen wird immer wichtiger. Dafür gibt es die SAP-basierte Anwendungsplattform namens OPRA der IT-Informatik GmbH. Die Lösung überwacht automatisiert den Zustand von Anlagen, erfasst Störmeldungen, steuert Wartungsaufgaben und vieles mehr. Damit lassen sich alle wirtschaftlichen und technischen Kennzahlen transparent und nutzbar machen.

17 16 17 OPRA INDUSTRIE Realize OPRA auf einen Blick SAP-Portal für weltweiten Zugriff Anwendungen zum Anlagenmanagement und zu dessen operativen Geschäftsprozessen Integration von externen Systemen (z. B. geografischen Informationssystemen) Anbindung von Ersatzteilkatalogen Reporting/Einbindung von Business Intelligence Anbindung mobiler Endgeräte Früher hat man sich um Industrieanlagen gekümmert, wenn etwas kaputt war. Heute werden sie während der gesamten Betriebsdauer umhegt und umpflegt. Denn die Hersteller und Betreiber von Anlagen haben erkannt, dass Wartung und Instandhaltung von Anlagen eine wichtige Bedeutung für die Wertschöpfung eines Unternehmens haben. Die Gründe sind die steigende Automatisierung und Verkettung sowie die längere Nutzungsdauer der Anlagen. Zudem sind Unternehmen zurückhaltender bei der Investition in neue Anlagen als früher. Vor allem aber spielen die erhöhten Anforderungen an die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Anlagen sowie an die Prozesssicherheit und den Arbeits- und Umweltschutz eine immer wichtigere Rolle. Entsprechend sind die Anforderungen an die Instandhaltung, Betriebsabläufe und Betriebskostenerfassungen sowie die Kosten- und Leistungstransparenz gestiegen. Hersteller und Betreiber von Maschinen und Anlagen stehen daher heute vor den Herausforderungen, die Effizienz der Anlagen zu maximieren, sie über die komplette Lebensdauer produktiv instand zu halten sowie die Gesamtbetriebskosten zu senken. Die Voraussetzung dafür ist es, die Betriebsdaten über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu sammeln, bereitzustellen und auszuwerten. Die IT-Informatik GmbH hat daher gemeinsam mit ihrem langjährigen Kooperationspartner, der Voith IT Solutions GmbH, eine passgenaue Lösung für die Industrie namens OPRA entwickelt. Mit ihr lassen sich die für das Datenmanagement erforderlichen Prozesse benutzerfreundlich und effizient steuern und damit den Anforderungen und Herausforderungen begegnen. Auf dieser Grundlage sind moderne Instandhaltungsstrategien und Betreiberkonzepte möglich, die die Kosten senken. Und dank der hohen Usability kann die Prozess- und Mitarbeitereffizienz deutlich gesteigert werden.

18 SAP OPRA KUNDEN-steckbrief Branche: Informatik Mitarbeiter: 530 Gründung: 1867 Die Voith IT Solutions GmbH ein Unternehmen der Voith-Gruppe bietet mit weltweit 530 Mitarbeitern und Gesellschaften in Deutschland, Österreich, Nord- und Südamerika, Indien und China innovative SAP-gestützte Lösungen für Service, Instandhaltung und Asset Lifecycle Management an. Bei OPRA handelt es sich um ein offenes Lösungskonzept, das für Industriekunden aller Branchen geeignet ist, sagt Jürgen Klaus, Management-Berater bei der Voith IT Solutions GmbH. Den Umfang der Branchenlösung kann jeder Kunde nach seinen Bedürfnissen sowie abgestimmt auf seine jeweilige IT- und Produktstrategie zusammenstellen. Jedes Unternehmen entscheidet individuell, welche Betriebsdaten aufgenommen und ausgewertet werden sollen. Erweiterungen sind stets möglich. Durch die Portalfunktion lässt sich auch die Oberfläche flexibel anpassen. Vielsprachige Systemdaten und Benutzeroberflächen ermöglichen den globalen Einsatz in multinationalen Projekten. Erfolgreich im Einsatz Entwickelt hat die Voith IT Solutions die Lösung vor einigen Jahren für den Einsatz bei der Voith- Sparte für Lokomotiven. Denn gerade Lokomotiven müssen äußerst zuverlässig im Einsatz sein. Bei bis zu Betriebsstunden ohne Generalüberholung sind die Anforderungen an Fahrzeuge und Komponenten besonders hoch. Mit OPRA lassen sich die Wartung und Instandhaltung der Fahrzeugflotte durchgängig planen, überwachen und steuern. Im Einsatz ist das System nicht nur bei der Voith-Sparte selbst, sondern auch bei den Kunden, an die die Sparte Lokomotiven verleiht. Denn die Lifecycle-Kosten sind sowohl für Unternehmen, die eine Anlage herstellen, als auch für deren Betreiber wichtige Kennzahlen für ein optimales Servicekonzept. Im Einsatz ist die Lösung mittlerweile bei unterschiedlichen Kunden beispielsweise bei der RWE AG, der Panlog AG und der Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH (SWU). Mit rund Mitarbeitern ist die SWU für die Energie-, Trinkwasser- und Erdgasversorgung sowie für Telekommunikationsdienstleistungen und den Nahverkehr zuständig. Mit der SAP- OPRA -Lösung kann das Unternehmen die Instandhaltung und Wartung der Netze steuern und so optimieren, dass sich Kosten reduzieren lassen und gleichzeitig die gesetzlich vorgeschriebenen Sorgfalts- und Dokumentationspflichten gewährleistet sind. Individuell integriert Die Datentransparenz und die Integration von Anlagendaten ermöglichen eine korrektive und präventive Instandhaltung. Wartungsaktivitäten können nachhaltig geplant und durchgeführt werden. Fehler lassen sich frühzeitig beheben, Ausfälle minimieren und so Kosten reduzieren. Damit erhöht sich die Verfügbarkeit der Anlagen. Die Lösung integriert Informationen aus dem SAP-System, aber auch aus Non-SAP- Systemen, in einer Anwendung. Schließlich geht es bei modernen Instandhaltungs- und Wartungskonzepten nicht mehr nur um Maschinendaten. Interessant sind ebenfalls Informationen aus dem Produktionsprozess, der Arbeitssicherheit, dem Umweltschutz und vielem mehr. Diese Daten führt OPRA intelligent zusammen und stellt den Nutzern eine Vielzahl an Informationen auf einer Plattform zur Verfügung. Durch die zukunftssichere, im SAP-Standard realisierte Lösung ist die Investitionssicherheit

19 18 19 Die IT-Informatik GmbH entwickelte gemeinsam mit dem langjährigen Kooperationspartner Voith IT Solutions GmbH hierzu das strategische Lösungskonzept OPRA. Dies verbindet effizientes Anlagenmanagement, eine hohe Bedienerfreundlichkeit und die Integration der Kundenbedürfnisse in einem modernen SAP-System. gegeben. Die Lösung basiert auf den beiden SAP-Modulen Instandhaltung und Customer Service, ist aber äußerst flexibel, und das ohne Schnittstellenproblematik, wie sie Branchenlösungen üblicherweise bei der Anbindung ans SAP-System haben, erklärt Jürgen Klaus. Die Funktionen reichen vom Stammdatenmanagement über die Auftragsabwicklung bis hin zu Dokumentation und Reporting. Einzelfunktionen und Anwendungen lassen sich in den unterschiedlichsten Geschäftsprozessen SAP-Modul-Übergreifend anwenden. werden. Sie ist besonders benutzerfreundlich handhabbar. Die Oberfläche lässt sich rollensowie gruppenspezifisch anpassen, je nach dem Bedarf des Nutzers mit mehr oder weniger Daten auf der Oberfläche. Die Dateneingabe ist deutlich intuitiver und einfacher als mit der SAP-GUI-Oberfläche. Das ist wichtig, damit auch tatsächlich alle Daten erfasst werden. Je einfacher die Datenerfassung, desto höher die Datenqualität, weiß Jürgen Klaus. Durch die Portalfunktion sind die Daten online immer verfügbar, möglich ist zudem ein flexibles, webbasiertes Reporting. Damit ist eine präventive Instandhaltung von Anlagen möglich. Denn nicht nur die Serviceprozesse lassen sich so beständig optimieren, auch Störungen können besser analysiert werden. Die Lösung kann sowohl stationär auf Rechnern als auch mobil auf Notebooks, Smartphones und Tablets aufgerufen und bedient Impressum 1. Ausgabe, Juli 2013 Herausgeber: IT-Informatik GmbH, Günter Nägele Magirus-Deutz-Straße 17, Ulm Telefon (0731) , Telefax (0731) , Redaktion und Text: Gitta Rohling, Auftrag Wort, und Thilo Weisshardt, IT-Informatik GmbH Gestaltung: klarelinie, Agentur für Gestaltung GmbH, Nachdruck nur mit schriftlicher Genehmigung des Herausgebers unter Angabe der Quelle. Für Feedback, zusätzliche Exemplare etc. bitte an

20 IMMER RICHTIG VERBUNDEN factor:plus PIM Das Produktinformationsmanagement von factor:plus ist: Webbasiert Zugriff ohne Grenzen (alle Abteilungen, Lieferanten, Agenturen, Niederlassungen) Workflowgestützt Überblick über alle Vorgänge/Aufgaben Voll SAP-integriert ERP-Prozesse werden unterstützt Ein Multi-Channel-Adapter automatisierte Datendrehscheibe für viele Vertriebskanäle Ein Produktinformationsmanagement für viele Kommunikationskanäle, viele Vertriebskanäle, viele Länder, viele Sprachen, viele Sortimente und viele Produktvarianten. Zentrale Stammdaten-Haltung bei dezentraler Stammdaten-Erfassung Marketing- und vertriebsrelevante Informationen immer im Zugriff Unterstützt bei automatisierter Katalog- und Prospekterstellung Erhöht maßgeblich die Datenqualität IT-Informatik