Mobilrapport für Android v Sander & Doll AG

Transkript

1 Mobilrapport für Android v Sander & Doll AG Installation, Bedienung, Highlights Installation und kompatible Gerätetypen Der Mobilrapport ist geeignet für Mobilgeräte ab der Android-Version 2.2 (Froyo). Die Installation erfolgt über den Google Play Store. Highlights und Funktionen Technik Vollautomatische Synchronisation von Buchungen Schriftgröße und Anzeige an das verwendete Gerät anpassbar Einstellungen für jeden Benutzer individuell konfigurierbar Super-einfache Bedienung probieren Sie es aus! Rapport- Funktionen Manuelle oder Stoppuhr-basierte Erfassung von Zeiten Schnelle und intuitive Zeiteingabemöglichkeit Zuweisung von Mitarbeitern, Projekten, Phasen, Dokumenten, Positionen, Tätigkeiten und Material Möglichkeit zum Einlesen von Daten über eine Barcode Scanner-App Fotos an Buchungen anhängen und versenden Aufträge direkt auf dem Mobilgerät unterzeichnen GPS-Auswertung des Gerätestandortes Bedienung Mit dem Mobilrapport lassen sich erbrachte Leistungen auf einfache Weise buchen und zuordnen. Anhand der folgenden Abbildungen lernen Sie die wichtigsten Bedienelemente schnell kennen. Viel Spaß!

2 Installation Nachdem Sie die App Mobilrapport Pro auf Ihrem Mobilgerät installiert haben, sind einige Einstellungen notwendig, damit die App mit Ihrer Desktoplösung zusammenarbeitet. Führen Sie dazu die folgenden Schritte durch: 1. Starten Sie die App. Es erscheint der Willkommensbildschirm, der Sie zur Eingabe des Benutzers auffordert. So finden Sie in Ihrer Branchenlösung den Benutzernamen: Menüband: Rufen Sie [Anwendungsmenü > Hilfe > Programm- und System- Informationen > Programm > Benutzer für Mobilanwendungen] auf. Klassisches Menü: Rufen Sie [? > Info > Programm > Benutzer für Mobilanwendungen] auf. 2. Tragen Sie den Benutzernamen an Ihrem Mobilgerät im Feld Benutzer ein und tippen auf [Los geht s]. Es folgt eine Abfrage, ob Sie für die erste Nutzung des Geräts eine Aktivierungsanfrage senden möchten. Bestätigen Sie dies mit [Senden]. 3. Bevor Sie den Mobilrapport nutzen können, muss das Mobilgerät jetzt noch in der Branchenlösung aktiviert werden. Öffnen Sie daher als nächstes in Ihrer Branchenlösung die Mobilgerätezentrale. Die Mobilgerätezentrale finden Sie: Menüband: Unter [Avantim > Mobilgeräte-Zentrale]. Klassisches Menü: Unter [Zeitmanagement > Verwaltung > Mobilgerätezentrale]. 4. Die Mobilgerätezentrale prüft daraufhin, ob neue Mobilgeräte gefunden werden. In der Liste der angebundenen Geräte (links) erscheint Ihr neues Mobilgerät (mit Rufnummer oder Modellnamen des Gerätes). 5. Wählen Sie das neue Gerät aus und wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Einstellungen. Aktivieren Sie dort mindestens die Option Aktiv. 6. Speichern Sie Ihre Einstellungen mit <F2>. Es erscheint daraufhin eine Abfrage, ob Sie die Daten an das Mobilgerät übertragen möchten. Beantworten Sie dies mit <Ja>. 7. An Ihrem Mobilgerät wird daraufhin nach kurzer Zeit der Hauptbildschirm des Mobilrapports angezeigt. Damit dies schneller geschieht, tippen Sie auf die Schaltfläche [Aktivierung jetzt prüfen]. Mit der Meldung Das Gerät wurde erfolgreich aktiviert ist die Einrichtung abgeschlossen. 8. Jetzt können Sie über die Schaltfläche [Zeit buchen] freie Buchungen erfassen. Um Buchungen zu Arbeitsanweisungen oder Reparatur-/Rapportaufträgen durchzuführen, müssen diese zunächst in der Branchenlösung angelegt werden. Außerdem ist es dafür erforderlich, dem Mobilgerät in der Mobilgerätezentrale mindestens einen Mitarbeiter zuzuordnen.

3 Ihre Aufträge und Buchungen in der Übersicht Die Auftragsübersicht zeigt Ihnen für den gewählten Tag die Rapportaufträge (RA) und Arbeitsanweisungen (AW), die aus der Sander & Doll-Software auf Ihr Mobilgerät übertragen wurden. Rufen Sie hier den Kalender auf. Aufträge und Buchungen werden für den gewählten Tag angezeigt. Starten Sie hier die Synchronisation manuell oder öffnen Sie die Einstellungen zur Verbindung mit der Sander & Doll-Software. Tippen Sie auf einen Eintrag, um Buchungen Schritt für Schritt über einen Assistenten durchzuführen. Geplanter Beginn des Auftrags. Dieses Dokument ist nicht mehr vorhanden, da es z. B. gelöscht wurde. Bereits gebuchte Ausführungsdauer. Übersicht über Ihre Buchungen am gewählten Tag. Erfassen Sie hier Buchungen mit oder ohne Auftragsdokument. Öffnet die Übersicht der Buchungsdetails. Erfassen Sie dort weitere Buchungen. Gebuchter Beginn des Auftrags. Gebuchtes Ende des Auftrags. Die Farbe der Uhr zeigt Ihnen den Status der Buchung an: Grün: Die Buchung wurde als Entwurf gespeichert, aber noch nicht gesendet. Grau: Die gebuchten Daten wurden bereits an die Desktop-Lösung gesendet. Grün-Grau: Die Buchung ist abgeschlossen aber noch nicht synchronisiert, da z. B. aktuell keine Internet-Verbindung vorhanden ist.

4 Der Kalender Gelb: An diesem Tag gibt es Aufträge, die noch nicht abgeschlossen sind, für die jedoch bereits Buchungen existieren. Grün: Alle Aufträge an diesem Tag sind bereits abgeschlossen und gesendet. Der rote Kreis markiert heute. Rot: Zu Aufträgen dieses Datums gibt es noch keine Buchungen. Der Rahmen zeigt Ihnen den gewählten Tag an. Grau: Hier gibt es Aufträge, die nicht mehr auf dem Server vorhanden sind, da sie beispielsweise gelöscht wurden. Übrigens: Um Ihre Aufträge übersichtlich zu halten und gleichzeitig Speicherplatz zu sparen, werden Buchungen auf dem Mobilgerät nach Ablauf von 28 Tagen gelöscht. Dennoch geht nichts verloren: In der Mobilgerätezentrale am Desktop-Rechner bleiben alle Buchungen weiterhin gespeichert. Über den Kalender wählen Sie nicht nur ein beliebiges Datum aus, Sie erkennen außerdem auf einen Blick, an welchen Tagen Aufträge auszuführen sind und an welchen Tagen Aufträge teilweise erledigt oder vollständig abgeschlossen wurden. Gibt es an einem Tag verschiedene Auftragsstatus, werden immer die nicht erledigten Aufträge dargestellt.

5 Ihre Buchung im Detail Über das Programm- Symbol gelangen Sie zurück zur Auftragsübersicht. Schließen Sie hier die Buchung ab und senden Sie sie an die Sander & Doll- Desktop-Lösung. In der Buchungsübersicht ändert sich daraufhin der Status des Uhr- Symbols von Grün auf Grau. Entscheiden Sie hier, ob Sie die neue Buchung speichern oder verwerfen möchten. In der Übersicht überblicken Sie alle Elemente dieser Buchung: Zeit bzw. Leistungsdauer, ausführende Mitarbeiter, Art der Tätigkeit, verbrauchtes Material und Fotos. Tippen Sie auf ein Element der Liste, um weitere Buchungsdetails zu erfassen oder zu ergänzen. Solange die Buchung noch nicht abschließend gesendet wurde, können Sie die einzelnen Elemente ergänzen und bearbeiten. Nach dem Senden der Buchung kann die Buchungsübersicht nur noch zur Ansicht geöffnet werden.

6 Schritt für Schritt mit dem Buchungs-Assistenten Der Assistent unterstützt Sie, sobald Sie Buchungen durch Auswahl eines Auftrages aus der Auftragsliste durchführen. Im ersten Schritt erfassen Sie die Start und Endzeit des Auftrages. Wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus. Markieren Sie die zu buchende Arbeitsleistung. Zurück zum vorherigen Schritt. Weiter zum nächsten Erfassungs-Schritt. Wählen Sie das benötigte Material aus. Nach Abschluss der Buchungen wird Ihnen die Buchungsübersicht angezeigt.

7 Zeit-Buchung: Freie Buchung Die Zeit, die Sie über die Uhr einstellen, wird automatisch in die Blau markierte Zeile eingefügt. Bitte beachten Sie bei der Zeiterfassung, dass die End-Zeit nicht vor der Start- Zeit liegen darf. Andernfalls springt das Datum automatisch auf den Folgetag. Über dieses Feld rufen Sie die Datumsauswahl auf. Wählen Sie über die Uhr Stunde und Minuten für Beginn bzw. Ende der Tätigkeit aus. Durch vertikales Wischen können Sie in der Datumsauswahl den eingestellten Tag, Monat oder das Jahr ändern. Tippen Sie hier, um von der Erfassung der Stunde zur Erfassung der Minuten zu wechseln.

8 Zeit-Buchung: Kommt-/Geht-Buchung Das Kommen und Gehen wird beim Mobilrapport innerhalb einer Buchung erfasst. Sie werden also in der Regel beide Buchungen erst nach Beendigung der Arbeit durchführen. Im Unterschied zur freien Zeitbuchung, ist die Kommt- /Geht-Erfassung nicht auf ein Projekt, sondern ausschließlich auf einen Mitarbeiter bezogen. Sie haben daher keine Möglichkeit, Tätigkeit, Material usw. auszuwählen. Aktivieren Sie hier die Kommt-/Geht- Buchung. Sie steht zur Verfügung, sobald Sie in den Einstellungen der Mobilgerätezentrale, die entsprechende Option ausgewählt haben. In der Auftragsübersicht erkennen Sie auf einen Blick, dass es sich um eine Kommt-Geht- Buchung handelt.

9 Material-Buchung Im Feld der Volltext-Suche geben Sie eine beliebige Zeichenfolge ein, um das gewünschte Material aufzufinden. In der Auswahl-Liste sehen Sie alle Artikel aus den Auftragsdokumenten, die aus der Branchenlösung übertragen wurden. Erfassen Sie hier den Verbrauch eines Artikels, den Sie aus der Artikelliste ausgewählt haben. Noch leichter finden Sie einen Artikel über seine EAN-Nummer. Scannen Sie die Nummer am Artikel ganz einfach mit dem Barcode-Scanner. Benötigen Sie einen Artikel, der sich nicht in der Liste befindet, legen Sie ihn hier als Einmalartikel an. In dieser Eingabemaske erfassen Sie einmalig einen benötigten Artikel, der sich nicht in der Artikelliste befindet.

10 Dokument- und Kundeninformationen Lassen Sie sich hier per Google Maps zur Kundenadresse navigieren. Stellt die angezeigte Adresse auf einem Stadtplan dar. Öffnen Sie hier den Leistungsnachweis, zu diesem Auftrag. Startet die Navigation zur angegebenen Adresse. Stellt die angezeigte Adresse auf einem Stadtplan dar. An dieser Stelle rufen Sie die Kundeninformationen sowie Adresse und Beschreibung des Projektes auf.

11 Der Leistungsnachweis Nachdem der Leistungsnachweis unterzeichnet wurde, versenden Sie hier eine Kopie davon per . Nachdem der Kunde unterzeichnet hat, kehren Sie über dieses Symbol zum Leistungsnachweis zurück. Der Kunde kann die Leistung direkt auf dem Display mit einem Eingabestift oder per Fingergeste quittieren. Öffnen Sie hier das Unterschriftsfeld. Dort kann der Kunde Ihre Leistung quittieren. Falls die Unterschrift nicht geglückt ist, lässt sie sich über diese Schaltfläche löschen und anschließend wiederholen.