GoBD 2.0 Kommentierung der geplanten Neufassung [ ]

Transkript

1 GBD 2.0 Kmmentierung der geplanten Neufassung [ ] Vn: Stefan Grß Mit Erscheinen der Grundsätze zur rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung vn Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektrnischer Frm swie zum Datenzugriff (GBD) am 14. Nvember 2014 hatte die Finanzverwaltung in Aussicht gestellt, diese regelmäßig zu aktualisieren und an den neuesten Stand der Technik anzupassen. Nach fast vier Jahren GBD wurde vm Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun der Entwurf einer Neufassung (nachflgend auch GBD(neu) ) vrgelegt, wrüber innvative Przesse wie das Mbile-Scannen legitimiert der technische Migratinen deutlich vereinfacht werden sllen. Insgesamt stellt die Nvellierung ein mehr an Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar und ist damit uneingeschränkt zu begrüßen. Die wichtigsten Änderungen der GBD(neu) im Überblick: Das Ftgrafieren vn Belegen durch mbile Endgeräte (Mbiles Scannen) wird dem statinären Scanvrgang gleichgestellt Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mbile Endgeräte im Ausland Das Verbringen vn Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig Unter bestimmten Vraussetzung ist die Aufbewahrung einer Knvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversin Clud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GBD einbezgen Änderungen an einer Verfahrensdkumentatin müssen histrisch nachvllziehbar sein 1 / 5

2 Im Einzelnen ergeben sich flgende Vereinfachungen durch die GBD(neu): Bildliche Erfassung durch mbile Geräte zulässig: Der elektrnische Austausch vn Rechnungen ist vr allem eines ein Przessbeschleuniger. Während in diesem Zusammenhang die Digitalisierung vn Papierbelegen durch statinäre Scanner im Unternehmen inzwischen nahezu einen Standardprzess darstellt, entstehen mit der Verbreitung mbiler Endgeräte wie Smartphnes der Tablets neue Anwendungsszenarien. Prminentes Beispiel ist das Ftgrafieren vn Reisekstenbelegen mittels Smartphne und Ft-App. Schnell wirft dies jedch die berechtigte Frage auf, b der ftgrafisch festgehaltene Beleg (auch Digitalisat ) auch steuerlich anerkannt wird und letztlich die Vrgaben an eine Tax Cmpliance uneingeschränkt erfüllt sind. Aus Przesssicht besteht die Zielsetzung der Unternehmen letztlich auch darin, den Papierbeleg vm weiteren Przess auszunehmen und zu vernichten. Obgleich die herrschende Meinung bislang davn ausgegangen war, dass die Vrgaben der GBD zur elektrnischen Erfassung vn Papierbelegen (Scanvrgang) auch für den Fall des Ftgrafierens mit mbilen Endgeräten gelten ( Analgieschluss), s war dies bislang den GBD nicht zweifelsfrei zu entnehmen und hat bei den Unternehmen für eine entsprechende Unsicherheit gesrgt. Mit der nun vrgenmmenen Frmulierung in Randziffer 130 der GBD(neu) kmmt die Finanzverwaltung diesem Anliegen der Praxis swie den Möglichkeiten der zunehmenden Digitalisierung uneingeschränkt nach. Entsprechend wird klargestellt, dass eine Erfassung vn Handelsder Geschäftsbriefen swie Buchungsbelegen, welche in Papierfrm empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten vn Geräten wie Smartphnes, Multifunktinsgeräten der Scanstraßen erflgen kann. Damit erkennen die GBD(neu) die bildliche Erfassung vn Papierbelegen unabhängig davn, b der Scan- bzw. Ftgrafiervrgang mbil, statinär, zentral der dezentral erflgt. Unabhängig vn der jeweiligen Typlgie gilt, dass die Anfrderungen der GBD durchweg erfüllt werden. Hierfür und dies galt bislang bereits für den Scanvrgang an sich bedarf es insbesndere einer steuerlichen Verfahrensdkumentatin, die für den End-t-end-Przess (vm Belegeingang, über die Belegverarbeitung, Aufbewahrung und die Bereitstellung für den Datenzugriff) dezidiert darlegt, wie die Anfrderungen der GBD eingehalten werden. Dies vrausgesetzt, steht der mbilen Erfassung vn Reisekstenbelegen mittels mbiler Endgeräte und App künftig nun nichts mehr entgegen. Nach dem Erfassen dürfen die entsprechenden Papierdkumente entsprechend Randziffer 140 der GBD(neu) vernichtet werden, sweit sie 2 / 5

3 nicht nach außersteuerlichen der steuerlichen Vrschriften im Original aufzubewahren sind. Dabei hat der Steuerpflichtige die entsprechenden Digitalisate etwa im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung stets über das DV-System lesbar zu machen, der reine Ausdruck ist nicht ausreichend (GBD(neu), Randziffer 157). Scannen im Ausland zulässig Eine weitere Neuerung im Kntext des mbilen Scannens, betrifft die Frage der Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mbile Endgeräte im Ausland. Hier führen die GBD(neu) unternehmensfreundlich in Randziffer 130 aus, dass einer bildlichen Erfassung mbiler Geräte (z. B. Smartphnes) auch im Ausland nichts entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und drt direkt erfasst werden. Dies betrifft etwa Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind. In diesem Zusammenhang wartet Randziffer 136 der GBD(neu) mit einer weiteren Erleichterung für die Unternehmen auf. Demnach wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektrnischen Buchführung ins Ausland ( 146 Abs. 2a AO) an den Ort der elektrnischen Buchführung verbracht und drt bildlich erfasst (digitalisiert) werden. Die Zulässigkeit dieses Verbringens mit anschließender Digitalisierung war bislang strittig und wird nun durch die Neufassung der GBD legitimiert. Lediglich hat die Digitalisierung zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erflgen. Erleichterungen im Zusammenhang mit der Knvertierung Gerade die Vrgaben der GBD zur Knvertierung haben die Praxis in der Vergangenheit intensiv beschäftigt. Hintergrund war die im Randziffer 135 nrmierte Anfrderung der GBD, bei Umwandlung (Knvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Frmat (sg. Inhuse-Frmat ) stets beide Versinen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzurdnen und mit demselben Index zu verwalten swie die knvertierte Versin als slche zu kennzeichnen. Dies war insbesndere in Fallknstellatinen hinderlich, und zumeist auch kstenintensiv in welchen unstrukturierte Frmate, wie beispielsweise TIFF-Dateien in (höherwertige) unstrukturierte Frmate wie etwa PDF-Dateien umgewandelt wurden. Eine strenge Auslegung der GBD pstulierte hier eine Aufbewahrung beider Frmate. Dabei stel- 3 / 5

4 len derartige Fallknstellatinen im Regelfall gerade keine Knvertierung i. S. d. der GBD dar. Vielmehr handelt es sich um ein reines verlustfreies Umverpacken in ein anderes technisches Kuvert, wrüber die dauerhafte Erfüllung der GBD-Anfrderungen auch isliert über die knvertierte Fassung sichergestellt ist. Insbesndere wird damit die maschinelle Auswertbarbeit nicht eingeschränkt und keine inhaltliche Veränderung vrgenmmen. Zudem wird gewährleistet, dass das Recht auf Datenzugriff über die Knvertierung keinerlei Einschränkungen erfährt und die knvertierten Dkumente für alle drei Zugriffsarten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können. Dieser Argumentatin hat sich die Finanzverwaltung nun erfreulicherweise angeschlssen und verschafft den steuerpflichtigen Unternehmen damit eine deutliche Erleichterung. Entsprechend führen die GBD(neu) in Randziffer 135 aus, dass die Aufbewahrung beider Versinen bei Beachtung bestimmter Anfrderungen entbehrlich ist. Die islierte Aufbewahrung der knvertierten Fassung ist dabei unter flgenden Vraussetzungen ausreichend: Es wird keine bildliche der inhaltliche Veränderung vrgenmmen Bei der Knvertierung gehen keine snstigen aufbewahrungspflichtigen Infrmatinen verlren Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt Die rdnungsgemäße und verlustfreie Knvertierung wird dkumentiert (Verfahrensdkumentatin) Diese Klarstellung der GBD ist uneingeschränkt zu begrüßen, erleichtert sie vielen Unternehmen dch insbesndere technisch erfrderliche Migratinsvrhaben, etwa im Archivumfeld, swie przessuale Vereinfachungen. Clud-Systeme Als weitere Änderungen beziehen die GBD(neu) über die Randziffer 20 nun auch Clud-Systeme in den Reigen der Datenverarbeitungssysteme ein. Dabei sind steuerliche Besnderheiten stets dann zu beachten, wenn sich die Clud bzw. Clud-Anwendung im Ausland befindet. Insbesndere gilt es die Ntwendigkeit eines Antrags nach 146 Abs. 2a AO zu beachten, sweit hierüber elektrnische Bücher der snstige erfrderliche elektrnische Aufzeichnungen im Ausland geführt der aufbewahrt werden. 4 / 5

5 Verfahrensdkumentatin bedarf einer Änderungshistrie Die Anfrderungen an eine Verfahrensdkumentatin ziehen sich wie ein rter Faden durch die GBD. Die Verfahrensdkumentatin muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Dabei muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dkumentatin beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren vll entspricht (Randziffer 154). Die GBD(neu) haben in diesem Zusammenhang die Vrgaben an die Histrienführung knkretisiert. Entsprechend der neu frmulierten Randziffer 154 müssen Änderungen an einer Verfahrensdkumentatin histrisch nachvllziehbar sein. Dem wird entsprchen, wenn die Änderungen versiniert sind und eine nachvllziehbare Änderungshistrie vrgehalten wird. Typischerweise lässt sich dies über die Versinsverwaltung eines Dkumenten-Managementsystems abbilden Als Fazit bleibt festzuhalten, dass die Finanzverwaltung mit der Neufassung der GBD swhl der Unternehmensrealität als auch den IT-technischen Gegebenheiten uneingeschränkt gerecht wird. Die Unternehmen werden es dem BMF danken, gehen damit dch erhebliche Vereinfachungen einher. Leider ausgeblieben sind weitere erhffte Änderungen. Dies betrifft insbesndere Erleichterungen im Zusammenhang mit der Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit im Rahmen des unmittelbaren und mittelbraren Datenzugriffs der Finanzverwaltung. Erfahren Sie mehr zu den Neuerungen der GBD und den Auswirkungen auf die Unternehmenspraxis in unserer Webinar-Reihe zu diesen Themen: Anmeldung zu den einzelnen Webinaren unter: 5 / 5