Was ist wichtig, wenn der Chef ausfällt?

Transkript

1 Und dann kommt es anders als man denkt - Was ist wichtig, wenn der Chef ausfällt? Dr. Dirk Haid Betriebsberatung Bayreuth

2 Ein Fall aus der Beratungspraxis - Meisterbetrieb mit zwei Gesellen und einem Azubi - Betrieb läuft nach Aussagen des Inhabers gut - Inhaber möchte expandieren - Ehefrau arbeitet gelegentlich im Büro mit - Inhaber hat zwei Kinder 21 und 16 Jahre alt - Ein Geselle ist rechte Hand des Chefs - Inhaber sieht sich als unersetzlich an

3 Ein Fall aus der Beratungspraxis - Expansionspläne und Kundenabsprachen sind nicht dokumentiert - Passwörter kennt nur der Inhaber - Mitarbeiter hat keine formale Vertretungsbefugnis - Bankvollmacht gibt es nicht - Testament besteht nicht

4 Was nun, wenn das Unerwartete passiert und der Chef ausfällt?

5 Offene Fragen (Auswahl) 1) Wer muss informiert werden? 2) Wer hat das Sagen? 3) Wer unterzeichnet im Falle des Ausfalls für den Chef - die Gehaltsschecks? - den neu gewonnenen Kundenauftrag? - den ausgehandelten Kreditvertrag? - den Kaufvertrag für das neue Betriebsgrundstück? BITTE BEACHTEN SIE: ES GIBT KEINE GESETZLICHE VERTRETUNGSVOLL- MACHT VON EHEGATTEN UNTEREINANDER!

6 Die Realität: Ohne Vorsorge - Keine Zukunft!

7 Agenda 1. Woran liegt es, dass so viele Unternehmer keinen Plan B für den Tag X haben? 2. Was bringt es mir, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein? 3. Was muss ich im Vorfeld planen, damit mein Unternehmen, für den Chefausfall vorbereitet ist? 4. Wie fange ich an?

8 1. Woran liegt es, dass so viele Unternehmer keinen Plan B für den Tag X haben? Jeder Raucher weiß, dass Rauchen nicht gesund ist! Hört er / sie aber deshalb mit dem Rauchen auf?

9 1. Woran liegt es, dass so viele Unternehmer keinen Plan B für den Tag X haben? Jeder Betriebsinhaber weiß, dass er Vorsorge für den Ernstfall treffen müsste. Betreibt er / sie deshalb Vorsorge für den Ernstfall?

10 Mitgliedsbetriebe haben vielfach keinen Plan B für den Tag X Das sind die Gründe, warum ca. 75 % aller Mitgliedsbetriebe keine gezielte Vorsorge getroffen haben! Beispiele 1 2 weil das Ganze noch Zeit hat. weil es im Augenblick vermeintlich Wichtigeres gibt. Verzeihen Sie bitte: Malen Sie nicht den Teufel an die Wand. Mir passiert schon nichts! Wissen Sie: Es gibt so viele Risiken. Ich kann nicht auf alles vorbereitet sein. 3 weil der Chef nicht weiß, wie er anfangen soll. Ich gestehe: Ich sehe den Wald vor lauter Bäumen nicht: Womit fange ich denn an? Von Mitgliedern genannte Gründe gegen einen Plan B für den Fall X

11 Risiken im Geschäftsalltag Beispiele 1 Wirtschaftliche Risiken Kunde zahlt nicht. 2 Technische Risiken Hacker-Angriff und EDV fällt aus. 3 Umweltrisiken Wetter spielt verrückt. 4 Gesellschaftliche Risiken Fachkräftemangel in der Region. 5 Personelle Risiken Verlust einer Schlüsselposition, z. B. Chef fällt aus! Es gibt nicht nur personelle Risiken!

12 Wie fange ich an? 3 weil der Chef nicht weiß wie er anfangen soll. Wen muss ich mit einbeziehen? Wer kann mich ersetzen?

13 2. Was bringt es mir, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein? Sicherheit

14 Für den Chefausfall gezielt vorsorgen, heißt die Handlungsfähigkeit des Betriebs zu sichern. ungewollte Nachfolgeregelungen zu verhindern. finanzielle Belastungen zu minimieren. Finanzielle Stabilität Sicherung der Existenz der Familie 4 das Rating bei meiner Bank / Sparkasse verbessern. Emotionale Stabilität Das kann eine gezielte Vorsorge bringen

15 Arten des Chefausfalls ABER beachten Sie bitte: Es muss mindestens zwei Pläne B geben! d. h. 1 Krank Chef lebt, ist aber geschäftsunfähig 2 Tod Chef verstirbt plötzlich. Arten des Chefausfalls

16 3. Was muss ich im Vorfeld planen, damit mein Unternehmen, für den Chefausfall vorbereitet ist? Quelle: ( ) Quelle: DG-Verlag

17 4 Themenfelder für den Plan B 1. Persönliches 3. Steuerliches 2. Betriebliches 4. Rechtliches 4 Themenfelder, in denen ich Vorsorge treffen muss

18 Bin ich geschützt gegen Sind meine Familie und ich persönlich abgesichert? Ausgewählte Fragen: Krankheit Invalidität Unfall Pflege Tod Zeitverlust Was passiert bei längerer Krankheit? Was geschieht im Fall der Berufsunfähigkeit? Bin ich gegen die Folgen eines Unfalls abgesichert? Wer pflegt mich und finanziert das? Kommt meine Familie im Falle meines Todes um die Runden? Kann sofort in meinem Sinne gehandelt werden?

19 Handeln in meinem Sinne umfasst Regelungen für Sind meine Familie und ich persönlich abgesichert? Ausgewählte Fragen: Vertretung Kontinuität Unterstützung Eigenschutz Finanzen eine Familie Wer handelt und entscheidet für mich? Wird mein Wille auch weiterhin beachtet? Wer kümmert sich um mich / die Familie? Wer entscheidet, ob ich geschäftsfähig bin? Wer regelt die Finanzen? Steht die Familie zusammen zum Unternehmen?

20 Typische Gestaltungsfehler So bitte nicht!!! Beschränkungen im Außenverhältnis Für den Fall, dass ich einmal selbst nicht mehr handeln kann, soll Abstimmungserfordernisse Der Bevollmächtigte hat sich im Falle einer überlebenswichtigen Problemstellung mit seinen Geschwistern zu beraten. 2 typische Gestaltungsfehler bei der Verfassung von Vollmachten

21 Betriebliches für den Chefausfall gestalten. Kann mein Betrieb auch ohne mich weiterlaufen? 1 durch Vertretungsregelung 2 durch Vollmachten 3 durch Unternehmertestament / Gesellschaftervertrag 4 durch Hinterlegen der Passwörter 5 durch Dokumentation der Strategie Vorsorgefeld Betriebliches

22 Typische Fehler bei der Dokumentation der Strategie 1 Organisatorische Abläufe fehlen 2 Ziele sind nicht klar definiert 3 Werttreiber werden nicht thematisiert 4 Stammkunden werden nicht aufgelistet 5 Hauptgeschäftspartner fehlen Typische Fehler bei der Strategiedokumentation

23 Schlüsselinfos des Betriebs Beispielordner: 1 Infrastruktur ABC GmbH 2 Abläufe 3 KUNDEN Kunden Mitarbeiter Lieferanten / Partner 1. Hauptkunden 2. Sonderverein barungen 3. Aufträge 4. Rechnungsstellung 5. Mahnungen 6. Inkasso Ordnersystem mit Schlüsselinformationen

24 Unternehmensinfrastruktur Unsere Erfahrung! Unsere Stärke Unsere Schwäche Konzeptionelle Ausrichtung: Gewinnstabilität Keinen Preiskampf eingehen. Umsatz alleine bringt nichts! Spezialisierung auf. Abhängig von Führung: Geringe Freiheitsgrade für die Mitarbeiter Mitarbeiter vor allem in der Fertigung brauchen klare Regeln. Betriebsleiter. Gewinnung von Azubis Finanzmanagement: Kompetenz liegt beim Steuerberater Bilanzen liegen ab September des Folgejahres vor! Sofortige ReStellung KK-Linie im Winter

25 Kunden Unsere Erfahrung! Unsere Stärke Unsere Schwäche Kundenabhängigkeit: Hoch, besonders von Kunde ABC Kundensondervereinbarungen: JA mit 5 Kunden Rechnungsstellung: Sofort mit 3 % Skonto außer bei x

26 IST IHR BETRIEB FÜR DEN CHEFAUSFALL VORBEREITET? 1. Die Leitung / Geschäftsführung ist geregelt (Vertreterregelung)! 2. Die für die Übernahme der Geschäftsführung erforderlichen Unterlagen (Bankvollmacht, Handlungsvollmacht, Postvollmacht) liegen vor! 3. Es existiert ein Unternehmertestament! 4. Die Verantwortlichen für die Übernahme wichtiger Abläufe sind bestimmt. 5. Eine Dokumentenmappe mit Kopien wichtiger Dokumente (z. B. Passwörter, Versicherungen, Gesellschafterverträge) sowie aller wichtigen Ansprechpartner existiert! 6. Die Dokumentenmappe ist sicher verwahrt, aber es ist sichergestellt, dass sie im Ernstfall den Verantwortlichen zugänglich gemacht wird! 7. Die finanziellen Folgen aller möglichen Ernstfälle im privaten Bereich sind abgesichert (z. B. für Krankheit, Unfall, Pflege, Tod)

27 Handlungsfelder Recht Kenne ich die rechtlichen Folgen des Chefausfalls? Erläuterung 1 2 Vollmachten Rechtsform Sind die Vollmachten auch gültig (z. B. wegen Grundstücksverkauf)? Kann das Unternehmen überhaupt weitergeführt werden? 3 Erbschaft Wer kann erben und wer wird erben (Pflichtteilansprüche)? 4 5 Betreuer Gewerberecht Muss ein Betreuer bestellt werden? Welche handwerksrechtlichen Bestimmungen gibt es zu beachten? Vorsorgefeld Rechtliches

28 Handlungsfelder Recht Kenne ich die rechtlichen Folgen im Todesfall? Erläuterung 1 Auflösung der Gesellschaft Wird die Gesellschaft beim Tod [eines Gesellschafters] aufgelöst? 2 3 Erbenfolge Abfindung bei Ausscheiden Folgen die Erben in die Gesellschafterstellung nach oder scheiden Sie aus? Wie bestimmt sich die Abfindung im Falle des Ausscheidens? 4 Betreuer Können alle Erben selbstständig entscheiden? 5 Gesetzliche Regelungen Lässt das Gesetz abweichende gesellschaftsvertragliche Regelungen zu? Ausgewählte Fragen für den Plan B im Todesfall

29 Handlungsfelder Steuer Kenne ich die steuerlichen Folgen des Chefausfalls? Erläuterung 1 2 Weiterführung Unternehmenswert Welche Steuerbelastungen kommen auf das Unternehmen wann zu? Wie viel ist mein Unternehmen wert (Finanzamt versus Erben)? 3 Stille Reserven Welche stillen Reserven stecken in meinem Unternehmen? 4 5 Erbschaftsteuer Einkommensteuer Welche Erbschaftsteuer fällt bei meinen Erben an? Welche Einkommensteuerbelastung kommt auf die Erben zu? Vorsorgefeld Steuerliches

30 4. Wie fange ich an?

31 Wenn der Chef ausfällt Erste Schritte In vier Schritten zu den Plänen B für den Tag X Beispiele 1. Informieren über die Folgen eines Chefausfalls - Internetrecherche z. B. Wenn der Chef ausfällt, Plan B, Vorsorge - Infos der Bundes-/Landesministerien 2. Hineinversetzen in die Mitarbeiter, Familie, Geschäftspartner 3. Experten befragen 4. Checklisten abarbeiten und regelmäßig aktualisieren - Wird mein Nachfolger von der Familie und den Mitarbeitern akzeptiert? - Wird sich meine Familie streiten? - Bleiben meine Mitarbeiter dem Betrieb treu? - Gespräch mit der Hausbank - Gespräch mit Sozialversicherungen - Gespräch mit ausgewählten Geschäftspartnern - Notfallordner ausfüllen - Bankvollmacht, Vollmachten und Verfügungen erteilen - Gesellschaftervertrag und Testament

32 Empfehlungen für den Einstieg Notfallordner z. B. von der Sparkasse Quelle: (15. April 2013)

33 Empfehlungen für den Einstieg Internetseiten des BMJ Quelle: (15. April 2013)

34 Empfehlungen für den Einstieg Checkliste: Notfallplan für den Ausfall des Betriebsleiters Quelle: Ludwig-Fröhler-Institut

35 Empfehlungen für den Einstieg Broschüre des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und für Verbraucherschutz Quelle: (15. April 2013)

36 Ausgewählte Schritte zur Ausarbeitung des Plans B für den Tag X GESPRÄCHE CHECKLISTEN REGELUNGEN 1. Themenabend _-_Vortrag hören -_mit Beratern sprechen erledigen bis _ Hausbank erledigen bis 31. Sozialversicherungen _- Rentenversicherung erledigen bis 41. Vertreter erledigen bis 51. Passwörter / Schlüssel erledigen bis 61. Ziele / Strategie erledigen bis 71. Vollmachten _- Bankvollmacht erledigen bis 81. Verfügungen _- Patientenverfügung erledigen bis 91. Testament und Gesellschaftervertrag erledigen bis

37 Benötigen Sie Unterstützung? Wir helfen Ihnen! In Bayreuth Dr. Dirk Haid Telefon Telefax HWK für Oberfranken, Betriebsberatung Kerschensteinerstraße Bayreuth In Hof-Wunsiedel Dipl.-Kfm. Roland Hetzel Telefon Telefax HWK für Oberfranken, Betriebsberatung Pestalozziplatz Hof In Coburg Marc Neubauer, B.A. Telefon Telefax HWK für Oberfranken, Betriebsberatung Hinterer Floßanger Coburg In Forchheim-Bamberg Dipl.-Kfm. Reinhard Wirth Telefon Telefax HWK für Oberfranken, Betriebsberatung Schützenstraße Forchheim In Kronach-Lichtenfels-Kulmbach Dipl.oec. Anton Pietz Telefon Telefax HWK für Oberfranken, Betriebsberatung Alte Bamberger Straße Kronach HERZLICHEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!