1 Excel ein kleiner Rundgang... 21

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Excel ein kleiner Rundgang Excel 2016 starten Beispiel: Eine Monatsplanung mittels Vorlage erstellen...23 Vorlage auswählen Vorlage am Bildschirm ausfüllen Schnelle Hilfe zu verschiedenen Aufgaben Den Monatsplan ausdrucken Den Monatsplan speichern Excel beenden Beispiel: Eine persönliche Telefonliste eingeben...29 Mit einer leeren Tabelle beginnen Name zu lang für die Zelle? Die Tabelle mit Farben und Linien verschönern Telefonliste nach Namen sortieren Programmoberfläche und Befehle Elemente der Excel-Arbeitsumgebung Die Möglichkeiten der Befehlseingabe...39 Befehle auswählen im Menüband Schneller Befehlsaufruf in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Kontextmenü und Minisymbolleiste Tasten und Tastenkombinationen Schaltflächen im Arbeitsblatt nutzen Bildschirmanzeige und Ansichten...46 Zoom Ansichten Elemente ein- und ausblenden Menüband anpassen

2 3 Arbeitsmappen erstellen und speichern Neue Arbeitsmappe erstellen und Tabellenblätter hinzufügen...58 Bei Programmstart neue Datei erstellen Eine weitere neue Arbeitsmappe erstellen Tabellenblätter hinzufügen oder löschen Arbeitsmappen speichern...62 Der Cloud-Speicher OneDrive Excel-Arbeitsmappe speichern Zur Unterscheidung von Speichern und Speichern unter Die wichtigsten Excel-Dateitypen Excel-Arbeitsmappe als PDF-Datei speichern Nicht gespeicherte Mappe wiederherstellen Arbeitsmappe mit einem Kennwort sichern Gespeicherte Arbeitsmappe anzeigen...71 Möglichkeiten zum Öffnen von Arbeitsmappen Kompatibilitätsmodus OneDrive Inhalte im Browser anzeigen Speichern und Öffnen anpassen...75 Datei bzw. Speicherort anheften Beim Start von Excel eine leere Arbeitsmappe anzeigen Speichereinstellungen und Standardspeicherorte Grundlagen der Dateneingabe Zellen und Zellbereiche markieren...80 Einzelne Zelle markieren Zusammenhängenden Bereich markieren Nicht zusammenhängende Bereiche markieren Gesamtes Tabellenblatt markieren Ganze Spalten oder Zeilen markieren So funktioniert die Dateneingabe...83 Eingabe bestätigen bzw. abbrechen Tipps zur schnellen Eingabe Text und Zahlen eingeben Was Sie bei der Eingabe von Datum und Uhrzeit beachten sollten

3 4.3 Größe von Spalten und Zeilen verändern...88 Spaltenbreite ändern Zeilenhöhe ändern Zellinhalte ändern oder löschen...93 Zellinhalt überschreiben Zellinhalt ergänzen und einzelne Elemente austauschen Zellinhalte und Formate löschen Befehle rückgängig machen Die Eingabehilfen von Excel...96 Automatisches Vervollständigen Automatisches Ausfüllen von Reihen Zellinhalte aufteilen und zusammenfassen mit der Blitzvorschau Alles zu Formaten Zahlen- und Datumsformate Währung und Dezimalstellen Prozentzahlen Weitere Zahlenformate Datums- und Uhrzeitformate Führungsnull anzeigen - Zahlen als Text formatieren Benutzerdefinierte Formate Schriftart, Farben und Linien Schriftart und Füllfarbe Zellinhalte ausrichten Zeilenumbruch steuern Rahmenlinien Schnelle Gestaltung mit Tabellenformatvorlagen Zellenformatvorlagen verwenden Mit Designs das gesamte Aussehen der Mappe verändern Ein anderes Design auswählen Farben, Schriftart oder Effekte einzeln anpassen Erstellen einer individuellen Schrift- und Farbzusammenstellung Geändertes Design speichern

4 5.4 Nützliche Techniken zur Formatierung Formatierung löschen Formate kopieren Formate übertragen Nach bestimmten Formaten suchen Nach Formaten sortieren Formate für Fortgeschrittene: inhaltsbasierte Formatierung Werte visuell vergleichen mit Balken, Farbskalen und Symbolen Werte hervorheben die über oder unter einer Grenze liegen Bedingte Formatierung entfernen Eigene Regeln definieren Regeln verwalten Tabelleninhalte verändern und ordnen Zeilen und Spalten einfügen und löschen Zeilen und Spalten nachträglich einfügen Einfügeoptionen Zeilen und Spalten löschen Spalten und Zeilen ausblenden Zellinhalte verschieben und kopieren Die Maus verwenden Mit der Zwischenablage arbeiten Erweiterte Einfügeoptionen Der Umgang mit Tabellenblättern Tabellenblatt verschieben oder kopieren Tabellenblätter gruppieren und gleichzeitig bearbeiten Tabellenblätter aus- und wieder einblenden Inhalte suchen und ersetzen Suchen Zeichenfolgen ersetzen Tabelleninhalte sortieren Einfaches Sortieren So setzen Sie mehrere Sortierkriterien ein

5 6.6 Tabellen filtern Einfache Filter anwenden Filterkriterien definieren Erweiterte oder Spezialfilter einsetzen Rechnen mit Excel Eine Formel eingeben SUMME und weitere einfache Funktionen Aufbau einfacher Funktionen Eingabe einfacher Funktionen am Beispiel von SUMME Funktion in mehrere Zellen gleichzeitig eingeben Nicht zusammenhängende Zellbereiche addieren Anzahl, Mittelwert, größten und kleinsten Wert ermitteln Rechnen mit Prozentwerten, Datum und Uhrzeit Prozentberechnungen Rechnen mit Datumswerten Zeitberechnungen Bezüge auf Zellen außerhalb des Tabellenblatts setzen Zellbezüge auf andere Tabellenblätter innerhalb einer Arbeitsmappe Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsmappen Formelergebnis als Wert einfügen Formeln und Funktionen bearbeiten Formeln überprüfen und korrigieren Fehler in Formeln erkennen und beheben Wie Zellbezüge beim Kopieren von Formeln helfen Formel in angrenzende Zellen kopieren Was sind relative Zellbezüge? Automatisches Anpassen durch feste Zellbezüge verhindern Gemischte Zellbezüge Namen statt fester Zellbezüge Namen erstellen Namen verwalten Namen in Formeln verwenden

6 8 Tabellen gestalten, drucken und weiter geben Seitenlayout festlegen Die Ansicht Seitenlayout Seitenränder, Ausrichtung und Format festlegen Inhalte von Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Tabellen drucken Vorschau und Druckbefehl anzeigen Druckvorschau verwenden und Druckeinstellungen ändern Seitenränder und Spaltenbreiten in der Druckvorschau anpassen Druckbereich festlegen Tabelle an Druckseite anpassen (Skalieren) Gitternetzlinien, Zeilen- und Spaltenköpfe drucken Überschriften auf mehreren Druckseiten wiederholen So erstellen Sie eine eigene Vorlage Was sind Vorlagen? Vorüberlegungen Vorlage erstellen am Beispiel eines Rechnungsvordrucks Vorlage speichern Eine benutzerdefinierte Vorlage verwenden Excel-Vorlage nachträglich ändern Arbeitsmappe weitergeben und gemeinsam bearbeiten Mit Kommentaren arbeiten Teile des Tabellenblatts vor Änderungen schützen Struktur der Arbeitsmappe schützen Datei per senden Excel-Datei auf einem Netzlaufwerk zur Verfügung stellen Arbeitsmappe in der Cloud freigeben Freigegebene Arbeitsmappen bearbeiten Excel-Funktionen einsetzen Aufbau und Eingabe von Funktionen So nutzen Sie den Funktionsassistenten zur Eingabe Funktion über die Tastatur eingeben Aufbau einer Funktion/Funktionssyntax Hilfe zu Funktionen Eine Formel oder Funktion als Matrixformel eingeben

7 9.2 Die Funktion WENN Aufbau und Argumente Beispiel Provision abhängig vom Umsatz berechnen Tipps zur Fehlersuche und -korrektur Formel innerhalb der WENN-Funktion berechnen Beispiel mit Textvergleich Funktionen verschachteln Mit der WENN-Funktion mehrere Bedingungen prüfen Tipps und Hinweise zum Einsatz von verschachtelten Funktionen Mehrere Bedingungen mit Logikfunktionen verknüpfen Weitere Logikfunktionen Mehrere Bedingungen mit WENNS prüfen Fehlerwerte mit Logikfunktionen vermeiden Informationen und Zellinhalte abfragen Zellinhalte prüfen Weitere Informationen abfragen Rundungsfehler vermeiden Wichtige Auswertungs- und Statistikfunktionen Anzahl der Zellen oder Werte ermitteln Nur bestimmte Werte/Inhalte zählen (ZÄHLENWENN) Mehrere Auswahlkriterien mit ZÄHLENWENNS verwenden Summe mit Bedingungen verknüpfen Durchschnittswerte berechnen Häufigkeit ermitteln Korrelationskoeffizient berechnen Regressionsanalysen Werte suchen mit Nachschlage- und Verweisfunktionen Die Funktion SVERWEIS So setzen Sie WVERWEIS ein Mit VERWEIS arbeiten Werte mit VERGLEICH und INDEX suchen Etwas andere Zellbezüge mit INDIREKT Zellbereiche mit BEREICH.VERSCHIEBEN anpassen Datum und Uhrzeit Aktuelles Datum bzw. aktuelle Uhrzeit Teilwerte eines Datums ermitteln Monat oder Wochentag als Text Differenz zwischen Datumswerten berechnen

8 9.10 Funktionen im Umgang mit Text Text bzw. Zeichenfolgen aneinanderfügen Zeichenfolgen aus Text extrahieren Text in Zahl umwandeln Finanzmathematische Funktionen Zinsberechnungen Tilgung und Zinszahlung berechnen Funktionen für besondere Zwecke Die Funktion SUMMENPRODUKT Zufallszahlen mit Funktionen generieren Weitere Funktionen als Add-In laden Diagramme und grafische Elemente Grundlegendes zum Einsatz von Diagrammen Diagramm erstellen und Werte auswählen Auswahl der darzustellenden Daten Ein Diagramm aus der gesamten Tabelle erstellen Diagrammvorschläge erhalten Ein Diagramm mit mehreren Datenreihen erstellen Datenreihen aus Zeilen oder Spalten? Datenreihen bearbeiten/mit einem leeren Diagramm beginnen Datenreihen/Datenbereich nachträglich ändern Diagrammtyp nachträglich ändern Größe und Position des Diagramms, Diagramm drucken Datenreihen sortieren Diagramm filtern Diagramme gestalten Schnelle Diagrammgestaltung mit Vorlagen Diagrammelemente zur Bearbeitung auswählen/markieren Füllfarbe ändern und Fülleffekte verwenden Rahmenlinien/Konturen und Effekte Datenreihen und -punkte von Kreisdiagrammen formatieren Gitternetz-und Achsenlinien anzeigen/ausblenden

9 10.4 Beschriftungen und weitere Elemente hinzufügen Schnelllayouts verwenden Beschriftungselemente hinzufügen und positionieren Beispiel Diagrammtitel einfügen Werte im Diagramm anzeigen Tipps und Tricks So nutzen Sie den Aufgabenbereich Abstände von Säulen und Balken ändern Diagramme drehen Trendlinien hinzufügen Fehlerindikatoren anzeigen Darstellung der Diagrammachsen Unterschiedliche Diagrammtypen miteinander kombinieren Datenreihe auf einer Sekundärachse darstellen Fehlende Werte in Liniendiagrammen überbrücken Diagrammbereich automatisch anpassen Besondere Diagrammtypen Punktdiagramm (XY) Blasendiagramm Ein Histogramm erstellen Wasserfalldiagramm Hierarchische Darstellung und Größenvergleich mit Treemap D-Geodaten visualisieren Karte erstellen Karte und Kartenausschnitt Datenreihen im Schichtbereich anordnen Diagrammdarstellung bearbeiten Karte verwenden Eine Tour mit mehreren Szenen erstellen Daten in zwei oder mehr Schichten anzeigen Grafiken und Formen einfügen Grafik einfügen und bearbeiten Formen einfügen Mit Textfeldern und Legenden Textinformationen einfügen Grafische Textlayouts einfügen und nutzen Datenreihen mit Sparklines visualisieren

10 11 Umfangreiche Tabellen und Datenbanken Eine Datenbank anlegen Vorüberlegungen zum Tabellenaufbau Regeln für Datenbanktabellen In umfangreichen Tabellen bewegen Zellen und Zellbereiche markieren Übersichtliches Scrollen mit fixierten Spalten- und Zeilenüberschriften Intelligente Tabellenbereiche nutzen Was unterscheidet eine Tabelle von einem normalen Zellbereich? Tabellenbereich erstellen Tabellenformat ändern Tabellenbereich manuell erweitern/verkleinern Ergebniszeilen anzeigen Tabelle umbenennen Strukturierte Verweise auf Tabellen und Tabellenelemente Filtern mit Datenschnitten Tabelle in einen normalen Bereich umwandeln Daten während der Eingabe überprüfen Wertebereich und Datentyp vorgeben Die Eingabe auf eine Listenauswahl beschränken Zulässige Eingaben mit einer Formel berechnen Tipps zur Datenüberprüfung Tabellen gliedern und Teilergebnisse anzeigen Gliederungen erstellen Teilergebnisse erzeugen Häufige Probleme in Datenbanken beheben Textinhalte in mehrere Spalten aufteilen Duplikate in Tabellen aufspüren

11 12 Externe Daten Übersicht Importmöglichkeiten Textdateien öffnen und konvertieren txt-dateien mit dem Textkonvertierungs-Assistent öffnen csv-dateien öffnen Daten über eine Verbindung importieren Welche Möglichkeiten gibt es? Datenimport aus einer Textdatei (csv oder txt) Datenimport aus Datenbanken Daten aus Verbindung aktualisieren Sicherheitseinstellungen Verbindungen verwalten Zugriff auf externe Daten mit Power Query Wozu Power Query? Eine Abfrage mit Power Query erstellen Der Abfrage-Editor Die angewendeten Schritte kontrollieren Datentypen ändern Datumswerte richtig übernehmen Werte aus Spalten zusammenführen Spalten aufteilen Daten filtern Daten gruppieren Abfrage-Editor schließen und Daten übergeben Abfragedaten verwenden Daten löschen und erneut laden, Verbindung löschen Daten aus einer Datenbank abrufen Excel-Arbeitsmappen als Datenquelle Daten aus dem Web verwenden Daten aus zwei Tabellen zusammenführen Tabellen mit Power Query aneinanderfügen Datenquelle einer Abfrage ändern

12 13 Werkzeuge zur Datenanalyse Daten aus mehreren Tabellen zusammenfassen Tabellen nach Beschriftungen konsolidieren (Kategorie) Mehrere Tabellen als Pivot-Tabelle zusammenführen Daten mit 3D-Bezügen konsolidieren Bezüge auf Arbeitsblätter mit den Funktionen INDIREKT und ADRESSE Was-wäre-wenn-Analysen Berechnung von Datentabellen Szenarien erstellen und verwalten Ausgangswerte durch die Zielwertsuche verändern Lösungen mit dem Add-In Solver optimieren Funktionsweise Beispiel Gewinnmaximierung Tabelle erstellen Solver aufrufen und Parameter festlegen Lösungsverfahren starten Bericht erstellen Mögliche Probleme während des Lösungsvorgangs Solver erneut aufrufen, Parameter bearbeiten Das Tool Prognoseblatt Daten mit Pivot-Tabellen auswerten Einführung Was sind Pivot-Tabellen? Besonderheiten von Pivot-Tabellen Welche Daten eignen sich für Pivot-Tabellen? So erstellen Sie eine Pivot-Tabelle Aus Vorlage erstellen Leere Pivot-Tabelle einfügen und Felder anordnen Der Aufgabenbereich PivotTable-Felder PivotTabelle nachträglich verschieben oder löschen Mehrere Zeilen- und Spaltenfelder verwenden, Tabelle gruppieren Funktion zur Zusammenfassung ändern

13 14.3 Pivot-Tabellen aktualisieren Tabelle aktualisieren Nachträglich hinzugefügte Zeilen und Spalten einbeziehen Tabellenlayout und Formatierungsmöglichkeiten Tabellenformate Tabellenelemente markieren und hervorheben Zahlen formatieren Bedingte Formatierung in Pivot-Tabellen Beschriftungen ändern Wählen Sie ein anderes Berichtslayout Layouteinstellungen in den PivotTable-Optionen Die Anzeige von Gesamt- und Zwischenergebnissen steuern Einzeldatensätze kontrollieren (Drilldown) Tabelle sortieren Pivot-Tabelle filtern Tabelle mit dem Berichtsfilter filtern Nicht benötigte Zeilen- und Spaltenelemente ausblenden Wertefilter: Nur die umsatzstärksten Kunden (Top 10) Ein Beschriftungselement suchen Datenschnitte zum Filtern einsetzen Mit Zeitachsen filtern Elemente eines Feldes gruppieren Beschriftungselemente in Gruppen zusammenfassen Automatische Gruppierung von Datumswerten Zahlenwerte gruppieren Weitergehende Berechnungsmöglichkeiten Einfache Prozentanteile anzeigen Weitere Anzeigemöglichkeiten von Prozentwerten Werte miteinander vergleichen Kumulierte Werte anzeigen (ABC-Analyse) Rangfolge erstellen und anzeigen Häufigkeiten mit Diskrete Anzahl ermitteln Berechnungen mit Formeln Felder berechnen Elemente eines Feldes berechnen, Beispiel Sollwerte Die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN Felder aus zwei Tabellen zusammenführen Voraussetzungen So stellen Sie eine Beziehung her Felder aus den Tabellen verwenden

14 14.10 Pivot-Diagramme (PivotChart) Pivot-Diagramm aus Pivot-Tabelle erstellen Pivot-Diagramm neu erstellen Pivot-Diagramm bearbeiten Routinetätigkeiten von Makros erledigen lassen Grundbegriffe und Vorbereitungen Wozu Makros? Das Register Entwicklertools anzeigen Arbeitsmappen mit Makros speichern Sicherheitseinstellungen Einfache Makros Makro aufzeichnen Makro ausführen Mögliche Probleme bei der Makro-Ausführung Zellbezüge in Makros Makroausführung starten Tastenkombination zuweisen Makro über die Symbolleiste für den Schnellzugriff starten Makros im Menüband einfügen Makro über eine Befehlsschaltfläche im Tabellenblatt starten Einfache Änderungen an Makros vornehmen Beispiel Zahlen mittels Makro formatieren Makro anzeigen Beispiel: Diagramm mit Makros steuern Tastenkombinationen Stichwortverzeichnis