KIM Serviceverbund K ommunikation I nformation M edien

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1 KIM Serviceverbund K ommunikation I nformation M edien für Forschung, Lehre und Studium an der Universität Konstanz 1 Ziele und konzeptionelle Ausrichtung KIM ist ein Verbund von Service-Einrichtungen im Bereich Kommunikation, Information und Medien. KIM vernetzt die bestehenden Dienstleistungsangebote von Bibliothek, Rechenzentrum und der Verwaltung. Mit KIM strebt die Universität Konstanz das Ziel an, zukunfts- und nutzerorientiert Dienstleistungen in den Bereichen Informationsversorgung, Informationstransfer (Kommunikation), Mediennutzung im Lehr- und Forschungsmanagement zu optimieren und Forschung, Lehre und Studium optimal zu unterstützen. Die Vernetzung bestehender Dienstleistungsangebote in einem Service-Verbund berücksichtigt - die Perspektive einer zukunftsorientierten Gestaltung von Dienstleistungsangeboten in den zunehmend wichtigen und rascher Entwicklung ausgesetzten Bereichen der Informationsversorgung, des Informationstransfers, der Mediennutzung; dies betrifft unter anderem auch internationale Standards bei der Weiterentwicklung elektronischer Dienste; - den geltenden Medienentwicklungsplan und - die Vorgaben des 28 LHG für ein Informationszentrum. Das Rektorat verfolgt mit KIM die strategischen Ziele, Dienstleistungen in allen Bereichen der Kommunikation, Informationsbeschaffung, Mediennutzung, und Lehrund Forschungs-Management - zukunftsorientiert, - transparent - strukturiert, - nutzerfreundlich, - innovationsorientiert, - zum Nutzen für alle Zielgruppen der Universität (Studierende, Lehrende, Forschende, Verwaltungspersonal) für die verschiedenen Ebenen (Lehre und Forschung, Verwaltung) anzubieten. 1

2 Die Organisationsform als Service-Verbund - ermöglicht durch flexible kooperative Strukturen stetige Anpassungsprozesse von Inhalten und Organisation, - erlaubt die dynamische und flexible Anpassung von Maßnahmen zur Umsetzung der Ziele und Pläne, zur Wahrnehmung und Optimierung von Synergieeffekten sowie der Anpassung an aktuelle Entwicklungen (z.b. elektronische Medien), - erlaubt die Berücksichtigung von Haushaltsvorgaben bzw. vorhandenen Mitteln sowie sich dynamisch entwickelnder Kooperationen, Verflechtungen und Integrationen, - ohne das in 28 LHG formulierte Fernziel einer vollständigen Integration aller Service-Bereiche auszuschließen. Der Service-Verbund bildet den strukturellen Rahmen zur Definition und Präzisierung konkreter Ziele, Umsetzungspläne und Zeitvorgaben im Sinne der übergeordneten Ziele kontinuierliche Weiterentwicklung der Angebote moderner Informations- und Mediendienstleistungen (Ausbau, Implementierung und Anpassung), kontinuierliche Optimierung des Zugangs zu den Dienstleistungen, Berücksichtigung nationaler und internationaler Standards und aktueller Entwicklungen (im Austausch mit vergleichbaren nationalen wie internationalen Einrichtungen), transparente, übersichtliche und leicht zugängliche Struktur der Serviceangebote für Universitätsangehörige in den administrativen Bereichen, Definition gemeinsamer und autonomer Angebote der Verbundpartner, optimaler Ressourceneinsatz bei Personal- und Sachmitteln unter Nutzung von Synergie-Effekten, ergebnisorientiertes Vorgehen über regelmäßiges Berichtswesen. 2 Organisationsstruktur 2.1 Verantwortung und Aufsicht: Rektorat Der Serviceverbund KIM untersteht der Verantwortung und Aufsicht durch das Rektorat. Das Rektorat entscheidet über die Strategieplanungen. Das Rektorat bestimmt auf Vorschlag des Managementteams dessen Sprecher/in. Der Serviceverbund KIM wird durch den Senatsausschuss für Kommunikation und Information (AKI) und den Medienbeauftragten der Universität beraten. Der AKI trifft Beschlussempfehlungen über konkrete Maßnahmen des KIM und berät das Rektorat bei inhaltlichen Entscheidungen. 2

3 2.2 Geschäftsführung: Managementteam Der Serviceverbund KIM wird durch ein Managementteam geführt. Das Managementteam besteht aus den Leitern/Leiterinnen von Bibliothek, Rechenzentrum und Verwaltung. Der Kanzler als Leiter der Verwaltung kann für seinen Bereich einen Vertreter benennen. Das Managementteam soll konsensuale Lösungen für die beteiligten Bereiche erarbeiten. Sollte das Team bei übergreifenden Fragestellungen kein Einvernehmen erzielen, entscheidet das Rektorat. Das Managementteam schlägt dem Rektorat eine/n Sprecher/in vor, der/die - den Serviceverbund KIM gegenüber dem Rektorat und nach außen vertritt, - verantwortlich ist für die fristgerechte Vorlage von Berichten und Plänen, - für die Beobachtung aktueller Entwicklungen und Neuerungen im Informations- und Kommunikationswesen auf nationaler und internationaler Ebene verantwortlich ist und Kontakte mit entsprechenden, ähnlich orientierten Zentren herstellt. Entsprechende Aufgaben der Informationskontrolle und -beschaffung können delegiert werden. Der/die Sprecher/in übernimmt diese Funktion für einen Zeitraum von 4 Jahren, Wiederbestellung ist möglich. Zentrale Aufgaben/Funktionen des Managementteams betreffen - strategische Planungen einschließlich Entwicklung mittel- und langfristiger Konzepte (s. Entwurf Anlage 2), - die Koordination der operativen Maßnahmen zur Umsetzung von Plänen und zur Zielerreichung, - die Koordination, fristgerechte Erstellung und Vorlage der Berichte sowie - die regelmäßige Beratung mit AKI und Medienbeauftragten einschließlich deren Information durch regelmäßige Berichte zur Einbeziehung der Nutzergruppen der Servicebereiche 2.3 Umsetzung: Betriebseinheiten Die operative Umsetzung der Maßnahmen zur Umsetzung der strategischen Entscheidungen erfolgt auf der Ebene der Betriebseinheiten Rechenzentrum, Bibliothek und Zentralverwaltung unter Verantwortung des jeweiligen Leiters / der jeweiligen Leiterin. Dies gilt entsprechend für die arbeitsteilig zu erfüllenden Aufgaben. Die Betriebseinheiten arbeiten autonom unter Berücksichtigung der Zielvorgaben des Serviceverbundes KIM. 3

4 Organigramm Rektorat Verantwortung / Aufsicht/ Leitentscheidungen KIM Serviceverbund Kommunikation - Information - Medien Ausschuss für Kommunikation und Information sowie Medienbeauftragte Beratung Managementteam Leitung Bibliothek - Leitung Rechenzentrum - Leitung Verwaltung (Sprecher/in vom Rektorat bestellt) Aufgaben: Strategische Planung & Koordination gegenüber Rektorat und nach aussen. Betriebseinheiten: Bibliothek Rechenzentrum Verwaltungsabteilungen Aufgabe: Operative Umsetzung 4

5 Anlage 1 Erläuterung Organisationsstruktur und strategische Ziele sollen eine strukturelle Basis für die die Verbundpartner verbindenden Ziele enger Kooperation, aufgabengebundener Verzahnung und Kooperation sowie gemeinsamer Orientierung auf Weiterentwicklungen schaffen. Eine Pilotphase der Kooperation bestätigt die Realisierbarkeit und förderliche Wirkung der konzipierten Organisationsform für Gestaltung und Umsetzung der strategischen Ziele. Daneben ist die Organisationsstruktur als Verbund mit der Definition gemeinsamer Ziele aber auch als evolutionärer Prozess zu sehen. Die Verpflichtung der beteiligten Betriebseinheiten zu enger Kooperation unter Leitung eines Managementteams wird zu Synergien und Verbesserungen beim Angebotsspektrum führen. Gleichzeitig bietet die offene Organisationsstruktur die Chance, schnell auf sich verändernde Rahmenbedingungen reagieren zu können, da aus den beteiligten Bereichen heraus in kooperierender Konkurrenz neue Ideen erwachsen und vielfältige Lösungsansätze entwickelt werden. Die Organisationsstruktur entspricht damit im wesentlichen den an Universitäten üblichen Arbeitsweisen in den Sektionen, Fachbereichen und Arbeitsgruppen in Verzahnung mit den zentralen Betriebseinheiten Bibliothek, Rechenzentrum und Verwaltung. Es gibt feste Strukturen, aber innerhalb der Strukturen werden für definierte Ziele wechselnde Arbeitsgruppen und temporäre ad-hoc-gruppen gebildet. Die Idee der Exzellenzcluster entspricht diesem Prinzip: Unterschiedliche Wissenschaftsdisziplinen kooperieren zielorientiert und zeitlich befristet zum Zwecke des Erkenntnisgewinns und der Produktivität. Nach Vorliegen der Ergebnisse löst sich die Kooperation auf oder wird mit neuen Partnern adaptiert. In der Organisationsstruktur des Serviceverbundes KIM schlägt sich diese Denkweise darin nieder, dass routinemäßige Daueraufgaben in den Betriebseinheiten erledigt werden (z. B. Beschaffung von Büchern für die Literaturversorgung in der Bibliothek, Aufrechterhaltung der Netzinfrastruktur im Rechenzentrum, Verwaltung der Studierendendaten in der Verwaltung), während gleichzeitig abzustimmende Querschnittsaufgaben im Serviceverbund KIM definiert, entwickelt und operationalisiert werden (z. B. Authentifizierung oder E-Learning oder andere Angebote der Medienkompetenz). Die Universitätsleitung hat sich im Jahr 2006 intensiv mit möglichen Organisationskonzepten für ein Informationszentrum nach 28 LHG befasst. Dabei wurden sowohl eher zentral organisierte als auch kooperative Modelle evaluiert. Unter anderem fand eine Beratung mit externen und internen Gutachtern statt, um die Vorund Nachteile der jeweiligen Organisationsformen unter den besonderen Bedingungen von Hochschulen zu erörtern und vorhandene Erfahrungen mit unterschiedlichen Modellen einfließen zu lassen. 5